Microsoft laajentaa resurssihallinnan toimintoja Project Online -ympäristössä ja seuraavassa Project Server 2016 versiossa. Project Onlineen uudistukset tulevat saataville jo syyskuussa.
Uusi projektitason resurssivarausprosessi vahvistaa resurssiesimiesten roolia resurssihallinnassa. Se mahdollistaa resurssisuunnittelun suoraan projektitasolla. Enää ei välttämättä tarvita tehtävätason aikatauluja, jos halutaan toteuttaa projektitasoista kapasiteettisuunnittelua. Resurssiesimiehet saavat näkymän, jossa voivat suunnitella henkilöiden osallistumisen eri projekteihin. Lämpökarttanäkymän avulla resurssiesimiehet hahmottavat helposti, ketkä ovat ylikuormitettuja ja keillä on vielä kapasiteettia osallistua projekteihin.
Uudet toiminnot täydentävät Project Onlinen ja Project Server -järjestelmien resurssihallinnan kattamaan paremmin organisaationlaajuisen resurssihallinnan tarpeet.
1 Resurssien hallinnan roolit
Tärkeimmät resurssien hallintaan osallistuvat roolit voidaan nimetä ja kuvata seuraavasti:
- Resurssiesimies on linjaorganisaation esimies tai pysyvän tiimin vetäjä. Hän ”omistaa” henkilöresursseja ja vastaa toisaalta, että resurssit ovat tehokkaassa käytössä, ja toisaalta, että resursseja on riittävästi saatavilla. Hänen vastuullaan on myös oman organisaatioyksikkönsä asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen.
- Projektipäällikkö hallinnoi työtä. Hallinnoitava työkokonaisuus voi olla projekti tai se voi olla muulla tavalla jäsennetty, keskitetysti hallinnoitu työkokonaisuus. Järjestelmässä projektipäällikön tehtävänä on hallinnoida laajemman työkokonaisuuden työn suunnittelua, aikataulutusta ja seurantaa. Osana työn suunnittelua hän myös arvioi työkokonaisuuden työmäärää ja osaamistarvetta. Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta ja delegoi pienemmiksi ositetut tehtävät projektiryhmän jäsenille.
- Asiantuntija osallistuu yhdessä tai useammassa roolissa mahdollisesti useiden samanaikaistenkin työkokonaisuuksien tehtävien toteuttamiseen. Hänellä on tarve nähdä helposti eri projekteista ja muista lähteistä hänelle kiinnitetyt tehtävät ja muut toimeksiannot.
2 Resurssihallinnan prosessit Microsoft Project Serverissä
Project Server tarjoaa karkeasti seuraavat kolme resurssihallinnan prosessia:
- Projektitason resurssivarausprosessi: Projektipäällikön ja resurssiesimiehen välinen projektitasoinen resurssivarausprosessi, jonka tuloksena projektipäällikkö saa lupauksen, että projektiryhmään kiinnitetyt henkilöt ovat hänen käytettävissään määrätyn ajan ja määrätyllä kapasiteetilla. Vastaavasti resurssiesimies voi järjestelmän avulla pitää kirjaa siitä, mihin projekteihin ja töihin hän on alaisiaan luvannut ja milloin he vapautuvat. Prosessiin voivat osallistua sekä projektipäällikkö tekemällä resurssipyyntöjä ja resurssiesimies muokkaamalla ja hyväksymällä resurssipyyntöjä. Vaihtoehtoisesti prosessia voidaan yksinkertaistaa niin, että resurssiesimies kirjaa järjestelmään resurssikiinnitykset projekteille ilman, että projektipäällikön on niitä tarvinnut ensin pyytää.
Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä - Projektin tehtävätason resurssisuunnittelu: Projektipäälliköt voivat purkaa projektien tai muiden työkokonaisuuksien tekemisen tarkemmiksi tehtäviksi, joille suunnitellaan aikataulu hyödyntäen monipuolisia aikataulutustoiminnallisuuksia. Projektipäällikkö voi kiinnittää projektiryhmän henkilöitä tekemään projektin tehtäviä. Näille tehtävätason kuormituksille voidaan määritellä resurssi, työmäärä ja kuormitusaste. Projektiaikataulu voidaan laatia ja ylläpitää MS Project Professional -ohjelmalla ja Project Serverin selainkäyttöliittymässä (PWA).
- Asiantuntijoiden työn valmistumisen raportointi: Tehtäviin kiinnitetyt asiantuntijat voivat katsella ja kirjata tehtävien valmistumista käyttäen Omat tehtävät- ja Tuntikortti -toimintoja. Omat tehtävät -näkymässä asiantuntijat voivat katsella aikataulua ja tietoja tehtävistä, joita heille on kiinnitetty eri projekteista. Asiantuntijat voivat myös raportoida toteutunutta työtä, tehtävien valmiutta sekä jäljellä olevaa työmäärää. Toteutuneiden tuntien kirjaamiseen voidaan käyttää Tuntikortti -toimintoa, joka voi toimia keskitettynä tuntiseurannan välineenä, myös muista tietojärjestelmistä tuoduille kirjauskohteille.
Kaikkia kolmea prosessia ei ole pakko toteuttaa. Näissä prosesseissa on myös joustavuutta niin, että niitä voidaan järjestelmäparametreja muuttamalla muuttaa toimimaan eri tavoin.