Projektipomon kevätkauden suosituimmat

Projektipomo on portfolio- ja projektinhallinnan alueelle keskittyvä asiantuntijablogi ammattilaisille sekä aihealueesta kiinnostuneille. Blogia kirjoittavat Dovre Groupin Suomen konsultointi-liiketoimintaryhmän konsultit.

Projektipomon kevätkauden luetuimmat blogikirjoitukset olivat seuraavat ajankohtaiset aiheet:

  1. Resurssien hallinta ja onnistuminen muutoksessa
  2. Projektijohtamisen viisi haastetta
  3. Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?
  4. Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?
  5. Pienet projektit – pahin päänsärky

Resurssisuunnittelu ja resurssihallinta olivat kevään suosituimmat teemat. Syksyllä nämä aihealueet ovat jälleen esillä maksuttomissa webinaareissamme. Tervetuloa kuuntelemaan esityksiä Project Onlinesta ja Camako EPM:stä! Camako EPM -webinaareissa esitellään syksyllä järjestelmän tuoretta 4.8 -versiota.

Portfolio- ja projektinhallinnan onnistumisen avaintekijöitä ovat osaavat ihmiset, käytännönläheinen johtaminen ja yrityksen toimintaa tukevat tietojärjestelmät. Tarjoamme palveluja näille osa-alueille. Lue lisää palveluistamme ja ratkaisuistamme webbisivuiltamme.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?

Projektin johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Projektiryhmäsi avulla saavutat tavoitteesi – yksin et pääse mihinkään. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin projektiryhmää muodostaessa:

1.    Valitse oikeat henkilöt

Projektiryhmän rakennus lähtee liikkeelle projektin resurssitarpeesta ja siitä, ketkä pystyvät tarpeen parhaiten täyttämään. Henkilö, joka on aiemmin suoriutunut töistään hienosti, ei välttämättä ole oikea henkilö tähän projektiin. Neuvottele hyvässä yhteistyössä linjaesimiesten kanssa projektiryhmäsi kokoonpano ja huolehdi kuntoon henkilöiden mahdolliset osaamisvajeet ennen projektin alkua.

2.    Anna hyvä kokonaiskuva projektista

Henkilöt voivat tulla projektiin väliaikaisiin rooleihin poissa omista linjatöistään. Huolehdi, että jokainen ryhmäsi jäsen tuntee projektin kokonaiskuvan ja ymmärtää syyt projektin toteuttamiselle. Kommunikoi myös projektin pitkänajan hyödyt.

3.    Luota projektiryhmääsi

Henkilöitä motivoi ahkeraan työntekoon luottamus – mikromanageeraus on epäluottamusta ja vähentää henkilöiden työmotivaatiota. Näytä projektipäällikkönä hyvää ja positiivista esimerkkiä ryhmällesi.

4.    Opi tuntemaan projektiryhmäsi

Projektiryhmä muodostuu henkilöistä, joilla jokaisella on omat motivaattorinsa ja halu menestyä työssään. Projektipäällikkönä pitää onnistua projektiryhmän hengen luojana ja samalla myös johtajana henkilötasolla, huomioiden kuitenkin kunkin ryhmän jäsenen vahvuudet ja heikkoudet niin, että saat tiimistäsi irti mahdollisimman paljon. Pistä itsesi peliin olemalla helposti lähestyttävä projektipäällikkö ja opi tuntemaan tiimisi.

5.    Aseta tavoitteita

Jaa projekti saavutettavissa oleviin välitavoitteisiin. Asettamalla realistisia tavoitteita ryhmäsi saa tuloksia aikaan ja pysyy motivoituneena.

6.    Ole hyvä kommunikoija

Selkeillä ja ytimekkäillä viesteillä varmistat, että sanomasi menee perille ja se ymmärretään. Muista myös, että kerran viestitty asia ei ole välttämättä perille mennyt viesti, vaan viestiä pitää toistaa riittävästi. Anna aina tunnustusta hyvin tehdystä työstä!

Ovatko sopivat turvamarginaalit projektin pelastus?

Projektini on myöhässä eivätkä tuotokset synny suunnitellusti. Projektin liikennevalot vilkuttavat keltaista ja punaista. Minulta kysytään epämiellyttäviä kysymyksiä, joihin minulla eikä projektiryhmälläni ole kunnollisia vastauksia. Tarvitaan uusia keinoja, joilla projekti saadaan liikkeelle ja tulokset aikaan.

Miten voin projektipäällikkönä varautua tilanteeseen etukäteen?

  1. Toleranssien käyttö. Kun valmistelet ja suunnittelet projektia, laadi toleranssit tai turvamarginaalit (mm. aikataulu, kustannukset, resurssit), joiden puitteissa projektin aikana voidaan liikkua. Toleranssien alittaminen/ylittäminen aiheuttaa aina toimenpiteitä. Mikäli projektille ei ole määritelty toleransseja, projektissa viivytään yleensä turhan kauan tilanteessa, joka ei vie projektia kohti maalia – aikainen reagointi voi vielä pelastaa projektin.
  2. Ennakoi. Tee suunnitelma mahdollisista korjaavista toimenpiteistä etukäteen, jolloin tiedetään koko ajan, miten eri tilanteissa tulee toimia, ja näin ollaan valmiina tarvittaessa toimimaan.
  3. Pysähdy. Ole valmis pysäyttämään projekti ainakin hetkeksi, mikäli se on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä. Näin saat rauhan uudelleensuunnittelulle. Lisäksi projektin pysäyttäminen herättää yleensä projektin osapuolet ymmärtämään tilanteen vakavuuden ja ryhdistäytymään.
  4. Realistinen suunnitelma. Päivitä projektille realistinen suunnitelma. Pilko, vaiheista, rajaa laajuutta, versioi, keksi keinot, joilla saadaan ulos valmiita tuotoksia mahdollisimman pian. On tärkeää saada projektiryhmälle onnistumisia aikaan ja tärkeää päästä tekemisessä positiiviselle kehälle.
  5. Hyvä sponsori. Varmista, että projektilla on aktiivinen ja ajan tasalla oleva sponsori riittävän ylhäällä organisaatiossa, johon on hyvä keskusteluyhteys ja jolla on riittävästi valtaa projektin vaatimiin päätöksiin tarvittaessa.
  6. Ole tarkkana projektin laajuuden kanssa. Kasvata projektin laajuutta vasta, kun olet varma, että kykenet toimittamaan tärkeimmät asiat.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Lue myös:
Apua, projektini on kriisissä!
Projektijohtamisen viisi haastetta

Projektijohtamisen viisi haastetta

Onko projektijohtaminen jotenkin erilaista verrattuna mihin tahansa muuhun johtamiseen? Eikö mitä tahansa johtamismetodia voi soveltaa myös projektijohtamiseen?

Projekti on kertaluonteinen työponnistus ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai lopputuloksen aikaansaamiseksi. Vertailukohtana projektille prosessimuotoista tekemistä toistetaan määrättömiä kertoja. Esimerkiksi kappaletavaratuotannossa tai palveluprosesseissa pyritään vakioimaan prosessi ja toistamaan sitä samankaltaisena siten että prosessin lopputulos on vakioitu. Prosessimuotoisessa tekemisessä ainutkertaisuus lopputuotteessa on yleensä laatupoikkeama, joka voi johtua heikosta prosessista. Prosessiin voidaan palata, sitä voidaan säätää ja kehittää esimerkiksi välivarastoja optimoimalla tai laitteiden suorituskykyä ja toleransseja säätämällä.

Alla viisi projektin ainutkertaisesta luonteesta johtuvaa erityispiirrettä, jotka määrittelevät millaisia ohjauksen ja johtamisen menetelmiä, käytäntöjä ja välineitä projektijohtamisessa kannattaa käyttää:

  1. Ainutkertaisuuden haaste – Kuinka onnistua ensimmäisellä kerralla?
    Projekti toteutetaan vain kerran. Toisin kuin prosessimuotoisessa tekemisessä, jossa on mahdollista palata säätämään ja kehittämään prosessia, projektissa meiltä odotetaan onnistumista ensimmäisellä kerralla. Toista yritystä ei ehkä koskaan tule. Projekti pitää suunnitella niin, että siinä onnistutaan. Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin toteutuksen prosessi. Suunnittelu on toteutuksen simulaatio, siinä läpikäydään ja testataan projektin toteutettavuus. Toteutustapaan varataan uudelleensuunnittelua ja iteraatioita niin, että alkuperäistä suunnitelmaa voidaan tarvittaessa muuttaa ja säätää.
  2. Muutosten hallinnan haaste – Kuinka osua liikkuvaan maaliin?
    Mitä paremmin projektin lopputulos ja tavoitteet kyetään kuvaamaan ennen projektiin ryhtymistä, sitä helpommin ne saavutetaan. Hyvin usein tavoitteita ei kuitenkaan voida täysin kiinnittää ennen projektia tai ainakin lopputuloksien vaatimuksiin ilmenee tarkennuksia ja muutoksia projektin toteutuksen aikana. Usein tavoitteiden ymmärrys tarkentuu toteutuksen aikana. Voi myös käydä niin, että projektin aikana maailma ja sen mukana tavoitteet muuttuvat. Projekti ei välttämättä tuota hyödyllisiä lopputuloksia pitämällä härkäpäisesti kiinni alkuperäisistä tavoitteista. Projektilla pitää siis olla kyky omaksua muutoksia tavoitteisiin, lopputuloksiin ja työsuunnitelmaan hallitulla tavalla.
  3. Epävarmuuksien hallinnan haaste – Kuinka selvitä hypystä tuntemattomaan?
    Epävarmuuksia tai riskejä hallitaan lähes kaikissa johtamisympäristöissä. Projektin johtamisessa avointen asioiden, epävarmuuksien, riskien ja ongelmien löytäminen ja niihin oikealla tavalla reagointi korostuu. Vaikka projekti olisi kuinka hyvin suunniteltu, on projektin toteutus kuitenkin polku, jota kulkiessa päätepistettä ei nähdä tarkasti. Projektin toteutukseen vaikuttaa aina useat ulkoiset muutokset.
  4. Organisoinnin haaste – Kuinka motivoida projektiryhmä ilman linjaesimiehen auktoriteettia ja palkitsemisjärjestelmiä?
    Projektiorganisaatio kootaan suorittamaan projekti. Se on väliaikainen organisaatio, joka luodaan projektin alussa ja puretaan projektin päättyessä. Projektiin osallistuvilla henkilöillä saattaa olla muitakin vastuita, kuten oman linjaesimiehen antamia tehtäviä tai rinnakkaisia muita projekteja. Projektiorganisaatiolla ei ole valmiita johtamismenetelmiä ja käytäntöjä kuten linjaorganisaatiolla, jolla on ollut vuosia aikaa kehittää kokouskäytännöt ja henkilöillä on ollut aikaa tutustua toisiinsa ja sovittaa vastuut osaamisten mukaan.

    Projektissa johtamiskäytännöt luodaan projektin koon ja vaatimusten mukaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Organisoituminen on haaste, mutta myös mahdollisuus, koska projekti voi valita juuri tarpeeseensa sopivat menettelyt, käytännöt ja ohjauksen välineet.

  5. Yli organisaation rajojen johtamisen haaste – Kuinka yhdistää organisaatiot ja kulttuurit?
    Usein projektiin osallistuu henkilöitä useasta eri organisaatiosta tai projektin tekemistä pitää ohjata ja hallita yli organisaatiorajojen. Projektiin kootaan henkilöitä eri organisaatioyksiköistä, siihen osallistuu toimittajia ja alihankkijoita. Työtä ja tuloksia pitää kyetä vastuuttamaan ja seuraamaan yli organisaatiorajojen. Esimerkiksi alihankkijan työsuoritusten ja valmistumisen seuranta saattaa olla vaikeaa, kun ollaan fyysisesti eri paikoissa eikä projektipäälliköllä ole näkyvyyttä alihankkijan organisaatioon.

    Tämän haasteen voittaminen vaatii avoimen kulttuurin sekä selkeän viestinnän ja johtamisen mallin. Lopputulokset paloitellaan töiksi ja töille määritellään yksiselitteiset vastuut. Säännöllisten projektikokousten tai muun riittävän tiheän viestinnän avulla varmistetaan tilannetiedon kulku organisaatiorajojen yli.

Hyvistä lähtökohdista menestykseen!

Kun projektin lähtökohdat ovat kunnossa:

  • tavoitteet, osapuolien vaatimukset ja lopputuote ymmärretään projektiryhmässä hyvin
  • projektilla on realistinen aikataulu, työmääräarviot ja budjetti sekä
  • oikeat resurssit ja hyvä ryhmä.

Onnistut parhaiten, jos osaat suunnata oman ja muiden mielenkiinnon projektin oleellisimpaan

  • aikataulun kannalta kriittisiin tehtäviin ja
  • pullonkaulatekijöihin.

Tämän lisäksi sinun on projektipäällikkönä

  • pystyttävä ohjaamaan projektia tulevaisuudesta käsin ja
  • hallittava projektin muutoksia ja niiden vaikutuksia.

2015-12-03 Hyvistä lähtökohdista menestykseen

Kiitä, anna tunnustusta ja palkitse. Kehu ryhmää ja yksilösuorituksia.

Projektipäällikön tehtävänä on saada projekti onnistumaan. Projektipäällikön pitää menestyä omassa työssään mutta saada myös muut projektiryhmän jäsenet suoriutumaan hyvin tehtävistään. Rakentava ja varsinkin positiivinen palaute luo motivaatiota ja motivoituneet projektiryhmän jäsenet onnistuvat helpommin tai ainakin yrittävät lujemmin päästä tavoitteeseen. Projektipäälliköllä on mm. seuraavia keinoja jakaa tunnustusta projektiryhmänsä jäsenille:

  1. Helpoin ja samalla tehokkain keino antaa tunnustusta on kiittää henkilöä työstä, jonka hän on tehnyt hyvin. Arvioi henkilö huomioiden, annatko palautteen julkisesti vai kahden kesken.
  2. Sosiaalinen media on tuonut käteviä välineitä tunnustuksen antamiseen henkilöille. Muun muassa Linkedinissä ”suositukset” on näkyvä ja kestävä tunnustus. Se voi olla henkilön uran kannalta merkittävä jatkossa.
  3. Kaikki me projekti-ihmiset haluamme olla mukana kiinnostavassa ja ainutlaatuisessa projektissa. Diplomi projektiin osallistumisesta tai ”Kuukauden projektiryhmän jäsen” ovat myös suosittuja ja toimivia huomionosoituksia.

Motivoitunut projektitiimi saa ihmeitä aikaan. Mitä toimivia palkitsemisen keinoja olet käyttänyt omissa projekteissasi?

Näissä tunnelmissa toivotan hyvää kesälomaa!

Tervetuloa syksyllä osallistumaan sertifioidun asiantuntijamme vetämään MS Project 2013 – opintopiiriin!