Miten valitsemme järkeviä projekteja toteutukseen?

Projektiehdotuksien arvioinnissa pitää arvioida erilaisia tietoja. Projektipomo on kuvannut näitä tietoja neljällä sanalla: Halu, Hyvyys, Kyky ja Riskit. Seuraavissa kohdissa on päivityksiä näihin asioihin.

Halu

Halu voidaan jakaa vielä tarkemmin osiin, jolloin se sisältää esimerkiksi arvion strategianmukaisuudesta ja näkemyksen projektin toteutettavuudesta.

Strategian tulee siis kuvata halua, mihin organisaation voimavarat pitää kohdistaa. Näin ollen projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan voimavarat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

  1. Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen painopisteet?
  2. Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät? Tämä toteutetaan, jos se vain on mahdollista.
  3. Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
  4. Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Joudumme valitsemaan toteutukseen myös projekteja, joiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Sellaisia ovat esimerkiksi investoinnit turvallisuuteen, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta turvaavat investoinnit.

Hyvyys

Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon vaihtoehtoiset kustannukset, jos projektia ei toteuteta. Näin huomioidaan tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Hyvyyden arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei-rahalliset hyödyt. Ei-rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

  • Payback period – Takaisinmaksuaika
  • ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
  • NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
  • IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
  • ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Käytännössä kuitenkin hyvin usein kesken olevat projektit saavat automaattisesti korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat.

Kyky

Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa on huomioitava sekä kuormitus että saatavuus:

  • Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys
  • Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus
  • Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
  • Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
  • Projektimallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen panostus ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti.

Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys-mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla. Käytännössä hyvin usein kuitenkin kesken olevat projektit saavat korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat. Näin pyritään saamaan keskeneräisten projektien hyödyt realisoitua nopeasti.

Riskit

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisimmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat sekä kuinka hyvin olosuhteet ja lopputulos voidaan etukäteen arvioida.

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on väärää, projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, projektin toimintaympäristön epävarmat olosuhteet, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, suunnitelmien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskejä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. Edellä kuvatun esimerkin huhtikuun 3. päivän valmistumiseen olisi hyvä liittää tieto millä todennäköisyydellä se saavutetaan. Tämä antaisi päätöksentekijöille riittävän kuvan aikataulun epävarmuudesta. Suunnitelma voisi myös sisältää valmistumiselle eri todennäköisyydellä tuotettuja valmistumispäiviä.

Edellä kuvatun tyyppiseen aikataulun ja kustannusten riskiarviointiin on saatavissa riskienhallintaohjelmistoja, jotka käyttävät vaihtoehtojen laskennassa Monte Carlo -menetelmää, kuten vaikka norjalainen Safran Risk tai Safran Project.

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein strategisten tavoitteiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Prohan salkunhallinnan webinaari pidetään tiistaina 29.11. klo 10–11. Tule mukaan!

Projektipäivien 2022 satoa

Projektipomo osallistui jo ties kuinka monetta kertaa PRY:n järjestämille Projektipäiville. Ne pidettiin Helsingin Messukeskuksen kongressisiivessä. Paikka on tiloiltaan ja palveluiltaan mainio paikka kokoontua hyvän sanoman ääreen. Tällä kerralla paikalla oli arviolta yli 700 henkilöä. Messukeskukseen on kaikkien aiheesta kiinnostuneiden helppo saapua.

Tilaisuuden teema oli tänä vuonna ”Kasvun paikka”. Teeman hengen mukaisesti projektiasioita käsiteltiin varsin monipuolisesti erilaista näkökulmista.

Varsin onnistunut hankinta olivat Projektipomon mielestä tämän vuotiset pääpuhujat: Jukka Jalonen, kansainvälisesti meritoitunut jääkiekkovalmentaja, Suvi Uski, sometohtori ja yrittäjä, Henri Alén, huippukokki ja yrittäjä sekä Johannes Holvitie, ICT-hankejohtaja.

Projektipomon mielestä pääpuhujat, jotka itse asiassa yhtä lukuun ottamatta tulevat kaikki perinteisen IT- tai teollisuusprojektimaailman ulkopuolelta, toivat uudenlaista näkökulmaa omilla kokemuksillaan, erikoisesti toimivan tiimin rakentamisesta ja äkillisestä eteen tulevasta kriisistä selviytymisessä. Näitä kaikkia asioita joudumme projekteissamme ratkomaan ihan varmasti. Esitykset ovat mukava erilainen tuulahdus perinteisiin projektihallinnan esityksiin nähden.

Muutamana edellisenä vuonna Korona oli siirtänyt tapahtuman verkkoon ja viime vuonna vain osittain messutapahtumaksi. Onneksi tänä vuonna Projektipäivät voitiin järjestää perinteiseen tapaan. Tämän tyyppisen tapahtuman yksi keskeisin anti kokeneelle Projektipäivien kävijälle ovat juuri henkilökohtaiset kohtaamiset eli tapahtuma, jossa tavataan tuttuja, asiakkaita ja toimittajia kasvokkain, ja on aikaa keskustella projektiasioiden lisäksi kaikesta muustakin.

Ensi vuotta mielenkiinnolla odotellessa …

Money talks!

Projektipomo on kirjoittanut viimeisten kahdeksan vuoden aikana jonkin verran projektien kustannusohjauksesta joko yksittäisen projektin tai projektisalkun näkökulmasta tai molemmista. Kirjoitukset ovat pyrkineet avaamaan kustannusohjaukseen liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Tässä kirjoituksessa teemme yhteenvetoja ja johtopäätöksiä näistä kirjoituksista.

Tarkastellaan ensin kustannusohjauksen periaatteita projektin näkökulmasta.

Ositus ja jaksotus

Projektin kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Tärkeää on huomata, että projektin kustannusseurannan rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista. Osituksen avulla ymmärrys projektin sisällöstä ja kustannusrakenteesta lisääntyy ja näin ollen myös budjetin sekä ennusteen tarkkuus paranee.

Projektin budjetin samoin kuin ennusteen on oltava aikajaksotettua tietoa. Näiden tarkoituksenmukainen aikajaksotus tuo seurannan riittävälle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää projektin aikana. Projektitason seurannassa sopivan lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin ongelmakohtia ja mahdollistavat nopean puuttumisen näihin poikkeamiin.

Hyödynnä olemassa olevaa tietoa

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista (tilaukset, maksuerät, varastovaraukset) ja toteutuneista kustannuksista (ostolaskut, varasto-otot), joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa ja ennusteen päivityksessä.

Sitoutuneiden ja toteutuneiden kustannusten tarvittava tarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada nämä kohdistettua oikein projektissa käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen. Tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tarkastelemalla sitoutuneita ja toteutuneita kustannuksia aina tapahtumatasolla asti.

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa toimivat mittarit projektin seurantaan, ennustamiseen ja ohjaamiseen.

Edellämainittuja asioita on käsitelty yksityiskohtaisemmin seuraavissa blogeissa.

Jaksotettua kustannushallintaa – Projektipomo

Projektin kustannushallinta – Projektipomo

Tuloksen Arvo, aliarvostettu menetelmä

Joitakin vuosia sitten Projektipomo kirjoitti tuloksen arvo menetelmän (Earned Value) käytöstä projektijohtamisessa. Menetelmä ei ole Suomessa yleistynyt kovinkaan paljon, vaikka sen hyödyt ovat selvät. Viime aikoina tosin, on erinäisissä keskusteluissa asiakkaiden kanssa käsitelty aihetta. Menetelmähän yhdistää projektin osituksen, aikataulun ja kustannukset sekä tarjoaa hyvät ja tehokkaat työvälineet käynnissä olevan projektin seuraamiseen. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä erottelemaan:

  • Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi?
  • Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan?
  • Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos tuloksen arvon laskentaa varten on tarvittava tieto saatavilla, tarjoaa tuloksen arvo -menetelmä hyvät välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.

Tuloksen arvosta Projektipomo on kirjoittanut aikaisemmin myös. Ohessa linkki.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako? – Projektipomo

Salkun kustannukset

Seuraavassa muutama nosto liittyen kustannushallintaan salkunhallinnan näkökulmasta. Salkunhallintaa kustannusten ja erilaisten mittarien näkökulmasta on vuosien varrella käsitelty useassa Projektipomon kirjoituksessa.

Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista. Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja projekteja yhdistävillä rakenteilla on mahdollista tuoda erityyppiset projektit yhteiseen tarkasteluun salkkuun.

Salkunhallinnan kustannustietojen perusta on siis projektin kustannustietojen ajantasaisuudessa. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä projektin seurantaa harvemmallakin syklillä ja karkeammalla jaksotuksella, mutta aina tarvitaan oikeaa ja aikajaksotettua tietoa. Projektien tuottama luotettava kustannustieto luo siis vankan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille.

Ajantasalla oleva projektien kustannustieto tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa toteutukseen sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin. Toki muitakin projektiin liittyviä tietoja tarvitaan oikeanlaisten projektien valintaan.

Erilaiset tarpeet

On syytä arvioida mittarien tarve erikseen projektin läpiviennin ja johtamisen, projektisalkun hallinnan sekä liikkeenjohdon näkökulmasta. Kullakin edellä mainitulla näkökulmalla on oma tavoitteensa.

Projektisalkun kustannushallintaa on Projektipomo käsitellyt aikaisemmin mm.:

Projektisalkun kustannushallintaa – Projektipomo

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet – Projektipomo

Tule kuuntelemaan Prohan toteuttamaa kustannusohjauksen webinaaria
tiistaina 13.9.2022 klo 10-11.

Ilmoittautua voit alla olevasta linkistä https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_aJrC9SjTSpiSKVnJtIV-rQ

Heräsikö mielenkiinto? Ole meihin rohkeasti yhteydessä, niin jutellaan lisää.

sales@proha.com
www.proha.com

Utelias organisaatio

Tähän alkuun heti, että uteliaisuus on äärimmäisen hieno asia ja siihen tulee kannustaa.

Uteliaisuus on innostusta uuden tiedon saamisesta ja uuden kokemisesta. Se on keskeinen osa motivaatiota edistäen oppimista ja omaksumista. Tietämisen halun ohella uteliaisuuteen liittyy myös ihmisen perustarve kokea ympäristö turvallisena.

Uteliaisuuden merkityksestä Albert Einsteinin kerrotaan todenneen: “I have no special talents, I am only passionately curious”. Vapaasti suomennettuna ”Minulla ei ole erityisiä kykyjä, olen vain intohimoisesti utelias”. Myös Walt Disneyn mainioita lausahduksia uteliaisuuden merkittävyydestä löytyy internetistä sivukaupalla.

Uteliasuus mielletään luonteenpiirteeksi, mutta sitä voi myös kehittää. Tärkeintä on alkaa kysyä ’mitä’, ’miksi’ tai ’miksi ei’. Kysymyksissä on uuden tiedon alku. Uteliaat ihmiset lähestyvät tilanteita ja ongelmia avoimella mielellä ja lopputuloksena on aivan uudenlaisia ratkaisuja. Uteliaisuus on luovuuden muusa.

Uteliaisuuden kehittäminen ei lopulta ole vaikeaa. Vankka pohja löytyy jo ihmisen evoluutiosta sekä tarpeesta tulla huomatuksi ja kuulluksi. Uteliasuuden vihollinen on varmuus. Organisaation toiminnassa ylhäältä annettu varmuus on oikeassa olemista ja kapeakatseista. Uteliaisuus sen sijaan on vuorovaikutusta, avartavaa ja jatkuvaa löytämistä.

Luontevaa on olettaa, että myös organisaatio, joka kannustaa jäsentensä uteliaisuutta ja halua kokeilla jotain uutta on menestyvä. Tai vähintään sillä on paremmat edellytykset menestyä muita paremmin nopeasti muuttuvassa maailmassa.

Uteliaisuus on mahdollista valjastaa organisaation vahvuudeksi. Onnistuakseen utelias organisaatio tarvitsee oikeaa asennetta ja sovittuja toimintamalleja. Lisäksi tarvitaan välineitä:

-Väline takaa avoimen tiedonkulun ja tiedon saavutettavuuden kaikille. Luottamuksen ilmapiiri on uteliaan organisaation toiminnan edellytys. Välineen keskeiset piirteet ovat saavutettavuuden ohella hyvät tiedon analysoinnin ja visualisoinnin ominaisuudet, joilla täytetään uteliaan organisaation alituinen tiedonjano.

-Välineeseen dokumentoidaan luovan prosessin lopputuloksena syntyneet ideat ja kehitysajatukset välitöntä tai myöhemmin tapahtuvaa päätöksentekoa varten. Välineessä asiat eivät unohdu. Se antaa mahdollisuuden erilaisen rakenteellisen tiedon lisäämiseen syntyneisiin ideoihin, asioiden priorisointiin, ryhmittelyyn, luokitteluun ja erilaisten riippuvuuksien ymmärtämiseen sekä kokonaisuuksien hallintaan.

-Välineiden tehtävä on kertoa organisaation toiminnan nykytilanne ja suunta. Kun lähtötilanne ja käytettävissä olevat voimavarat ovat selvillä, niin uusiin tavoitteisiin on huomattavasti riskittömämpää suunnata. Uteliasuuden siivittämien päätösten tulee pohjautua mielikuvan sijasta ajantasaiseen ja oikeaan tietoon sekä kohdistua organisaation kannalta merkityksellisiin asioihin.

-Välineiden avulla tavoiteltu muutos saadaan hallittua koko matka päätöksenteosta asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen asti.

Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi toiminnan suunnittelun ja ohjauksen kokonaisratkaisuihin, jotka antavat hetkessä kiinni olevat vastaukset uteliaisiin ’mitä’ –kysymyksiisi, luovat uskottavan pohjan päätöksille, jotka ’miksi’ tai ’miksi ei’ kysymykset laittavat liikkeelle ja jonka avulla ohjaat organisaatiosi toimintaa tosiaikaisesti muutoksen karikoissa.

Project for the web sovelluksen uusia toimintoja keväällä 2022

Microsoft lupaa lähiaikoina mielenkiintoisia uusia toimintoja Project for the web sovellukseen.

Projektisuunnitelmien mallit

Jo nyt on voinut kopioida projektin uudeksi, mutta varsinaiset projektisuunnitelmien mallit ovat puuttuneet. Lähiaikoina lisätään toiminto, jonka avulla uuden projektin voi luoda käyttäen valmista mallisuunnitelmaa.

Baseline aikatauluversiot

Aikataulujen muutosten hallintaan tulee helpotusta, kun Snapshots eli Baselines toiminto lisätään. Se tulee olemaan nykyisen MS Project ohjelman Baseline toiminnon kaltainen ominaisuus. Aikataulun tilanteesta voidaan tallentaa versioita myöhempää vertailua varten.

Jo nyt organisaation kaikki käyttäjät voivat toimia tiimin jäseninä ja myös ulkopuolisille vieraskäyttäjille voidaan lisätä projekteihin.

Organisaation käyttäjiä, joilla on Microsoft 365 lisenssi, voidaan lisätä projektiryhmiin ja liittää resursseiksi Project for the web projektin tehtäville. He voivat tarkastella tehtäviään ja merkata omia tehtäviään valmiiksi ja päivittää valmiusastetta. Valmistumisen raportointi tiimin jäsenenä ei siis vaadi Project lisenssiä.

Vieraskäyttäjiä, siis käytännössä kuka tahansa, jolla on sähköpostiosoite, voidaan lisätä tiimeihin ja liittää resursseiksi Project for the web projektien tehtäville. Nämä vieraskäyttäjät voivat avata heille jaetut projektit ja katsella niitä. Jos vieraskäyttäjille lisätään Project lisenssi, he voivat myös muokata aikatauluja ja päivittää tehtävien valmiusasteita.

Omien tehtävien hallinta Omat tehtävät näkymässä ja ToDo sovelluksella

Project ohjelmaan lisätään integraatio ToDo sovellukseen. Nyt jo Planner suunnitelmien tehtävien valmiuden voi päivittää ToDo sovelluksessa. Pian siis myös käyttäjä näkee Project sovelluksessa hänelle kiinnitetyt tehtävät ToDo sovelluksessa ja voi siellä merkitä tehtävät valmistuneeksi.

Project for the web sovellukseen lisätään uusi Henkilön omat työt (Assigned to me) -näkymä. Se koostaa henkilön tehtävät eri projekteista yhteen näkymään.

Resurssoinnin parannukset

Project Plan 3 ja 5 lisensseillä saa nyt käyttöoikeuden Resource Scheduling sovellukseen. Dynamics puolelta lainattu toiminnallisuus mahdollistaa resurssipyyntöjen ja varausten tekemisen projekteille. Plan 3 lisenssillä projektipäälliköt voivat tehdä resurssivarauspyyntöjä projekteille, vahvistaa ehdotettuja varauksia ja tarkastella resurssien varaustilannetta. Plan 5 lisenssillä resurssiesimies hallinnoi resurssien osaamistiedot sekä luo ja päivittää varauksia resurssipyyntöihin.

Project for the web sovellukseen lisätään People näkymä, joka esittää tiimin töiden etenemistä henkilöittäin.

Projektin tilannekuvan muodostamista helpotetaan Charts näkymän avulla, joka esittää projektisuunnitelmasta avaintietoja, kuten eri valmiustilassa ja eri koreissa olevien tehtävien määriä ja tehtävien määriä henkilöittäin.

Pienempiä käytettävyyden parannuksia

Tehtäviä voi nyt merkitä värillisillä tehtävän tyyppiä, luokkaa tai tilaa kuvaavilla merkeillä.

Lisätietokentissä olevien poimintalistojen arvoille voidaan asettaa taustaväri. Näin kentän arvolla voidaan korostaa esimerkiksi tehtävän tilaa tai kriittisyyttä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tulossa on myös conditional formatting ominaisuus, jonka avulla tietokenttien väri voidaan määritellä säännön mukaan.

Tehtäviin voidaan lisätä nyt tarkastuslistat, kuten Plannerissakin.

Aikataulutus monipuolistuu, kun muitakin kuin lopusta alkuun (Finish to Start) tyyppisiä riippuvuuslajeja lisätään aikataulutuksen tueksi.

Teams sovelluksessa voidaan avata keskustelu liittyen Project for the web projektin tehtävään ja lisätä keskustelussa @mainintoja kollegoihin.

Kriittisen polun esittäminen Gantt-kaaviossa. Suodattimien alla aikajananäkymässä voi kytkeä päälle kriittisen polun esittämisen.

 

Projektipomon bloki

Mitä kaikkea Projektipomo on kirjoittanut salkunhallinnasta?

Projektipomo on käsitellyt projektisalkun hallintaa useita kertoja vuosien saatossa. Näissä kirjoituksissa on valotettu eri näkökulmista kulloinkin siihen aikaan tärkeitä ja keskustelua herättäneitä asioita. Ensimmäinen salkkuun liittyvä kirjoitus on vuodelta 2014.  Tähän on hyvä lisätä, että Projektipomo on ollut rakentamassa ensimmäisen kerran projektisalkkujärjestelmää vuonna 1999 eli noin 23 vuotta sitten.

Ihan ensimmäisessä vuoden 2014 kirjoituksessaan ” Projektisalkunhallinta ja tilannekuva ” Projektipomo kuvaa kuinka tärkeää on saada projektisalkun kautta salkusta hyvä tilannekuva. Johtopäätös on, että tilannekuvan saaminen edellyttää kuitenkin hyviä salkunhallinnan välineitä eikä ”exceleillä” pärjää.

Seuraavissa kirjoituksissa syvennetään salkunhallinnan mahdollisuuksia mm. valinnan ja muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tämä edellyttää salkun tietojen aktiivista ylläpitoa niin suunnitelman, toteutuman kuin ennusteenkin osalta yhteisessä salkkujärjestelmässä. Päätöksentekoa helpottaa, jos salkun tiedot voidaan muuttaa visuaaliseen muotoon, jossa poikkeamien havainnointi on tehokasta ja johdon huomio voidaan kiinnittää toimenpiteitä vaativiin asioihin.

Joitain eritystapauksia Projektipomo on myös käsitellyt mm. toimitusprojektisalkun piirteitä, sillä tyypillisesti projektisalkunhallinta keskittyy pääosin organisaatioiden sisäisiin it-, tuotekehitys- ja muutoshankkeisiin. Kirjoituksessa korostetaan niiden kohtien merkitystä ja hyvää kommunikaatiota, missä vastuu vaihtuu esimerkiksi myynniltä toteutukselle.

Projektipomo on käsitellyt myös menetelmiä, jolla projektisalkkua hallintaan. Näitä olivat mm. kustannus-hyötyanalyysi, strategisten teemojen käyttö ja pisteytys sekä projektien valintakriteerien yleistys neljään sanaan.

Viime aikoina on Projektipomo palannut juurille, eli kirjoitukset ovat keskittyneet perusasioihin kuten siihen, mikä salkku on ja salkun kustannushallinnan tärkeyteen.

Projektipomon kirjoituksia projektisalkun hallinnasta uusimmasta vanhimpaan. Käykää lukemassa, olkaa hyvä!

10.3.2022     Projektisalkun kustannushallintaa

2.11.2021      Mikä salkku on ja mihin sitä käytetään?

8.10.2020     Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

3.6.2020        Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset teemat

16.4.2020     Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

4.10.2017     Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

23.3.2017     Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

25.8.2016     Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkuasi

27.11.2014   Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Lisäksi on hyvä muistaa, että hyvin toimiva salkkujärjestelmä ei synny itsestään vaan sen suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaa käyttää osaavaa kumppania.

Ota yhteyttä, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Projektisalkun kustannushallintaa

Olemme käsitelleet useampaan kertaan projektien ja töiden kustannushallintaa sekä salkunhallintaa. Blokimme hengen mukaisesti olemme pyrkineet avaamaan näihin liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Nyt on oiva hetki vetää näitä kahta asiaa yhteen.

Merkittävää on, että hyvin mietityt projektien ja töiden kustannushallinnan käytännöt ja tietojärjestelmä ovat myös edellytys onnistuneelle salkunhallinnalle. Toimiva projektien kustannushallinta tuottaa salkunhallinnan tarpeisiin mittareita ja tietoa suunnitelluista, sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista sekä nostaa esiin trendejä ja mahdollisista ongelmia. Salkunhallinnan keinoin on näin mahdollista ohjata projekteista muodostuvia kokonaisuuksia ja varmistaa, että kokonaisuus on aina enemmän kuin osiensa summa.

Projektien tuottama yksityiskohtainen kustannustieto luo vahvan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille, tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin.

Huomattavaa on, että salkussa on tyypillisesti kooltaan ja merkittävyydeltään erilaisia projekteja ja nämä vielä eri elinkaarivaiheissaan. Siksi ajatus siitä, että projektisalkkua hallitaan kuin yhtä isoa projektia ei johda hyvään lopputulokseen.

Salkunhallinta edellyttää tarkoituksenmukaisen tietojärjestelmän ohella sovittuja toimintamalleja ja yhteisiä käytäntöjä. Näitä tulee noudattaa kaikissa organisaation projekteissa sekä itse salkunhallinnassa. Alla kolme kohtaa, jotka osaltaan takaavat menestymisen projektisalkun kustannushallinnassa.

-Projektien ja töiden kustannusennusteiden on oltava aikajaksotettua tietoa. Kustannusennusteen kuukausijaksotus tuo seurannan ja hallinnan riittävän tarkalle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä harvemmallakin syklillä, mutta projektitasolla vain riittävän lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin trendejä ja ongelmakohtia sekä mahdollistavat nopean puuttumisen poikkeamiin.

-Salkun kustannusten seurantaa tulee tehdä säännöllisellä kalenterirytmillä riippumatta salkun projektien elinkaarivaiheista. Tärkeää on varmistaa, että salkun projektien kustannustiedot ovat tarkasteluhetkellä yhdenmukaisessa tilassa. Kustannustietojen oleellinen osa ovat talouden järjestelmistä tuotetut toteutumatiedot ja tuleville jaksoille ajoittuvat sidotut kustannukset. Salkkutarkastelut voi näin olla tarkoituksenmukaista sovittaa yhteen taloushallinnon kuukausikellon kanssa. Tavoitteena voi esimerkiksi olla, että salkkutarkasteluita varten kaikkien projektien tiedot on täsmäytetty ajan kunkin kuukauden vaihteeseen mennessä.

-Projektitasolla on oltava toimivat mittarit ja käytännöt poikkeaminen hallintaa, ongelmaprojektien esiin nostamiseen ja tietojen laadun varmistamiseen. Näin salkkutason tarkastelussa ongelmaprojektit eivät jää piiloon ja näiden huonoa menestystä ei kompensoida hyvin hallittujen projektin menestyksellä.

Projektisalkun kustannushallinta edellyttää kustannushallinnan tietojärjestelmältä joustavuutta ja mukautettavuutta. Projektien erityspiirteet on pystyttävä huomioimaan projektien kustannushallinnan toteutuksessa, jotta välttämätön projektin ehdoilla toiminta myös kustannushallinnassa toteutuu.

Alla kaksi mukautettua näkymää projektin kustannusennusteeseen. Kustannusennusteen rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista.

Alla kaksi mukautettua näkymää pienen projektisalkun kustannusennusteeseen. Kustannusennuste on summattuna salkun projekteista, jotka ovat erilaisia kooltaan, eri elinkaarivaiheessa ja joissa kustannuksia hallitaan eri tasoilla.

Ota yhteys, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Suuren hankkeen tilannekuvan muodostaminen Project Online ja Power BI työkaluilla

Koska projektissa saattaa toimia kymmeniä eri osapuolia projektin eri vaiheissa, on reaaliaikaisen, luotettavan ja helposti laadittavan tilannekuvan saaminen projektijohdolle ohjauksen apuvälineeksi tärkeää projektin onnistumisen kannalta. 

Projektipomo sai tilaisuuden osallistua projektin tilannekuva-analyysin toteutukseen. Tehtävänä oli rakentaa käynnistyvän suuren infrahankkeen johdolle näkymä kokonaistilanteesta. Kokonaistilannekuva muodostuu yhdistämällä tietoa hankkeen usealta eri osa-alueelta: Osaprojektien aikatauluista, työmääräarvioista, kustannusennusteista, kustannusseurannasta, työturvallisuuden mittareista sekä riskianalyyseista. Hankkeeseen osallistuu useita urakoitsijoita, suunnittelijoita, konsultteja ja muita toimittajia. Lisäksi hankkeella on useita tilaajaosapuolia. 

Tilannekuvaa rakennettaessa on pohdittu ainakin seuraavia näkökohtia: 

  • Mitkä ovat tilannekuvan näkökulmat ja mittarit, jotka auttavat hankejohtoa ajoissa saamaan tiedon tulevista haasteista ja reagoimaan ajoissa?
  • Miten useiden eri näkökulmien mittarien tarvitsemat tiedot saadaan kerättyä useilta osapuolilta ja yhdistettyä yhteen näkymään?
  • Kuinka motivoidaan ja opastetaan lukuisat hankkeeseen osallistuvat osapuolet tuottamaan tarvittavat tiedot riittävän yhteismitallista raportointia varten?
  • Kuinka voidaan mahdollisimman hyvin hyödyntää olemassa olevia tietojärjestelmiä ja osapuolten nykyisiä seurannan työtapoja?
  • Voidaanko tiedon tuottajille, kuten urakoitsijoille ja suunnittelijoille samalla tuottaa lisäarvoa? 

Alustavat vaatimukset tilannekuvan näkökulmista ja mittareista kerättiin työpajoissa, joissa myös määriteltiin tarvittavat lähtötiedot mittarien laskemiseksi. Työpajoihin osallistui riittävä edustus eri tilaajaosapuolien henkilöitä. Työpajoissa kootut alustavat määrittelyt ovat hyvä lähtökohta raportoinnin rakentamiselle, mutta on myös hyvä ymmärtää, että tilannekuvan vaatimukset tulevat varmasti elämään ja muuttumaan hankkeen elinkaaren aikana. Määrittelyissä ei vielä hienosäädetty tarvittavia näkökulmia, vaan määriteltiin ensivaiheen tarpeet, joiden avulla voitiin lähteä rakentamaan tilannekuvan ensimmäistä versiota. 

Tilannekuvaa ja hankkeen suunnittelua ja seurantaa varten pystytettiin hankkeelle oma ympäristö Microsoftin pilvipalveluun. Hankkeen omassa pilviympäristössä, voidaan antaa helposti käyttöoikeudet kaikille eri organisaatioiden osapuolille, ilman että tarvitsee miettiä eri organisaatioiden olemassa olevia toisistaan mahdollisesti poikkeavia tiedonhallinnan käytäntöjä, tai rajoituksia ulkopuolisten pääsystä organisaation sisäverkkoon. 

Tilannekuvan muodostamisen analyysi- ja raportointivälineenä päätettiin käyttää Microsoft Power BI työkalua. Power BI kykenee yhdistämään tilannekuvan tarvitsemat tiedot useista eri tietolähteistä ja taustajärjestelmistä. 

Microsoftin pilviympäristöstä otettiin käyttöön myös Project Online toiminnallisuus, jonka avulla hankkeeseen osallistuvat organisaatiot luovat itse suunnitelmat oman työnsä osalta. Project Onlinella suunnitellaan projektien tehtävät, aikataulut, resurssien työmäärät ja seurataan töiden valmistumista.  

Suunnitelmat luodaan Microsoft Project Online Desktop Client ohjelmilla ja tallennetaan Project Onlineen. Kaikki hankkeen osapuolet siis käyttävät samaa suunnittelun ja seurannan järjestelmää. Eri suunnitelmien keskinäinen koordinointi onnistuu, kun eri suunnittelijat ja urakoitsijat näkevät toistensa aikataulut yhteisessä järjestelmässä.  

MS Project on yleisesti käytetty projektinhallinnan ohjelmisto, joten useilla osapuolilla on valmiiksi osaamista sen käyttöön. Tarvittaessa projektien suunnittelijoita opastetaan välineeseen parin tunnin koulutuksissa.  

Osa tilannekuvan lähtötiedoista, kuten riskianalyysi, kustannusennuste, hankkeen kustannusseurannan tiedot sekä joitain työmaiden tilannetietoja päivitetään erillisiin Excel tiedostoihin. Päivitetyt Excel tiedostot kerätään yhteisen Online ympäristön SharePointiin, josta ne ovat Power BI raportointijärjestelmän luettavissa. Excel tiedostot olivat jo käytössä hankkeessa, eikä niiden muotoa tarvinnut erikseen suunnitella tai muuttaa. Power BI kykenee lukemaan Excel tiedostot ja tekee niille tarvittavat tiedon muunnokset raportointia varten. 

Työturvallisuuden ja työmaan ongelmatilanteiden seurannan mittareiden laskentaan haluttiin viikoittainen tai kuukausittainen lähtötietojen keräys eri sopimusosapuolilta. Valmista yhteistä järjestelmää ei tähän tarkoitukseen ollut. Näitä työmaan tilanteen raportointeja varten luotiin muutama yksinkertainen SharePoint lista, jonne urakoitsijat ja suunnittelijat kirjaavat viikoittain tiedot omalta osaltaan, esimerkiksi mobiililaitteella suoraan työmaalta. 

Varsinainen tilannekuva muodostetaan käyttäen Power BI välinettä. Väline lataa ajastetusti tietomalliinsa tiedot eri tietolähteistä: Project Onlinesta, erillisistä Excel tiedostoista ja SharePoint listoista. Power BI muuntaa eri tietolähteistä tulevat tiedot raportoitavaan muotoon. 

Microsoftin pilviympäristö on helppo ja nopea alusta projektin tai hankkeen tiedonhallinnan tarpeisiin. Tässä toteutuksessa käytettyjen Power BI, Project Online ja SharePoint välineistöjen lisäksi Microsoftin pilvestä on helppo ottaa käyttöön muitakin projektijohtamista ja viestintää tukevia palveluita. Esimerkiksi Project Online lisenssillä käytettävä mallipohjainen Project Power App mahdollistaa hankkeen tarpeisiin räätälöidyn sovelluksen luonnin helposti konfiguroimalla. 

Nyt aikaan saatu tilanneraportointi on hyvä lähtökohta käynnistetyn hankkeen tilannekuvan muodostamiseen. Tietotarpeet tulevat varmasti muuttumaan ja kasvamaan hankkeen edetessä. Rakennettu hankkeen hallinnan tietojärjestelmä laajenee helposti suuremmalle käyttäjäkunnalle, kun hankkeen osapuolia tulee lisää mukaan.

Hybridiä projektinhallintaan

Projektihallinnan erilaiset menetelmät ja näihin liittyvät käsitteet, periaatteet ja tekniikat ovat toiminnan luonteen takia hyvin määriteltyjä. Malleja on lukuisia, osin toistensa kanssa kilpailevia ja uusia syntyy jatkuvasti. Yhteistä niille kaikille on, että ne auttavat hallitsemaan työtä ja johtamaan tiimin jäseniä samalla, kun ne helpottavat tiimien sisäistä ja tiimien välistä yhteistyötä.

Eri menetelmillä on omat hyvät puolensa ja heikkoutensa. Menetelmiä on luotu erilaisista lähtökohdista erilaisiin tarpeiseen ja ympäristöihin. Organisaation kehittämishankkeisiin soveltuva malli ei ehkä ole parhaimmillaan ohjelmistokehityshankkeissa tai tietojärjestelmien muutoshankkeissa. Perinteisen vesiputousmalli on parhaimmillaan, jos tavoitteet ja toimintaympäristö ovat vakaat. Malli muodostuu kalliiksi, jos tavoitteet ovat muutoksessa tai jos tavoitteita on tarkoitus kirkastaa tekemisen myötä.

Projektien eri toimitusmallien yhdistelmillä on mahdollista hyödyntää kunkin menetelmän parhaat puolet. Näin saadaan myös kaivattua vivahteikkuutta organisaation erilaisten projektien ja töiden hallintaan.

Yhdistäminen voi tarkoittaa kahden tai useamman kilpailevan mallin periaatteiden hyödyntämistä soveltuvin osin samassa hankkeessa. Taustalla on ajatus, että mitä useammalla tavalla ongelmaa voi lähestyä, niin sitä paremmat mahdollisuudet sen ratkaisuun ovat olemassa. Selkeämpää kuitenkin on, että pidetään menetelmät vakioina, mutta valitaan näistä projektin käyttöön projektin erityispiirteet parhaiten huomioiva menetelmä.

Hieno tavoite on, että työtä ja tiimiä hallitaan menetelmin ja välinein, jotka toteuttajat itse kokevat tarkoitukseen parhaiten soveltuviksi. Suurissa hankkeissa voi olla tarkoituksenmukaista käyttää erillisten osakokonaisuuksien toteutuksissa näihin parhaiten soveltuvia menetelmiä (esim. ketteriä menetelmiä), ja itse kokonaisuutta ohjataan ylätason vesiputousmallilla. Aina on myös syytä miettiä, onko pientä hanketta ylipäätään järkevää toteuttaa projektina, vaan sopia seurantaa varten yksilöllinen malli ja rakenteet.

Ajatus projektihallinnan ns. hybridimalleista ei ole uusi. Alan käytännön standardeja luova organisaatio PMI – Project Management Institute on osaltaan edistänyt asiaa toistakymmentä vuotta. Myös viimeisin PMBOK® Guide – Seventh Edition nostaakin toimintamallien (Processes) rinnalle periaatteet (Principles).

Kulloisenkin käytettävän menetelmän valinnassa voi apua olla aiemmin blokissa käsitellystä systeemiajattelusta. Systeemiajattelun  tavoitteena on auttaa jäsentämään asioita, jotka ovat enemmän tai vähemmän monimutkaisia ja/tai monitahoisia (kompleksisia). Näin saadaan tunnistettua projektin hallintaan liittyvät erityispiirteet ja valitaan nämä parhaiten huomioiva menetelmä ja ohjausmalli.

Toiminta hybridiympäristössä vaatii tietojärjestelmältä paljon. Järjestelmän on tuettava toimintaa eri menetelmillä hallituissa projekteissa sekä koottava projektien ylitse liiketoiminnan ohjaukselle välttämätöntä seuranta- ja mittaritietoa resursseista, kapasiteetista ja kustannuksista.

Mikäli keskitetty tietojärjestelmä ei kaikilta osin tue valittua projektihallinnan menetelmää, niin vaihtoehtona tulee olla integraatio siihen työkaluun, joka näin tekee. Annetaan siis toteutustiimien edelleen valita välineensä ja luodaan sen sijaan rajapinta, joka välittää ohjaustietoja valittuun työkaluun ja tuottaa sieltä tarvittavat sisältö- ja seurantatiedot erilaisiin projektien ja liiketoiminnan ohjaustarpeisiin.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi organisaatiosi kaikki projektit ja työt yhteen kokoavasta tietojärjestelmästä, joka antaa toteutustiimien valita omat menetelmänsä ja joka saumattomasti integroituu muihin tietojärjestelmiisi.

Työnkuluista

Projektin täsmällinen suunnittelu, realistinen tehtäväsuunnitelma ja osaavan toteutustiimin kokoaminen luovat hyvän pohjan projektin onnistumiselle. Menestyksen takaa hyvin suunnitellut ja yhdessä sovitut käytännöt projektin toteutuksen aikana. Näillä varmistetaan tehokas ja tuottava työskentely sekä asioiden eteneminen.

Näitä käytäntöjä ovat myös tehtävien toteuttamiseen liittyvät työnkulut (Workflow).

Suoraviivainen tehtävän toteuttamisen työnkulku on: aloitus-työn alla-valmis-arvioitu-suljettu. Työnkulussa tehtävä siirtyy vaiheittain eteenpäin ja toimintamalli on hyvä esimerkki Kanban/Lean järjestelmän soveltamisesta.

Merkittävää on, että käytännön työtä lähellä olevana toimintana työnkulkuja voidaan hyödyntää riippumatta projektin toimitusmallista. Ne sopivat yhtä hyvin sekä ketteriin että perinteisiin toimitusmalleihin tai aivan yleisenä käytäntönä toistuvien töiden hallintaan. Työnkulkuihin liittyy oleellisesti myös tarkistuslistat, joilla varmistetaan koska tehtävä voi siirtyä työnkulun vaiheesta toiseen. Esimerkki työnkulusta ja tarkistuslistojen hyödyntämisestä kokonaan projektimaailman ulkopuolelta on lentokoneen lentoon lähdön valmistelu.

Työnkulun määrittämiseksi tarvitaan:
-Vaiheet, jotka tarvitaan tehtävän suorittamiseksi
-Vastuuhenkilö kullekin työnkulun vaiheelle
-Henkilöt, jotka tarvitaan työnkulun vaiheessa olevien tehtävien toteuttamiseksi
-Työnkulun vaiheiden väliset riippuvuudet ja säännöt

Työnkulkujen määrittämiseen liittyy oleellisesti myös haarautumiset. ’Jos-niin’ –päätökset ovat työnkuluille tunnusomaisia.

Työnkulku johtaa tiettyyn tavoitteeseen välivaiheiden kautta. Kussakin työnkulun vaiheen lopussa on mitattavia tuotoksia tai tapahtumia. Malli luo edellytykset tavoitteelliselle, tehokkaalle ja mitattavissa olevalle työn tekemiselle sekä laadukkaille väli- ja lopputuloksille.

Työnkulkujen hyödyntämiseen on neljä hyvää syytä:
– Töiden sujuva, tehokas ja optimoitu eteneminen kun toteutustyön eri vaihtoehtoja on mietitty jo etukäteen ja suoritukset toistuvat samanlaisina.
– Riskit pienenevät, kun työnkulut pilkkovat monimutkaiset kokonaisuudet pienempiin ja hallittavampiin tehtäviin.
– Toiminnan skaalautuvuus kasvaa kun toteutustyö on suunnitelmallista ja toteutuksen henkilöriippuvuus pienenee. Työkulut luovat edellytyksiä toiminnan automatisointiin ja alihankintaan.
– Työn toteutuksen läpinäkyvyys kasvaa ja mahdollisten ongelmien tunnistaminen nopeutuu.

Työnkulun suorittaminen on ihmiskeskeisiä toimintaa. Työnkulut synnyttävät omistajuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on tehtävä ja mille tasolle toteutukset on vietävä.

Muutama kohta on syytä pitää mielessä työnkulkuihin liittyen:
– Dokumentoi työnkulut ja varmista niiden käyttöönotto. Tehtävien, vastuiden ja sääntöjen ohella on syytä laajemmin avata tietoja tavoitteista, parhaista käytännöistä ja muista asioista, jotka auttavat työn suorittajia menestymään työssään.
-Huomioi riippuvuudet. Työnkulku sisältää poikkeuksetta sääntöjen määräämiä peräkkäisyyksiä sekä haarautumisia. Työnkulussa siirtyy tyypillisesti myös välituloksia työnkulun vaiheesta toiseen, jotka osaltaan vaikuttavat työnkulun tehtävien riippuvuuksiin toisistaan.
-Arvioi ja ennakoi mahdollisia työnkulun pullonkauloja. Hyödynnä tiimissäsi olevaa asiantuntemusta sujuvimman työnkulun toteutusvaihtoehdon löytämiseksi.
-Optimoi ja säädä työnkulkuja palautteen ja ympäristössä tapahtuvien muutosten huomioimiseksi.
-Hyödynnä tarkistuslistoja

Työnkulkujen hallinta, mittaaminen ja optimointi edellyttävät tietojärjestelmään, jonne työnkulut on mallinnettu, jossa ylläpidetään työnkulkuihin liittyvät tarkistuslistat ja joka nostaa poikkeamat ja pullonkaulat esiin automaattisesti. Pelkästään työnkulkujen hallintaan keskittyvien järjestelmien rinnalle on noussut integroituja järjestelmiä, joissa työnkulkujen hallinta on kiinteänä osana varsinaista liiketoimintasovellusta, jonka käyttöä työnkulut tukevat. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi projektien, töiden, resurssien ja kustannusten hallinnan tietojärjestelmästä, jonne työnkulut on mahdollista sovittaa omien tarpeittesi mukaisesti.