Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.
Aikataulusuunnittelun avulla saavutetaan seuraavia hyötyjä:
- Tekeminen palastellaan hallittaviksi kokonaisuuksiksi
- Kaikki tarvittavat tehtävät tunnistetaan ja kuvataan projektin lopputuloksen saavuttamiseksi
- Projektin mittakaavasta syntyy realistinen kuva
- Projektin tilanteesta syntyy ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva
- Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
- Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
- Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
- Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
- Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
- Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia
Yksi käytetyimmistä aikataulun visualisointivälineistä on Gantt-kaavio, joka kehitettiin jo sata vuotta sitten. Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi (promises vs. performance). Se kertoo, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista.