Uusia toimintoja Project Online -resurssihallintaan

Microsoft laajentaa resurssihallinnan toimintoja Project Online -ympäristössä ja seuraavassa Project Server 2016 versiossa. Project Onlineen uudistukset tulevat saataville jo syyskuussa.

Uusi projektitason resurssivarausprosessi vahvistaa resurssiesimiesten roolia resurssihallinnassa. Se mahdollistaa resurssisuunnittelun suoraan projektitasolla. Enää ei välttämättä tarvita tehtävätason aikatauluja, jos halutaan toteuttaa projektitasoista kapasiteettisuunnittelua. Resurssiesimiehet saavat näkymän, jossa voivat suunnitella henkilöiden osallistumisen eri projekteihin. Lämpökarttanäkymän avulla resurssiesimiehet hahmottavat helposti, ketkä ovat ylikuormitettuja ja keillä on vielä kapasiteettia osallistua projekteihin.

Uudet toiminnot täydentävät Project Onlinen ja Project Server -järjestelmien resurssihallinnan kattamaan paremmin organisaationlaajuisen resurssihallinnan tarpeet.

1 Resurssien hallinnan roolit

Tärkeimmät resurssien hallintaan osallistuvat roolit voidaan nimetä ja kuvata seuraavasti:

  1. Resurssiesimies on linjaorganisaation esimies tai pysyvän tiimin vetäjä. Hän ”omistaa” henkilöresursseja ja vastaa toisaalta, että resurssit ovat tehokkaassa käytössä, ja toisaalta, että resursseja on riittävästi saatavilla. Hänen vastuullaan on myös oman organisaatioyksikkönsä asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen.
  2. Projektipäällikkö hallinnoi työtä. Hallinnoitava työkokonaisuus voi olla projekti tai se voi olla muulla tavalla jäsennetty, keskitetysti hallinnoitu työkokonaisuus. Järjestelmässä projektipäällikön tehtävänä on hallinnoida laajemman työkokonaisuuden työn suunnittelua, aikataulutusta ja seurantaa. Osana työn suunnittelua hän myös arvioi työkokonaisuuden työmäärää ja osaamistarvetta. Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta ja delegoi pienemmiksi ositetut tehtävät projektiryhmän jäsenille.
  3. Asiantuntija osallistuu yhdessä tai useammassa roolissa mahdollisesti useiden samanaikaistenkin työkokonaisuuksien tehtävien toteuttamiseen. Hänellä on tarve nähdä helposti eri projekteista ja muista lähteistä hänelle kiinnitetyt tehtävät ja muut toimeksiannot.

Resurssihallinnan prosessit Microsoft Project Serverissä

Project Server tarjoaa karkeasti seuraavat kolme resurssihallinnan prosessia:

  1. Projektitason resurssivarausprosessi: Projektipäällikön ja resurssiesimiehen välinen projektitasoinen resurssivarausprosessi, jonka tuloksena projektipäällikkö saa lupauksen, että projektiryhmään kiinnitetyt henkilöt ovat hänen käytettävissään määrätyn ajan ja määrätyllä kapasiteetilla. Vastaavasti resurssiesimies voi järjestelmän avulla pitää kirjaa siitä, mihin projekteihin ja töihin hän on alaisiaan luvannut ja milloin he vapautuvat. Prosessiin voivat osallistua sekä projektipäällikkö tekemällä resurssipyyntöjä ja resurssiesimies muokkaamalla ja hyväksymällä resurssipyyntöjä. Vaihtoehtoisesti prosessia voidaan yksinkertaistaa niin, että resurssiesimies kirjaa järjestelmään resurssikiinnitykset projekteille ilman, että projektipäällikön on niitä tarvinnut ensin pyytää.

    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
  2. Projektin tehtävätason resurssisuunnittelu: Projektipäälliköt voivat purkaa projektien tai muiden työkokonaisuuksien tekemisen tarkemmiksi tehtäviksi, joille suunnitellaan aikataulu hyödyntäen monipuolisia aikataulutustoiminnallisuuksia. Projektipäällikkö voi kiinnittää projektiryhmän henkilöitä tekemään projektin tehtäviä. Näille tehtävätason kuormituksille voidaan määritellä resurssi, työmäärä ja kuormitusaste. Projektiaikataulu voidaan laatia ja ylläpitää MS Project Professional -ohjelmalla ja Project Serverin selainkäyttöliittymässä (PWA).
  3. Asiantuntijoiden työn valmistumisen raportointi: Tehtäviin kiinnitetyt asiantuntijat voivat katsella ja kirjata tehtävien valmistumista käyttäen Omat tehtävät- ja Tuntikortti -toimintoja. Omat tehtävät -näkymässä asiantuntijat voivat katsella aikataulua ja tietoja tehtävistä, joita heille on kiinnitetty eri projekteista. Asiantuntijat voivat myös raportoida toteutunutta työtä, tehtävien valmiutta sekä jäljellä olevaa työmäärää. Toteutuneiden tuntien kirjaamiseen voidaan käyttää Tuntikortti -toimintoa, joka voi toimia keskitettynä tuntiseurannan välineenä, myös muista tietojärjestelmistä tuoduille kirjauskohteille.

Kaikkia kolmea prosessia ei ole pakko toteuttaa. Näissä prosesseissa on myös joustavuutta niin, että niitä voidaan järjestelmäparametreja muuttamalla muuttaa toimimaan eri tavoin.

Exceleitä, powerpointteja ja muita projektinhallintahäkkyröitä

Harva se viikko näkee edelleen organisaatioissa itse kyhättyjä projektinhallintavirityksiä: aikataulusuunnittelua, budjetointia ja resurssien suunnittelua/varausta Exceleissä ja erilaisia systeemejä, joiden kautta saadaan toteumatietoa tuotua näihin samoihin Exceleihin. On kauniita aikataulukuvia PowerPointissa. On projektisalkkuja, joissa valot vilkkuvat ja käppyrät kurvaavat. Sitten on organisaatioita, joilla on asialliset työkalut olemassa, mutta niitä ei käytetä, vaan kukin käyttää projektissaan, mitä käyttää. Meininki on kuin Villissä Lännessä.

Välillä ei voi kuin ihailla Excelin upeutta ja ihmisten luovuutta – ratkaisut ovat niin hienoja ja uniikkeja. Jotain on silti pielessä. Kuinka paljon aikaa ja työtä ovat viritykset vaatineet? Mikä on viritysten käytettävyys muissa projekteissa/organisaation yksiköissä? Millainen työmäärä menee tiedon ylläpitämiseen eri taulukoissa ja tiedon raportointiin eteenpäin? Mikä on tiedon luotettavuus ja kuinka hyvin oikeasti tiedetään, missä ollaan projekteissa menossa?

Jonain päivänä organisaation johto on sitä mieltä, että olisi hyvä saada selkeä kuva siitä, mitä projekteja on tulossa, mitä on käynnissä sekä missä projekteissa asiantuntijat ovat kiinni milloinkin, ja millaisella työkuormalla. Koska voidaan toteuttaa isompi asiakastoimitus? Onko projektissa tehty ne työt, jotka tähän päivään mennessä piti olla tehtynä? Paljonko käytimme rahaa ja aikaa edelliseen samankaltaiseen projektiin? Paljonko rahaa on suunniteltu käytettävän liiketoiminnan eri painopistealueiden projekteihin ja mikä on niiden tilanne tällä hetkellä?

Nyt alkaa jo hiki helmeillä otsassa – varsinkin, kun tämä tieto tarvitaan nopeasti.

Kaupallisen projektinhallintajärjestelmän etu on, että sen avulla tällaisiin kysymyksiin saadaan melko helposti melko luotettava vastaus – yleensä tuo melko hyvä onkin riittävän hyvä. Jotta kaupallisesta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, se edellyttää kaikilta käyttäjiltä, että järjestelmään päivitetään tiedot riittävän säännöllisesti ja tarkasti. Tarvitaan myös yhtenäinen toimintatapa ja organisaatio, joka on sitoutunut yhteisten toimintatapojen noudattamiseen.

Miten organisaatiolle saadaan myytyä ajatus, että yhteistä projektinhallinta-järjestelmää kannattaa käyttää? Ja miten onnistua järjestelmän käyttöönotossa?

  • Yrityksen johdossa pitää olla vahva ja näkyvä sponsori.
  • On ymmärrettävä projektiympäristö, johon järjestelmä tulee käyttöön sekä oltava selvillä käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista. Käyttäjien pitää olla mukana järjestelmän valinnassa.
  • Järjestelmän käytöllä saavutettavat hyödyt pitää kommunikoida selkeästi kaikille organisaation käyttäjäryhmille, sillä yleensä toimintatavat muuttuvat ja suoraviivaistuvat järjestelmän hankinnan myötä. Myös organisaation näkymä potentiaalisiin ongelmiin paranee ja reagointikyky nopeutuu.
  • Käyttäjien pitää ymmärtää, mihin tarkoitukseen heidän päivittämiään tietoja käytetään. On ymmärrettävä, että tietoa käytetään päätöksen teossa organisaation johdossa.
  • Järjestelmän pitää olla mahdollisimman helppokäyttöinen, käyttötavan yksinkertainen ja käyttöön selkeät ohjeet.
  • Vaiheista käyttöönotto niin, ettei käyttäjien tarvitse omaksua suurta muutosta kerralla.
  • Kouluta loppukäyttäjät kunnolla. Tarjoa koulutusta eri muodoissa.
  • Hyvä loppukäyttäjien tuki on tärkeä erityisesti käyttöönottovaiheessa.
  • Valmenna ohjausryhmissä toimivat henkilöt vaatimaan projektipäälliköiltä uusien toimintatapojen noudattamista, järjestelmän käyttöä ja sen tuottamia raportteja.
  • Seuraa säännöllisesti ja pitkäjänteisesti, että järjestelmän tietoja todella päivitetään. Toimita tarvittaessa lisätukea järjestelmän käyttöön. Jaa tunnustusta hyville käyttäjille. Tarvittaessa käytä porkkanaa ja keppiä.

Voimme auttaa organisaatiosi eroon Exceleistä ja onnistumaan projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Vielä ehdit ilmoittautua 3.9.2015 alkavaan MS Project 2013 – opintopiiriin!

Pienin askelin eteenpäin projektitoiminnan kehittämisessä

Olemme tyypillisesti kunnianhimoisia hankkeidemme tavoitteiden asettamisessa, mutta liian kunnianhimon takia moni sinänsä hyödyllinen hanke jää käynnistämättä. Tämä pätee myös oman toiminnan kehittämiseen. Toiminnan kehittämishankkeissa merkityksellistä on, että ongelmien tiedostaminen ja pienetkin edistysaskeleet parantavat suorituskykyä ja edistävät toiminnan laatua.

Toimivin väline pienissäkin muutoshankkeissa on toiminnan mallintaminen prosessikaaviona. Etuna on, että toteutuksessa voidaan edetä ketterästi ja iteratiivisesti, työ on läpinäkyvää ja että loppudokumentaatio syntyy tekemisen myötä. Samalla syntyy myös lähtökohta jatkokehitykselle.

Alla on esitetty viisi pääkohtaa pienen ja hyvin rajatun projektitoiminnan kehityshankkeen tueksi:

  1. Rajaa kokonaisuus ja määritä realistinen tavoite. Määritä tavoitteet ja lopputulokset. Pienikin saavutus vie asiaa eteenpäin ja kaikkea ei tarvitse saavuttaa kerralla. Selkeä ja rajattu kokonaisuus on myös helppo perustella, ottaa käyttöön ja kehittää edelleen.
  2. Tunnista roolit ja määritä vastuut. Keihin kehityshanke vaikuttaa tavalla tai toisella? Oleellista on määrittää myös toiminnalle omistaja. Huomaa, että projektitoiminnan prosessit ulottuvat organisaation eri toimintojen ylitse ja omistajuuden tulee heijastaa tätä.
  3. Erittele toiminnassa syntyvät väli- ja lopputuotokset. Tuotosten tavoitteena on vakioida toimintaa sekä luoda mitattavuutta ja edellytykset objektiiviseen päätöksentekoon toiminnan päätöksentekopisteissä.
  4. Määritä tehtävät ja tapahtumat sekä näiden riippuvuudet. Päätä kuvaustaso ja rajaa kaavioissa käytettyjen symbolien joukko mahdollisimman suppeaksi. Tarkenna mallia karkeammasta hienompaan. Testaa ja analysoi mallin toimintaa. Huomioi erityisesti päätöksentekopisteet. Priorisoi ja yksinkertaista. Tunnista ongelmapisteet: selvitä syyt ja luo ratkaisut yhdessä sidosryhmien kanssa.
  5. Ota käyttöön sovitut käytännöt ja luo edellytykset jatkokehitykselle. Selkeä ja hyvin jäsennelty toteutus tukee toimintamallin vakiinnuttamista osaksi organisaation toimintaa ja toimii perustana jatkokehitykselle. Hyvän omistajan hallinnassa prosessia kehitetään ja ylläpidetään niin, että se vastaa aina parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tarpeita.

Kiitä, anna tunnustusta ja palkitse. Kehu ryhmää ja yksilösuorituksia.

Projektipäällikön tehtävänä on saada projekti onnistumaan. Projektipäällikön pitää menestyä omassa työssään mutta saada myös muut projektiryhmän jäsenet suoriutumaan hyvin tehtävistään. Rakentava ja varsinkin positiivinen palaute luo motivaatiota ja motivoituneet projektiryhmän jäsenet onnistuvat helpommin tai ainakin yrittävät lujemmin päästä tavoitteeseen. Projektipäälliköllä on mm. seuraavia keinoja jakaa tunnustusta projektiryhmänsä jäsenille:

  1. Helpoin ja samalla tehokkain keino antaa tunnustusta on kiittää henkilöä työstä, jonka hän on tehnyt hyvin. Arvioi henkilö huomioiden, annatko palautteen julkisesti vai kahden kesken.
  2. Sosiaalinen media on tuonut käteviä välineitä tunnustuksen antamiseen henkilöille. Muun muassa Linkedinissä ”suositukset” on näkyvä ja kestävä tunnustus. Se voi olla henkilön uran kannalta merkittävä jatkossa.
  3. Kaikki me projekti-ihmiset haluamme olla mukana kiinnostavassa ja ainutlaatuisessa projektissa. Diplomi projektiin osallistumisesta tai ”Kuukauden projektiryhmän jäsen” ovat myös suosittuja ja toimivia huomionosoituksia.

Motivoitunut projektitiimi saa ihmeitä aikaan. Mitä toimivia palkitsemisen keinoja olet käyttänyt omissa projekteissasi?

Näissä tunnelmissa toivotan hyvää kesälomaa!

Tervetuloa syksyllä osallistumaan sertifioidun asiantuntijamme vetämään MS Project 2013 – opintopiiriin!

Projektin kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina saattaa kuulua linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan saattaa olla esimerkiksi tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia vaikkapa arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä ja ettei henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöitä hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Yleinen sanonta on, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

  1. Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
  2. Resurssien varaaminen tehtäville: Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resursseja on saatavilla sovitusti. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu mitä ilmeisimmin suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen oman näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa. Esimerkiksi Microsoft Project ja Project Server-tuotteissa linjaesimiehelle on tarjottu lähinnä näkymiä tietoon, mutta aktiivinen osallistuminen resursseista neuvotteluun on puuttunut.

Camako EPM-järjestelmä on jo kauan tukenut sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa, ja nyt myös Microsoft on tuomassa Project Online ja Project Server-välineisiin resurssipyyntöjen ja projektitasoisen resurssivarauksen prosessia tukevat toiminnot ja näkymät. Projektipäällikkö voi MS Projectissa kuvata millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Eli ensi kertaan Project Serverin ja Project Onlinen historiassa tarjotaan myös linjaesimiehille toimintoja projektitason resurssivarausten tekemiseen. Tämä toiminnallisuus laajentaa Microsoftin projektinhallinnan tuotteet koko organisaation resurssihallinnan välineeksi.

5 globaalia trendiä projektitoiminnan kannalta

Oletko jo luopunut sähköpostin käytöstä projektissasi tarpeettomana ja avointa kommunikointia haittaavana välineenä?

Alla on viisi viimeaikojen globaalia trendiä ja esimerkkejä niiden tuomista mahdollisuuksista projektitoiminnan alueella.

  1. Sosiaalisen median tekniikat
    Sosiaalisen median tekniikoiden käyttö on laajentunut henkilöiltä yrityksiin ja sitä kautta projekteihin. Keinoja ja välineitä on lukusia, esimerkkinä yhteisöpalvelut (Facebook jne.), mikroblogit (Twitter jne.), blogit (WordPress jne.), Wiki-sivut, mediapalvelut (Youtube jne.) ja yhteistyöpalvelut (Yammer jne.). Yhteisöllisyys ja siihen liittyvät tekniikat tukevat sovittujen toimintatapojen noudattamista, varmistavat oleellisen tiedon jakamisen ja saavutettavuuden sekä käytettävissä olevan tiedon tehokkaan hyödyntämisen.
  2. Liikkuvuus
    Pois aikaan ja paikkaan sidonnaisuudesta. Skype, Lync, Whatsapp ym. pikaviestimet luovat mahdollisuuden olla yhteydessä projektitiimin jäseniin reaaliaikaisesti. Toiminnan läpinäkyvyyden ohella reaaliaikaisuus mahdollistaa nopean reagoinnin mm. ongelmatilanteissa sekä oikeiden henkilöiden tavoittamisen päätöksentekoa varten.
  3. Verkostoituminen
    Projekti on erilaisista toimijoista muodostettu kokonaisuus. Se on enemmän kuin osiensa summa, kun valinta on kohdistunut tarkoituksenmukaisesti oikeisiin toimijoihin, joilla on käytössään projektin kannalta oikeaa osaamista. Työn ei pidä odottaa tekijäänsä tai päinvastoin. Avainasia on toimivalla yhteistyöverkostolla varmistaa oikea-aikaisesti tarkoituksenmukaista osaamista projektin käyttöön. Kaikkea tätä edesauttaa toiminnan läpinäkyvyys, avoimuus ja projektia hyödyttävien toimijoiden tunnistaminen.
  4. Rajoja ylittävä yhteistyö
    Osaaminen on rajoja ylittävä voimavara. Muodollisen tilaaja-toimittajamallin tilalle on tarjolla ketteryyttä, välittömyyttä ja erilaisista henkilöistä, kulttuureista ja ympäristöistä kumpuavien näkemysten ja hiljaisen tiedon hyödyntämistä, palautteen antoa ja saamista sekä aidosti yhteiseen tavoitteeseen toimimista.
  5. Pilvipalvelut
    Erillisten teknologioiden rinnalle on nousemassa kokonaisratkaisuita, jotka mahdollistavat edellä mainittujen neljän muun päätrendin liittämisen läpinäkyvästi yhteen toimintoon. Pilvipalveluille on luonteenomaista nopea käyttöönotto, kustannustehokkuus ja tarvittaessa myös tilapäisyys. Globaalia projektia varten on mahdollista hankkia kaikki perinteisen IT-organisaation ylläpitämät järjestelmät pilvipalveluna, joka on saavutettavissa eripuolilta maailmaa ja erilaisilla päätelaitteilla, mutta hallittavissa keskitetysti. Samaiset rakenteet ovat yhtä helposti myös purettavissa joko kokonaan tai osittain hankkeen päättyessä.

”Kulttuurit ja projektien johtaminen – Arjen kokemuksia kansainvälisessä liiketoiminnassa”

Kuinka onnistua kansainvälisissä projekteissa?

Dovre Groupin konsultit kirjoittavat tuoreimmassa Projektitoiminta-lehdessä (1/2015) kulttuurien välisistä eroista kansainvälisissä projekteissa.

Lue artikkeli webbisivuillamme »

Miten pidät tehokkaita ja tuloksellisia projektin ohjausryhmän kokouksia?

Venähtääkö organisaatiossanne projektin ohjausryhmän kokoukset suunnitellusta aikataulusta? Huomaat, että kokoukseen meni koko iltapäivä suunnitellun tunnin, parin sijaan? Kaikki projektin ohjausryhmätyöskentelyyn osallistuvat henkilöt ovat yleensä kiireisiä ja heidän päiväaikataulujaan pitää kunnioittaa. Projektipäälliköllä on suuret vaikuttamismahdollisuudet kokouksen kulkuun ja aikatauluun, mutta miten pidät tehokkaita ja tuloksellisia ohjausryhmän kokouksia?

    1. Vakioi
      Vakioi projektin ohjausryhmän asialista ja tuota kokouksiin standardimuotoinen kokousaineisto, jonka rakenne ei muutu. Monissa organisaatioissa ohjausryhmän kokouksen aineistosisältö onkin vakioitu. Näin ohjausryhmätyöskentelyyn osallistuvat saavat saman sisältöisen aineiston jokaisesta projektista. Hyvä kokouskutsu on myös tulevan pöytäkirjan luonnos.
    2. Valmistaudu
      Valmistele ohjausryhmän kokous ja aineistot huolella ennen kokousta. Mikäli odotat ohjausryhmän jäsenen ryhtyvän päätöksen perusteella toimenpiteisiin, keskustele etukäteen hänen kanssaan. Projektipäällikkö esittelee asiat kokouksessa, mutta toimii samalla myös kokouksen sihteerinä. Valmistele aineisto niin, että päätösten kirjaaminen on helppoa. Varaa heti kokouksen jälkeen aika, jossa tuotat kokouksen pöytäkirjan ja lähetä se ohjausryhmän jäsenille samana päivänä. Kokouksesta voi seurata tehtäviä ohjausryhmän jäsenille ja ne on hyvä saada liikkeelle tehokkaasti.
    3. Varmista
      Ennen tärkeää kokousta varmista päätökset etukäteen erikseen jokaisen ohjausryhmän jäsenen kanssa tai vähintään tärkeimpien sponsoreiden tuki. Kun kokouksen vaikeat päätösasiat on keskusteltu etukäteen, kokousaika ei veny ja varmistat toivotun lopputuloksen projektin kannalta.
    4. Pidä fokus
      Ole tarkkana kokouksessa, että keskustellaan vain projektin asioista. Jos päätöksiä ei synny, mieti, tarvitaanko päätös meneillään olevassa kokouksessa vai siirretäänkö se eteenpäin. Näin voit valmistella päätösehdotuksen paremmin seuraavaan kokoukseen tai hoitaa sen kokousten välissä.
    5. Yhteys projektin omistajaan
      Ota yhteyttä ainakin kerran kokousten välillä omistajaan selvittääksesi hänen näkökantansa projektia koskien. On asioita, joita ei kaikkien läsnä ollessa voida käsitellä.

Vuosien varrella olen pitänyt monia projektin ohjausryhmän koulutuksia. Nykyään ihmiset ovat kuitenkin kovin kiireisiä mihinkään koulutuksiin ja parhaat tulokset onkin saavutettu asiakkaan kanssa ohjausryhmätyöskentelyssä niin, että olen osallistunut itse projektien ohjausryhmien työskentelyyn ja olemme hoitaneet em. edellytykset kuntoon.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Avainsanat: projektin ohjausryhmä, projektin johtoryhmä, projektin ohjaus, onnistunut projekti, hyvät projektikäytännöt

Projektitoimisto liiketoiminnan ehdoilla

Miksi projektitoimistoja perustetaan? Kokemukseni mukaan ajatus projektitoimiston perustamisesta syntyy silloin, kun projektiliiketoiminnassa toiminta on tehotonta ja liike menee väärään suuntaan. Ongelmien taustalla voi olla esimerkiksi se, että projektisalkun hallintaa, projektien budjetointia, resurssisuunnittelua ja osaamisen kehittämistä koskevat vastuut ovat hajallaan organisaatiossa tai että vastuita ja tehtäviä ei ole selkeästi määritelty.

Projektitoimisto perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia.

Projektitoimisto siis perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia. Tästä ymmärrettävästä ja luontevasta lähtökohdasta on syytä laventaa näkökulmaa laajemmaksi: Mikä on projektitoimiston toiminta-ajatus, ja mitä tavoitteita sillä on? Toiminta-ajatus ja tavoitteet on hyödyllistä kytkeä yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Tämä helpottaa saamaan projektitoimistolle johdolta tarvittavan mielenkiinnon ja tuen.

Kun perusteet ovat selvillä, niiden pohjalta voi ryhtyä määrittelemään tarkemmin projektitoimiston vastuita ja tehtäviä. Vastuiden ja tehtävien kirkastaminen on tärkeää, jotta sekä projektitoimiston oma organisaatio että ympärillä olevat sidosryhmät, kuten johto, linjaorganisaatio, alihankkijat ja asiakkaat ymmärtävät, mikä projektitoimiston rooli projektitoiminnassa on.

Toiminta-ajatus, tavoitteet, vastuut ja tehtävät on hyödyllistä yrittää pukea mahdollisimman selkeäksi ja tiivistetyksi kuvaukseksi projektitoimiston roolista, esimerkiksi tähän tapaan:

Meidän projektitoimistomme toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ja maksimoida projektien tuottama hyöty. Tavoitteenamme on, että tulevaisuudessa kaikilla projekteilla on

  1. kustannus- ja hyötyanalyysi
  2. hyväksytty suunnitelma (tuotokset, aikataulu, kustannukset, resurssit, laatu)
  3. yhdenmukaiset päätöksentekopisteet
  4. vakioitu raportointi

Projektitoimiston vastuita on hyödyllistä tarkastella toiminnan tukemisen ja toiminnan ohjaamisen näkökulmasta. Onko projektitoimistolla vastuuta projektien johtamisesta ja resurssien käytöstä? Vastaako projektitoimisto projektitoiminnan kautta toteutuvasta liiketuloksesta? Vai onko projektitoimisto tukifunktio vailla operatiivista vastuuta?

Projektiliiketoiminnan tukeminen on yleinen tapa määrittää projektitoimiston pääasiallinen vastuu. Ongelmaksi voi muodostua se, miten projektitoimisto osoittaa oman toimintansa hyödyt ja mittaa onnistumista, jos vastuu projektien toteuttamisesta ja niiden tuloksista on muualla. Tukitoiminnan hyötyjä voi tarkastella tällöin suorina vaikutuksina (”Sovittuja raportointikäytäntöjä noudatetaan 93 % projekteista”) ja välillisinä hyötyinä (”Projektiliiketoiminnan kate on tarkastelujaksolla 10 %. Parannusta edelliseen tarkastelujaksoon on 2 %”).

Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

Selkeä kytkös projektimuotoisen (liike)toiminnan tavoitteisiin on joka tapauksessa projektitoimiston toiminnan perusedellytys. Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, vastuunsa ja toiminnallisen vaikuttavuutensa ympäröivälle organisaatiolle, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

Mikä saa ihmiset suoriutumaan erinomaisesti?

Kohtuullisia tuloksia syntyy, kun asiat tehdään prosessien mukaan. Kun noudatetaan dokumentoituja ja yhteisesti sovittuja työtapoja ja kun ollaan turvallisilla vesillä. Kun tiedetään, että mahdolliset ongelmat tulevat havaituiksi ja niihin voidaan puuttua ajoissa. Kun on hyvät välineet, joita osataan käyttää.

Mutta riittääkö tämä? Miten projektihenkilöstön saisi suoriutumaan erinomaisesti kohtuullisen sijasta? Miten projektin aikataulua voitaisiin lyhentää merkittävästi tai kustannukset alittaa radikaalisti? Voidaanko prosessien ja yhteisten toimintatapojen maailmassa edes yrittää merkittävää parannusta, sehän olisi poikkeama keskiarvosta ja kasvattaisi hajontaa?

”Ihmiset tekevät projektissa työt!”

Projektipäällikön ensimmäinen muistisääntö on: ”Ihmiset tekevät projektissa työt!” Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Projektipäällikkö voi onnistua omassa tehtävässään luomalla projektiryhmän kaikille jäsenille edellytykset onnistua heidän omissa töissään.

Miten voit siis projektipäällikkönä saada jokaisen projektiryhmän jäsenen onnistumaan?

1 Varmista, että projektissa on mukana oikeat osaajat

Et tarvitse paljon tekijöitä, vaan juuri oikeat osaajat. Jos et voi valita projektin miehitystä, varmista, että projektiin osallistuvilla henkilöillä on riittävä osaaminen tehtävien hoitamiseen. Projektihenkilöstön osaamisen voi varmista sopivalla tehtäväjaolla niin, että kukin tekee omaan osaamiseensa sopivia töitä. Osaamista voidaan myös kasvattaa kouluttamalla ja pari- tai ryhmätyöskentelyllä. Projektiin voidaan mahdollisesti myös lisätä esitutkimus, toteutettavuusselvitys tai muita oppimista tukevia töitä.

Oikeiden osaajien saamista auttaa, jos tunnet organisaatiosi henkilöt ja heidän osaamisensa. Verkostoidu, keskustele asiantuntijoiden ja heidän esimiestensä kanssa.

2 Varmista, että tavoitteet ja tehtävät ovat selvillä kaikille

Vähintä, mitä kuka tahansa tarvitsee selviytyäkseen tehtävistä, on, että hänelle kerrotaan, mitä hänen pitää tehdä ja saada aikaiseksi. Selvitä siis yhdessä projektiryhmän jäsenten kanssa, mitä projektissa oikeastaan tavoitellaan ja mitä töitä kunkin tulee tehdä, jotta yhteinen tavoite saavutetaan. Varmista, että jokaisella henkilöllä on oman roolin lisäksi selvillä seuraavan viikon tehtävät.

Suunnittelu ja tehtävien tarkentaminen viikoittain on jatkuvaa viestintää vaativaa työtä. Työnjohtaminen voidaan tehdä käytännössä monella vaihtoehtoisella tavalla. Pyri kuitenkin aina henkilökohtaiseen kanssakäymiseen yhdessä tekemällä, kokouksissa tai matkustamalla työmaalle. Jos kerrot sähköpostilla henkilölle tehtävän, voitko olla varma, että hän ymmärtää työn sisällön? Odotatko, että hän myös pyytää tarvittaessa tarkennuksia sähköpostilla?

3 Varmista, että projektiryhmän jäsenet ovat motivoituneita tekemään työnsä

Seuraa heikkoja signaaleja, kuten äänenpainoja kahvipöytäkeskusteluissa, keskusteluaktiivisuutta ja ratkaisuhakuisuutta kokouksissa, työhön ryhtymisen aktiivisuutta, ongelmien esiintuomista. Vahvempia signaaleja henkilöiden motivaatiosta ovat esimerkiksi: kokouksista myöhästely tai poissaolot, työtehtävien laiminlyönti, ”hälläväliä meininki” tai toisten projektiryhmäläisten syyttely. Näiden signaalien avulla on mahdollista saada tietoa projektiryhmän motivaatiosta ja innokkuudesta.

Motivaatiota voit parantaa esimerkiksi tarkentamalla töitä ja projektin tehtävänantoa tai korostamalla projektin avulla tavoiteltavien hyötyjen merkitystä. Älä myöskään väheksy yhteisten tilaisuuksien merkitystä; asiantuntijat kaipaavat palautetta paitsi esimieheltään niin myös vertaisiltaan. Kerää siis projektiryhmä yhteen tai pienryhmiin ja anna heidän arvioida tuloksia ja tehtäviä. Ulkopuolisten palaute projektiryhmälle ja projektiryhmän jäsenille on myös voimakas motivaattori. Keskustele projektin asiakkaan, omistajan ja muiden sidosryhmien kanssa ja tuo palaute kaunistelemattomana projektiryhmälle.

Projektipäällikön motivaatiokeinot painottuvat porkkanalinjalle. Keppiä ei usein voi käyttää, koska projektin henkilöt ovat vain lainassa linjaorganisaatiosta. Älä kuitenkaan epäröi olla yhteydessä henkilön linjaesimieheen, jos kohtaat motivaatio-ongelmia, joihin et voi vaikuttaa.

4 Varmista, että tekijöillä on mahdollisuus työnsä tekemiseen

Projektipäällikkö on työnjohtaja, jonka vastuulla on varmistaa, että tekijöillä on työvälineet, työolosuhteet ja aikataulu niin, että heidän vastuulle annettujen töiden tekeminen on mahdollista. Usein projekteihin osallistuvat henkilöt tekevät samaan aikaan töitä myös muihin projekteihin tai heillä on vastuita linjaorganisaatiossaan. Taistele projektiryhmälle aikaa ja mahdollisuudet töiden tekemiseen. Voitko saada henkilöiden linjaesimiehet vapauttamaan tekijät linjatehtävistä projektin ajaksi? Voitko saada projektiryhmän samaan tilaan tai toimistoon, jotta viestintä paranisi ja ryhmätyö ja parityöskentely mahdollistuisivat? Ovatko työvälineet kunnossa ja osaavatko tekijät käyttää niitä?