Maailma muuttuu ympärillämme. Mahdollisten hankkeiden arviointiin ja päätöksentekoon liittyy erilaisia intressejä ja subjektiivisia näkemyksiä. Päälle tulee vielä epävarmuutta syistä ja seurauksista ja jopa tavoitteista. Onneksi työkaluja on tarjolla tuomaan varmuutta päätöksentekoon.
Prosessit kuntoon
Hankkeiden arviointiin ja valintaan tulee olla sovittuna roolit, toimintamallit ja päätöksentekokriteerit. Numeerinen tieto on välttämätöntä, mutta lisäksi päätöksenteon tueksi pitää olla myös muuta arviotietoa ja vahvaa näkemystä.
Hankkeiden arviointi ja valinta kannattaa jakaa toisiaan seuraaviin tarkentuviin vaiheisiin siten, että arviointi ja päätöksenteko hankkeiden välillä tehdään kussakin vaiheessa sovituin kriteerein ja vertailukelpoisin tiedoin. Ensivaiheessa esim. arvioitujen panostusten tarkkuus voi hyvin olla +/- 20%.
Arvioinnin ja päätöksenteon pohjana olevia tietoja täsmennetään ja tarkennetaan vaihe vaiheelta ja viimeisessä vaiheessa päätetään käynnistettävät hankkeet.
Hankeisiin tulee liittää luokittelutietoja niin, että näiden pohjalta osataan päätöksenteossa arvioida toisilleen vaihtoehtoisia hankkeita. Hankkeen kiinnittäminen tiettyyn portfolioteemaan (esim. ympäristöinvestoinnit, turvallisuus jne.) ja jako suuruuden, merkittävyyden, riskitason ym. mukaan on syytä tehdä jo varhaisessa vaiheessa.
Kustannus-hyötyanalyysi
Kustannus-hyötyanalyysi on systemaattinen tapa vertailla erilaisia toimintavaihtoehtoja ja nostaa esiin vaihtoehdoista ne, jotka tuottavat parhaimman hyödyn suhteessa kustannuksiin. Kustannus-hyötyanalyysille on kaksi päätavoitetta:
-Varmistaa, että hankkeen käynnistäminen on perusteltu siten, että siitä saatavat hyödyt ovat kustannuksia suuremmat.
-Antaa lähtökohdan hankkeiden väliseen vertailuun tarjoamalla tietoa mitkä hankkeista ovat kannattavampia kuin toiset.
Seuraavassa askeleet suoraviivaiseen kustannus-hyötyanalyysiin:
- Määrittele ja rajaa hanke
- Arvioi ja luokittele hankkeen toteutuksen edellyttämät panostukset ja saavutettavat hyödyt. Huomioi suorat ja välilliset sekä aineelliset ja aineettomat panostukset ja hyödyt.
- Määritä aikataulu arvioiduille panostuksille ja hyödyille
- Arvioi panostusten ja hyötyjen rahallinen arvo
- Laske hankkeelle tarkoituksenmukaiset taloudelliset KPI luvut ajoitettujen tuotto- ja kustannustapahtumien pohjalta. Hankkeen kannattavuus on suoraviivaisesti Σtuotot-Σkustannukset. Huomaa, että kannattavuus voidaan esittää myös suhdelukuna Σtuotot/Σkustannukset, jolloin eri kokoisia hankkeita voidaan vertailla tasapuolisemmin.
Pientä haastetta tuo, jos hanke on pitkä tai tuotot realisoituvat kauempaa tulevaisuudessa. Tuotto- ja kustannustapahtumille on silloin laskettavissa nykyarvo sopivalla korkokannalla. Hankkeen kannattavuuden nykyarvo (NPV) on Σtuotot(nykyarvo) – Σkustannukset(nykyarvo).
Kustannus-hyötyanalyysiin liittyy aina epävarmuutta. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta. Rinnalla voidaan käyttää esim. attribuuttipohjaista arviointia, jossa hankkeita pisteytetään sen pohjalta, miten hanke pyrkii toteuttamaan organisaation kannalta merkittäviä tavoitteita.
Kustannus-hyöty analyysin edellyttämän jaksotetun numeeristen tiedon hallinta, nykyarvojen ja KPI lukujen laskenta sekä hankkeisiin liittyvän rakennetiedon hallinta edellyttävät hankevalinnan päätöksenteon tueksi tietojärjestelmää. Tietojärjestelmässä hanketiedot ylläpidetään ja hankkeita seurataan koko näiden elinkaaren ajan ideasta hankkeiden päättämiseen ja hyötyjen realisoitumiseen asti.
Ota yhteyttä jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.