Projektitoimisto liiketoiminnan ehdoilla

Miksi projektitoimistoja perustetaan? Kokemukseni mukaan ajatus projektitoimiston perustamisesta syntyy silloin, kun projektiliiketoiminnassa toiminta on tehotonta ja liike menee väärään suuntaan. Ongelmien taustalla voi olla esimerkiksi se, että projektisalkun hallintaa, projektien budjetointia, resurssisuunnittelua ja osaamisen kehittämistä koskevat vastuut ovat hajallaan organisaatiossa tai että vastuita ja tehtäviä ei ole selkeästi määritelty.

Projektitoimisto perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia.

Projektitoimisto siis perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia. Tästä ymmärrettävästä ja luontevasta lähtökohdasta on syytä laventaa näkökulmaa laajemmaksi: Mikä on projektitoimiston toiminta-ajatus, ja mitä tavoitteita sillä on? Toiminta-ajatus ja tavoitteet on hyödyllistä kytkeä yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Tämä helpottaa saamaan projektitoimistolle johdolta tarvittavan mielenkiinnon ja tuen.

Kun perusteet ovat selvillä, niiden pohjalta voi ryhtyä määrittelemään tarkemmin projektitoimiston vastuita ja tehtäviä. Vastuiden ja tehtävien kirkastaminen on tärkeää, jotta sekä projektitoimiston oma organisaatio että ympärillä olevat sidosryhmät, kuten johto, linjaorganisaatio, alihankkijat ja asiakkaat ymmärtävät, mikä projektitoimiston rooli projektitoiminnassa on.

Toiminta-ajatus, tavoitteet, vastuut ja tehtävät on hyödyllistä yrittää pukea mahdollisimman selkeäksi ja tiivistetyksi kuvaukseksi projektitoimiston roolista, esimerkiksi tähän tapaan:

Meidän projektitoimistomme toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ja maksimoida projektien tuottama hyöty. Tavoitteenamme on, että tulevaisuudessa kaikilla projekteilla on

  1. kustannus- ja hyötyanalyysi
  2. hyväksytty suunnitelma (tuotokset, aikataulu, kustannukset, resurssit, laatu)
  3. yhdenmukaiset päätöksentekopisteet
  4. vakioitu raportointi

Projektitoimiston vastuita on hyödyllistä tarkastella toiminnan tukemisen ja toiminnan ohjaamisen näkökulmasta. Onko projektitoimistolla vastuuta projektien johtamisesta ja resurssien käytöstä? Vastaako projektitoimisto projektitoiminnan kautta toteutuvasta liiketuloksesta? Vai onko projektitoimisto tukifunktio vailla operatiivista vastuuta?

Projektiliiketoiminnan tukeminen on yleinen tapa määrittää projektitoimiston pääasiallinen vastuu. Ongelmaksi voi muodostua se, miten projektitoimisto osoittaa oman toimintansa hyödyt ja mittaa onnistumista, jos vastuu projektien toteuttamisesta ja niiden tuloksista on muualla. Tukitoiminnan hyötyjä voi tarkastella tällöin suorina vaikutuksina (”Sovittuja raportointikäytäntöjä noudatetaan 93 % projekteista”) ja välillisinä hyötyinä (”Projektiliiketoiminnan kate on tarkastelujaksolla 10 %. Parannusta edelliseen tarkastelujaksoon on 2 %”).

Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

Selkeä kytkös projektimuotoisen (liike)toiminnan tavoitteisiin on joka tapauksessa projektitoimiston toiminnan perusedellytys. Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, vastuunsa ja toiminnallisen vaikuttavuutensa ympäröivälle organisaatiolle, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

PMO – valmisvaate vai räätälinpuku?

Ovatko eri organisaatioiden projektitoimistot yhdenkoon valmisvaatteita? Pukineita, jotka on valmistettu kustannustehokkaasti ja poimitaan vain hyllyltä tai henkarista, mutta jotka istuvat vain pienelle osalle kantajistaan kuin nakutettu, kun taas muiden päällä ne monesti joko kirraavat kiinni saumoista tai sisältävät aivan liikaa kasvuvaraa? Vai voidaanko projektitoimiston ajatella olevan kuin räätälinpuku, joka on leikattu käyttäjänsä mittojen mukaan?

Projektitoimiston eli PMO:n tarkoituksena on projektiorganisaation tuottavuuden nostaminen ja projektien parempi onnistuminen organisaatiossa. Projektitoimistot voidaan jakaa projektien johtamisen näkökulmasta kahteen ryhmään:

  • Toimintaa tukeva, konsultoiva PMO, jonka vastuulla on projektipäälliköiden kouluttaminen, projektijohtamisen prosessit, käytännöt ja työvälineet sekä näiden kehittäminen.
  • Projektien toteuttamisesta vastaava PMO, jossa projektipäälliköt ovat osa projektitoimiston organisaatiota ja heitä lainataan liiketoiminnoille tarpeen mukaan.

Projektitoimistojen tehtäviä ja vastuita voidaan kuvata yleisten toimintamallien avulla (esim. P3O ja PMI PMOSIG). PMO:n tarkoitus toteutuu käytännössä kuitenkin kovin eri tavoin eri organisaatioissa. Investointi-, tuotanto-, tuotekehitys-, rakennemuutos- ja ICT-projektit asettavat kukin erilaisia vaatimuksia PMO:n toiminnalle. Lisäksi PMO:t poikkeavat toisistaan niin tehtäviensä kuin organisaationsakin osalta. Yksikertaisimmillaan PMO on muutamien projektitoiminnan avainhenkilöiden muodostama virtuaalinen tiimi; laajimmillaan se on useiden projektiammattilaisten muodostama kiinteä toimintayksikkö.

Organisaatiot ovat rakentaneet PMO:t omien tavoitteidensa ja tarpeidensa mukaan. Ja niin sen pitääkin olla. Erilaiset PMO-toimintaa kuvaavat mallit ja viitekehykset on tehty sovellettaviksi. Ei ole syytä rajoittaa projektitoimiston tehtäväkenttää eikä ole oikeaa tai väärää PMO:ta, kunhan sen organisaatio ja toimintatavat palvelevat organisaation asettamia tavoitteita. Projektitoimistojen kehittämisen täytyy lähteä liikkeelle organisaation tarpeista. Näin täytetään PMO:n toimintaan kohdistuvat odotukset ja saavutetaan halutut hyödyt.

PMO:n kehittämiseen on tarjolla toiminnan sisällön, laadun ja kyvykkyyden kehittämiseen tähtääviä asiantuntijapalveluita. Toiminnan perustaksi voi asettaa jonkin yleisen viitekehyksen (esim. PMI, IPMA, PRINCE2), joka tarjoaa sovellettavia prosessikuvauksia ja toimintamalleja.

Omissa toimeksiannoissani olen osallistunut hyvin erilaisiin tilanteisiin projektitoimistoa perustettaessa. Kun lähtökohtina ovat yhteisön tavoitteet, PMO:n organisaatio ja tehtävät pitää sovittaa niihin sopiviksi. Kehittämisponnistus valuu hukkaan, ellei toimintamallia saada käyttöön tai sitä ei noudateta. Osallistumisen, käytännöllisyyden ja valmennuksen avulla voidaan luoda muutokselle välttämätön motivaatio.

Viitekehykset ovat vain lähtökohta projektitoimiston kehittämiselle. Lopputulos on aina ainutlaatuinen, organisaation tavoitteisiin sovitettu projektijohtamista tukeva toiminto. Yhtä sopiva ja hyvin istuva kuin räätälinpuku.