Riskien hallinnan yksinkertaistaminen: KISS-periaate käytössä

Riskien hallinta on kriittinen osa projektinhallintaa, mutta siitä tulee usein tarpeettoman monimutkaista. Mark Turner, pitkän linjan riskienhallinnan asiantuntija, painottaa blogikirjoituksessaan The New KISS Principle – Keeping It Simple Safran! yksinkertaisuuden tärkeyttä. Tämä artikkeli käsittelee riskienhallinnan yksinkertaistamista KISS-periaatteella (Keep It Simple, Stupid) ja esittelee Safran Risk Managerin tarjoamia ratkaisuja riskienhallinnan helpottamiseksi. Lisäksi kutsumme sinut osallistumaan maksuttomaan webinaariin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner puhuu Safran Risk Managerista.

Risk management image with professional team analyzing risks on a dashboard

Mitä KISS-periaate tarkoittaa riskienhallinnassa?

KISS-periaatteen ydin on, että yksinkertaiset ratkaisut ovat usein tehokkaimpia. Riskienhallinnassa tämä tarkoittaa, että monimutkaisia prosesseja ja työkaluja tulisi välttää, jos yksinkertaisemmat vaihtoehdot tuottavat paremman tuloksen. Monimutkaisuus voi lisätä virhemahdollisuuksia ja vähentää päätöksenteon tehokkuutta.

Riskien omistajuuden hajauttaminen

Turner kritisoi blogissaan yleistä harhaluuloa, että riskipäälliköt omistaisivat kaikki projektin riskit. Hän huomauttaa, että riskien hallinnan tulisi olla asiantuntijoiden käsissä, jotka ymmärtävät riskin tekniset yksityiskohdat parhaiten. Riskipäällikön tehtävänä on tukea tätä prosessia, ei ottaa vastuuta kaikista riskeistä.

Hajautetut riskirekisterit ja niiden ongelmat

Monet organisaatiot käyttävät Excel-taulukoita riskirekisterinä, mutta tämä johtaa usein virheisiin ja epäjohdonmukaisuuksiin. Kun useat asiantuntijat käyttävät eri versioita rekisteristä, syntyy eroja, jotka voivat vaikuttaa projektin lopputulokseen. Tämä monimutkaisuus tekee riskien hallinnasta entistä vaikeampaa.

Huonojen käytäntöjen korjaaminen

Yksi keskeinen virhe riskienhallinnassa on se, että mahdollisuuksia ja uhkia yritetään tasapainottaa keskenään. Tämä voi johtaa harhaanjohtaviin arvioihin projektin riskien kokonaismäärästä. Turner suosittelee, että käytetään todennäköisyys laskelmia sen sijaan, että tukeuduttaisiin yksinkertaisiin kaavoihin, jotka eivät huomioi kaikkia riskienhallinnan vivahteita.

Safran Risk Managerin yksinkertaistamisratkaisut

Safran Risk Manager on kehitetty tekemään riskienhallinnasta helppoa ja tehokasta. Työkalu sisältää esimerkiksi slider-palkit, joiden avulla riskien omistajat voivat helposti kerätä dataa riskien arviointia varten. Tämä tekee tiedonkeruusta yksinkertaista, mutta samalla tarjoaa riskipäällikölle mahdollisuuden tehdä tarkkoja arvioita kolmipistearvioinnin avulla.

Tiedonkeruun helpottaminen ja vastuun jakaminen

Safran Risk Manager tarjoaa tiimin kaikille jäsenille helppokäyttöisen työkalun, jonka avulla he voivat päivittää ja hallita riskejään. Tämä hajautettu lähestymistapa antaa vastuun niille, jotka ovat parhaiten perehtyneet riskin taustoihin ja vaikutuksiin, jolloin virhemahdollisuudet vähenevät ja hallinta tehostuu.

Reaaliaikainen riskien seuranta ja raportointi

Yksi Safran Risk Managerin suurimmista eduista on sen mahdollistama reaaliaikainen riskien seuranta. Tämä tarkoittaa, että kaikki sidosryhmät voivat olla tietoisia projektin riskeistä ajantasaisesti ja tehdä parempia päätöksiä yhdessä. Reaaliaikainen tiedon saatavuus parantaa yhteistyötä ja tekee riskienhallinnasta tehokkaampaa.

Safran Risk Managerin suunnittelun yksinkertaisuus

Safranin suunnittelutiimi on tehnyt työkalusta niin yksinkertaisen kuin mahdollista, jotta se on helppo omaksua ja käyttää. Käyttäjät näkevät vain sen, mitä heidän tarvitsee nähdä, eikä monimutkaiset prosessit estä työkalun täyttä hyödyntämistä. Tärkeimmät toiminnot ovat selkeästi esillä, ja data on helposti saavutettavissa missä ja milloin tahansa.

Parempi päätöksenteko paremmalla datalla

Koska Safran Risk Manager tarjoaa selkeitä näkymiä ja analytiikkaa riskienhallintaprosessista, se tukee parempaa päätöksentekoa. Yksinkertaistetun lähestymistavan ansiosta tiimit voivat tehdä nopeampia ja tarkempia päätöksiä, jotka perustuvat ajantasaiseen ja täsmälliseen tietoon.

Mark Turner: 15 vuotta riskienhallinnan kokemusta

Mark Turner on työskennellyt riskienhallinnan parissa yli 15 vuotta. Hänellä on laaja kokemus ja syvällinen ymmärrys siitä, kuinka riskienhallintaohjelmistot voivat helpottaa projektitiimien työtä. Turner on Safran Risk Managerin kehitystyön ytimessä ja hän tuo jatkuvasti uusia näkökulmia riskienhallinnan yksinkertaistamiseen.

Tuleva webinaari: Safran Risk Manager käytännössä

Pidämme maksuttoman englanninkielisen webinaarin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner esittelee Safran Risk Managerin käytännössä. Webinaarissa saat käsityksen siitä, kuinka työkalu voi auttaa projekteja ennakoimaan riskejä ja tekemään parempia päätöksiä. Rekisteröidy mukaan ja opi lisää Safran Risk Managerista!

Johtopäätös

Riskienhallinnan yksinkertaistaminen on avain tehokkaampiin prosesseihin ja parempiin päätöksiin. Safran Risk Manager on työkalu, joka tekee tästä mahdollisen. Muista rekisteröityä webinaariin ja oppia, kuinka voit tehostaa riskienhallintaa omissa projekteissasi!

Kaikki puhuvat tilannekuvasta

Oletko tietoinen hankkeesi tilanteesta? Perustuvatko päätöksesi tietoon?

Tiedon hyödyntämisen yhteydessä puhutaan raportoinnista, tietojen analysoinnista, louhinnasta ja visualisoinnista. Nämä ovat termejä, jotka kuvaavat työtä, jolla tuotetaan päätöksentekijöille ja eri sidosryhmille ajantasainen tilannekuva eri tietolähteistä.

Terminä ”tilannekuva” on mielestäni erinomainen kuvaamaan tiedon hyödyntäjän näkökulmaa ja tarvetta. Termissä ilmenee osuvalla tavalla tavoite ymmärtää yksityiskohdista koostettu kokonaisuus, nähdä metsä puilta.

Tilannekuva ei ole yhden asian mittari, tai yhdestä tietolähteestä koostettu raportti. Kokonaiskuva muodostuu yhdistämällä useat eri näkökulmat mittareiksi ja grafiikoiksi, jotka näyttävät kunkin asian nykyhetken tilan lisäksi pidempiaikaisen muutoksen ja tilanteen suhteissa tavoitteisiin.

Suuren infra-hankkeen näkökulmasta tilannekuvaan tuotavia asioita ovat esimerkiksi:

  • Hankkeen aikataulutilanne,
  • kustannuskertymä suhteessa budjettiin,
  • hankintojen ja sopimusten tilanne,
  • hankkeen riskit ja niihin liittyvät toimenpiteet ja vaikutukset,
  • turvallisuus ja hankkeen ulkopuolisille aiheutuneet turvallisuusvaikutukset,
  • hankkeen viestinnän onnistuminen.

Tilannekuvan tietoja koostetaan useista eri järjestelmistä

Tilannekuvan muodostamisen kannalta on olennaista, kuinka hankeen tietohallinto hoidetaan. Normaalia on, että esimerkiksi riskien hallinta ja viestinnän seuranta on vastuutettu konsulteille, jotka käyttävät kyseiselle sovellusalueelle parhaiten soveltuvia välineitä ja menetelmiä. Aikataulujen suunnittelu, työmaan tilanteen seuranta ja kustannusten hallinta saatetaan tehdä eri tietojärjestelmissä. Tilannekuvan mittareiden laskentaan tarvitaan tietoja siis useista eri järjestelmistä, joita hallinnoivat mahdollisesti eri organisaatiot.

Useat eri järjestelmät tuovat mukanaan kaksi teknistä haastetta:

  • Miten tiedot saadaan koostettua yhteiseen tilannekuvaan?
  • Miten eri järjestelmistä tuodut tiedot yhdistetään niin että niiden pohjalta voidaan lasketa ajantasaisia ja luotettavia mittareita?

Haasteena tietoturva ja pääsyn hallinta, kun tiedontuottajina ja hyödyntäjinä on käyttäjiä eri organisaatioista

Hankkeisiin osallistuu useita organisaatioita urakoitsijana, toimittajina, konsultteina sekä myös tilaajina ja muina sidosryhminä. Eri hankkeen rooleilla on erilaiset tarpeet tietojen syöttämiselle ja myös tietojen hyödyntämiselle.

Useiden eri organisaatioiden käyttäjien pääsyn varmistaminen samaan tilannekuvaan vaatii hankkeen tietojärjestelmältä sujuvaa ohjelmistolisenssien ja käyttäjien käyttöoikeuksien hallintaa.

Eri organisaatioissa työskentelevien henkilöiden pääsy hankkeen järjestelmiin saattaa olla haasteellista, koska henkilöt käyttävät päivittäin oman organisaationsa laitteita, käyttäjätunnuksia ja ohjelmistolisenssejä. Oman organisaation tietohallinto hallinnoi käyttäjien laitteita.

Jos hankkeen järjestelmät sijaitsevat teknisesti eriytetyssä ympäristössä, käyttäjille saatetaan joutua maksamaan toiset lisenssit välineisiin, jotka heillä ehkä jo on käytössä omassa organisaatiossaan.

Tietoturvan määrittely ja rakentaminen on myös haaste. Esimerkiksi, kun koko hankkeen eri urakoitsijoiden hinta ja sopimustietoja yhdistetään, jotta niiden avulla saadaan laskettua hanketasoisia mittareita, vaaditaan käyttöoikeuksien hallinnalta tarkkuutta. Sopimusten salaisiksi luokitellut hintatiedot eivät saa olla väärien käyttäjien näkyvillä.

Hyviä kokemuksia hankekohtaisista pilviympäristöistä

Pilviympäristöt ovat joustavia, kun tarvitaan hankekohtainen tekninen alusta hankkeen omille järjestelmille. Pilvipohjaisen ympäristön pystytys on nopeaa, eikä aiheuta kustannuksia. Kun hankkeeseen osallistuu eri osapuolia, voidaan hankkeen henkilöt lisätä pilviympäristöön. Jokaiselle käyttäjälle voidaan antaa oikeudet ja hankkia lisenssit tarpeen mukaan. Näin hankkeen kustannuksetkin ovat helposti kohdistettavissa ja kustannukset joustavat hankkeen aikana käyttäjämäärien mukaan.

Tulevaisuudessa pilviympäristöissä yleistyy vieraskäyttö, niin että käyttäjät voivat kirjautua hankkeen pilviympäristöön oman organisaationsa käyttäjätunnuksilla ja käyttää järjestelmiä oman organisaationsa, jo maksetuilla, lisensseillä. Osittain tämä on jo nykypäivää.

Hankkeen omassa pilviympäristössä kaikki muutokset, liittyen esimerkiksi käyttäjien hallintaan, tietoturvan määrittelyyn ja lisenssien hankintaan, on nopeaa ja ketterää toteuttaa, koska ainoastaan oman hankkeen vaatimukset määrittelevät ympäristön.

Ohjelmistot tarpeen mukaan

Microsoftin pilviympäristöissä on saatavilla hyvin kattava välinevalikoima ja ohjelmistoja voidaan ottaa käyttöön hankkeen tarpeen mukaan. Aikataulujen ja kustannusten hallintaan voidaan käyttää Project Online ja Microsoft Project ohjelmistoja.

Microsoftin uusi Planner ja Power Platform tarjoavat laajan joukon työvälineitä, joilla rakennetaan helposti hankkeen hallintaan juuri tarpeen mukainen kokonaisuus toiminnallisuuksia.

Tietyt osa-alueet, kuten riskien hallinta hoituu parhaiten sovellusaluekohtaisilla välineillä, kuten Safran Risk Manager välineellä.

Tilannekuvajärjestelmä ei toimi ilman hyvää BI ja raportointivälinettä. Power BI on kattava väline tietojen kokoamiseen eri järjestelmistä ja organisaatioista, datan yhdistämiseen ja hankkeen tunnuslukujen laskemiseen. Power BI:llä voidaan tuottaa visuaaliset mittaristot eri käyttäjärooleille.

Tietotekniikka on vain väline tilannekuvan toteutukseen. Toteutukseen tarvitaan hyvä liiketoiminnan ymmärrys eri roolien tietotarpeista, jotta osataan kehittää ymmärrettävät ja informatiiviset mittarit ja grafiikat. Lopputuloksena hankkeen eri osallistujilla on yhteinen ja ajantasainen ymmärrys hankkeen tilanteesta ja suunnasta mihin ollaan menossa.


Webinaari tiistaina 27.8.2024 klo 10:00:

Microsoft Power Platform ja Tilannekuvaportaalit 2024: Nykytila ja tulevaisus

Tervetuloa maksuttomaan webinaariin, jossa käsittelemme laajojen investointihankkeiden työyhteenliittymien käyttöön toteutettujen tilannekuvapalveluiden nykytilaa ja tulevaisuuden suunnitelmia Microsoft Power Platform -ekosysteemissä. Webinaarissa saat konkreettisia esimerkkejä siitä, miten Microsoft Power BI ja muut Power Platform -työkalut voivat parantaa hankkeiden seurantaa ja tiedon jakamista sidosryhmille. Ilmoittaudu webinaariin tästä (aukeaa uuteen ikkunaan).

Project for the Web ja Microsoft ToDo yhdistyvät Microsoft Planneriin

Microsoft Teamsiin on ilmestynyt uusi Planner. Myöhemmin kuluvan vuoden aikana, uuden Plannerin toiminnallisuudet tulevat myös näkymään selainkäyttöliittymän Plannerissa. Uudessa Plannerissa yhdistyvät vanhan Plannerin, Project for the Webin ja ToDo sovelluksen toiminnot saman käyttöliittymän alle.

Kuva: Voit lisätä uuden Plannerin Teamsiin

Planner sovelluksen käyttäminen ei ole vaatinut Microsoft 365 tilauksen lisäksi muita lisenssejä. Sen käyttö on yleistynyt laajasti. Planner on erittäin helppokäyttöinen töiden hallinnan väline, sen avulla tiimi tai projekti voi pyörittää viikoittaista työnhallintaa näppärän Kanban näkymän avulla.

Vanha Planner on nyt Planner Basic

Plannerin toiminnan rajat ovat tulleet vastaan, jos on ollut tarve esittää aikatauluja Gantt-kaavioina, suunnitella työmääriä tehtäville tai raportoida tehtävistä, työmääristä ja projekteista. Planner ei myöskään ole ollut konfiguroitavissa, niin että sen käyttötapaa olisi voitu vakioida yrityksen sovittujen käytäntöjen mukaiseksi. Raportointi Planner suunnitelmien tehtävistä on käytännössä ollut mahdotonta, sillä raportointivälineillä ei saa koostettua Planner suunnitelmien tietoja yhteen.

Nykyiset Planner toiminnallisuudet säilyvät uudessa Plannerissa Perus (Basic) ominaisuuksina. Näitä ominaisuuksia voi edelleenkin käyttää pelkällä M365 tilauksella. Aiemmin laaditut suunnitelmat toimivat uudessa Plannerissa kuten ennenkin.

Project for the Web on nyt Planner Premium

Project for the Web välineen yhdistyessä Planneriin, Project välineen toiminnot esiintyvät Plannerin alla Premium ominaisuuksina. Plannerin ja Project for the Web välineet eivät siis vielä yhdisty ”pellin alla” kovin tiiviisti. Tulemme todennäköisesti näkemään tiiviimpää yhdentymistä teknisen alustan osalta myöhemmin.

Kuva: Uutta suunnitelmaa luotaessa valitset luotavan suunnitelman tyypiksi, joko Perus (vanha Planner) tai Premium (Project for the Web)

Planner Premium on siis Project for the Web. Project for the Web selainpohjaisessa sovelluksessa luodut suunnitelmat näkyvät Plannerissa Premium suunnitelmina ja Plannerissa luodut Premium suunnitelmat ovat käytettävissä Project for the Web sovelluksessa sekä Project Power Appsissa.

On hyvä ymmärtää, että ainakin toistaiseksi Planner Basic suunnitelmien tieto tallennetaan eri tietovarastoon kuin Planner Premium suunnitelmien. Premium suunnitelmien tiedot ovat Power Platformin Dataverse tietovarastossa, josta raportointi esimerkiksi Power Bi:llä onnistuu helposti. Premium suunnitelmien tiedot ovat myös käytettävissä Power Apps sovelluksissa. Dataverse tietovarasto ja Power Appsit mahdollistavat projektitietojen laajentamisen omilla lisätiedoilla ja toiminnoilla. Premium toiminnot siis tarjoavat mahdollisuuden konfiguroida ja kustomoida järjestelmään tarvittavat salkunhallinnan ja raportoinnin toiminnallisuudet ja vakioida siihen yrityksen omat toimintatavat.

Plannerin Premium taso tuo Planner käyttäjille nyt selkeämmin kasvupolun laajempiin projektinhallinnan toiminnallisuuksiin. Premium toiminnallisuudet ovat tyrkyllä Plannerissa ja ne saa käyttöönsä hankkimalla tarvittavat lisenssit. Myös aiemmin luotuja Perus-suunnitelmia voidaan päivittää Premium suunnitelmiksi, kun niihin halutaan käyttöön Premium toiminnallisuudet.

Plannerin perus (Basic) toimintoihin riittää Microsoft 365 lisenssitilaus. Kuten ennenkin Perus Planner suunnitelmia voi luoda ja käyttää kaikki M365 lisensoidut käyttäjät.

Aiemmin Project Plan 1 nimellä kulkenut lisenssitilaus on nimetty nyt uudelleen Planner Plan 1 nimelle. Tämä tilaus avaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda ja käsitellä Premium suunnitelmia ja toiminnallisuus riittää perus Gantt-kaavioiden laatimiseen ja myös kustomoidun Power App sovelluksen käyttöön.

Kaikki projektin suunnittelun toiminnot saadakseen, käyttäjän on hankittava Project Plan 3 lisenssi. Project Plan 3 on siis projektipäällikkö käyttäjäroolille tarkoitettu lisenssi. Sillä voi käyttää edistyneempiä toimintoja, kuten erityyppisiä tehtävien välisiä riippuvuuksia, koota Road map näkymiä eri projektisuunnitelmien avaintehtävistä sekä kustomoida Premium suunnitelmien käsittelyyn soveltuvaa Power App sovellusta. Project Plan 3 lisenssillä voi myös hyödyntää Copilotia suunnitelmien laatimisessa ja analysoinnissa.

Project Plan 5 lisenssille tullee enemmän toimintoja saataville vielä myöhemmin kuluvan vuoden aikana. Se laajentaa toimintoja resurssien hallinnan ja salkun hallinnan alueille. Tärkeimpinä lisenssin käyttäjärooleina ovat resurssiesimiehet ja projektisalkkujen haltijat.

Microsoft ToDo on nyt Plannerin Omat tehtävät -ominaisuus

Henkilön oma työlista ToDo, näkyy uuden Plannerissa Omat tehtävät näkymänä. Se kokoaa yhteen paikkaan henkilölle eri välineissä luodut tehtävät, olipa tehtävä luotu Planner Basic suunnitelmassa, Planner Premium suunnitelmassa, Loopin Tehtävälistalla tai Outlookin ToDo tehtävälistalla.

Omia töitä voi edelleen katsella ja niiden valmiutta päivittä toki myös Outlookissa ja ToDo mobiilisovelluksessa.

Tämä on Project for the Web käyttäjille tervetullut uudistus. Projektiryhmine jäsenillä on nyt yksinkertainen tapa päästä näkemään ja päivittämään valmiutta tehtäville eri projekteista ja muista suunnitelmista.

Järjestämme webinaarin uudesta Plannerista 21.5. Tervetuloa kuulemaan lisää aiheesta.

Kohti tehokkaampia ja tuottavampia
projektitoimituksia

Tehokas resurssienhallinta yhdistettynä tarkkaan työajanseurantaan luo vankan perustan projektinhallinnalle. Se ei ainoastaan paranna projektin tehokkuutta, vaan myös lisää läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta, mikä on olennaista projektien onnistumisen kannalta.

Nämä elementit eivät ainoastaan määritä projektin onnistumista, vaan myös sen tehokkuutta ja tuottavuutta. Projektipomon aiemmissa kirjoituksissa on käsitelty näitä teemoja, ja tässä artikkelissa syvennymme niiden merkitykseen entisestään.

Tehokkaan resurssienhallinnan ja työajanseurannan edellytykset

Projektinhallinnassa resurssien tehokas hallinta ja tarkka työajanseuranta ovat keskeisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat projektin onnistumiseen. Projektipomon mielestä nykyaikaisen projektien ja salkkujen hallintaratkaisun tulee ehdottomasti tarjota kattavat työkalut näiden kriittisten osa-alueiden hallintaan. Vasta sitten, kun käytössä oleva projektienhallintaratkaisu täyttää nämä edellytykset, voimme parantaa oleellisesti projektien läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.

Asiantuntijatyön suunnittelu

Kuten Projektipomon asiantuntijatyön suunnittelua käsittelevässä blogissa todetaan, huolellinen suunnittelu luo perustan onnistuneelle projektinhallinnalle.  Suunnitteluprosessin aikana määritellään resurssit, jotka ovat tarpeen projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektipomon kaksitasoisesta resurssisuunnittelusta kertova artikkeli valottaa, kuinka strateginen ja operatiivinen suunnittelu yhdistyvät resurssienhallinnassa. Tämä lähestymistapa mahdollistaa resurssien joustavan kohdentamisen projektin vaiheiden ja tarpeiden mukaan.

Suunnitelmallista resurssienhallintaa

Suunnitelmallisen resurssien hallinnan merkitys korostuu blogissa, jossa kuvataan, kuinka ennalta määritelty resurssien käyttösuunnitelma auttaa ohjaamaan projektin toteutusta tehokkaasti ja ennakoidusti.

Camakon työkalut resurssienhallintaan ja työajanseurantaan

Camakon avulla projektien ja töiden suunnittelu sekä seuranta muuttuu selkeämmäksi ja johdonmukaisemmaksi. Työkalu tarjoaa kattavat ominaisuudet projektien suunnitteluun, resurssien allokaatioon ja työmäärän seurantaan.

Resurssienhallinnan työkalut mahdollistavat resurssien kohdentamisen ja käytön optimoinnin projektien läpi. Työntekijöiden osaamisen, saatavuuden ja tarpeiden yhteensovittaminen tehostuu, mikä parantaa projektien tuottavuutta ja vähentää hukkaa.

Tuntiraportoinnin osalta Camako mahdollistaa työajan seurannan reaaliajassa, tarjoten tarkkaa tietoa projektien työmäärästä ja edistymisestä. Tämä auttaa projektijohtoa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja säätämään suunnitelmia tarpeen mukaan.

Osallistu tulevaan Camako webinaariin

Haluatko oppia lisää tehokkaasta resurssienhallinnasta ja työajanseurannasta? Liity mukaan Camako webinaariin ”Resurssien hallinta ja työajankirjaus – Mitä suunniteltiin ja mitä oikeasti tapahtui” 16.4.2024 klo 10:00, jossa syvennymme näihin teemoihin käytännön esimerkkien ja parhaiden käytäntöjen kautta.

Tule mukaan vahvistamaan osaamistasi ja oppimaan, kuinka Camako voi auttaa sinua hallitsemaan projektejasi entistä tehokkaammin

Miksi ihmeessä me teemme
projektisuunnitelmia, kun ne eivät
pidä paikkaansa?

Otsikko on varsin raflaava mutta se on totta! Projektit eivät toteudu kuten olemme suunnitelleet. Projektin aikana tulee aina vastaan tilanteita, jotka aiheuttavat muutoksia ja viivästyksiä meidän tekemiimme suunnitelmiin. Suunnitelmalla on kuitenkin tarkoitus.

Englantilainen Norman Sanders kuvaa projektisuunnitelman merkitystä usealla erilaisella tavoitteella. Norman Sanders on kokenut englantilainen projektipäällikkö, joka työskenteli IT alalla kehittäen mm. tietokoneita yhdessä Maurice Wilkesin ja Alan Turning kanssa. (Norman Sanders – Archives of IT (archivesit.org.uk))

Joitakin Norman Sandersin mietteitä projektihallinnasta seuraavassa:

Projektisuunnitelma on toteutettavuusarviointi (Feasibility)

Projektisuunnitelmaa voisi pitää eräänlaisena simulaationa projektin toteutukselle. Kaikissa projekteissa on olemassa jonkinlainen suunnitelma, mutta mitä enemmän voimme käyttää aikaa suunnitteluun ja tarkastella yksityiskohtia, sitä paremmin suunnitelma yleensä pitää paikkansa toteutusvaiheessa.

Käyttämällä pienehkön summan rahaa yksityiskohtaiseen projektisuunnitteluun ja analysointiin sekä projektin toteutustavan arviointiin, voi säästää suuren summan rahaa toteutusvaiheen virheiden välttämisellä.

Hyväksyntä toteutukselle

Projektin käynnistykselle on helpompi saada omistajan hyväksyntä kun projektisuunnitelma on kunnolla tehty. Projektin omistaja voi luottaa toteutussuunnitelmaan ja antaa käynnistysluvan, jos suunnitelma on riittävän realistinen, yksityiskohtainen ja huolella valmisteltu.

Suunnitelma on sisäinen sopimus

Projektipäällikön tehtävä on saada projektitiimi sitoutumaan projektin tavoitteisiin, toteutustapaan, budjettiin ja aikatauluun. Paras tapa toteuttaa tämä on ottaa projektitiimi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun.  Jos projektipäällikkö ei tee sitä ennen projektin käynnistymistä, on tiimin sitouttaminen projektin käynnistymisen jälkeen huomattavasti hankalampaa.

Budjetti

Jos projekti on ositettu riittävän hyvin ja eri osille on tehty huolella aikataulu, työmääräarvio ja budjetti, voivat omistaja ja projektipäällikkö luottaa suunnitelmaan. Suunnitelma toimii vertailukohtana, johon tulevaisuudessa nykytilannetta ja ennustetta verrataan.

Projektisuunnitelma osana asiakassopimusta

Jos projekti toteutetaan ulkopuoliselle asiakkaalle, korostuu suunnitelman merkitys. Se kuvaa toteutustavan, aikataulun ja budjetin. Suunnitelma on hyvä liittää toimitussopimukseen liitteeksi. Hyvin tehty projektisuunnitelma saattaa auttaa voittamaan tarjouskilpailun, sillä se kertoo asiakkaalle toimittajan sitoutumisesta ja osaamisesta jo tarjousvaiheesta lähtien.

Projektisuunnitelma on katalyytti

Projektisuunnitelman keskeinen tehtävä on määrittää mitä tehdään, mitä se maksaa, kuka tekee sekä milloin jokin asia tehdään. Kun edellä mainitut asiat on huomioitu projektisuunnitelmassa, voivat eri toteuttajat edetä tehtävästä toiseen ilman turhia viiveitä.

Projektisuunnitelma on hätäjarru

Projektin toteuttamisessa edetään tyypillisesti vaihe tai portti kerrallaan. Etenemiselle saadaan omistajan tai ohjausryhmän lupa kun voidaan varmistua seuraavan vaiheen sisällöstä, riskeistä, aikataulusta ja kustannuksista. Jos projektin seuraavan vaiheen toteutuksen arvio muuttuu olennaisesti esimerkiksi tulosten, kustannusten tai aikataulun osalta olosuhteiden muuttuessa vertailtaessa niitä alkuperäiseen suunnitelmaan, voidaan projekti keskeyttää tai lopettaa, jolloin voidaan välttää lisäkustannukset ja tarpeeton laite tai muu toteutus.

Oppimisväline

Kuinka suunnittelin versus kuinka se oikeasti toteutui? Edellä mainittu vertailu on arvokasta tietoa tulevaisuudessa tapahtuvalle suunnittelulle. Vertailua ei voi tehdä, jos projektisuunnitelmaa vastaan ei kerätä toteutuneita tietoja. Näitä ovat toteutuneet päivämäärät tehtäville, toteutuneet tunnit ja kustannukset sekä arviot riskien vaikutuksista edellä esitettyihin.

Kun toteutuneita tietoja voidaan verrata suunnitelmaan ja tästä jää dokumentoitu ”lessons learned”- tieto yrityksen käyttöön, ovat seuraavat projektisuunnitelmat laadultaan taas askeleen parempia.

Laadukkaan projektisuunnitelman laadinnan edellytykset

Projektihallinnan ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Edellä mainitun seikan lisäksi onnistunut toteutus vaatii myös hyvän suunnitelman.

Miten projektisuunnitelma pitäisi toteuttaa ja mitä sen pitäisi sisältää? Suunnitelmaa laadittaessa olisi hyvä pohtia alla olevia näkökulmia.

  1. Suunnitelman pitää sisältää koko projektin toteutuslaajuus. Näin pyritään estämään tahaton projektin laajuuden kasvaminen projektin aikana (scope creep).
  2. Suunnitelman pitää olla selkeä ja ymmärrettävä kaikille osapuolille: Mitä toteutamme, miten toteutamme, milloin toteutamme ja kuka toteuttaa.
  3. Edistymän seurannan ja raportoinnin pitää perustua ennalta sovittuun hyväksi todettuun toimintatapaan. Projektisuunnitelman pitää tukea seurantaa ja ohjausta.
  4. Suunnitelman pitää olla selkeä olematta kuitenkaan liian yksityiskohtainen, jolloin sitä on vaikea noudattaa ja raportoinnista tulee monimutkaista. Jos suunnitelma on liian ylimalkainen, edistymän seuranta ja vertailu suunnitelmaan ei toteudu ohjausta palvelevalla tarkkuudella.
  5. Projektitiimi laatii suunnitelman yhdessä tiimiä varten noudattaen seuraavaa periaatetta:
    ”With the team, by the team and for the team”.
  6. Suunnitelma pitää ”jäädyttää” vertailusuunnitelmaksi eli baselineksi. Muussa tapauksessa projektissa ei ole vertailukohtaa, johon ennustetta ja miksei myös onnistumista verrataan.
  7. Suunnitelman pitää ottaa kantaa projektin toteuttamiseen liittyviin epävarmuuksiin sekä niiden mahdollisiin vaikutuksiin.
  8. Laadukkaan projektisuunnitelman osaksi mielletään usein myös onnistumisen kriteerit.

Oletetaan, että yritys on onnistunut projektin valmistelussaan ja pystynyt hankkimaan projektille osaavat resurssit ja että projektisuunnittelua varten on saatavilla riittävät ja oikeat lähtötiedot. Seuraava askel on löytää ne henkilöt, joilla on riittävät taidot laadukkaan projektisuunnitelman laatimiseen.

Projektisuunnitelman tekijöitä etsittäessä tai projektisuunnitelmaa laadittaessa törmätään mm. seuraaviin haasteisiin:

  1. Suunnitelman laatii joukko henkilöitä (tai henkilö), jotka osaavat käyttää projektinsuunnitteluun tarkoitettuja ohjelmistoja, mutta heillä ei ole taitoa sitoa muuta ammattihenkilöstöä projektinsuunnitteluun eikä ehkä taitoa kommunikoida suunnitelmaa projektitiimille, asiakkaalle tai johdolle.
  2. Suunnitelma on tarkoitus tuottaa ainoastaan asiakasta varten asiakkaan näkökulmasta edistymän seurantaan, eikä suunnitelma sisällä toteuttajille tärkeää informaatiota, miten jokin työ käytännössä toteutetaan ja kuka sen toteuttaa.
  3. Projektisuunnitelman on laatinut yksi henkilö eikä sen laatimisessa ole käytetty apuna projektitiimin osaamista. Kyseessä on siis yhden henkilön näkemys toteutuksesta.
  4. Työnosituksen haasteellisuus. Lopputulosten ohella suunnitelmassa on kyettävä esittämään työn toteutuksen tapa.
  5. Suunnitelman laatiminen on teetetty projektin ulkopuolisella henkilöllä, jolla ei itse asiassa ole myöhemminkään roolia projektin toteutuksessa.
  6. Suunnitelma on optimistinen näkemys projektin läpiviennistä eikä siinä ole huomioitu toteutusympäristön vaikutuksia projektiin, kuten yrityksen tilannetta tai vallitsevien markkinaolosuhteiden vaikutuksia. Projekti ei kuitenkaan ole immuuni näille vaikutuksille. Tarvitaan siis analyysi suunnitelman toteuttamiskelpoisuudesta.

Toimitusprojekteissa projektisuunnitelma muodostaa tyypillisesti osan sopimuksesta. Suunnitelmassa kuvataan mitä, miten, milloin ja kuka. Myöhästymisestä seuraa sakkoja tai pahimmassa tapauksessa sopimuksen purku ja korvausvelvollisuus. Laadukasta projektisuunnitelmaa voisi verrata vakuutukseen, jolla estetään vahinkojen synty.

Resurssihallinnan pienin yhteinen nimittäjä: Henkilökohtainen ajanhallinta

Onko kalenterisi täyteen varattu? Onko ajankäyttösi omassa hallinnassasi? Kykenetkö keskittymään tärkeisiin asioihin, vai ajaudutko hääräämään kiireisten töiden parissa? Joudutko vääntämään pakollisten töiden kanssa? Riittääkö aikaa myös opiskeluun ja kehittämiseen? Kuka priorisoi tehtäväsi?

Työn mielekkyys ja priorisointi 

Työmotivaatio kasvaa pitkälti työn mielekkyydestä ja siitä, että työ koetaan hyödylliseksi. Tähän tärkeä lähtökohta on tunnistaa työn tavoitteet ja tavoiteltavat lopputulokset sekä ymmärtää niiden tärkeys. Nämä toimivat pohjana töiden priorisoinnille eli tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämiselle.

Priorisointi tapahtuu aina. Kyse on siitä, kuka sen tekee ja mistä lähtökohdista?

Priorisoinnissa tulisi näkyä eri projektien ja muiden töiden keskinäinen tärkeys organisaation tavoitteiden mukaisesti. Siksi töiden priorisointi pitäisi tapahtua projektien ja tiimien välillä. Jos työntekijälle ei ole selvää eri töiden tärkeysjärjestys, jää priorisointi henkilön harteille. Joka aamu, päivittäistä työlistaa suunnitellessaan, työntekijä asettaa työt järjestykseen. Vastaako järjestys silloin organisaation tavoitteita, vai henkilön omia mieltymyksiä?

Tulipalot 

Aina emme pääse valitsemaan töitä, vaan joskus työt valitsevat paikan ja ajan. Kiireisiä töitä ilmestyy ajoittain. Tulipalon syttyessä lopetetaan muu tekeminen ja keskitytään sammuttamaan palo. Oikeat palomiehet ovat oma ammattikuntansa, joiden tehtävänä on varmistaa valmius ja saatavilla olo tulipalon hetkeä varten. Palomiehille on varattu sopiva resurssointi ja työnsuunnittelu varmistaa saatavuuden kiireellisiin toimeksiantoihin. Meidän muiden tehtäviin kuuluu muutakin kuin tulipalojen sammuttamista. Kuinka joustava aikataulumme on, jos hoidettavaksi tulee yllättäviä kiireellisiä töitä? Kykymme hoitaa satunnaiset tulipalot riippuvat asioista, kuten:

1. Kuinka joustavaksi kykenemme laatimaan ajankäyttömme?

2. Onko organisaatiossa useampia osaajia, jotka voivat tarvittaessa tukea toisiaan?

3. Saammeko apua tarvittaessa ulkopuolisilta asiantuntijoilta?

Kiireellisten töiden hoitaminen ohi työnsuunnittelun prosessin ei pitäisi olla normaali tila. Töiden ja resurssien hallinnan prosessi tulee uudelleen suunnitella, jos henkilöiden kaikki aika kuluu jatkuvasti kiireellisten asioiden hoitamiseen.

Kalenterivaraukset 

Kalentereihimme on varattu yhteisiä kokouksia muiden ihmisten kanssa, koulutuksia, henkilökohtaisia tapahtumia, asioita, jotka pitää muistaa hoitaa. Kalenteri on oivallinen työkalu oman ajankäytön ohjelmointiin. Yhteisten kalenterivarausten avulla on mahdollista saada edistettyä sellaisia töitä, joihin tarvitaan useampia osallistujia.

Osa kalenterivarauksista on ns. pehmeitä, joita voi kohtuullisen helposti uudelleen organisoida ja siirrellä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset muistettavat asiat tai varaukset vain itsellemme tai pienelle joukolle oman organisaation henkilöitä.

Osaa kalenterivarauksista voisi kuvata koviksi, joita ei helposti voi siirtää tai muuttaa. Näitä ovat vaikkapa konferenssit, koulutukset, tuotejulkistukset ja vaikkapa tilikauden päättämiseen liittyvät tapahtumat, jotka on tarkasti sidottu kalenteriin ja tiedotettu laajalle joukolle.

Kalenterivarausten ajoituksessa huomioidaan niiden tärkeys ja kiireellisyys. Kun varaus on tehty, sitä ei toivota siirrettävän, koska siirtäminen sekoittaa useamman henkilön aikataulusuunnitelmat.

Kalenterin suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin nämä asiat:

1. Kokoukset ja yhteiset tekemiset pitää varata kalenteriin etukäteen, tai muuten ne eivät tapahdu.

2. Suurelle henkilömäärälle tehtävät varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Esimerkiksi olet auttamattomasti myöhässä, jos koitat varata firmalle pikkujoulut kuluvalle viikolle.

3. Huomioi kalenteritapahtumiin valmistautuminen ja siirtyminen kokouksista toisiin.

4. Jokaisella kokouksella tulee olla: Tarkoitus, Agenda, Aika ja paikka, Etukäteistiedot ja osallistujien valmistautuminen, Lopputulokset.

5. Älä anna muiden hallita liiaksi kalenteriasi. Varaa tarvittaessa kalenteriisi aikaa myös muulle tekemiselle kuin kokouksille. Pyri säästämään kalenteriin kokonaisia palaverivapaita päiviä, itsenäisesti tehtävien töiden hoitamiseen.

Tehtävälistat ja Kanban kaaviot

Usein tärkein työ tehdään kalenterivarausten ulkopuolella. Puhutaanko ns. linjatyöstä, projektityöstä tai sisältötekemisestä. Kun meille on asetettu tavoitteita tai määritelty aikaansaatavia tuloksia, niiden aikaansaaminen vaatii itsenäistä tekemistä. Tekemistä ehkä arvioidaan, katselmoidaan ja ohjataan kalenteriin merkityissä kokouksissa, mutta varsinainen tekeminen ajoittuu pidemmälle ajalle. Näitä tavoitteita ja aikaansaatavia tuloksia hallitsemme erillisillä tehtävälistoilla ja Kanban kaavioilla. Nämä saattavat olla henkilön omia tehtävälistoja tai ne voivat olla tiimin tai projektin jaettuja Kanban tai Gantt-kaavioita tai muita työsuunnitelmia.

Tehtävälistan tehtävät tulevat tehdyiksi, jos niillä on:

1. Selkeä tehtävän määrittely

2. Valmistumiskriteerit

3. Yksiselitteinen vastuu

4. Deadline tai katselmointiajankohta

Tiimin tai projektin vetäjänä, varmista lisäksi, että tehtävään vastuutetulla henkilöllä on tekemiseen riittävästi aikaa, oikea osaaminen ja työvälineet, sekä tarvittava motivaatio.

Microsoft lataa Tehtävät, Gantt-kaaviot ja Kanbanit samaan välineeseen

Marraskuussa 2023 Microsoft julkisti yhdistävänsä henkilön omien tehtävien hallinnan Tasks-sovelluksen, Tiimin töiden hallintaan suunnitellun Kanban välineen, eli Plannerin ja uuden helposti käyttöön otettavan projektinhallinnan, Project for The Web välineen. Vuoden 2024 aikana tulemme näkemään Microsoft Teams:sa ja omana selainsovelluksenaan uuden Planner -sovelluksen, jossa on yhdistettynä henkilön omat työt, tiimien työsuunnitelmat ja projektien aikataulut ja resurssisuunnitelmat.

Projektin resurssihallinnasta ja tuntikirjauksista

Projektia on mahdotonta toteuttaa ilman resursseja. Resurssit voivat olla omia tai vuokrattuja. Joka tapauksessa niitä tarvitaan suunnitellun lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Resurssien käyttöä pitää suunnitella, muuten projektin toteutus ja lopputulos eivät onnistu halutulla tavalla.

Resurssisuunnittelua on erilaista. Suunnittelutapaan vaikuttaa se, millainen projekti on kyseessä. Kuinka kauan se kestää? Kuinka iso se on? Mikä on projektin lopputulos? Joka tapauksessa resurssit pitää varata jollakin tavalla projektille ennen sen käynnistystä. Varaamista varten tarvitaan suunnittelua millaisia resursseja ja kuinka paljon ja milloin niitä tarvitaan.

Resurssinhallinta on erilaista isossa investointiprojektissa verrattuna tuotekehitysprojekteihin. Isoissa investointihankkeissa suurin osa resursseista varataan tyypillisesti kokonaan pidemmäksi aikaa projektin käyttöön, kun taas tuotekehityshankkeissa voi henkilö osallistua useampaan projektiin yhtä aikaa lyhyitä ajanjaksoja. Näin ollen suunnittelutavat voivat poiketa toisistaan. Investointiprojekteissa työmääriä suunnitellaan ja jäljellä olevaa työmäärää arvioidaan tehtävien ja niiden työmäärien avulla, kun taas tuotekehityshankkeessa voi työmäärien arviointi olla hankalaa ja varaukset tehdään projektitasolla aikajaksolle.

Projektipomo on kirjoittanut muutamaan kertaan projektin resurssinhallinnasta. Resurssinhallintaa ja sen vaikutuksia sekä toimintatapaa käsitelevät mm. seuraavat projektipomon kirjoitukset:

Resurssi-vai-kapasiteetinhallintaa?

Suunnitelmallista resurssienhallintaa

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Jotta organisaatio voi oppia tekemisestään, mikä tahansa suunnittelutyö tarvitsee takaisinkytkennän toteutumiin, eli mittauksen miten suunnitelma piti paikkansa toteutukseen nähden. Tuntikirjaus toimii resurssinsuunnittelun apuna hyvinkin tässä roolissa. Tuntikirjaustietojen yhdistämisellä resurssinhallinnan varauksiin tai tehtävien suunniteltuihin työmääriin saadaan aikaa riittävä kytkentä suunnitelman ja toteutuman välille.

Resurssivarausten ja tuntitoteutumien vertailua

Vaikka projektit ovat jo määrityksensä mukaisesti ainutkertaisia, voidaan niiden rakenteesta ja osituksesta löytää kuitenkin yhtäläisyyksiä. Näitä vastaavuuksia ja niiden suhteita käyttämällä voidaan arvioida uuden projektin kokonaistyömäärää, kun jokin osatekijä pystytään arvioimaan kohtuullisen luotettavasti.

Seuraavassa on selvennykseksi esimerkki it-projektista. Keräämällä toteutuneita työtunteja koko projektin ajalta ja luokitellen niitä esimerkiksi seuraavasti: toimintojen suunnittelu, toteutus, testaus sekä hallinnolliset tunnit, voidaan seuraavan vastaavan projektin kokonaistyömäärää arvioida kohtuullisen hyvin, jos esimerkiksi toteutukseen liittyvä työmäärä pystytään arvioimaan. Arvio tehdään perustuen historiantiedoilla laskettuun eri työtyyppien suhteeseen, jossa esimerkiksi toteutus edustaa tyypillisesti 40 % työmäärästä, suunnittelu 20 %, testaus 30 % ja hallinnolliset työt 10 %. Suhteet täsmentyvät, kun käytettävissä on useamman saman tyyppisen projektin tiedot.

Tuntikirjaus-aika ei ole vain rahaa

Tuntikirjaus-menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausvaline?

Toteutuneiden tuntien kirjauksen edut saavutetaan parhaiten, kun se on osa projektin- ja resurssinhallinnan tietojärjestelmää, jossa suunnitelmat yhdistetään toteutuneisiin tietoihin.

Kiinnostuitko aiheesta? Ota yhteyttä meihin tästä.

Microsoft ToDo, Planner vai Project for the Web? Ei väliä, kohta ne saa samassa paketissa.

The new Microsoft Planner: A unified experience bringing together to-dos, tasks, plans and projects – Microsoft Community Hub

Helmikuussa 2023 Projektipomo julkaisi blogikirjoituksen, jossa käsiteltiin Project for the Web sovelluksen tilannetta projektihallinnan näkökulmasta.

Tämä kirjoitus keskittyy Microsoftin julkaisemaan blogikirjoituksen ja siihen liittyvään materiaaliin, jossa Microsoft kertoo, että vuoden 2024 aikana nykyinen ToDo, Planner ja Project for the Web -sovellukset yhdistyvät toiminnoiltaan ja siirtyvät saman tuotenimen alle. Uusi tuote on nimeltään Microsoft Planner. Mutta ennen porautumista uuteen tuotteeseen syvemmälle, hieman taustaa.

Lähtökohdat
Microsoft Planner on Microsoftin pilvestä saatavilla oleva yksikertainen tiimin töiden suunnitteluväline. Sillä on ollut monia hyvä puolia, mm. töiden jakaminen tiimin henkilöille, jotka näkevät omat työnsä yli eri suunnitelmien, työt ovat olleet hallittavissa myös ToDo-sovelluksessa, jossa on voinut hallita Outlookissa luotuja tehtäviä. Heikkoutena mainittakoon, että Planner ei kuitenkaan tukenut esimerkiksi Microsoftin Dataverse tiedonhallinnan alustaa lainkaan, joten sen toiminnallinen laajentaminen oli hankalaa, jos ei jopa mahdotonta.

Project for the Web on Microsoftin uuden sukupolven projektinhallintaohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja se hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria. Se on siis arkkitehtuuriltaan joustava, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla. Isoimpana puutteena asiakkaat ovat nähneet sen, että Project for the web ei ole kyennyt esittämään tiimin jäsenille yli eri projektien heidän tehtäviään tai ToDo-sovelluksen kautta.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
Nyt nämä kaksi edellä mainittua sovellusta sekä ToDo-sovellus liitetään yhteen ja luodaan uusi Microsoft Planner, joka lisäksi kuorrutetaan Copilotin tekoäly-ominaisuuksilla.

Uusi Planner julkaistaan ensin Teams-versiona vuoden 2024 alkupuolella, jossa aivan kaikkia toimintoja ei vielä ole saatavilla yhdistettynä yhteen pakettiin. Laajennettu ja myös pelkästään selaimessa toimiva versio on tulossa alustavien tietojen mukaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
Microsoftin ilmoituksen mukaan uudesta Plannerista tulee saataville kaksi erilaista versiota. Nämä ovat Basic ja Premium. Näistä muutama sana seuraavaksi.

Basic vai Premium – siinä vasta pulma?

Planner Basic
Käytettävissä olevan Microsoftin materiaalin perusteella Basic versio tullee vastaamaan ominaisuuksiltaan hyvinkin nykyistä Planneria, johon on lisäksi yhdistetty ToDon tehtävälistan toiminnallisuus My Tasks -näkymään. Se on kuitenkin edelleen se yksinkertainen projektinsuunnittelua ja tiimin työnsuunnittelua tukeva väline, jolla voi sujuvasti jakaa tehtäviä tiimin jäsenille ja kerätä tehtävien edistymätietoja heiltä hajautetusti.

Omat tehtävät eri projekteista – näkymä

Planner Premium
Planner Premium on selvästi isoveli, jonka tehtävä on vastata isojen projektien aikataulusuunnittelusta, Gantt-kaavioista, tavoitteista, tehtävien välisestä logiikasta ja liittymisestä tavoitteisiin, tehtävien resurssiallokaatioista sekä projektikuormituksista.

Ihan uutta Planner Premiumissa on se, että Microsoftin tekoäly Copilot on valjastettu tukemaan projektisuunnitelman laadintaa. Sen lisäksi, että tehtäväluettelon voi perustaa käyttämällä projektimallia, voi Copilotilla luoda tai täydentää tehtäväluetteloita erilaisia tarpeita varten käyttäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Tehtävien luontia Copilotin avulla

Jotta siirtyminen Basic versiota Premiumiin olisi mahdollisimman helppo, voi Basicin sisältä käynnistää Premiumin toiminnot. Premium toiminnallisuus kattaa Project for the Webin Gantt-näkymän sekä kriittisen polun laskennan mukaan lukien eri typpiset riippuvuudet ja viiveet tehtävien välillä.

ToDo:n toiminnallisuuden Planneriin siirtymisen myötä uudessa Planner Premiumissa on siis vihdoin saatavilla useiden asiakkaiden pyytämä toiminto, johon on kerätty kunkin henkilön tehtävät eri projekteista. My Tasks-näkymään on kerätty itseasiassa tehtäviä myös muista kuin uudesta Plannerista.

Millä tavalla uusi Planner tukee salkunhallintaa, on vielä arvoitus, sillä saatavilla oleva materiaali ei tätä kuvaa millään tavalla ja vanha Project for the Web vaati tuekseen Power App-sovelluksen salkunhallintaa varten.

Uusi Microsoft Planner kasvaa ja kehittyy tulevaisuudessa ihan varmasti. Se sisältää jo nyt ominaisuudet, joiden avulla saat projektit sen tavoitteet, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alustana mahdollistaa lisätoimintojen rakentamisen niin, että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Mielenkiinnolla Projektipomo jää odottamaan vuoden 2024 julkistuksia ja tutustumista uuteen tuotteeseen. Tästä aiheesta varmasti lisää Projektipomon ensi vuoden blogeissa, kun ensimmäiset versiot ovat saatavilla.

Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää

Otetaan tekoäly projektien avuksi

Tekoälypohjaisten välineiden kyvykkyys on kasvanut niin paljon, että on aika pohtia, miten voisimme hyödyntää näitä uusia mahdollisuuksia tehokkaasti. Tekoäly tulee tuskin poistamaan projektijohtamisen tarvetta, mutta se antaa käyttöön aivan uusia välineitä. Hyödyntämällä näitä uusia välineitä, projektipäällikkö pääsee eroon suuresta määrästä rutiinityötä ja voi keskittyä todella tärkeisiin asioihin, kuten henkilöjohtamiseen, liiketoimintahyötyjen saavuttamiseen ja sidosryhmäjohtamiseen.

1. Miten tekoälyä voidaan hyödyntää projektien hallinnan apuna? 

Jos olet projektipäällikkö, miten voisit hyödyntää tekoälyä työssäsi? Millaista tukea PMO voisi saada projektisalkkujen hallintaan tekoälyn avulla? Miten resurssiesimiehet voisivat tekoälyn avulla optimoida resurssien käyttöä? 

Voisiko tekoälyltä saada apua esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: 

  • Millaisia riskejä liittyy kuvaamaani projektiin? 
  • Kuinka paljon voisin nopeuttaa projektin valmistumista hankkimalla kolme uutta ohjelmistokehittäjää? 
  • Voin palkata kaksi uutta henkilöä. Minkä alan osaajia palkkaisin, jotta saamme parhaan hyödyn koko projektisalkun kannalta? 
  • Mihin näistä kolmesta tuotekehitysideasta kannattaa investoida tässä markkinatilanteessa? 
  • Millaisen viestin lähettäisin projektiryhmälle ja ohjausryhmälle projektisuunnitelman muutoksista? 

1.1 Tekoäly auttaa ideoinnissa, projektien määrittelyssä ja suunnittelussa 

Tekoäly voi tarjota ideoita ja ajatuksia, kun ollaan määrittelemässä projektin laajuutta ja sisältöä. Projektien tehtävien listaamisessa, työmäärien ja kestojen arvioinnissa sekä projektin aikatauluttamisessa tekoäly voi hyödyntää organisaation omaa kokemusdataa ja internetissä saatavilla olevaa tietoa. 

Riskien aivoriihessä, tekoäly voi auttaa hakemaan listan tyypillisistä riskeistä, kun sille annetaan kuvaus käsillä olevasta projektista. Riskien haku voidaan tehdä vapaasti internetissä olevasta tiedosta, mutta lisää tarkkuutta saadaan, kun oman organisaation projektiriskien tietopankki syötetään tekoälyn käyttöön. 

1.2 Tekoäly ennustaa projektien onnistumista historiatiedon perusteella 

Kerättyä historiatietoa voidaan hyödyntää projektien onnistumisen ja lopputulosten ennustamisessa. Organisaation omien projektiohjausjärjestelmien tiedot voidaan antaa lähdetiedoksi tekoälypohjaiselle järjestelmälle, joka tietojen avulla oppii, millaiset projektit onnistuvat ja millaiset projektit epäonnistuvat. Esimerkiksi projektin alkuvaiheen myöhästymiset ehkä enteilevät projektin valmistumisen viivästymistä tai riskianalyysin suppeus saattaa ennakoida merkittäviä kustannusylityksiä. Tekoälyn yksi vahvuus on siinä, että se kykenee hakemaan suuresta tietomäärästä sääntöjä tai syy-seuraussuhteita, joita muuten on vaikea nähdä käytettävissä olevan työajan puitteissa. 

1.3 Tekoäly hälyttää tulevista ongelmista 

Tekoäly voi tarkkailla projektin seurantatietoja ja tilannedataa. Huomatessaan poikkeamia tai vaaran merkkejä, se voi automaattisesti antaa hälytyksen projektipäällikölle tai strategiselle projektitoimistolle, PMO:lle, joka ohjaa projektisalkun tavoitetasapainon määrittelyssä ja seuraa projektien etenemistä. 

1.4 Tiedon analysoinnin ja raportoinnin automatisointi hyödyntää tekoälyä 

Microsoft Power BI ja jopa Excel osaa muodostaa tietomalliin ladatusta datasta graafeja ja analyyseja vastauksena käyttäjän luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin. Käyttäjä voi esimerkiksi pyytää Power BI:tä muodostamaan graafin, jossa esitetään suurimpien projektien kustannukset ryhmiteltynä paikkakunnittain ja aikajaksoittain. Kun käyttäjä tuntee tietomallin käsitteet, datan analysointi normaalin kielen kysymyksin onnistuu varsin hyvin. 

Tekoälypohjaiset järjestelmät voivat itsenäisesti käydä projektin tilannedatan läpi ja nostaa esiin haluttuja hälytyksiä tilanneraportille. Projektiraportoinnissa usein toivotaan poikkeamien nostamista esiin. Perinteisten aikataulujen ja budjettivertailujen avulla voi ihmissilmä löytää viivästymät ja budjettiylitykset, mutta poikkeamien etsintä vaatii tiedon ja raporttien läpikäynnin ja analysoinnin. Tekoäly voi väsymättä ja jatkuvasti seurata seurantatietoa ja nostaa hälytykset automaattisesti. 

Projektin tilanneraportin laatiminen onnistuu hyödyntämällä laajoja kielimalleja yhdistettynä organisaation projektiohjausjärjestelmän tietoon. Kielimallien avulla tekoäly voi muuntaa projektin numeraalisista tiedoista sanallisen analyysin projektin tilanteesta. Toisin sanoen, kun tekoälyllä on pääsy projektin aikataulutietoon, työmääriin, toteutuneisiin ja budjetoituihin kustannuksiin, se voi koostaa tilanteen analyysin kuten ihminen selittäisi tilannetta ohjausryhmälle. 

2. Mitä koneoppimiseen perustuvien välineiden käyttöönotto vaatii organisaatiolta 

Microsoft tuo Copilot ja Azure AI välineistöt saataville marraskuun 2023 alusta. Tekoäly ei enää ole tieteisfiktiota tai tulevaisuuden visioita. Se mahdollistaa uusia tapoja työskennellä tietokoneiden kanssa. Erilaiset tekoälyn sovellukset arkipäiväistyvät, kun ne tulevat tarjolle tietojärjestelmien käyttäjille helposti omaksuttavalla tavalla.  

Kaikkia tehtäviä ja töitä kannattaa arvioida ja pohtia, miten tekoäly voisi auttaa meitä näissä tehtävissä. Kokemuksen kautta opimme, millaisissa asioissa tekoäly kykenee auttamaan ja tehostamaan työtämme projekteissa. 

Suurimpia tekoälyn hyödyntäjiä tulevat olemaan suurten tietomassojen haltijat. Jos on olemassa paljon dataa, voi tekoäly auttaa sen hyödyntämisessä entistä monipuolisemmin ja tehokkaammin. Organisaatioissa saattaa olla paljon kerättyä dataa ja erilaista dokumentaatiota, jota tekoälypohjaiset järjestelmät voisivat hyödyntää. Sopivan tiedon löytäminen, jalostaminen ja siistiminen sekä vieminen tekoälyn saataville mahdollistaa tekoälysovellusten hyödyntämisen organisaation oman tiedon pohjalta.  

3. Haluatko oppia lisää tekoälystä? 

Jos haluat tarkemmin selvittää itsellesi mitä tekoäly on ja miten se toimii, suosittelen suorittamaan, vaikka kurssin aiheesta. Erinomaisia maksuttomia peruskursseja kenelle tahansa ovat esimerkiksi: 

Practical AI: https://cs.edukamu.fi/practical-ai-fi 

Elements of AI: https://www.elementsofai.com/fi/. 

Matka on vasta alussa

Vaikka olemme tekoälyn hyödyntämisessä vasta alkutaipaleella, ei ole enää syytä viivyttää sen hyödyntämisen aloittamista. Millaisia ajatuksia sinulla on tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksista? Laita ajatuksia ja kommentteja Prohan LinkedIn sivun keskusteluun.