Otsikko on varsin raflaava mutta se on totta! Projektit eivät toteudu kuten olemme suunnitelleet. Projektin aikana tulee aina vastaan tilanteita, jotka aiheuttavat muutoksia ja viivästyksiä meidän tekemiimme suunnitelmiin. Suunnitelmalla on kuitenkin tarkoitus.
Englantilainen Norman Sanders kuvaa projektisuunnitelman merkitystä usealla erilaisella tavoitteella. Norman Sanders on kokenut englantilainen projektipäällikkö, joka työskenteli IT alalla kehittäen mm. tietokoneita yhdessä Maurice Wilkesin ja Alan Turning kanssa. (Norman Sanders – Archives of IT (archivesit.org.uk))
Joitakin Norman Sandersin mietteitä projektihallinnasta seuraavassa:
Projektisuunnitelma on toteutettavuusarviointi (Feasibility)
Projektisuunnitelmaa voisi pitää eräänlaisena simulaationa projektin toteutukselle. Kaikissa projekteissa on olemassa jonkinlainen suunnitelma, mutta mitä enemmän voimme käyttää aikaa suunnitteluun ja tarkastella yksityiskohtia, sitä paremmin suunnitelma yleensä pitää paikkansa toteutusvaiheessa.
Käyttämällä pienehkön summan rahaa yksityiskohtaiseen projektisuunnitteluun ja analysointiin sekä projektin toteutustavan arviointiin, voi säästää suuren summan rahaa toteutusvaiheen virheiden välttämisellä.
Hyväksyntä toteutukselle
Projektin käynnistykselle on helpompi saada omistajan hyväksyntä kun projektisuunnitelma on kunnolla tehty. Projektin omistaja voi luottaa toteutussuunnitelmaan ja antaa käynnistysluvan, jos suunnitelma on riittävän realistinen, yksityiskohtainen ja huolella valmisteltu.
Suunnitelma on sisäinen sopimus
Projektipäällikön tehtävä on saada projektitiimi sitoutumaan projektin tavoitteisiin, toteutustapaan, budjettiin ja aikatauluun. Paras tapa toteuttaa tämä on ottaa projektitiimi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun. Jos projektipäällikkö ei tee sitä ennen projektin käynnistymistä, on tiimin sitouttaminen projektin käynnistymisen jälkeen huomattavasti hankalampaa.
Budjetti
Jos projekti on ositettu riittävän hyvin ja eri osille on tehty huolella aikataulu, työmääräarvio ja budjetti, voivat omistaja ja projektipäällikkö luottaa suunnitelmaan. Suunnitelma toimii vertailukohtana, johon tulevaisuudessa nykytilannetta ja ennustetta verrataan.
Projektisuunnitelma osana asiakassopimusta
Jos projekti toteutetaan ulkopuoliselle asiakkaalle, korostuu suunnitelman merkitys. Se kuvaa toteutustavan, aikataulun ja budjetin. Suunnitelma on hyvä liittää toimitussopimukseen liitteeksi. Hyvin tehty projektisuunnitelma saattaa auttaa voittamaan tarjouskilpailun, sillä se kertoo asiakkaalle toimittajan sitoutumisesta ja osaamisesta jo tarjousvaiheesta lähtien.
Projektisuunnitelma on katalyytti
Projektisuunnitelman keskeinen tehtävä on määrittää mitä tehdään, mitä se maksaa, kuka tekee sekä milloin jokin asia tehdään. Kun edellä mainitut asiat on huomioitu projektisuunnitelmassa, voivat eri toteuttajat edetä tehtävästä toiseen ilman turhia viiveitä.
Projektisuunnitelma on hätäjarru
Projektin toteuttamisessa edetään tyypillisesti vaihe tai portti kerrallaan. Etenemiselle saadaan omistajan tai ohjausryhmän lupa kun voidaan varmistua seuraavan vaiheen sisällöstä, riskeistä, aikataulusta ja kustannuksista. Jos projektin seuraavan vaiheen toteutuksen arvio muuttuu olennaisesti esimerkiksi tulosten, kustannusten tai aikataulun osalta olosuhteiden muuttuessa vertailtaessa niitä alkuperäiseen suunnitelmaan, voidaan projekti keskeyttää tai lopettaa, jolloin voidaan välttää lisäkustannukset ja tarpeeton laite tai muu toteutus.
Oppimisväline
Kuinka suunnittelin versus kuinka se oikeasti toteutui? Edellä mainittu vertailu on arvokasta tietoa tulevaisuudessa tapahtuvalle suunnittelulle. Vertailua ei voi tehdä, jos projektisuunnitelmaa vastaan ei kerätä toteutuneita tietoja. Näitä ovat toteutuneet päivämäärät tehtäville, toteutuneet tunnit ja kustannukset sekä arviot riskien vaikutuksista edellä esitettyihin.
Kun toteutuneita tietoja voidaan verrata suunnitelmaan ja tästä jää dokumentoitu ”lessons learned”- tieto yrityksen käyttöön, ovat seuraavat projektisuunnitelmat laadultaan taas askeleen parempia.