Money talks!

Projektipomo on kirjoittanut viimeisten kahdeksan vuoden aikana jonkin verran projektien kustannusohjauksesta joko yksittäisen projektin tai projektisalkun näkökulmasta tai molemmista. Kirjoitukset ovat pyrkineet avaamaan kustannusohjaukseen liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Tässä kirjoituksessa teemme yhteenvetoja ja johtopäätöksiä näistä kirjoituksista.

Tarkastellaan ensin kustannusohjauksen periaatteita projektin näkökulmasta.

Ositus ja jaksotus

Projektin kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Tärkeää on huomata, että projektin kustannusseurannan rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista. Osituksen avulla ymmärrys projektin sisällöstä ja kustannusrakenteesta lisääntyy ja näin ollen myös budjetin sekä ennusteen tarkkuus paranee.

Projektin budjetin samoin kuin ennusteen on oltava aikajaksotettua tietoa. Näiden tarkoituksenmukainen aikajaksotus tuo seurannan riittävälle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää projektin aikana. Projektitason seurannassa sopivan lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin ongelmakohtia ja mahdollistavat nopean puuttumisen näihin poikkeamiin.

Hyödynnä olemassa olevaa tietoa

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista (tilaukset, maksuerät, varastovaraukset) ja toteutuneista kustannuksista (ostolaskut, varasto-otot), joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa ja ennusteen päivityksessä.

Sitoutuneiden ja toteutuneiden kustannusten tarvittava tarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada nämä kohdistettua oikein projektissa käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen. Tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tarkastelemalla sitoutuneita ja toteutuneita kustannuksia aina tapahtumatasolla asti.

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa toimivat mittarit projektin seurantaan, ennustamiseen ja ohjaamiseen.

Edellämainittuja asioita on käsitelty yksityiskohtaisemmin seuraavissa blogeissa.

Jaksotettua kustannushallintaa – Projektipomo

Projektin kustannushallinta – Projektipomo

Tuloksen Arvo, aliarvostettu menetelmä

Joitakin vuosia sitten Projektipomo kirjoitti tuloksen arvo menetelmän (Earned Value) käytöstä projektijohtamisessa. Menetelmä ei ole Suomessa yleistynyt kovinkaan paljon, vaikka sen hyödyt ovat selvät. Viime aikoina tosin, on erinäisissä keskusteluissa asiakkaiden kanssa käsitelty aihetta. Menetelmähän yhdistää projektin osituksen, aikataulun ja kustannukset sekä tarjoaa hyvät ja tehokkaat työvälineet käynnissä olevan projektin seuraamiseen. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä erottelemaan:

  • Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi?
  • Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan?
  • Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos tuloksen arvon laskentaa varten on tarvittava tieto saatavilla, tarjoaa tuloksen arvo -menetelmä hyvät välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.

Tuloksen arvosta Projektipomo on kirjoittanut aikaisemmin myös. Ohessa linkki.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako? – Projektipomo

Salkun kustannukset

Seuraavassa muutama nosto liittyen kustannushallintaan salkunhallinnan näkökulmasta. Salkunhallintaa kustannusten ja erilaisten mittarien näkökulmasta on vuosien varrella käsitelty useassa Projektipomon kirjoituksessa.

Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista. Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja projekteja yhdistävillä rakenteilla on mahdollista tuoda erityyppiset projektit yhteiseen tarkasteluun salkkuun.

Salkunhallinnan kustannustietojen perusta on siis projektin kustannustietojen ajantasaisuudessa. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä projektin seurantaa harvemmallakin syklillä ja karkeammalla jaksotuksella, mutta aina tarvitaan oikeaa ja aikajaksotettua tietoa. Projektien tuottama luotettava kustannustieto luo siis vankan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille.

Ajantasalla oleva projektien kustannustieto tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa toteutukseen sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin. Toki muitakin projektiin liittyviä tietoja tarvitaan oikeanlaisten projektien valintaan.

Erilaiset tarpeet

On syytä arvioida mittarien tarve erikseen projektin läpiviennin ja johtamisen, projektisalkun hallinnan sekä liikkeenjohdon näkökulmasta. Kullakin edellä mainitulla näkökulmalla on oma tavoitteensa.

Projektisalkun kustannushallintaa on Projektipomo käsitellyt aikaisemmin mm.:

Projektisalkun kustannushallintaa – Projektipomo

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet – Projektipomo

Tule kuuntelemaan Prohan toteuttamaa kustannusohjauksen webinaaria
tiistaina 13.9.2022 klo 10-11.

Ilmoittautua voit alla olevasta linkistä https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_aJrC9SjTSpiSKVnJtIV-rQ

Heräsikö mielenkiinto? Ole meihin rohkeasti yhteydessä, niin jutellaan lisää.

sales@proha.com
www.proha.com

Utelias organisaatio

Tähän alkuun heti, että uteliaisuus on äärimmäisen hieno asia ja siihen tulee kannustaa.

Uteliaisuus on innostusta uuden tiedon saamisesta ja uuden kokemisesta. Se on keskeinen osa motivaatiota edistäen oppimista ja omaksumista. Tietämisen halun ohella uteliaisuuteen liittyy myös ihmisen perustarve kokea ympäristö turvallisena.

Uteliaisuuden merkityksestä Albert Einsteinin kerrotaan todenneen: “I have no special talents, I am only passionately curious”. Vapaasti suomennettuna ”Minulla ei ole erityisiä kykyjä, olen vain intohimoisesti utelias”. Myös Walt Disneyn mainioita lausahduksia uteliaisuuden merkittävyydestä löytyy internetistä sivukaupalla.

Uteliasuus mielletään luonteenpiirteeksi, mutta sitä voi myös kehittää. Tärkeintä on alkaa kysyä ’mitä’, ’miksi’ tai ’miksi ei’. Kysymyksissä on uuden tiedon alku. Uteliaat ihmiset lähestyvät tilanteita ja ongelmia avoimella mielellä ja lopputuloksena on aivan uudenlaisia ratkaisuja. Uteliaisuus on luovuuden muusa.

Uteliaisuuden kehittäminen ei lopulta ole vaikeaa. Vankka pohja löytyy jo ihmisen evoluutiosta sekä tarpeesta tulla huomatuksi ja kuulluksi. Uteliasuuden vihollinen on varmuus. Organisaation toiminnassa ylhäältä annettu varmuus on oikeassa olemista ja kapeakatseista. Uteliaisuus sen sijaan on vuorovaikutusta, avartavaa ja jatkuvaa löytämistä.

Luontevaa on olettaa, että myös organisaatio, joka kannustaa jäsentensä uteliaisuutta ja halua kokeilla jotain uutta on menestyvä. Tai vähintään sillä on paremmat edellytykset menestyä muita paremmin nopeasti muuttuvassa maailmassa.

Uteliaisuus on mahdollista valjastaa organisaation vahvuudeksi. Onnistuakseen utelias organisaatio tarvitsee oikeaa asennetta ja sovittuja toimintamalleja. Lisäksi tarvitaan välineitä:

-Väline takaa avoimen tiedonkulun ja tiedon saavutettavuuden kaikille. Luottamuksen ilmapiiri on uteliaan organisaation toiminnan edellytys. Välineen keskeiset piirteet ovat saavutettavuuden ohella hyvät tiedon analysoinnin ja visualisoinnin ominaisuudet, joilla täytetään uteliaan organisaation alituinen tiedonjano.

-Välineeseen dokumentoidaan luovan prosessin lopputuloksena syntyneet ideat ja kehitysajatukset välitöntä tai myöhemmin tapahtuvaa päätöksentekoa varten. Välineessä asiat eivät unohdu. Se antaa mahdollisuuden erilaisen rakenteellisen tiedon lisäämiseen syntyneisiin ideoihin, asioiden priorisointiin, ryhmittelyyn, luokitteluun ja erilaisten riippuvuuksien ymmärtämiseen sekä kokonaisuuksien hallintaan.

-Välineiden tehtävä on kertoa organisaation toiminnan nykytilanne ja suunta. Kun lähtötilanne ja käytettävissä olevat voimavarat ovat selvillä, niin uusiin tavoitteisiin on huomattavasti riskittömämpää suunnata. Uteliasuuden siivittämien päätösten tulee pohjautua mielikuvan sijasta ajantasaiseen ja oikeaan tietoon sekä kohdistua organisaation kannalta merkityksellisiin asioihin.

-Välineiden avulla tavoiteltu muutos saadaan hallittua koko matka päätöksenteosta asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen asti.

Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi toiminnan suunnittelun ja ohjauksen kokonaisratkaisuihin, jotka antavat hetkessä kiinni olevat vastaukset uteliaisiin ’mitä’ –kysymyksiisi, luovat uskottavan pohjan päätöksille, jotka ’miksi’ tai ’miksi ei’ kysymykset laittavat liikkeelle ja jonka avulla ohjaat organisaatiosi toimintaa tosiaikaisesti muutoksen karikoissa.

Project for the web sovelluksen uusia toimintoja keväällä 2022

Microsoft lupaa lähiaikoina mielenkiintoisia uusia toimintoja Project for the web sovellukseen.

Projektisuunnitelmien mallit

Jo nyt on voinut kopioida projektin uudeksi, mutta varsinaiset projektisuunnitelmien mallit ovat puuttuneet. Lähiaikoina lisätään toiminto, jonka avulla uuden projektin voi luoda käyttäen valmista mallisuunnitelmaa.

Baseline aikatauluversiot

Aikataulujen muutosten hallintaan tulee helpotusta, kun Snapshots eli Baselines toiminto lisätään. Se tulee olemaan nykyisen MS Project ohjelman Baseline toiminnon kaltainen ominaisuus. Aikataulun tilanteesta voidaan tallentaa versioita myöhempää vertailua varten.

Jo nyt organisaation kaikki käyttäjät voivat toimia tiimin jäseninä ja myös ulkopuolisille vieraskäyttäjille voidaan lisätä projekteihin.

Organisaation käyttäjiä, joilla on Microsoft 365 lisenssi, voidaan lisätä projektiryhmiin ja liittää resursseiksi Project for the web projektin tehtäville. He voivat tarkastella tehtäviään ja merkata omia tehtäviään valmiiksi ja päivittää valmiusastetta. Valmistumisen raportointi tiimin jäsenenä ei siis vaadi Project lisenssiä.

Vieraskäyttäjiä, siis käytännössä kuka tahansa, jolla on sähköpostiosoite, voidaan lisätä tiimeihin ja liittää resursseiksi Project for the web projektien tehtäville. Nämä vieraskäyttäjät voivat avata heille jaetut projektit ja katsella niitä. Jos vieraskäyttäjille lisätään Project lisenssi, he voivat myös muokata aikatauluja ja päivittää tehtävien valmiusasteita.

Omien tehtävien hallinta Omat tehtävät näkymässä ja ToDo sovelluksella

Project ohjelmaan lisätään integraatio ToDo sovellukseen. Nyt jo Planner suunnitelmien tehtävien valmiuden voi päivittää ToDo sovelluksessa. Pian siis myös käyttäjä näkee Project sovelluksessa hänelle kiinnitetyt tehtävät ToDo sovelluksessa ja voi siellä merkitä tehtävät valmistuneeksi.

Project for the web sovellukseen lisätään uusi Henkilön omat työt (Assigned to me) -näkymä. Se koostaa henkilön tehtävät eri projekteista yhteen näkymään.

Resurssoinnin parannukset

Project Plan 3 ja 5 lisensseillä saa nyt käyttöoikeuden Resource Scheduling sovellukseen. Dynamics puolelta lainattu toiminnallisuus mahdollistaa resurssipyyntöjen ja varausten tekemisen projekteille. Plan 3 lisenssillä projektipäälliköt voivat tehdä resurssivarauspyyntöjä projekteille, vahvistaa ehdotettuja varauksia ja tarkastella resurssien varaustilannetta. Plan 5 lisenssillä resurssiesimies hallinnoi resurssien osaamistiedot sekä luo ja päivittää varauksia resurssipyyntöihin.

Project for the web sovellukseen lisätään People näkymä, joka esittää tiimin töiden etenemistä henkilöittäin.

Projektin tilannekuvan muodostamista helpotetaan Charts näkymän avulla, joka esittää projektisuunnitelmasta avaintietoja, kuten eri valmiustilassa ja eri koreissa olevien tehtävien määriä ja tehtävien määriä henkilöittäin.

Pienempiä käytettävyyden parannuksia

Tehtäviä voi nyt merkitä värillisillä tehtävän tyyppiä, luokkaa tai tilaa kuvaavilla merkeillä.

Lisätietokentissä olevien poimintalistojen arvoille voidaan asettaa taustaväri. Näin kentän arvolla voidaan korostaa esimerkiksi tehtävän tilaa tai kriittisyyttä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tulossa on myös conditional formatting ominaisuus, jonka avulla tietokenttien väri voidaan määritellä säännön mukaan.

Tehtäviin voidaan lisätä nyt tarkastuslistat, kuten Plannerissakin.

Aikataulutus monipuolistuu, kun muitakin kuin lopusta alkuun (Finish to Start) tyyppisiä riippuvuuslajeja lisätään aikataulutuksen tueksi.

Teams sovelluksessa voidaan avata keskustelu liittyen Project for the web projektin tehtävään ja lisätä keskustelussa @mainintoja kollegoihin.

Kriittisen polun esittäminen Gantt-kaaviossa. Suodattimien alla aikajananäkymässä voi kytkeä päälle kriittisen polun esittämisen.

 

Projektipomon bloki

Mitä kaikkea Projektipomo on kirjoittanut salkunhallinnasta?

Projektipomo on käsitellyt projektisalkun hallintaa useita kertoja vuosien saatossa. Näissä kirjoituksissa on valotettu eri näkökulmista kulloinkin siihen aikaan tärkeitä ja keskustelua herättäneitä asioita. Ensimmäinen salkkuun liittyvä kirjoitus on vuodelta 2014.  Tähän on hyvä lisätä, että Projektipomo on ollut rakentamassa ensimmäisen kerran projektisalkkujärjestelmää vuonna 1999 eli noin 23 vuotta sitten.

Ihan ensimmäisessä vuoden 2014 kirjoituksessaan ” Projektisalkunhallinta ja tilannekuva ” Projektipomo kuvaa kuinka tärkeää on saada projektisalkun kautta salkusta hyvä tilannekuva. Johtopäätös on, että tilannekuvan saaminen edellyttää kuitenkin hyviä salkunhallinnan välineitä eikä ”exceleillä” pärjää.

Seuraavissa kirjoituksissa syvennetään salkunhallinnan mahdollisuuksia mm. valinnan ja muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tämä edellyttää salkun tietojen aktiivista ylläpitoa niin suunnitelman, toteutuman kuin ennusteenkin osalta yhteisessä salkkujärjestelmässä. Päätöksentekoa helpottaa, jos salkun tiedot voidaan muuttaa visuaaliseen muotoon, jossa poikkeamien havainnointi on tehokasta ja johdon huomio voidaan kiinnittää toimenpiteitä vaativiin asioihin.

Joitain eritystapauksia Projektipomo on myös käsitellyt mm. toimitusprojektisalkun piirteitä, sillä tyypillisesti projektisalkunhallinta keskittyy pääosin organisaatioiden sisäisiin it-, tuotekehitys- ja muutoshankkeisiin. Kirjoituksessa korostetaan niiden kohtien merkitystä ja hyvää kommunikaatiota, missä vastuu vaihtuu esimerkiksi myynniltä toteutukselle.

Projektipomo on käsitellyt myös menetelmiä, jolla projektisalkkua hallintaan. Näitä olivat mm. kustannus-hyötyanalyysi, strategisten teemojen käyttö ja pisteytys sekä projektien valintakriteerien yleistys neljään sanaan.

Viime aikoina on Projektipomo palannut juurille, eli kirjoitukset ovat keskittyneet perusasioihin kuten siihen, mikä salkku on ja salkun kustannushallinnan tärkeyteen.

Projektipomon kirjoituksia projektisalkun hallinnasta uusimmasta vanhimpaan. Käykää lukemassa, olkaa hyvä!

10.3.2022     Projektisalkun kustannushallintaa

2.11.2021      Mikä salkku on ja mihin sitä käytetään?

8.10.2020     Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

3.6.2020        Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset teemat

16.4.2020     Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

4.10.2017     Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

23.3.2017     Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

25.8.2016     Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkuasi

27.11.2014   Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Lisäksi on hyvä muistaa, että hyvin toimiva salkkujärjestelmä ei synny itsestään vaan sen suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaa käyttää osaavaa kumppania.

Ota yhteyttä, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Projektisalkun kustannushallintaa

Olemme käsitelleet useampaan kertaan projektien ja töiden kustannushallintaa sekä salkunhallintaa. Blokimme hengen mukaisesti olemme pyrkineet avaamaan näihin liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Nyt on oiva hetki vetää näitä kahta asiaa yhteen.

Merkittävää on, että hyvin mietityt projektien ja töiden kustannushallinnan käytännöt ja tietojärjestelmä ovat myös edellytys onnistuneelle salkunhallinnalle. Toimiva projektien kustannushallinta tuottaa salkunhallinnan tarpeisiin mittareita ja tietoa suunnitelluista, sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista sekä nostaa esiin trendejä ja mahdollisista ongelmia. Salkunhallinnan keinoin on näin mahdollista ohjata projekteista muodostuvia kokonaisuuksia ja varmistaa, että kokonaisuus on aina enemmän kuin osiensa summa.

Projektien tuottama yksityiskohtainen kustannustieto luo vahvan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille, tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin.

Huomattavaa on, että salkussa on tyypillisesti kooltaan ja merkittävyydeltään erilaisia projekteja ja nämä vielä eri elinkaarivaiheissaan. Siksi ajatus siitä, että projektisalkkua hallitaan kuin yhtä isoa projektia ei johda hyvään lopputulokseen.

Salkunhallinta edellyttää tarkoituksenmukaisen tietojärjestelmän ohella sovittuja toimintamalleja ja yhteisiä käytäntöjä. Näitä tulee noudattaa kaikissa organisaation projekteissa sekä itse salkunhallinnassa. Alla kolme kohtaa, jotka osaltaan takaavat menestymisen projektisalkun kustannushallinnassa.

-Projektien ja töiden kustannusennusteiden on oltava aikajaksotettua tietoa. Kustannusennusteen kuukausijaksotus tuo seurannan ja hallinnan riittävän tarkalle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä harvemmallakin syklillä, mutta projektitasolla vain riittävän lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin trendejä ja ongelmakohtia sekä mahdollistavat nopean puuttumisen poikkeamiin.

-Salkun kustannusten seurantaa tulee tehdä säännöllisellä kalenterirytmillä riippumatta salkun projektien elinkaarivaiheista. Tärkeää on varmistaa, että salkun projektien kustannustiedot ovat tarkasteluhetkellä yhdenmukaisessa tilassa. Kustannustietojen oleellinen osa ovat talouden järjestelmistä tuotetut toteutumatiedot ja tuleville jaksoille ajoittuvat sidotut kustannukset. Salkkutarkastelut voi näin olla tarkoituksenmukaista sovittaa yhteen taloushallinnon kuukausikellon kanssa. Tavoitteena voi esimerkiksi olla, että salkkutarkasteluita varten kaikkien projektien tiedot on täsmäytetty ajan kunkin kuukauden vaihteeseen mennessä.

-Projektitasolla on oltava toimivat mittarit ja käytännöt poikkeaminen hallintaa, ongelmaprojektien esiin nostamiseen ja tietojen laadun varmistamiseen. Näin salkkutason tarkastelussa ongelmaprojektit eivät jää piiloon ja näiden huonoa menestystä ei kompensoida hyvin hallittujen projektin menestyksellä.

Projektisalkun kustannushallinta edellyttää kustannushallinnan tietojärjestelmältä joustavuutta ja mukautettavuutta. Projektien erityspiirteet on pystyttävä huomioimaan projektien kustannushallinnan toteutuksessa, jotta välttämätön projektin ehdoilla toiminta myös kustannushallinnassa toteutuu.

Alla kaksi mukautettua näkymää projektin kustannusennusteeseen. Kustannusennusteen rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista.

Alla kaksi mukautettua näkymää pienen projektisalkun kustannusennusteeseen. Kustannusennuste on summattuna salkun projekteista, jotka ovat erilaisia kooltaan, eri elinkaarivaiheessa ja joissa kustannuksia hallitaan eri tasoilla.

Ota yhteys, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Suuren hankkeen tilannekuvan muodostaminen Project Online ja Power BI työkaluilla

Koska projektissa saattaa toimia kymmeniä eri osapuolia projektin eri vaiheissa, on reaaliaikaisen, luotettavan ja helposti laadittavan tilannekuvan saaminen projektijohdolle ohjauksen apuvälineeksi tärkeää projektin onnistumisen kannalta. 

Projektipomo sai tilaisuuden osallistua projektin tilannekuva-analyysin toteutukseen. Tehtävänä oli rakentaa käynnistyvän suuren infrahankkeen johdolle näkymä kokonaistilanteesta. Kokonaistilannekuva muodostuu yhdistämällä tietoa hankkeen usealta eri osa-alueelta: Osaprojektien aikatauluista, työmääräarvioista, kustannusennusteista, kustannusseurannasta, työturvallisuuden mittareista sekä riskianalyyseista. Hankkeeseen osallistuu useita urakoitsijoita, suunnittelijoita, konsultteja ja muita toimittajia. Lisäksi hankkeella on useita tilaajaosapuolia. 

Tilannekuvaa rakennettaessa on pohdittu ainakin seuraavia näkökohtia: 

  • Mitkä ovat tilannekuvan näkökulmat ja mittarit, jotka auttavat hankejohtoa ajoissa saamaan tiedon tulevista haasteista ja reagoimaan ajoissa?
  • Miten useiden eri näkökulmien mittarien tarvitsemat tiedot saadaan kerättyä useilta osapuolilta ja yhdistettyä yhteen näkymään?
  • Kuinka motivoidaan ja opastetaan lukuisat hankkeeseen osallistuvat osapuolet tuottamaan tarvittavat tiedot riittävän yhteismitallista raportointia varten?
  • Kuinka voidaan mahdollisimman hyvin hyödyntää olemassa olevia tietojärjestelmiä ja osapuolten nykyisiä seurannan työtapoja?
  • Voidaanko tiedon tuottajille, kuten urakoitsijoille ja suunnittelijoille samalla tuottaa lisäarvoa? 

Alustavat vaatimukset tilannekuvan näkökulmista ja mittareista kerättiin työpajoissa, joissa myös määriteltiin tarvittavat lähtötiedot mittarien laskemiseksi. Työpajoihin osallistui riittävä edustus eri tilaajaosapuolien henkilöitä. Työpajoissa kootut alustavat määrittelyt ovat hyvä lähtökohta raportoinnin rakentamiselle, mutta on myös hyvä ymmärtää, että tilannekuvan vaatimukset tulevat varmasti elämään ja muuttumaan hankkeen elinkaaren aikana. Määrittelyissä ei vielä hienosäädetty tarvittavia näkökulmia, vaan määriteltiin ensivaiheen tarpeet, joiden avulla voitiin lähteä rakentamaan tilannekuvan ensimmäistä versiota. 

Tilannekuvaa ja hankkeen suunnittelua ja seurantaa varten pystytettiin hankkeelle oma ympäristö Microsoftin pilvipalveluun. Hankkeen omassa pilviympäristössä, voidaan antaa helposti käyttöoikeudet kaikille eri organisaatioiden osapuolille, ilman että tarvitsee miettiä eri organisaatioiden olemassa olevia toisistaan mahdollisesti poikkeavia tiedonhallinnan käytäntöjä, tai rajoituksia ulkopuolisten pääsystä organisaation sisäverkkoon. 

Tilannekuvan muodostamisen analyysi- ja raportointivälineenä päätettiin käyttää Microsoft Power BI työkalua. Power BI kykenee yhdistämään tilannekuvan tarvitsemat tiedot useista eri tietolähteistä ja taustajärjestelmistä. 

Microsoftin pilviympäristöstä otettiin käyttöön myös Project Online toiminnallisuus, jonka avulla hankkeeseen osallistuvat organisaatiot luovat itse suunnitelmat oman työnsä osalta. Project Onlinella suunnitellaan projektien tehtävät, aikataulut, resurssien työmäärät ja seurataan töiden valmistumista.  

Suunnitelmat luodaan Microsoft Project Online Desktop Client ohjelmilla ja tallennetaan Project Onlineen. Kaikki hankkeen osapuolet siis käyttävät samaa suunnittelun ja seurannan järjestelmää. Eri suunnitelmien keskinäinen koordinointi onnistuu, kun eri suunnittelijat ja urakoitsijat näkevät toistensa aikataulut yhteisessä järjestelmässä.  

MS Project on yleisesti käytetty projektinhallinnan ohjelmisto, joten useilla osapuolilla on valmiiksi osaamista sen käyttöön. Tarvittaessa projektien suunnittelijoita opastetaan välineeseen parin tunnin koulutuksissa.  

Osa tilannekuvan lähtötiedoista, kuten riskianalyysi, kustannusennuste, hankkeen kustannusseurannan tiedot sekä joitain työmaiden tilannetietoja päivitetään erillisiin Excel tiedostoihin. Päivitetyt Excel tiedostot kerätään yhteisen Online ympäristön SharePointiin, josta ne ovat Power BI raportointijärjestelmän luettavissa. Excel tiedostot olivat jo käytössä hankkeessa, eikä niiden muotoa tarvinnut erikseen suunnitella tai muuttaa. Power BI kykenee lukemaan Excel tiedostot ja tekee niille tarvittavat tiedon muunnokset raportointia varten. 

Työturvallisuuden ja työmaan ongelmatilanteiden seurannan mittareiden laskentaan haluttiin viikoittainen tai kuukausittainen lähtötietojen keräys eri sopimusosapuolilta. Valmista yhteistä järjestelmää ei tähän tarkoitukseen ollut. Näitä työmaan tilanteen raportointeja varten luotiin muutama yksinkertainen SharePoint lista, jonne urakoitsijat ja suunnittelijat kirjaavat viikoittain tiedot omalta osaltaan, esimerkiksi mobiililaitteella suoraan työmaalta. 

Varsinainen tilannekuva muodostetaan käyttäen Power BI välinettä. Väline lataa ajastetusti tietomalliinsa tiedot eri tietolähteistä: Project Onlinesta, erillisistä Excel tiedostoista ja SharePoint listoista. Power BI muuntaa eri tietolähteistä tulevat tiedot raportoitavaan muotoon. 

Microsoftin pilviympäristö on helppo ja nopea alusta projektin tai hankkeen tiedonhallinnan tarpeisiin. Tässä toteutuksessa käytettyjen Power BI, Project Online ja SharePoint välineistöjen lisäksi Microsoftin pilvestä on helppo ottaa käyttöön muitakin projektijohtamista ja viestintää tukevia palveluita. Esimerkiksi Project Online lisenssillä käytettävä mallipohjainen Project Power App mahdollistaa hankkeen tarpeisiin räätälöidyn sovelluksen luonnin helposti konfiguroimalla. 

Nyt aikaan saatu tilanneraportointi on hyvä lähtökohta käynnistetyn hankkeen tilannekuvan muodostamiseen. Tietotarpeet tulevat varmasti muuttumaan ja kasvamaan hankkeen edetessä. Rakennettu hankkeen hallinnan tietojärjestelmä laajenee helposti suuremmalle käyttäjäkunnalle, kun hankkeen osapuolia tulee lisää mukaan.

Hybridiä projektinhallintaan

Projektihallinnan erilaiset menetelmät ja näihin liittyvät käsitteet, periaatteet ja tekniikat ovat toiminnan luonteen takia hyvin määriteltyjä. Malleja on lukuisia, osin toistensa kanssa kilpailevia ja uusia syntyy jatkuvasti. Yhteistä niille kaikille on, että ne auttavat hallitsemaan työtä ja johtamaan tiimin jäseniä samalla, kun ne helpottavat tiimien sisäistä ja tiimien välistä yhteistyötä.

Eri menetelmillä on omat hyvät puolensa ja heikkoutensa. Menetelmiä on luotu erilaisista lähtökohdista erilaisiin tarpeiseen ja ympäristöihin. Organisaation kehittämishankkeisiin soveltuva malli ei ehkä ole parhaimmillaan ohjelmistokehityshankkeissa tai tietojärjestelmien muutoshankkeissa. Perinteisen vesiputousmalli on parhaimmillaan, jos tavoitteet ja toimintaympäristö ovat vakaat. Malli muodostuu kalliiksi, jos tavoitteet ovat muutoksessa tai jos tavoitteita on tarkoitus kirkastaa tekemisen myötä.

Projektien eri toimitusmallien yhdistelmillä on mahdollista hyödyntää kunkin menetelmän parhaat puolet. Näin saadaan myös kaivattua vivahteikkuutta organisaation erilaisten projektien ja töiden hallintaan.

Yhdistäminen voi tarkoittaa kahden tai useamman kilpailevan mallin periaatteiden hyödyntämistä soveltuvin osin samassa hankkeessa. Taustalla on ajatus, että mitä useammalla tavalla ongelmaa voi lähestyä, niin sitä paremmat mahdollisuudet sen ratkaisuun ovat olemassa. Selkeämpää kuitenkin on, että pidetään menetelmät vakioina, mutta valitaan näistä projektin käyttöön projektin erityispiirteet parhaiten huomioiva menetelmä.

Hieno tavoite on, että työtä ja tiimiä hallitaan menetelmin ja välinein, jotka toteuttajat itse kokevat tarkoitukseen parhaiten soveltuviksi. Suurissa hankkeissa voi olla tarkoituksenmukaista käyttää erillisten osakokonaisuuksien toteutuksissa näihin parhaiten soveltuvia menetelmiä (esim. ketteriä menetelmiä), ja itse kokonaisuutta ohjataan ylätason vesiputousmallilla. Aina on myös syytä miettiä, onko pientä hanketta ylipäätään järkevää toteuttaa projektina, vaan sopia seurantaa varten yksilöllinen malli ja rakenteet.

Ajatus projektihallinnan ns. hybridimalleista ei ole uusi. Alan käytännön standardeja luova organisaatio PMI – Project Management Institute on osaltaan edistänyt asiaa toistakymmentä vuotta. Myös viimeisin PMBOK® Guide – Seventh Edition nostaakin toimintamallien (Processes) rinnalle periaatteet (Principles).

Kulloisenkin käytettävän menetelmän valinnassa voi apua olla aiemmin blokissa käsitellystä systeemiajattelusta. Systeemiajattelun  tavoitteena on auttaa jäsentämään asioita, jotka ovat enemmän tai vähemmän monimutkaisia ja/tai monitahoisia (kompleksisia). Näin saadaan tunnistettua projektin hallintaan liittyvät erityispiirteet ja valitaan nämä parhaiten huomioiva menetelmä ja ohjausmalli.

Toiminta hybridiympäristössä vaatii tietojärjestelmältä paljon. Järjestelmän on tuettava toimintaa eri menetelmillä hallituissa projekteissa sekä koottava projektien ylitse liiketoiminnan ohjaukselle välttämätöntä seuranta- ja mittaritietoa resursseista, kapasiteetista ja kustannuksista.

Mikäli keskitetty tietojärjestelmä ei kaikilta osin tue valittua projektihallinnan menetelmää, niin vaihtoehtona tulee olla integraatio siihen työkaluun, joka näin tekee. Annetaan siis toteutustiimien edelleen valita välineensä ja luodaan sen sijaan rajapinta, joka välittää ohjaustietoja valittuun työkaluun ja tuottaa sieltä tarvittavat sisältö- ja seurantatiedot erilaisiin projektien ja liiketoiminnan ohjaustarpeisiin.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi organisaatiosi kaikki projektit ja työt yhteen kokoavasta tietojärjestelmästä, joka antaa toteutustiimien valita omat menetelmänsä ja joka saumattomasti integroituu muihin tietojärjestelmiisi.

Työnkuluista

Projektin täsmällinen suunnittelu, realistinen tehtäväsuunnitelma ja osaavan toteutustiimin kokoaminen luovat hyvän pohjan projektin onnistumiselle. Menestyksen takaa hyvin suunnitellut ja yhdessä sovitut käytännöt projektin toteutuksen aikana. Näillä varmistetaan tehokas ja tuottava työskentely sekä asioiden eteneminen.

Näitä käytäntöjä ovat myös tehtävien toteuttamiseen liittyvät työnkulut (Workflow).

Suoraviivainen tehtävän toteuttamisen työnkulku on: aloitus-työn alla-valmis-arvioitu-suljettu. Työnkulussa tehtävä siirtyy vaiheittain eteenpäin ja toimintamalli on hyvä esimerkki Kanban/Lean järjestelmän soveltamisesta.

Merkittävää on, että käytännön työtä lähellä olevana toimintana työnkulkuja voidaan hyödyntää riippumatta projektin toimitusmallista. Ne sopivat yhtä hyvin sekä ketteriin että perinteisiin toimitusmalleihin tai aivan yleisenä käytäntönä toistuvien töiden hallintaan. Työnkulkuihin liittyy oleellisesti myös tarkistuslistat, joilla varmistetaan koska tehtävä voi siirtyä työnkulun vaiheesta toiseen. Esimerkki työnkulusta ja tarkistuslistojen hyödyntämisestä kokonaan projektimaailman ulkopuolelta on lentokoneen lentoon lähdön valmistelu.

Työnkulun määrittämiseksi tarvitaan:
-Vaiheet, jotka tarvitaan tehtävän suorittamiseksi
-Vastuuhenkilö kullekin työnkulun vaiheelle
-Henkilöt, jotka tarvitaan työnkulun vaiheessa olevien tehtävien toteuttamiseksi
-Työnkulun vaiheiden väliset riippuvuudet ja säännöt

Työnkulkujen määrittämiseen liittyy oleellisesti myös haarautumiset. ’Jos-niin’ –päätökset ovat työnkuluille tunnusomaisia.

Työnkulku johtaa tiettyyn tavoitteeseen välivaiheiden kautta. Kussakin työnkulun vaiheen lopussa on mitattavia tuotoksia tai tapahtumia. Malli luo edellytykset tavoitteelliselle, tehokkaalle ja mitattavissa olevalle työn tekemiselle sekä laadukkaille väli- ja lopputuloksille.

Työnkulkujen hyödyntämiseen on neljä hyvää syytä:
– Töiden sujuva, tehokas ja optimoitu eteneminen kun toteutustyön eri vaihtoehtoja on mietitty jo etukäteen ja suoritukset toistuvat samanlaisina.
– Riskit pienenevät, kun työnkulut pilkkovat monimutkaiset kokonaisuudet pienempiin ja hallittavampiin tehtäviin.
– Toiminnan skaalautuvuus kasvaa kun toteutustyö on suunnitelmallista ja toteutuksen henkilöriippuvuus pienenee. Työkulut luovat edellytyksiä toiminnan automatisointiin ja alihankintaan.
– Työn toteutuksen läpinäkyvyys kasvaa ja mahdollisten ongelmien tunnistaminen nopeutuu.

Työnkulun suorittaminen on ihmiskeskeisiä toimintaa. Työnkulut synnyttävät omistajuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on tehtävä ja mille tasolle toteutukset on vietävä.

Muutama kohta on syytä pitää mielessä työnkulkuihin liittyen:
– Dokumentoi työnkulut ja varmista niiden käyttöönotto. Tehtävien, vastuiden ja sääntöjen ohella on syytä laajemmin avata tietoja tavoitteista, parhaista käytännöistä ja muista asioista, jotka auttavat työn suorittajia menestymään työssään.
-Huomioi riippuvuudet. Työnkulku sisältää poikkeuksetta sääntöjen määräämiä peräkkäisyyksiä sekä haarautumisia. Työnkulussa siirtyy tyypillisesti myös välituloksia työnkulun vaiheesta toiseen, jotka osaltaan vaikuttavat työnkulun tehtävien riippuvuuksiin toisistaan.
-Arvioi ja ennakoi mahdollisia työnkulun pullonkauloja. Hyödynnä tiimissäsi olevaa asiantuntemusta sujuvimman työnkulun toteutusvaihtoehdon löytämiseksi.
-Optimoi ja säädä työnkulkuja palautteen ja ympäristössä tapahtuvien muutosten huomioimiseksi.
-Hyödynnä tarkistuslistoja

Työnkulkujen hallinta, mittaaminen ja optimointi edellyttävät tietojärjestelmään, jonne työnkulut on mallinnettu, jossa ylläpidetään työnkulkuihin liittyvät tarkistuslistat ja joka nostaa poikkeamat ja pullonkaulat esiin automaattisesti. Pelkästään työnkulkujen hallintaan keskittyvien järjestelmien rinnalle on noussut integroituja järjestelmiä, joissa työnkulkujen hallinta on kiinteänä osana varsinaista liiketoimintasovellusta, jonka käyttöä työnkulut tukevat. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi projektien, töiden, resurssien ja kustannusten hallinnan tietojärjestelmästä, jonne työnkulut on mahdollista sovittaa omien tarpeittesi mukaisesti.

Mikä projektisalkku on ja mihin sitä käytetään?

Projektisalkku on kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. – Projektipomon käännös Projektisalkun määritelmästä PMI:n julkaisusta: ”The Standard for Portfolio Management Fourth Edition”

Projekteja on erilaisia, siksi myös projektisalkkuja on erilaisia. Esimerkiksi toiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit, tuotantolaitosten kunnossapito- tai rakentamisprojektit, asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit ovat erilaisia ja niiden salkkutason ohjauksessa painottuvat erilaiset asiat.

Aiemmin olen kuvannut projektisalkun valinnan periaatteita kirjoituksessani ”Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla”. Näkökulmasta riippuen, projektisalkku palvelee useita tavoitteita ja sitä voidaan käyttää eri tavoin. Tässä pyrin avaamaan näitä projektisalkun hallinnan erilaisia tavoitteita.

Investointisalkku

Toteutettavaksi valittuihin projekteihin panostetaan rahaa, työtä ja muita resursseja. Projekteilla on tuotto-odotukset ja hyötytavoitteet. Projektit ovat investointien toteutuksia. Siksi projektisalkku on myös investointisalkku, jonka kannattavuutta ja hyötyjä seurataan kokonaisuutena.

Investointisalkku näkökulman toteutuminen edellyttää, että projekteille laaditaan budjetit, työmääräarviot ja riskianalyysit. Näiden toteutumista pitää myös seurata projektikohtaisesti, jotta salkkutason tunnusluvut, kuten takaisinmaksu tai kateprosentti ja toteutuksen ansaitun arvon mittarit voidaan laskea. On hyvä huomata, että erityyppisten projektien mittarit poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi toiminnan kehittämisprojektin taloudellisten hyötyjen arviointi voi olla vaikeaa, kun taas vaikkapa toimitusprojektille yksi ilmiselvä mittari on kate.

Strategian toteutuksen väline

Yritystä tai mitä tahansa organisaatiota, voidaan ajatella muuttuvana, kehittyvänä ja kasvavana oliona. Organisaation muutokset toteutetaan projekteina. Strategian avulla kuvataan visio, millaiseksi organisaation halutaan muuttuvan ja polku, miten siihen tavoitellaan. Projektit ovat yksittäisiä askelia strategisten muutosten toteutuksessa.

Strategian toteutuksen edellytyksenä on, että organisaation strategiset tavoitteet on määritelty ja että projekti-ideoiden vaikutus näihin tavoitteisiin kyetään arvioimaan. Projektien valinnassa ja toteutuksen priorisoinnissa on huomioitava, kuinka hyvin toteutukseen valitut projektit tukevat strategisia tavoitteita.

Kapasiteetin tasapainotusvaaka

Organisaation kyky toteuttaa projekteja on rajallinen. Henkilöstön käytettävissä olevat työtunnit, taloudelliset resurssit sekä mahdollisuus käyttää ulkopuolisia resursseja, rajoittavat toteutuskykyä. Rajallisen toteutuskyvyn vuoksi, toteutettavat projektit valitaan huolellisesti ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan, niin ettei toteutuskapasiteetti ylity. Usein toiveita, tarpeita ja hyviäkin investointikohteita on vain liian paljon, jotta ne kaikki voitaisiin toteuttaa, tai ajoittaa niin pian kuin toive olisi.

Projektisalkku toimii tasapainotusvaakana, kun siihen kootaan eri projektien resurssitarpeet ja lisäksi saadaan laskettua organisaation käytössä oleva resurssikapasiteetti suhteessa aikaan. Näin koottu kapasiteetin käyttö verrattuna resurssitarpeisiin, antaa työvälineen toisaalta projektien valintaan ja priorisointiin, mutta myös projektien ajoituksen suunnitteluun.

Kapasiteetin tasapainotus vaatii välineen, joka on kolmen eri roolin yhteinen:

  • Projektipäälliköt suunnittelevat resurssitarpeensa projektiaikatauluihin tai kuvaavat ne karkeampina resurssipyyntöinä.  
  • Projektien kapasiteettitarve esitetään resurssiesimiehille, jotka vastaavat yksikkönsä resurssien tehokkaasta hyödyntämisestä. He neuvottelevat projektipäälliköiden kanssa ja sopivat projektien resurssikäytöstä. 
  • Näin aikaansaatu kuva esitetään johdolle, joka optimoi salkun priorisoimalla projektien resurssikäytön ja ajoituksen organisaation liiketoiminnan tavoitteiden prioriteettien mukaan. 

Tilannekuva

Projektisalkkuun ei ainoastaan kerätä ideoita toteutettavista projekteista. Salkkuun päivittyy myös tilannekuva toteutuksessa olevista projekteista. Tilannekuva kertoo eri projektien elinkaaren tilan, toteutuneet työmäärät, kustannukset, aikataulutilanteen. Tilannenäkymien kautta eskaloidaan projektitasolta johdolle mahdolliset projekteissa kohdatut ongelmat, kuten aikatauluviivästymät, laajuuden muutokset, riskien toteutumiset ym. ongelmatilanteet. Tilannekuvan avulla johto voi reagoida ongelmiin ja ryhtyä tarpeellisin toimin riittävän ajoissa.

Projektisalkun tilannekuvaa ei käytännössä voida ylläpitää erillisenä salkkunäkymänä, tämä vaatisi liikaa käsityötä. Jotta tilannekuva esittää todellisen ja ajantasaisen tilanteen eri projekteista, tulee salkkunäkymän lukea ajantasainen tieto päivitetyistä projektitiedoista. Salkkutason tilannekuvan muodostaminen vaatii käytännössä siis myös toimivat projektien suunnittelun ja seurannan välineet sekä yhteydet salkun ja projektiohjauksen välineiden välillä.

Arkisto

Projektisalkkuun koostuu tietoa suunnitelluista, toteutettavista ja valmistuneista projekteista. Salkun kautta voidaan piirtää kuvaa siitä, mihin ja miten organisaatio on investoinut ja millaisia projekteja se on aikojen saatossa toteuttanut. Miten projektien määrä on muuttunut ajan saatossa ja millaisiin asioihin on haluttu panostaa? Yksittäisen projektin tuomien hyötyjen analyysin lisäksi salkkutasoinen seuranta mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan. Sen avulla voidaan kertoa tarinaa organisaation muuttumisesta ja oppia tulevaa varten.

Tuntikirjaus – aika ei ole vain rahaa

Oikein ja oikea aikaisesti hyödynnetty osaaminen ja tyytyväinen työntekijä tuovat kilpailuedun. Lisäksi on muitakin hyviä syitä suunnitella ja seurata sitä, mihin tehtäviin päivän työtunnit kohdistuvat. Näin luodaan edellytykset sille, että organisaation henkilöstössä oleva pääoma saadaan hyödynnettyä kaikkien yhteiseksi eduksi ja ennen kaikkea edistetään työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä.

Tuntien kirjaus ilman niihin liittyvää suunnitelmatietoa palvelee tilanteessa, jossa tunnit laskutetaan, niihin liittyviä sisäisiä kustannuksia järjestellään organisaation sisällä ja/tai tuotekehitystyön kustannuksia aktivoidaan taseeseen.

Tuntien kirjaus yhdistettynä suunnitelmatietoon ja organisaation tiedossa oleviin kyvykkyyksiin kantaa jo huomattavasti pidemmälle. Tarkka työtehtävä- ja päiväkohtainen toteutumatieto tarjoaa luotettavan lähtökohdan organisaation suorituskyvystä kertovien mittareiden toteuttamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Alla on joukko tärkeitä asioita, joissa menestyminen edellyttää luotettavaa tietoa siitä, millaiseen tekemiseen organisaation käytettävissä olevat työtunnit ja osaaminen ovat kohdistuneet.

  1. Perinteisissä projektien toimitusmalleissa suunnitteluvaiheessa täsmennetään tavoitellut tuotokset ja näiden aikaansaamisen edellyttämät työmäärät. Tuntitoteumien seuranta varmistaa sen, että poikkeamia voidaan analysoida ja niihin voidaan reagoida välittömästi.
  2. Suunnitelmallisen toteutustyön perustana on mahdollisimman realistinen aikataulu, resurssi- ja kustannussuunnitelma. Luotettavimmin tämä toteutuu, jos suunnitelmat nojaavat kokemusperäiseen tietoon. Toteutumatiedot aiemmista hankkeista ennaltaehkäisevät virheitä myynnissä ja takaa projektipäällikölle oikean määrän ja oikea aikaisesti sopivia resursseja projektin käyttöön.
  3. Tuntitoteutumat tarjoavat yksityiskohtaista tietoa organisaation laatumittareihin. Tärkeää on se, että työ kohdentuu lopputulosten saavuttamiseen, mahdollisten virheiden ennaltaehkäisyyn tai näiden korjaamiseen varhaisessa vaiheessa ja kerralla. Reagointia tarvitaan, jos virheitä korjaavan tai muu lopputuloksen saavuttamista vähän hyödyttävän työn osuus kasvaa trendinomaisesti. Sopivilla tuntikirjauskohteiden luokittelutiedoilla saadaan arvokasta analyysitietoa Lessons Learned/Retrospective tapahtumiin toiminnan kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.
  4. Tiimin jäsenten työkuorman seuranta kokonaisuutena on yksi tiimistä vastaavan henkilön tärkeimmistä tehtävistä. Kuormituksen ja käytettävissä olevan kapasiteetin kohtaamisen jatkuva optimointi edellyttää luotettavaa tietoa siitä, mihin käytettävissä olevat tunnit ovat kohdistuneet ja millaisia poikkeamia on verrattuna suunnitelmaan. Lähiesimiehen tulee erityisesti kiinnittää huomiota avainresurssien kuormitukseen hankkeiden ylitse sekä uusien tiimin jäsenten osaamisen kasvattamiseen sopivan haasteellisissa työtehtävissä.
  5. Projektipäällikön vahva henkilökohtainen näkemys projektinsa tilasta ei aina riitä. Viestintä projektin sidosryhmille tulee olla objektiivista, uskottavaa ja läpinäkyvää. Tämä onnistuu vain, jos viestinnän lähtökohtana oleviin tietoihin voidaan luottaa ja tiedot ovat jäljitettävissä. Luotettavin tieto syntyy niistä yksityiskohtaisesta toteutumatiedosta, jota projektin jäsenet osaltaan tuntiraportoinnin kautta kerryttävät.
  6. Hyvin toteutettu kirjausjärjestelmä tuo käyttäjälleen tarjolle ne työtehtävät, joihin hänen tulee kulloinkin keskittyä. Työt tulevat näin tehtyä kerralla, nopeammin ja laadukkaammin. Tuntikirjaus vähentää samanaikaisesti tehtävien töiden määrää ja auttaa kohdistamaan huomin oleelliseen. Työnkulkuun saadaan kaivattu imu joka kasvattaa työtehoa ja tekijöiden motivaatiota.
  7. Työmäärien vaihtelu, pitkät työpäivät, ylikuormitus, kiivas työrytmi ja muut työn hallintaan liittyvät ongelmat altistavat työuupumukselle. Tuntikirjaus nostaa tuntikirjaajan tietoisuutta siitä mihin työpäivän tunnit kuluvatkaan. Tietoisuus omasta työkuormasta ja työtehtävien prioriteeteista ovat oiva selkänoja sanoa kaikelle sellaiselle ei, joka tarpeettomasti kasvattaa päivän aikana tehtäviä tunteja sekä kyllä kaikelle tavoitteelliselle, tuottavalle ja motivoivalle tekemiselle.
  8. Hälyttävää on, jos henkilön tuntikirjausnäkymässä on paljon kirjauskohteita pienillä päivittäisillä tuntimäärillä. Usean työtehtävän samanaikainen suorittaminen ja vaihtaminen näiden välillä ei edistä tavoiteltua tuottavuuden kasvua. Tuntikirjausjärjestelmään kirjatut tiedot nostavat esiin piilossa olevan työn, töiden hallinnan ja priorisoinnin ongelmat sekä auttavat puuttumaan tilanteeseen välittömästi.
  9. Henkilöiden työtuntikertymät ovat vakioaihe viranomaisen suorittamassa työsuojelutarkastuksessa. Työtuntien seurantaa tulee tehdä jo lainsäädännön vaatimuksesta. Kattavasti käyttöön otettu tuntikirjausratkaisu täyttää tämän tarpeen. Järjestelmän on mahdollista myös tukea joustavia työn tekemisen malleja saavutettavuudellaan ja saldokertymien laskennalla.

Projektien ketteriin toimitusmalleihin liittyen esitetään, että tuntikirjaus on ainakin ei –toivottua jollei kokonaan tarpeetonta. “Scrum does not consider the time spent working on Sprint Backlog Items. The work remaining and date are the only variables of interest”. Eli keskeiset seurattavat asiat ovat arvio jäljellä olevasta työmäärästä ja valmistumisajankohdasta. Merkittävää kuitenkin on, että monet edellä kuvatuista asioista ovat hyvin ajankohtaisia ja tarpeellisia myös ketterissä toimitusmalleissa.

Selvää on, että tuntien kirjauksen edut saavutetaan kattavasti vain, kun se on osa keskitettyä projektien, töiden ja kapasiteetin hallinnan tietojärjestelmää. Tarkkuutta, kattavuutta ja luotettavuutta tuntikirjaukseen on mahdollista tuoda järjestelmään toteutettavilla rajapinnoilla. Esim. henkilötietojen, lomatietojen ja käytettävissä olevien työtuntimäärien tuominen HR järjestelmästä tukee kapasiteettihallintaa. Jos organisaation kaikki työtunnit kohdistetaan ulkoisille ja/tai sisäisille asiakkaille on osoittautunut hyvin kannattavaksi tuottaa kulunvalvonnasta päiväkohtaiset läsnäolotunnit kirjaajan tiedoksi. Näin varmistetaan kaikkien asiakastuntien päätyminen kohdistettavaksi ja laskutukseen.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi käyttäjäystävälliseen, helposti lähestyttävään ja integroituvaan tuntikirjausjärjestelmään, joka toimii myös luontevana osana kattavaa projektien-, töiden- ja resurssien hallinnan tietojärjestelmää.