Projektihallinnan ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Edellä mainitun seikan lisäksi onnistunut toteutus vaatii myös hyvän suunnitelman.
Miten projektisuunnitelma pitäisi toteuttaa ja mitä sen pitäisi sisältää? Suunnitelmaa laadittaessa olisi hyvä pohtia alla olevia näkökulmia.
- Suunnitelman pitää sisältää koko projektin toteutuslaajuus. Näin pyritään estämään tahaton projektin laajuuden kasvaminen projektin aikana (scope creep).
- Suunnitelman pitää olla selkeä ja ymmärrettävä kaikille osapuolille: Mitä toteutamme, miten toteutamme, milloin toteutamme ja kuka toteuttaa.
- Edistymän seurannan ja raportoinnin pitää perustua ennalta sovittuun hyväksi todettuun toimintatapaan. Projektisuunnitelman pitää tukea seurantaa ja ohjausta.
- Suunnitelman pitää olla selkeä olematta kuitenkaan liian yksityiskohtainen, jolloin sitä on vaikea noudattaa ja raportoinnista tulee monimutkaista. Jos suunnitelma on liian ylimalkainen, edistymän seuranta ja vertailu suunnitelmaan ei toteudu ohjausta palvelevalla tarkkuudella.
- Projektitiimi laatii suunnitelman yhdessä tiimiä varten noudattaen seuraavaa periaatetta:
”With the team, by the team and for the team”. - Suunnitelma pitää ”jäädyttää” vertailusuunnitelmaksi eli baselineksi. Muussa tapauksessa projektissa ei ole vertailukohtaa, johon ennustetta ja miksei myös onnistumista verrataan.
- Suunnitelman pitää ottaa kantaa projektin toteuttamiseen liittyviin epävarmuuksiin sekä niiden mahdollisiin vaikutuksiin.
- Laadukkaan projektisuunnitelman osaksi mielletään usein myös onnistumisen kriteerit.
Oletetaan, että yritys on onnistunut projektin valmistelussaan ja pystynyt hankkimaan projektille osaavat resurssit ja että projektisuunnittelua varten on saatavilla riittävät ja oikeat lähtötiedot. Seuraava askel on löytää ne henkilöt, joilla on riittävät taidot laadukkaan projektisuunnitelman laatimiseen.
Projektisuunnitelman tekijöitä etsittäessä tai projektisuunnitelmaa laadittaessa törmätään mm. seuraaviin haasteisiin:
- Suunnitelman laatii joukko henkilöitä (tai henkilö), jotka osaavat käyttää projektinsuunnitteluun tarkoitettuja ohjelmistoja, mutta heillä ei ole taitoa sitoa muuta ammattihenkilöstöä projektinsuunnitteluun eikä ehkä taitoa kommunikoida suunnitelmaa projektitiimille, asiakkaalle tai johdolle.
- Suunnitelma on tarkoitus tuottaa ainoastaan asiakasta varten asiakkaan näkökulmasta edistymän seurantaan, eikä suunnitelma sisällä toteuttajille tärkeää informaatiota, miten jokin työ käytännössä toteutetaan ja kuka sen toteuttaa.
- Projektisuunnitelman on laatinut yksi henkilö eikä sen laatimisessa ole käytetty apuna projektitiimin osaamista. Kyseessä on siis yhden henkilön näkemys toteutuksesta.
- Työnosituksen haasteellisuus. Lopputulosten ohella suunnitelmassa on kyettävä esittämään työn toteutuksen tapa.
- Suunnitelman laatiminen on teetetty projektin ulkopuolisella henkilöllä, jolla ei itse asiassa ole myöhemminkään roolia projektin toteutuksessa.
- Suunnitelma on optimistinen näkemys projektin läpiviennistä eikä siinä ole huomioitu toteutusympäristön vaikutuksia projektiin, kuten yrityksen tilannetta tai vallitsevien markkinaolosuhteiden vaikutuksia. Projekti ei kuitenkaan ole immuuni näille vaikutuksille. Tarvitaan siis analyysi suunnitelman toteuttamiskelpoisuudesta.
Toimitusprojekteissa projektisuunnitelma muodostaa tyypillisesti osan sopimuksesta. Suunnitelmassa kuvataan mitä, miten, milloin ja kuka. Myöhästymisestä seuraa sakkoja tai pahimmassa tapauksessa sopimuksen purku ja korvausvelvollisuus. Laadukasta projektisuunnitelmaa voisi verrata vakuutukseen, jolla estetään vahinkojen synty.