Microsoft Teamsiin on ilmestynyt uusi Planner. Myöhemmin kuluvan vuoden aikana, uuden Plannerin toiminnallisuudet tulevat myös näkymään selainkäyttöliittymän Plannerissa. Uudessa Plannerissa yhdistyvät vanhan Plannerin, Project for the Webin ja ToDo sovelluksen toiminnot saman käyttöliittymän alle.
Kuva: Voit lisätä uuden Plannerin Teamsiin
Planner sovelluksen käyttäminen ei ole vaatinut Microsoft 365 tilauksen lisäksi muita lisenssejä. Sen käyttö on yleistynyt laajasti. Planner on erittäin helppokäyttöinen töiden hallinnan väline, sen avulla tiimi tai projekti voi pyörittää viikoittaista työnhallintaa näppärän Kanban näkymän avulla.
Vanha Planner on nyt Planner Basic
Plannerin toiminnan rajat ovat tulleet vastaan, jos on ollut tarve esittää aikatauluja Gantt-kaavioina, suunnitella työmääriä tehtäville tai raportoida tehtävistä, työmääristä ja projekteista. Planner ei myöskään ole ollut konfiguroitavissa, niin että sen käyttötapaa olisi voitu vakioida yrityksen sovittujen käytäntöjen mukaiseksi. Raportointi Planner suunnitelmien tehtävistä on käytännössä ollut mahdotonta, sillä raportointivälineillä ei saa koostettua Planner suunnitelmien tietoja yhteen.
Nykyiset Planner toiminnallisuudet säilyvät uudessa Plannerissa Perus (Basic) ominaisuuksina. Näitä ominaisuuksia voi edelleenkin käyttää pelkällä M365 tilauksella. Aiemmin laaditut suunnitelmat toimivat uudessa Plannerissa kuten ennenkin.
Project for the Web on nyt Planner Premium
Project for the Web välineen yhdistyessä Planneriin, Project välineen toiminnot esiintyvät Plannerin alla Premium ominaisuuksina. Plannerin ja Project for the Web välineet eivät siis vielä yhdisty ”pellin alla” kovin tiiviisti. Tulemme todennäköisesti näkemään tiiviimpää yhdentymistä teknisen alustan osalta myöhemmin.
Kuva: Uutta suunnitelmaa luotaessa valitset luotavan suunnitelman tyypiksi, joko Perus (vanha Planner) tai Premium (Project for the Web)
Planner Premium on siis Project for the Web. Project for the Web selainpohjaisessa sovelluksessa luodut suunnitelmat näkyvät Plannerissa Premium suunnitelmina ja Plannerissa luodut Premium suunnitelmat ovat käytettävissä Project for the Web sovelluksessa sekä Project Power Appsissa.
On hyvä ymmärtää, että ainakin toistaiseksi Planner Basic suunnitelmien tieto tallennetaan eri tietovarastoon kuin Planner Premium suunnitelmien. Premium suunnitelmien tiedot ovat Power Platformin Dataverse tietovarastossa, josta raportointi esimerkiksi Power Bi:llä onnistuu helposti. Premium suunnitelmien tiedot ovat myös käytettävissä Power Apps sovelluksissa. Dataverse tietovarasto ja Power Appsit mahdollistavat projektitietojen laajentamisen omilla lisätiedoilla ja toiminnoilla. Premium toiminnot siis tarjoavat mahdollisuuden konfiguroida ja kustomoida järjestelmään tarvittavat salkunhallinnan ja raportoinnin toiminnallisuudet ja vakioida siihen yrityksen omat toimintatavat.
Plannerin Premium taso tuo Planner käyttäjille nyt selkeämmin kasvupolun laajempiin projektinhallinnan toiminnallisuuksiin. Premium toiminnallisuudet ovat tyrkyllä Plannerissa ja ne saa käyttöönsä hankkimalla tarvittavat lisenssit. Myös aiemmin luotuja Perus-suunnitelmia voidaan päivittää Premium suunnitelmiksi, kun niihin halutaan käyttöön Premium toiminnallisuudet.
Plannerin perus (Basic) toimintoihin riittää Microsoft 365 lisenssitilaus. Kuten ennenkin Perus Planner suunnitelmia voi luoda ja käyttää kaikki M365 lisensoidut käyttäjät.
Aiemmin Project Plan 1 nimellä kulkenut lisenssitilaus on nimetty nyt uudelleen Planner Plan 1 nimelle. Tämä tilaus avaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda ja käsitellä Premium suunnitelmia ja toiminnallisuus riittää perus Gantt-kaavioiden laatimiseen ja myös kustomoidun Power App sovelluksen käyttöön.
Kaikki projektin suunnittelun toiminnot saadakseen, käyttäjän on hankittava Project Plan 3 lisenssi. Project Plan 3 on siis projektipäällikkö käyttäjäroolille tarkoitettu lisenssi. Sillä voi käyttää edistyneempiä toimintoja, kuten erityyppisiä tehtävien välisiä riippuvuuksia, koota Road map näkymiä eri projektisuunnitelmien avaintehtävistä sekä kustomoida Premium suunnitelmien käsittelyyn soveltuvaa Power App sovellusta. Project Plan 3 lisenssillä voi myös hyödyntää Copilotia suunnitelmien laatimisessa ja analysoinnissa.
Project Plan 5 lisenssille tullee enemmän toimintoja saataville vielä myöhemmin kuluvan vuoden aikana. Se laajentaa toimintoja resurssien hallinnan ja salkun hallinnan alueille. Tärkeimpinä lisenssin käyttäjärooleina ovat resurssiesimiehet ja projektisalkkujen haltijat.
Microsoft ToDo on nyt Plannerin Omat tehtävät -ominaisuus
Henkilön oma työlista ToDo, näkyy uuden Plannerissa Omat tehtävät näkymänä. Se kokoaa yhteen paikkaan henkilölle eri välineissä luodut tehtävät, olipa tehtävä luotu Planner Basic suunnitelmassa, Planner Premium suunnitelmassa, Loopin Tehtävälistalla tai Outlookin ToDo tehtävälistalla.
Omia töitä voi edelleen katsella ja niiden valmiutta päivittä toki myös Outlookissa ja ToDo mobiilisovelluksessa.
Tämä on Project for the Web käyttäjille tervetullut uudistus. Projektiryhmine jäsenillä on nyt yksinkertainen tapa päästä näkemään ja päivittämään valmiutta tehtäville eri projekteista ja muista suunnitelmista.
Järjestämme webinaarin uudesta Plannerista 21.5. Tervetuloa kuulemaan lisää aiheesta.