Projektipomo veti taannoin tietojärjestelmäprojektin, johon osallistui ihmisiä useista organisaatioista. Projektin omistavan organisaation lisäksi mukana oli henkilöitä ratkaisun toimittavasta yrityksestä ja muilta yhteistyökumppaneilta. Projektitiimi oli kansainvälinen: Osallistujat edustivat viittä maanosaa ja tekivät töitä eri aikavyöhykkeillä.
Projektia käynnistettäessä oli selvää, että yksi projektin menestyksen avaimista tulisi olemaan tehokas viestintä ja tiedon jakaminen sekä projektitiimin sisällä että ulkoisten tahojen kanssa. Asian ratkaisemiseksi projektille perustettiin intranetissä projektisivusto, joka toimi projektitiimin yhteisenä virtuaalisena työtilana. Työtilaan koottiin projektin organisaatiokaavio yhteystietoineen, aikataulusuunnitelmat, työkokonaisuuksien kuvaukset, raportit, tehtävälistat, tekninen dokumentaatio, ynnä muuta tarpeellista.
Projektin työtila helpotti projektipomon tehtävää projektin ohjaamisessa ja seurannassa. Työtilaan oli julkaistu projektin aikataulu, josta projektin jäsenet saattoivat nähdä sekä omat tehtävänsä, että projektin aikataulun kokonaisuudessaan. Projektin jäsenten vastuulla oli päivittää työtilaan omien tehtäviensä edistyminen viikoittain ennen projektin viikkokokousta.
Käytännön haasteeksi yhteisen työtilan hyödyntämisessä osoittautui se, että toimittajan ja yhteistyökumppanien henkilöt eivät päässeet työtilaan ilman omistavan organisaation käyttäjätunnusta ja VPN-yhteyttä organisaation verkkoon. Organisaatiolla ei ollut käytössään keinoja intranetissä olevan projektisivuston julkaisemiseksi suoraan yhteistyökumppaneille. Tietoturvan ja viestinnän tarpeet olivat ristiriidassa keskenään, ja tietoturva voitti.
Nykyisin on tarjolla pilvipalveluratkaisuja, joissa yllä kuvatun kaltaisia projektisivustoja voidaan perustaa ja jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa ilman VPN-yhdyskäytäviä ja kalliita ylläpitokustannuksia. Verkosta palveluna ostettu projektisivusto on hyvä väline yllä kuvatun kaltaisten projektien tueksi. Projektisivuille voi kutsua niin oman organisaation henkilöt kuin projektissa mukana olevat ulkopuolisetkin. Projektisivuston käyttöoikeudet voi määritellä ja rajata projektiorganisaation tarpeiden ja tietoturvavaatimusten mukaisesti.
Pilvestä hankittu projektinhallinnan järjestelmä ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Jos projektinhallinnanjärjestelmä on tarpeen integroida vaikkapa taloushallinnon järjestelmään, voi järjestelmäintegraatio olla viisainta toteuttaa talon sisäisten järjestelmien välillä. Oman järjestelmän raportointimahdollisuudet ovat monipuolisemmat, koska tietokantaan voi tehdä suoria kyselyjä. Joskus myös projektissa käsiteltävä tieto on niin luottamuksellista, ettei sitä haluta jakaa verkossa. Tällöin organisaation sisäinen järjestelmä on edelleen paras ratkaisu.
Oman ja pilvestä palveluna hankitun järjestelmän välimuotokin on mahdollinen. Verkosta voi ostaa palvelinkapasiteettia, ja jättää palvelinten hallinnan palveluntarjoajan hoidettavaksi. Sovellusten ylläpidon ja hallinnan voi tässä mallissa pitää oman organisaation tehtävänä.
Pilvipalvelut ovat tuoneet uusia, kiinnostavia mahdollisuuksia projektityön ja viestinnän tehokkaaseen hoitamiseen monenvälisissä projekteissa. Projektipomo suosittelee omien projektinhallinnan tarpeiden kartoittamista ja tarjolla olevien mahdollisuuksien selvittämistä yhdessä kokeneen asiantuntijan kanssa.