Kuukausi: toukokuu 2017

Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Resurssien hallinta on projekteissa tapahtuvan toiminnan ohella projekti- ja organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaa suunnittelua ja ohjaamista.

Projektipäälliköiden ja resurssiomistajien ohella keskeinen rooli on liiketoimintajohdolla, joka viimekädessä mm. salkunhallinnan keinoin tekee valintaa ja määrittää tavoitteet ja prioriteetit projektien ylitse.

Tietojärjestelmä

Resurssihallinnan ratkaisun keskeinen osa on kaikkien tunnistettujen roolien toimintaa ja tavoitteita tukeva tietojärjestelmä.

Hyvin integroitu salkunhallinnan, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssihallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen ja palvelee parhaiten projekteja toteuttavan organisaation toimintaa.

Tietojärjestelmän resurssihallinnan tehtäviä ovat mm:

• Ylläpitää henkilöresursseihin, osaamisiin, resurssitarpeisiin ja kapasiteettiin liittyvää rakennetietoa.
• Dokumentoida resurssiomistajien ja projektin välinen yhteisymmärrys projektin käyttöön kulloinkin tarvittavista henkilöresursseista sekä toimia näin muutoshallinnan perustana.
• Tarjota ajantasaista tietoa resurssitarpeen ja -saatavuuden kohtaamisesta yksittäisessä projektissa ja projektirajojen ylitse.

Järjestelmän on tuettava resurssihallinnan tarkentuvan suunnittelun periaatetta, eli suunnittelua pitkällä, keskipitkällä ja lyhyellä tähtäyksellä.

Pitkän tähtäyksen suunnittelu

Pitkän aikavälin suunnittelun ensisijaisena tavoitteena on varmistaa liiketoimintasuunnitelmien toteutusta tukeva osaaminen projektien käyttöön, ennaltaehkäistä osaamisvajeiden syntyä sekä tarjota tietoa organisaation kyvykkyyksistä ja ketteryydestä reagoida muutokseen.

Keskipitkän aikavälin suunnittelu

Keskipitkän aikavälin suunnittelun tavoitteena on varmistaa tarvittava osaaminen (tietotaito ja kokemus) alkavien ja käynnissä olevien projektien käyttöön.

Projektin käyttöön tuleva osaaminen varmistetaan projektipäällikön ja resurssiomistajien välisissä keskusteluissa. Keskustelun lähtökohtana on projektille tehty resurssisuunnitelma, jossa kuvataan sovitun käytännön mukaan projektin resurssitarve. Keskusteluiden lopputuloksena syntyy sopimus, jonka mukaisesti projekti saa käyttöönsä tarvitsemansa osaamiset.

Suunnitelmat sovitaan tässä vaiheessa esim. osaamisalue tasolla. Ainoastaan avainresurssit sovitaan henkilötasolla. Suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös ulkoisten resurssien käytön tarkoituksenmukaisuus ja kustannusvaikutus.

Lyhyen tähtäyksen suunnittelu

Lyhyen tähtäyksen suunnittelun ensisijainen tavoite on varmistaa projektien tehtävien suorittamiseen oikeat henkilöresurssit ja että resurssit ovat motivoituneita ja käytettävissä oikeaan aikaan.

Projekteja toteuttavassa organisaatiossa käyttöasteesta vastaa tyypillisesti resurssiomistajat (linjaorganisaatio), jonka tulee puuttua tilanteisiin, joissa projektit hyödyntävät puutteellisesti käyttöönsä saamiaan henkilöresursseja

Resurssiomistajien vastuulle on myös henkilöresurssien osaamisen suunnitelmallinen kehittäminen projekteissa. Käytännön projektityö viimekädessä synnyttää projektista toiseen kantavaa tietotaitoa ja kokemusta sekä kehittää sosiaalisia taitoja ja luo pohjan hyvälle työmotivaatiolle.

Menestystekijät

Resurssihallinnassa keskeisenä tekijänä on muutoksen hallinta ja toimiva yhteistyö eri roolien välillä. Tämä edellyttää jatkuvaa keskustelua, tietojen vaihtoa ja tietojärjestelmää.

Resurssihallinnan menestystekijät:

• sovitut toimintamallit, rooli ja vastuut
• tehokas yhteistyö eri roolien välillä
• toimintaa tukeva käytössä oleva tietojärjestelmä
• yhteistyöverkosto tilapäisten osaamisvajeiden täyttämiseksi ja ylikuormitustilanteiden hallintaan

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina kuuluu linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan on tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä eikä henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöt hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Voidaan sanoa, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

1. Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
2. Resurssien varaaminen tehtäville:Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resurssit ovat saatavilla sovitusti. Projektipäällikön vastuulla on myös vapauttaa tekijä projektista, kun sovittu varaus päättyy. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta nyt ja tulevaisuudessa.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

 

Projektin tehtäväsuunnittelu ja resurssipyynnöt pidetään erillään

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa.

Camako EPM-järjestelmä  ja Microsoft Project Online tukevat sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa. Projektipäällikkö kuvaa millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Linja-esimiehillä on hyvä näkyvyys tulevaisuuden resurssi- ja käyttöastetilanteeseen.

 

Linjaesimiehen näkymä resurssipyyntöihin ja -varauksiin