Laadukkaan projektisuunnitelman laadinnan edellytykset

Projektihallinnan ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Edellä mainitun seikan lisäksi onnistunut toteutus vaatii myös hyvän suunnitelman.

Miten projektisuunnitelma pitäisi toteuttaa ja mitä sen pitäisi sisältää? Suunnitelmaa laadittaessa olisi hyvä pohtia alla olevia näkökulmia.

  1. Suunnitelman pitää sisältää koko projektin toteutuslaajuus. Näin pyritään estämään tahaton projektin laajuuden kasvaminen projektin aikana (scope creep).
  2. Suunnitelman pitää olla selkeä ja ymmärrettävä kaikille osapuolille: Mitä toteutamme, miten toteutamme, milloin toteutamme ja kuka toteuttaa.
  3. Edistymän seurannan ja raportoinnin pitää perustua ennalta sovittuun hyväksi todettuun toimintatapaan. Projektisuunnitelman pitää tukea seurantaa ja ohjausta.
  4. Suunnitelman pitää olla selkeä olematta kuitenkaan liian yksityiskohtainen, jolloin sitä on vaikea noudattaa ja raportoinnista tulee monimutkaista. Jos suunnitelma on liian ylimalkainen, edistymän seuranta ja vertailu suunnitelmaan ei toteudu ohjausta palvelevalla tarkkuudella.
  5. Projektitiimi laatii suunnitelman yhdessä tiimiä varten noudattaen seuraavaa periaatetta:
    ”With the team, by the team and for the team”.
  6. Suunnitelma pitää ”jäädyttää” vertailusuunnitelmaksi eli baselineksi. Muussa tapauksessa projektissa ei ole vertailukohtaa, johon ennustetta ja miksei myös onnistumista verrataan.
  7. Suunnitelman pitää ottaa kantaa projektin toteuttamiseen liittyviin epävarmuuksiin sekä niiden mahdollisiin vaikutuksiin.
  8. Laadukkaan projektisuunnitelman osaksi mielletään usein myös onnistumisen kriteerit.

Oletetaan, että yritys on onnistunut projektin valmistelussaan ja pystynyt hankkimaan projektille osaavat resurssit ja että projektisuunnittelua varten on saatavilla riittävät ja oikeat lähtötiedot. Seuraava askel on löytää ne henkilöt, joilla on riittävät taidot laadukkaan projektisuunnitelman laatimiseen.

Projektisuunnitelman tekijöitä etsittäessä tai projektisuunnitelmaa laadittaessa törmätään mm. seuraaviin haasteisiin:

  1. Suunnitelman laatii joukko henkilöitä (tai henkilö), jotka osaavat käyttää projektinsuunnitteluun tarkoitettuja ohjelmistoja, mutta heillä ei ole taitoa sitoa muuta ammattihenkilöstöä projektinsuunnitteluun eikä ehkä taitoa kommunikoida suunnitelmaa projektitiimille, asiakkaalle tai johdolle.
  2. Suunnitelma on tarkoitus tuottaa ainoastaan asiakasta varten asiakkaan näkökulmasta edistymän seurantaan, eikä suunnitelma sisällä toteuttajille tärkeää informaatiota, miten jokin työ käytännössä toteutetaan ja kuka sen toteuttaa.
  3. Projektisuunnitelman on laatinut yksi henkilö eikä sen laatimisessa ole käytetty apuna projektitiimin osaamista. Kyseessä on siis yhden henkilön näkemys toteutuksesta.
  4. Työnosituksen haasteellisuus. Lopputulosten ohella suunnitelmassa on kyettävä esittämään työn toteutuksen tapa.
  5. Suunnitelman laatiminen on teetetty projektin ulkopuolisella henkilöllä, jolla ei itse asiassa ole myöhemminkään roolia projektin toteutuksessa.
  6. Suunnitelma on optimistinen näkemys projektin läpiviennistä eikä siinä ole huomioitu toteutusympäristön vaikutuksia projektiin, kuten yrityksen tilannetta tai vallitsevien markkinaolosuhteiden vaikutuksia. Projekti ei kuitenkaan ole immuuni näille vaikutuksille. Tarvitaan siis analyysi suunnitelman toteuttamiskelpoisuudesta.

Toimitusprojekteissa projektisuunnitelma muodostaa tyypillisesti osan sopimuksesta. Suunnitelmassa kuvataan mitä, miten, milloin ja kuka. Myöhästymisestä seuraa sakkoja tai pahimmassa tapauksessa sopimuksen purku ja korvausvelvollisuus. Laadukasta projektisuunnitelmaa voisi verrata vakuutukseen, jolla estetään vahinkojen synty.

Resurssihallinnan pienin yhteinen nimittäjä: Henkilökohtainen ajanhallinta

Onko kalenterisi täyteen varattu? Onko ajankäyttösi omassa hallinnassasi? Kykenetkö keskittymään tärkeisiin asioihin, vai ajaudutko hääräämään kiireisten töiden parissa? Joudutko vääntämään pakollisten töiden kanssa? Riittääkö aikaa myös opiskeluun ja kehittämiseen? Kuka priorisoi tehtäväsi?

Työn mielekkyys ja priorisointi 

Työmotivaatio kasvaa pitkälti työn mielekkyydestä ja siitä, että työ koetaan hyödylliseksi. Tähän tärkeä lähtökohta on tunnistaa työn tavoitteet ja tavoiteltavat lopputulokset sekä ymmärtää niiden tärkeys. Nämä toimivat pohjana töiden priorisoinnille eli tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämiselle.

Priorisointi tapahtuu aina. Kyse on siitä, kuka sen tekee ja mistä lähtökohdista?

Priorisoinnissa tulisi näkyä eri projektien ja muiden töiden keskinäinen tärkeys organisaation tavoitteiden mukaisesti. Siksi töiden priorisointi pitäisi tapahtua projektien ja tiimien välillä. Jos työntekijälle ei ole selvää eri töiden tärkeysjärjestys, jää priorisointi henkilön harteille. Joka aamu, päivittäistä työlistaa suunnitellessaan, työntekijä asettaa työt järjestykseen. Vastaako järjestys silloin organisaation tavoitteita, vai henkilön omia mieltymyksiä?

Tulipalot 

Aina emme pääse valitsemaan töitä, vaan joskus työt valitsevat paikan ja ajan. Kiireisiä töitä ilmestyy ajoittain. Tulipalon syttyessä lopetetaan muu tekeminen ja keskitytään sammuttamaan palo. Oikeat palomiehet ovat oma ammattikuntansa, joiden tehtävänä on varmistaa valmius ja saatavilla olo tulipalon hetkeä varten. Palomiehille on varattu sopiva resurssointi ja työnsuunnittelu varmistaa saatavuuden kiireellisiin toimeksiantoihin. Meidän muiden tehtäviin kuuluu muutakin kuin tulipalojen sammuttamista. Kuinka joustava aikataulumme on, jos hoidettavaksi tulee yllättäviä kiireellisiä töitä? Kykymme hoitaa satunnaiset tulipalot riippuvat asioista, kuten:

1. Kuinka joustavaksi kykenemme laatimaan ajankäyttömme?

2. Onko organisaatiossa useampia osaajia, jotka voivat tarvittaessa tukea toisiaan?

3. Saammeko apua tarvittaessa ulkopuolisilta asiantuntijoilta?

Kiireellisten töiden hoitaminen ohi työnsuunnittelun prosessin ei pitäisi olla normaali tila. Töiden ja resurssien hallinnan prosessi tulee uudelleen suunnitella, jos henkilöiden kaikki aika kuluu jatkuvasti kiireellisten asioiden hoitamiseen.

Kalenterivaraukset 

Kalentereihimme on varattu yhteisiä kokouksia muiden ihmisten kanssa, koulutuksia, henkilökohtaisia tapahtumia, asioita, jotka pitää muistaa hoitaa. Kalenteri on oivallinen työkalu oman ajankäytön ohjelmointiin. Yhteisten kalenterivarausten avulla on mahdollista saada edistettyä sellaisia töitä, joihin tarvitaan useampia osallistujia.

Osa kalenterivarauksista on ns. pehmeitä, joita voi kohtuullisen helposti uudelleen organisoida ja siirrellä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset muistettavat asiat tai varaukset vain itsellemme tai pienelle joukolle oman organisaation henkilöitä.

Osaa kalenterivarauksista voisi kuvata koviksi, joita ei helposti voi siirtää tai muuttaa. Näitä ovat vaikkapa konferenssit, koulutukset, tuotejulkistukset ja vaikkapa tilikauden päättämiseen liittyvät tapahtumat, jotka on tarkasti sidottu kalenteriin ja tiedotettu laajalle joukolle.

Kalenterivarausten ajoituksessa huomioidaan niiden tärkeys ja kiireellisyys. Kun varaus on tehty, sitä ei toivota siirrettävän, koska siirtäminen sekoittaa useamman henkilön aikataulusuunnitelmat.

Kalenterin suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin nämä asiat:

1. Kokoukset ja yhteiset tekemiset pitää varata kalenteriin etukäteen, tai muuten ne eivät tapahdu.

2. Suurelle henkilömäärälle tehtävät varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Esimerkiksi olet auttamattomasti myöhässä, jos koitat varata firmalle pikkujoulut kuluvalle viikolle.

3. Huomioi kalenteritapahtumiin valmistautuminen ja siirtyminen kokouksista toisiin.

4. Jokaisella kokouksella tulee olla: Tarkoitus, Agenda, Aika ja paikka, Etukäteistiedot ja osallistujien valmistautuminen, Lopputulokset.

5. Älä anna muiden hallita liiaksi kalenteriasi. Varaa tarvittaessa kalenteriisi aikaa myös muulle tekemiselle kuin kokouksille. Pyri säästämään kalenteriin kokonaisia palaverivapaita päiviä, itsenäisesti tehtävien töiden hoitamiseen.

Tehtävälistat ja Kanban kaaviot

Usein tärkein työ tehdään kalenterivarausten ulkopuolella. Puhutaanko ns. linjatyöstä, projektityöstä tai sisältötekemisestä. Kun meille on asetettu tavoitteita tai määritelty aikaansaatavia tuloksia, niiden aikaansaaminen vaatii itsenäistä tekemistä. Tekemistä ehkä arvioidaan, katselmoidaan ja ohjataan kalenteriin merkityissä kokouksissa, mutta varsinainen tekeminen ajoittuu pidemmälle ajalle. Näitä tavoitteita ja aikaansaatavia tuloksia hallitsemme erillisillä tehtävälistoilla ja Kanban kaavioilla. Nämä saattavat olla henkilön omia tehtävälistoja tai ne voivat olla tiimin tai projektin jaettuja Kanban tai Gantt-kaavioita tai muita työsuunnitelmia.

Tehtävälistan tehtävät tulevat tehdyiksi, jos niillä on:

1. Selkeä tehtävän määrittely

2. Valmistumiskriteerit

3. Yksiselitteinen vastuu

4. Deadline tai katselmointiajankohta

Tiimin tai projektin vetäjänä, varmista lisäksi, että tehtävään vastuutetulla henkilöllä on tekemiseen riittävästi aikaa, oikea osaaminen ja työvälineet, sekä tarvittava motivaatio.

Microsoft lataa Tehtävät, Gantt-kaaviot ja Kanbanit samaan välineeseen

Marraskuussa 2023 Microsoft julkisti yhdistävänsä henkilön omien tehtävien hallinnan Tasks-sovelluksen, Tiimin töiden hallintaan suunnitellun Kanban välineen, eli Plannerin ja uuden helposti käyttöön otettavan projektinhallinnan, Project for The Web välineen. Vuoden 2024 aikana tulemme näkemään Microsoft Teams:sa ja omana selainsovelluksenaan uuden Planner -sovelluksen, jossa on yhdistettynä henkilön omat työt, tiimien työsuunnitelmat ja projektien aikataulut ja resurssisuunnitelmat.

Projektin resurssihallinnasta ja tuntikirjauksista

Projektia on mahdotonta toteuttaa ilman resursseja. Resurssit voivat olla omia tai vuokrattuja. Joka tapauksessa niitä tarvitaan suunnitellun lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Resurssien käyttöä pitää suunnitella, muuten projektin toteutus ja lopputulos eivät onnistu halutulla tavalla.

Resurssisuunnittelua on erilaista. Suunnittelutapaan vaikuttaa se, millainen projekti on kyseessä. Kuinka kauan se kestää? Kuinka iso se on? Mikä on projektin lopputulos? Joka tapauksessa resurssit pitää varata jollakin tavalla projektille ennen sen käynnistystä. Varaamista varten tarvitaan suunnittelua millaisia resursseja ja kuinka paljon ja milloin niitä tarvitaan.

Resurssinhallinta on erilaista isossa investointiprojektissa verrattuna tuotekehitysprojekteihin. Isoissa investointihankkeissa suurin osa resursseista varataan tyypillisesti kokonaan pidemmäksi aikaa projektin käyttöön, kun taas tuotekehityshankkeissa voi henkilö osallistua useampaan projektiin yhtä aikaa lyhyitä ajanjaksoja. Näin ollen suunnittelutavat voivat poiketa toisistaan. Investointiprojekteissa työmääriä suunnitellaan ja jäljellä olevaa työmäärää arvioidaan tehtävien ja niiden työmäärien avulla, kun taas tuotekehityshankkeessa voi työmäärien arviointi olla hankalaa ja varaukset tehdään projektitasolla aikajaksolle.

Projektipomo on kirjoittanut muutamaan kertaan projektin resurssinhallinnasta. Resurssinhallintaa ja sen vaikutuksia sekä toimintatapaa käsitelevät mm. seuraavat projektipomon kirjoitukset:

Resurssi-vai-kapasiteetinhallintaa?

Suunnitelmallista resurssienhallintaa

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Jotta organisaatio voi oppia tekemisestään, mikä tahansa suunnittelutyö tarvitsee takaisinkytkennän toteutumiin, eli mittauksen miten suunnitelma piti paikkansa toteutukseen nähden. Tuntikirjaus toimii resurssinsuunnittelun apuna hyvinkin tässä roolissa. Tuntikirjaustietojen yhdistämisellä resurssinhallinnan varauksiin tai tehtävien suunniteltuihin työmääriin saadaan aikaa riittävä kytkentä suunnitelman ja toteutuman välille.

Resurssivarausten ja tuntitoteutumien vertailua

Vaikka projektit ovat jo määrityksensä mukaisesti ainutkertaisia, voidaan niiden rakenteesta ja osituksesta löytää kuitenkin yhtäläisyyksiä. Näitä vastaavuuksia ja niiden suhteita käyttämällä voidaan arvioida uuden projektin kokonaistyömäärää, kun jokin osatekijä pystytään arvioimaan kohtuullisen luotettavasti.

Seuraavassa on selvennykseksi esimerkki it-projektista. Keräämällä toteutuneita työtunteja koko projektin ajalta ja luokitellen niitä esimerkiksi seuraavasti: toimintojen suunnittelu, toteutus, testaus sekä hallinnolliset tunnit, voidaan seuraavan vastaavan projektin kokonaistyömäärää arvioida kohtuullisen hyvin, jos esimerkiksi toteutukseen liittyvä työmäärä pystytään arvioimaan. Arvio tehdään perustuen historiantiedoilla laskettuun eri työtyyppien suhteeseen, jossa esimerkiksi toteutus edustaa tyypillisesti 40 % työmäärästä, suunnittelu 20 %, testaus 30 % ja hallinnolliset työt 10 %. Suhteet täsmentyvät, kun käytettävissä on useamman saman tyyppisen projektin tiedot.

Tuntikirjaus-aika ei ole vain rahaa

Tuntikirjaus-menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausvaline?

Toteutuneiden tuntien kirjauksen edut saavutetaan parhaiten, kun se on osa projektin- ja resurssinhallinnan tietojärjestelmää, jossa suunnitelmat yhdistetään toteutuneisiin tietoihin.

Kiinnostuitko aiheesta? Ota yhteyttä meihin tästä.

Microsoft ToDo, Planner vai Project for the Web? Ei väliä, kohta ne saa samassa paketissa.

The new Microsoft Planner: A unified experience bringing together to-dos, tasks, plans and projects – Microsoft Community Hub

Helmikuussa 2023 Projektipomo julkaisi blogikirjoituksen, jossa käsiteltiin Project for the Web sovelluksen tilannetta projektihallinnan näkökulmasta.

Tämä kirjoitus keskittyy Microsoftin julkaisemaan blogikirjoituksen ja siihen liittyvään materiaaliin, jossa Microsoft kertoo, että vuoden 2024 aikana nykyinen ToDo, Planner ja Project for the Web -sovellukset yhdistyvät toiminnoiltaan ja siirtyvät saman tuotenimen alle. Uusi tuote on nimeltään Microsoft Planner. Mutta ennen porautumista uuteen tuotteeseen syvemmälle, hieman taustaa.

Lähtökohdat
Microsoft Planner on Microsoftin pilvestä saatavilla oleva yksikertainen tiimin töiden suunnitteluväline. Sillä on ollut monia hyvä puolia, mm. töiden jakaminen tiimin henkilöille, jotka näkevät omat työnsä yli eri suunnitelmien, työt ovat olleet hallittavissa myös ToDo-sovelluksessa, jossa on voinut hallita Outlookissa luotuja tehtäviä. Heikkoutena mainittakoon, että Planner ei kuitenkaan tukenut esimerkiksi Microsoftin Dataverse tiedonhallinnan alustaa lainkaan, joten sen toiminnallinen laajentaminen oli hankalaa, jos ei jopa mahdotonta.

Project for the Web on Microsoftin uuden sukupolven projektinhallintaohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja se hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria. Se on siis arkkitehtuuriltaan joustava, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla. Isoimpana puutteena asiakkaat ovat nähneet sen, että Project for the web ei ole kyennyt esittämään tiimin jäsenille yli eri projektien heidän tehtäviään tai ToDo-sovelluksen kautta.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
Nyt nämä kaksi edellä mainittua sovellusta sekä ToDo-sovellus liitetään yhteen ja luodaan uusi Microsoft Planner, joka lisäksi kuorrutetaan Copilotin tekoäly-ominaisuuksilla.

Uusi Planner julkaistaan ensin Teams-versiona vuoden 2024 alkupuolella, jossa aivan kaikkia toimintoja ei vielä ole saatavilla yhdistettynä yhteen pakettiin. Laajennettu ja myös pelkästään selaimessa toimiva versio on tulossa alustavien tietojen mukaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
Microsoftin ilmoituksen mukaan uudesta Plannerista tulee saataville kaksi erilaista versiota. Nämä ovat Basic ja Premium. Näistä muutama sana seuraavaksi.

Basic vai Premium – siinä vasta pulma?

Planner Basic
Käytettävissä olevan Microsoftin materiaalin perusteella Basic versio tullee vastaamaan ominaisuuksiltaan hyvinkin nykyistä Planneria, johon on lisäksi yhdistetty ToDon tehtävälistan toiminnallisuus My Tasks -näkymään. Se on kuitenkin edelleen se yksinkertainen projektinsuunnittelua ja tiimin työnsuunnittelua tukeva väline, jolla voi sujuvasti jakaa tehtäviä tiimin jäsenille ja kerätä tehtävien edistymätietoja heiltä hajautetusti.

Omat tehtävät eri projekteista – näkymä

Planner Premium
Planner Premium on selvästi isoveli, jonka tehtävä on vastata isojen projektien aikataulusuunnittelusta, Gantt-kaavioista, tavoitteista, tehtävien välisestä logiikasta ja liittymisestä tavoitteisiin, tehtävien resurssiallokaatioista sekä projektikuormituksista.

Ihan uutta Planner Premiumissa on se, että Microsoftin tekoäly Copilot on valjastettu tukemaan projektisuunnitelman laadintaa. Sen lisäksi, että tehtäväluettelon voi perustaa käyttämällä projektimallia, voi Copilotilla luoda tai täydentää tehtäväluetteloita erilaisia tarpeita varten käyttäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Tehtävien luontia Copilotin avulla

Jotta siirtyminen Basic versiota Premiumiin olisi mahdollisimman helppo, voi Basicin sisältä käynnistää Premiumin toiminnot. Premium toiminnallisuus kattaa Project for the Webin Gantt-näkymän sekä kriittisen polun laskennan mukaan lukien eri typpiset riippuvuudet ja viiveet tehtävien välillä.

ToDo:n toiminnallisuuden Planneriin siirtymisen myötä uudessa Planner Premiumissa on siis vihdoin saatavilla useiden asiakkaiden pyytämä toiminto, johon on kerätty kunkin henkilön tehtävät eri projekteista. My Tasks-näkymään on kerätty itseasiassa tehtäviä myös muista kuin uudesta Plannerista.

Millä tavalla uusi Planner tukee salkunhallintaa, on vielä arvoitus, sillä saatavilla oleva materiaali ei tätä kuvaa millään tavalla ja vanha Project for the Web vaati tuekseen Power App-sovelluksen salkunhallintaa varten.

Uusi Microsoft Planner kasvaa ja kehittyy tulevaisuudessa ihan varmasti. Se sisältää jo nyt ominaisuudet, joiden avulla saat projektit sen tavoitteet, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alustana mahdollistaa lisätoimintojen rakentamisen niin, että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Mielenkiinnolla Projektipomo jää odottamaan vuoden 2024 julkistuksia ja tutustumista uuteen tuotteeseen. Tästä aiheesta varmasti lisää Projektipomon ensi vuoden blogeissa, kun ensimmäiset versiot ovat saatavilla.

Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää

Otetaan tekoäly projektien avuksi

Tekoälypohjaisten välineiden kyvykkyys on kasvanut niin paljon, että on aika pohtia, miten voisimme hyödyntää näitä uusia mahdollisuuksia tehokkaasti. Tekoäly tulee tuskin poistamaan projektijohtamisen tarvetta, mutta se antaa käyttöön aivan uusia välineitä. Hyödyntämällä näitä uusia välineitä, projektipäällikkö pääsee eroon suuresta määrästä rutiinityötä ja voi keskittyä todella tärkeisiin asioihin, kuten henkilöjohtamiseen, liiketoimintahyötyjen saavuttamiseen ja sidosryhmäjohtamiseen.

1. Miten tekoälyä voidaan hyödyntää projektien hallinnan apuna? 

Jos olet projektipäällikkö, miten voisit hyödyntää tekoälyä työssäsi? Millaista tukea PMO voisi saada projektisalkkujen hallintaan tekoälyn avulla? Miten resurssiesimiehet voisivat tekoälyn avulla optimoida resurssien käyttöä? 

Voisiko tekoälyltä saada apua esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: 

  • Millaisia riskejä liittyy kuvaamaani projektiin? 
  • Kuinka paljon voisin nopeuttaa projektin valmistumista hankkimalla kolme uutta ohjelmistokehittäjää? 
  • Voin palkata kaksi uutta henkilöä. Minkä alan osaajia palkkaisin, jotta saamme parhaan hyödyn koko projektisalkun kannalta? 
  • Mihin näistä kolmesta tuotekehitysideasta kannattaa investoida tässä markkinatilanteessa? 
  • Millaisen viestin lähettäisin projektiryhmälle ja ohjausryhmälle projektisuunnitelman muutoksista? 

1.1 Tekoäly auttaa ideoinnissa, projektien määrittelyssä ja suunnittelussa 

Tekoäly voi tarjota ideoita ja ajatuksia, kun ollaan määrittelemässä projektin laajuutta ja sisältöä. Projektien tehtävien listaamisessa, työmäärien ja kestojen arvioinnissa sekä projektin aikatauluttamisessa tekoäly voi hyödyntää organisaation omaa kokemusdataa ja internetissä saatavilla olevaa tietoa. 

Riskien aivoriihessä, tekoäly voi auttaa hakemaan listan tyypillisistä riskeistä, kun sille annetaan kuvaus käsillä olevasta projektista. Riskien haku voidaan tehdä vapaasti internetissä olevasta tiedosta, mutta lisää tarkkuutta saadaan, kun oman organisaation projektiriskien tietopankki syötetään tekoälyn käyttöön. 

1.2 Tekoäly ennustaa projektien onnistumista historiatiedon perusteella 

Kerättyä historiatietoa voidaan hyödyntää projektien onnistumisen ja lopputulosten ennustamisessa. Organisaation omien projektiohjausjärjestelmien tiedot voidaan antaa lähdetiedoksi tekoälypohjaiselle järjestelmälle, joka tietojen avulla oppii, millaiset projektit onnistuvat ja millaiset projektit epäonnistuvat. Esimerkiksi projektin alkuvaiheen myöhästymiset ehkä enteilevät projektin valmistumisen viivästymistä tai riskianalyysin suppeus saattaa ennakoida merkittäviä kustannusylityksiä. Tekoälyn yksi vahvuus on siinä, että se kykenee hakemaan suuresta tietomäärästä sääntöjä tai syy-seuraussuhteita, joita muuten on vaikea nähdä käytettävissä olevan työajan puitteissa. 

1.3 Tekoäly hälyttää tulevista ongelmista 

Tekoäly voi tarkkailla projektin seurantatietoja ja tilannedataa. Huomatessaan poikkeamia tai vaaran merkkejä, se voi automaattisesti antaa hälytyksen projektipäällikölle tai strategiselle projektitoimistolle, PMO:lle, joka ohjaa projektisalkun tavoitetasapainon määrittelyssä ja seuraa projektien etenemistä. 

1.4 Tiedon analysoinnin ja raportoinnin automatisointi hyödyntää tekoälyä 

Microsoft Power BI ja jopa Excel osaa muodostaa tietomalliin ladatusta datasta graafeja ja analyyseja vastauksena käyttäjän luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin. Käyttäjä voi esimerkiksi pyytää Power BI:tä muodostamaan graafin, jossa esitetään suurimpien projektien kustannukset ryhmiteltynä paikkakunnittain ja aikajaksoittain. Kun käyttäjä tuntee tietomallin käsitteet, datan analysointi normaalin kielen kysymyksin onnistuu varsin hyvin. 

Tekoälypohjaiset järjestelmät voivat itsenäisesti käydä projektin tilannedatan läpi ja nostaa esiin haluttuja hälytyksiä tilanneraportille. Projektiraportoinnissa usein toivotaan poikkeamien nostamista esiin. Perinteisten aikataulujen ja budjettivertailujen avulla voi ihmissilmä löytää viivästymät ja budjettiylitykset, mutta poikkeamien etsintä vaatii tiedon ja raporttien läpikäynnin ja analysoinnin. Tekoäly voi väsymättä ja jatkuvasti seurata seurantatietoa ja nostaa hälytykset automaattisesti. 

Projektin tilanneraportin laatiminen onnistuu hyödyntämällä laajoja kielimalleja yhdistettynä organisaation projektiohjausjärjestelmän tietoon. Kielimallien avulla tekoäly voi muuntaa projektin numeraalisista tiedoista sanallisen analyysin projektin tilanteesta. Toisin sanoen, kun tekoälyllä on pääsy projektin aikataulutietoon, työmääriin, toteutuneisiin ja budjetoituihin kustannuksiin, se voi koostaa tilanteen analyysin kuten ihminen selittäisi tilannetta ohjausryhmälle. 

2. Mitä koneoppimiseen perustuvien välineiden käyttöönotto vaatii organisaatiolta 

Microsoft tuo Copilot ja Azure AI välineistöt saataville marraskuun 2023 alusta. Tekoäly ei enää ole tieteisfiktiota tai tulevaisuuden visioita. Se mahdollistaa uusia tapoja työskennellä tietokoneiden kanssa. Erilaiset tekoälyn sovellukset arkipäiväistyvät, kun ne tulevat tarjolle tietojärjestelmien käyttäjille helposti omaksuttavalla tavalla.  

Kaikkia tehtäviä ja töitä kannattaa arvioida ja pohtia, miten tekoäly voisi auttaa meitä näissä tehtävissä. Kokemuksen kautta opimme, millaisissa asioissa tekoäly kykenee auttamaan ja tehostamaan työtämme projekteissa. 

Suurimpia tekoälyn hyödyntäjiä tulevat olemaan suurten tietomassojen haltijat. Jos on olemassa paljon dataa, voi tekoäly auttaa sen hyödyntämisessä entistä monipuolisemmin ja tehokkaammin. Organisaatioissa saattaa olla paljon kerättyä dataa ja erilaista dokumentaatiota, jota tekoälypohjaiset järjestelmät voisivat hyödyntää. Sopivan tiedon löytäminen, jalostaminen ja siistiminen sekä vieminen tekoälyn saataville mahdollistaa tekoälysovellusten hyödyntämisen organisaation oman tiedon pohjalta.  

3. Haluatko oppia lisää tekoälystä? 

Jos haluat tarkemmin selvittää itsellesi mitä tekoäly on ja miten se toimii, suosittelen suorittamaan, vaikka kurssin aiheesta. Erinomaisia maksuttomia peruskursseja kenelle tahansa ovat esimerkiksi: 

Practical AI: https://cs.edukamu.fi/practical-ai-fi 

Elements of AI: https://www.elementsofai.com/fi/. 

Matka on vasta alussa

Vaikka olemme tekoälyn hyödyntämisessä vasta alkutaipaleella, ei ole enää syytä viivyttää sen hyödyntämisen aloittamista. Millaisia ajatuksia sinulla on tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksista? Laita ajatuksia ja kommentteja Prohan LinkedIn sivun keskusteluun.

Project for the web sovelluksen kehityksen tilannekatsaus

Noin vuosi sitten keväällä 2022 kirjoitin blogikirjoituksen, jossa listasin mielenkiintoisimpia toimintoja, joita Microsoft on lupaillut Project for the Web sovellukseen. Osa toiminnoista on vuoden kuluessa ilmestynyt käyttöön, mutta muutamia tarkeitä toimintoja joudutaan vieläkin odottamaan. 

Project for the Web (PftW) on Microsoftin uuden sukupolven Project ohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria. 

Verrattuna Microsoft Project työpöytäohjelmistoon ja Project Online välineeseen, se ei sisällä vielä läheskään kaikkia perinteisen projektinhallintaohjelman vakiotoimintoja. Se on kuitenkin arkkitehtuuriltaan joustavampi, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla. 

Erittäin helppokäyttöisenä sovelluksena se on otettavissa käyttöön nopeasti, ilman raskasta koulutusta. Muokattavuutensa ansiosta se taipuu hyvin monen kaltaisiin projektien, ohjelmien, hankkeiden ja resurssien hallinnan tarpeisiin. 

1. Tiimin jäsenen omat työt näkymä – ei vielä(kään) 

Tämä saattaa olla monelle organisaatiolle se tärkein vielä puuttuva ominaisuus Project for the Web sovelluksesta. Toistaiseksi kaikki PftW näkymät ovat puhtaasti projektikohtaisia. PftW ei vielä tarjoa näkymää, jossa projekteissa mukana oleva henkilö näkisi omat tehtävänsä, kaikista projekteista. Näkymä voidaan kyllä toteuttaa katselunäkymänä Power Apps sovelluksessa tai Power Bi raporttina. Kova tarve kuitenkin on saada näkymä, jossa tiimin jäsen voi katsella tehtäviä eri projekteista ja myös päivittää tehtävien tilaa.  

Microsoftin kehityslistalla on jo pitkään ollut ”Assigned to me” ominaisuus, jossa eri sovelluksissa luodut tehtävät näkyvät ToDo, Tasks in Teams ja Plannerin Assigned to me näkymissä. Toistaiseksi vielä Projekteissa henkilölle luodut tehtävät eivät noissa sovelluksissa näy, mutta Microsoftin kehityslistan mukaan ominaisuus on tulossa elokuussa 2023. 

Kuluneen vuoden aikana on kuitenkin käyttöliittymään lisätty kolme uutta näkymää: 

Tehtävät (Assignments) Tämä aivan juuri ilmestynyt uusi näkymä esittää projektin henkilöiden kuormitusten työmäärät aikajaksotettuna taulukkona, jossa työmääriä voi jopa muokata. 

 

Kuva 1: Tehtävät (Assignments) näkymä 

Kaaviot (Charts) näkymässä esitetään tehtävien tilannetietoa ja työmäärätietoa henkilöittäin. Tässä raporttinäkymässä ei tietoja muokata, vaan ainoastaan nähdään työmäärän ja edistymän tilanne henkilöittäin. 

Henkilöt (People) näkymä on kuin Taulu näkymä ryhmiteltynä henkilöittäin. Ajatuksena on, että tätä näkymää voidaan hyödyntää henkilöiden työkuorman arviointiin ja töiden tasaamiseen henkilöiden välillä. 

2. Projektisuunnitelmien mallit – osittain toteutunut 

Uusi projekti voidaan luoda tuomalla Microsoft Project työpöytäsovelluksella laadittu projektisuunnitelma .MPP tiedostosta Project for the Web välineeseen. PftW ohjelmasta ei projektia kuitenkaan voi avata takaisin Microsoft Project työpöytäsovelluksen.  

Microsoft on myös laatinut muutamia valmiita projektisuunnitelmien malleja, joiden pohjalta uusi projekti voidaan luoda. Vielä ei kuitenkaan ole käytettävissä käyttäjän itse hallinnoimaa projektien mallikirjastoa. Lupauksissa kuitenkin on, että tulevaisuudessa mallikirjastoon voisi lisätä käyttäjien itse luomia projektisuunnitelmien pohjia. 

Mallikirjaston puutetta voi kiertää luomalla uusi projekti kopioimalla olemassa oleva projekti uudeksi projektiksi. 

Kuva 2: Uusi projekti voidaan luoda käyttäen Microsoftin laatimaa valmista mallia 

3. Baseline aikatauluversiot – ei vielä toteutunut 

Muutosten hallintaan voidaan käyttää esimerkiksi muutospyyntöjä Power Apps sovelluksessa. Muutospyyntöön voidaan kuvata muutos ja sen tilaa voidaan seurata. Project työpöytäsovelluksesta tuttu aikataulun versiointi Perusaikatauluiksi (Baseline) olisi tarpeellinen, jotta aikataulun muutoksia ja päivityksiä voitaisiin seurata ja aikataulun eri versioita vertailla. Baseline toiminnon toteutuksen aikataulusta ei kuitenkaan vielä ole tarkempaa tietoa. 

4. Kalenterit 

Project for the Web sovelluksessa voi määritellä viikoittaiset työpäivät. Vielä ei kuitenkaan voi määritellä päivittäistä työaikaa tai resurssikohtaisia kalentereita. 

Kalenterit voidaan kuitenkin määritellä tarkemmin projektille ja resursseille Project for the Web Power apps puolella. Uusia kalentereita voidaan luoda, luoduista kalentereista valitaan PftW sovelluksessa projektin kalenteriksi haluttua työaikaa noudattava kalenteri. Jokaisen resurssin työaikamalli voidaan valita ja resursseille voidaan määritellä heidän omat työaikansa ja lomat.  

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 3: Työpäivien valinta

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 4: Projektin työaikamallin valinta 

5. Resurssoinnin parannukset 

Resurssien hallintaan on juuri hiljan ilmestynyt uusi hieno näkymä. Tehtävät (Assignments) näkymä (Kuva 1) esittää resurssien tehtäväkuormitukset aikajaksotettuna taulukkona, kuten Tehtävien käyttö (Task Usage) ja Resurssien käyttö (Resource Usage) näkymät MS Project ohjelmassa. Tässä näkymässä on mahdollista jopa muokata aikajaksotettuja resurssivaraustietoja. Näkymän voi skaalata päivä- tai viikkojaksoille. Tämä on huima edistysaskel resurssisuunnitteluun Project for the Web ohjelmassa! 

Toivottavasti tästä nähdään tulevaisuudessa myös versio, joka esittää henkilön kaikki omat tehtävät eri projekteista, ja jossa henkilö voisi päivittää tehtäville päivittäiset toteutuneet työtunnit, kuten normaalissa tuntikorttisovelluksessa. 

6. Aikataulun skaalaus 

Hiljakkoin aikataulun zoomiin on lisätty useita tarkkuustasoja lisää. Aiemmin pulaa oli varsinkin karkeista skaalaustasoista, kun tarkasteltiin useita vuosia kestäviä projekteja. Karkein zoomaus näyttää nyt aikataulun puolen vuoden jaksoissa.  

7. Kaikki riippuvuustyypit 

Nyt tehtäviä voi linkittää Alusta alkuun, Alusta loppuun, Lopusta loppuun, kun aiemmin oli käytettävissä ainoastaan lopusta alkuun tyylinen riippuvuus. Valitettavasti edelleenkään ei riippuvuudelle voida kuitenkaan määritellä viivettä, eli riippuvuuden kestoa. 

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 5: Riippuvuuden tyypin valinta 

8. Ehdollinen väritys (Conditional formatting) 

Ruudukko (Grid) näkymässä on mahdollista määritellä solujen taustavärit solujen arvojen mukaan. 

Kuva 6: Ehdollisen värityksen määrittely 

Kuva 7: Esimerkki korostetuista soluista 

9. Muuta pientä 

Taustalla on toteutettu useampiakin suorituskykyyn ja laajennettavuuteen liittyviä parannuksia.  

Tehtävien maksimimäärää projektissa on kasvatettu 1000 tehtävään.  

Resurssin roolissa PftW sovellusta käyttävät henkilöt eivät välttämättä tarvitse Project lisenssiä lainkaan, vaan voivat esimerkiksi päivittää toteutumaa omien töidensä osalta pelkällä perus M356 lisenssillä. 

Henkilölle lähetetään sähköpostimuistutus, kun hänelle lisätään tehtäviä projektiin. 

10. Toimintoja kehityslistalla 

Jo ensikuussa on luvassa integraatio Microsoft Viva välineen OKR tavoitteisiin. Projektin tavoitteet voidaan liittää Vivan tavoitteisiin. Kun etapit ja tehtävät valmistuvat projektissa, Vivan OKR tavoitteet peilaavat projektin edistymää. 

Jo mainittu, kovasti odotettu Assigned to Me näkymä, eli henkilön omien tehtävien ilmestyminen ToDo, Planner ja Tasks in Teams sovelluksiin on aikataulutettu elokuulle 2023. 

Sähköpostimuistutus henkilön myöhässä olevasta tehtävästä. 

11. Joko Project for the Web kannattaa ottaa käyttöön? 

Jos organisaatiossasi jo käytetään Project Online tai Project Server ohjelmistoja, todennäköisesti PftW toiminnot eivät riitä täyttämään odotuksia, jota käyttäjillä on Project Onlinen käytön opittuaan. Totuus on että, PftW ei välttämättä tule koskaan sisältämään kaikkia niitä toimintoja, jotka nyt ovat Project ohjelman työpöytäversiossa ja Project Onlinessa.  

Jos tarvitset nopeasti ja helposti käyttöönotettavan projektin suunnittelun ja seurannan ohjelmiston, Project for the Web voi hyvinkin olla välineesi. 

PftW kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Se sisältää jo nyt perusominaisuudet, joiden avulla saat projektit, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alusta tarjoaa paljon suuremmat räätälöinti- ja laajentamismahdollisuudet kuin Project Online koskaan on kyennyt. Power Apps ja Dataverse tiedonhallinta-alusta mahdollistavat lisätoimintojen rakentamisen niin että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.  

Kiinnostaako Project for the Web?   

Ole meihin yhteydessä, niin kerromme lisää sales@proha.com 

 

 

 

Asiantuntijatyön suunnittelusta

Asiantuntijatyö tarvitsee jatkuvaa suunnittelua siinä missä mikä muu työ tahansa. Seuraavassa käsitellään asiantuntijatyötä projektijohtamisen näkökulmasta.

Osituksella tarkennetaan sisältöä
Työnsuunnittelun pohjana on projektin osittaminen hallittaviin kokonaisuuksiin. Osituksen tehtävä on antaa riittävän hyvä kuva projektin sisällöstä ja rajauksesta. Hyvin tehty ositus tukee aikataulu- ja tehtäväsuunnittelua sekä budjetointia ja pienentää myös projektiin liittyviä riskejä. Osituksen päätteeksi voidaan jokaiselle osakokonaisuudelle nimetä vastuuhenkilö.

Vastuut selviksi
Projektin osituksen ja vastuuhenkilön nimeämisen avulla toteutetaan henkilövastuumatriisi, joka toimii valvonnan apuvälineenä. Vastuumatriisissa siis jokaisella osakokonaisuudella on nimetty vastuuhenkilö ja vastuut on kuvattu matriisin muotoon. Vastuuhenkilön tehtävä on seurata työn edistymistä ja pyrkiä edistämään työn valmistumista sovitussa aikataulussa. Ei ole väliä hankitaanko työ alihankkijalta tai toteutetaanko itse, vastuuhenkilön tehtävät ja velvollisuudet ovat samanlaiset.

Tehtävät ja suoritusjärjestys
Tehtävien suunnittelu koostuu useasta erilaisesta tekijästä, joilla on lisäksi keskinäinen vaikutussuhde. Näitä ovat mm.:
– Tehtävän sisältö ja työmäärä
– Tehtävän liittyminen tai vaikutus muihin tehtäviin – työnkulku
– Tekijät: osaaminen, kokemus, motivaatio – soveltuminen
– Tehtävän kriittisyys – prioriteetti
Tehtävien työnkulun lopussa on syntynyt konkreettisia komponentteja tai mitattavia tuotoksia.

Tehtävien suunnittelua voidaan tehdä monella erilaisella tavalla ja sen tuloksia voidaan esittää erilaisilla graafisilla tavoilla. Tällä hetkellä käytössä olevia kuvaajia ovat ainakin Kanban-taulut, Gantt-kaaviot, paikka-aika-kaaviot sekä tahtiaikataulut (Lean). Jokaisen edellä mainitun suunnittelutavan tehtävä on vähentää projektin läpiviemiseen liittyvää hukka-aikaa, varmistaa, että toteutukseen tarvittavat resurssit ovat saatavilla ja jäsentää tehtävien suoritusjärjestystä lopputuloksen aikaansaamiseksi suunnitellussa aikataulussa sekä vähentää turhia työvaiheita ja odottamista.

 

Kanban ja Gantt


Tahtiaikataulu

Yhtäaikaiset tehtävät
Tyypillisesti asiantuntijat työskentelevät useamman projektin tiimissä yhtä aikaa. Asiantuntijalla on tarve kehittää osaamistaan ja toteuttaa uusia asioita, jolloin oman kehittymisen kannalta mielenkiintoiset tehtävät ovat tekijän prioriteettilista kärjessä. Tekijän prioriteetti voi kuitenkin olla eri, kuin mikä on projektien näkökulmasta eri tehtävien prioriteetti. Työnsuunnittelun tehtävä on kertoa missä järjestyksessä erilaiset tehtävät toteutetaan sekä pyrkiä minimoimaan yhtä aikaa kesken olevien tehtävien määrä. Tehtävästä toiseen siirtyminen kuluttaa työtunteja, mutta ei edistä lopputuloksen saavuttamista. Työn suorittamista parantaa, jos tehtävät ja tehtävien suoritusjärjestys esitetään tekijälle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tähän on olemassa erilaisissa projektijärjestelmissä näkymiä, jolla tekijä voi seurata hänelle allokoitujen tehtävien aikataulua.

Työmäärien arvioinnista
Tehtävien työmäärien arviointi on aina haastavaa. Jotta arviot osuisivat edes jotenkin kohdalleen, on tiedettävä mistä arvion antaa. Tästä syystä on järkevää, että työmäärien arviointi tapahtuu yhtä aikaa tehtävän sisällön ja työtavan suunnittelun kanssa. Työmäärien arvioinnissa voi käyttää apuna historiatietoa vastaavanlaisista tehtävistä, jos sitä on esimerkiksi projektijärjestelmän tai tuntiraportoinnin kautta saatavilla. Työmäärän arvioinnissa on otettava huomioon sen henkilön kokemus ja osaaminen, joka tehtävän suorittaa. Kokenut osaaja toteuttaa allokoidun työn alle normijoutuisuuden, kun kokemattomalla suoritukseen voi mennä moninkertainen aika ja työmäärä. Lisäksi motivaatiolla on roolinsa tehtävän joutuisuudelle.

Tehtävän parhaan työmääräarvion antaa yleensä tehtävään perehtynyt asiantuntija. Tämä edellyttää, että työn sisältö on selkeä ja rajattu kokonaisuus. On hyvä muistaa, että kokeneenkin henkilön antama arvio on vain arvio. Se ei siis ole ehdoton totuus. On hyvä kysyä mihin arvio perustuu, mitä se sisältää ja mitä se ei sisällä. Näin voidaan arvioida muut tehtävän valmiiksi saattamiseen vaikuttavat tekijät ja arvioida niiden vaikutus kokonaistyömäärään erikseen.

Esimerkkinä voisi olla jonkin uuden ominaisuuden toteuttaminen tietojärjestelmään: Työmääräarvio pyydetään ohjelmoijalta. Ohjelmoija antaa vastauksen omasta vastuualueestaan eli kehitystyöstä. Tästä arviosta puuttuvat mm. testaamiseen, dokumentointiin ja toimittamiseen tarvittava työmäärä.  Projektihallintaa tukevan tuntiraportoinnin avulla voidaan selvittää mitkä ovat tyypilliset suhteet kehitystyön, testauksen ja dokumentoinnin välillä ja käyttää kokemuspohjaista tietoa, jolla arvioidaan kehitystyö lisäksi tarvittava työpanos.

Kiinnostuitko? Tule kuuntelemaan webinaaria 28.2. klo 10 aiheena projektitiimin työnsuunnittelu. Ilmoittautumaan pääset tästä linkistä:  Camako projektitiimin työnsuunnittelu.

Projektin riskien hallinnasta

Projektin onnistumisen kannalta riskien hallinta on tärkeää. On arvioitu, että jopa 45 % kaikista projekteista ylittää budjetin tai aikataulunsa. Johtuuko tämä siitä, että odotukset projektin aikaisista olosuhteiden muutoksista ja ongelmista projektin suunnitteluvaiheessa ovat liian ruusuisia ja todellisuus lyö vasten kasvoja, sitten kun projekti on käynnissä? Onko meillä keinoja varautua projektin aikaisiin epäsuotuisiin muutoksiin projektia ympäröivissä olosuhteissa tai projektin toteutuksessa?

Kysehän on projektiin vaikuttavien epävarmuuksien arvioinnista, joiden määrälliset vaikutukset aikatauluun ja budjettiin pitäisi pystyä jollakin systemaattisella tavalla arvioimaan. Projektit kertovat yleensä valmistumispäivän sekä budjetin projektin suunnitteluvaiheen lopussa. Mitä jos näiden kahden luvun lisäksi kerrottaisiin todennäköisyys, jolla ne voidaan saavuttaa ja tälle todennäköisyydelle olisi käytettävissä laskennallinen malli? Tämä antaisi sidosryhmille huomattavasti paremman kuvan projektiin liittyvistä epävarmuuksista ja niiden vaikutuksista sekä aikatauluun että budjettiin.

Kun projektin suunnitteluvaiheessa laadimme aikataulua ja arvioimme tehtävien kestoa, suoritusjärjestystä ja sitä kautta tehtävien vaikutusta toisiinsa, arviomme tehtävän kestosta on vain yksi luku. Mitä jos tekisimme keston arvion kolmella erilaisella näkökulmalla: todennäköisin kesto, eli se mihin eniten uskomme sekä arvio, mikä on ehdoton minimi, jos kaikki menee ilman ongelmia ja mikä on pisin mahdollinen kesto, jos ilmenee paljon ongelmia? Vastaavan arvion voi tehdä myös budjetin riveille. Tämän jälkeen käyttäisimme matematiikkaa apuna laskemassa erilaisia läpimenoaikoja aikataululle sekä budjetille ja julkaisisimme erilaisista variaatioista tietyt tulokset esimerkiksi 20 %, 50 % ja 80 % todennäköisyydet. Projektin omistaja voisi näillä tiedoilla arvioida huomattavasti paremmin projektin toteutettavuutta ja ymmärtäisi epävarmuuksien vaikutusta aikatauluun ja budjettiin. Alla on kuva aikataulun kolmipistearvioinnista.

Yllä oleva kuva on otettu norjalaisesta Safran Risk -sovelluksesta. Safran Software Solutions AS Norjassa kehittää aikatauluvälineiden lisäksi projektien riskienhallintaan sovelluksia. Sovelluksia on kaksi, jotka on tarkoitettu hieman erilaisiin käyttötarkoituksiin.

Safran Risk keskittyy Monte Carlo-menetelmän avulla mallintamaan epävarmuuksia yhden projektin aikataulun ja kustannusriskien yhteisvaikutusta. Sovellus havainnollistaa projektin läpivientiin tarvittavaa aikaa ja rahaa sekä niiden yhteisvaikutusta erilaisilla todennäköisyyksillä. Seuraavassa kuvassa on esitetty laskennan tuottamat erilaiset variaatiot pistekuvana yhdistämällä budjetin ja aikataulun erilaiset laskentatulokset samaan kuvaan.

Toinen Safranin toteuttama sovellus on lähestymistavaltaan meille tutumpi Safran Risk Manager. Se sisältää yleisen riskirekisterin. Yleinen riskirekisteri tukee projektin epävarmuuksien arviointia. Projektille ylläpidetään riskilistan muodossa tietoa epävarmuuksia ja niiden vaikutuksia projektiin. Väline on tarkoitettu projektitiimin käyttöön, jolloin riskiarviot eivät ole yhden henkilön näkemys projektiin liittyvistä epävarmuuksista.

Jos kiinnostuit projektiriskien hallinnasta, ota yhteyttä sales@proha.com

Miten valitsemme järkeviä projekteja toteutukseen?

Projektiehdotuksien arvioinnissa pitää arvioida erilaisia tietoja. Projektipomo on kuvannut näitä tietoja neljällä sanalla: Halu, Hyvyys, Kyky ja Riskit. Seuraavissa kohdissa on päivityksiä näihin asioihin.

Halu

Halu voidaan jakaa vielä tarkemmin osiin, jolloin se sisältää esimerkiksi arvion strategianmukaisuudesta ja näkemyksen projektin toteutettavuudesta.

Strategian tulee siis kuvata halua, mihin organisaation voimavarat pitää kohdistaa. Näin ollen projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan voimavarat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

  1. Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen painopisteet?
  2. Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät? Tämä toteutetaan, jos se vain on mahdollista.
  3. Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
  4. Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Joudumme valitsemaan toteutukseen myös projekteja, joiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Sellaisia ovat esimerkiksi investoinnit turvallisuuteen, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta turvaavat investoinnit.

Hyvyys

Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon vaihtoehtoiset kustannukset, jos projektia ei toteuteta. Näin huomioidaan tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Hyvyyden arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei-rahalliset hyödyt. Ei-rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

  • Payback period – Takaisinmaksuaika
  • ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
  • NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
  • IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
  • ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Käytännössä kuitenkin hyvin usein kesken olevat projektit saavat automaattisesti korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat.

Kyky

Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa on huomioitava sekä kuormitus että saatavuus:

  • Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys
  • Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus
  • Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
  • Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
  • Projektimallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen panostus ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti.

Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys-mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla. Käytännössä hyvin usein kuitenkin kesken olevat projektit saavat korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat. Näin pyritään saamaan keskeneräisten projektien hyödyt realisoitua nopeasti.

Riskit

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisimmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat sekä kuinka hyvin olosuhteet ja lopputulos voidaan etukäteen arvioida.

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on väärää, projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, projektin toimintaympäristön epävarmat olosuhteet, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, suunnitelmien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskejä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. Edellä kuvatun esimerkin huhtikuun 3. päivän valmistumiseen olisi hyvä liittää tieto millä todennäköisyydellä se saavutetaan. Tämä antaisi päätöksentekijöille riittävän kuvan aikataulun epävarmuudesta. Suunnitelma voisi myös sisältää valmistumiselle eri todennäköisyydellä tuotettuja valmistumispäiviä.

Edellä kuvatun tyyppiseen aikataulun ja kustannusten riskiarviointiin on saatavissa riskienhallintaohjelmistoja, jotka käyttävät vaihtoehtojen laskennassa Monte Carlo -menetelmää, kuten vaikka norjalainen Safran Risk tai Safran Project.

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein strategisten tavoitteiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Prohan salkunhallinnan webinaari pidetään tiistaina 29.11. klo 10–11. Tule mukaan!

Projektipäivien 2022 satoa

Projektipomo osallistui jo ties kuinka monetta kertaa PRY:n järjestämille Projektipäiville. Ne pidettiin Helsingin Messukeskuksen kongressisiivessä. Paikka on tiloiltaan ja palveluiltaan mainio paikka kokoontua hyvän sanoman ääreen. Tällä kerralla paikalla oli arviolta yli 700 henkilöä. Messukeskukseen on kaikkien aiheesta kiinnostuneiden helppo saapua.

Tilaisuuden teema oli tänä vuonna ”Kasvun paikka”. Teeman hengen mukaisesti projektiasioita käsiteltiin varsin monipuolisesti erilaista näkökulmista.

Varsin onnistunut hankinta olivat Projektipomon mielestä tämän vuotiset pääpuhujat: Jukka Jalonen, kansainvälisesti meritoitunut jääkiekkovalmentaja, Suvi Uski, sometohtori ja yrittäjä, Henri Alén, huippukokki ja yrittäjä sekä Johannes Holvitie, ICT-hankejohtaja.

Projektipomon mielestä pääpuhujat, jotka itse asiassa yhtä lukuun ottamatta tulevat kaikki perinteisen IT- tai teollisuusprojektimaailman ulkopuolelta, toivat uudenlaista näkökulmaa omilla kokemuksillaan, erikoisesti toimivan tiimin rakentamisesta ja äkillisestä eteen tulevasta kriisistä selviytymisessä. Näitä kaikkia asioita joudumme projekteissamme ratkomaan ihan varmasti. Esitykset ovat mukava erilainen tuulahdus perinteisiin projektihallinnan esityksiin nähden.

Muutamana edellisenä vuonna Korona oli siirtänyt tapahtuman verkkoon ja viime vuonna vain osittain messutapahtumaksi. Onneksi tänä vuonna Projektipäivät voitiin järjestää perinteiseen tapaan. Tämän tyyppisen tapahtuman yksi keskeisin anti kokeneelle Projektipäivien kävijälle ovat juuri henkilökohtaiset kohtaamiset eli tapahtuma, jossa tavataan tuttuja, asiakkaita ja toimittajia kasvokkain, ja on aikaa keskustella projektiasioiden lisäksi kaikesta muustakin.

Ensi vuotta mielenkiinnolla odotellessa …