Projektia on mahdotonta toteuttaa ilman resursseja. Resurssit voivat olla omia tai vuokrattuja. Joka tapauksessa niitä tarvitaan suunnitellun lopputuloksen aikaansaamiseksi.
Resurssien käyttöä pitää suunnitella, muuten projektin toteutus ja lopputulos eivät onnistu halutulla tavalla.
Resurssisuunnittelua on erilaista. Suunnittelutapaan vaikuttaa se, millainen projekti on kyseessä. Kuinka kauan se kestää? Kuinka iso se on? Mikä on projektin lopputulos? Joka tapauksessa resurssit pitää varata jollakin tavalla projektille ennen sen käynnistystä. Varaamista varten tarvitaan suunnittelua millaisia resursseja ja kuinka paljon ja milloin niitä tarvitaan.
Resurssinhallinta on erilaista isossa investointiprojektissa verrattuna tuotekehitysprojekteihin. Isoissa investointihankkeissa suurin osa resursseista varataan tyypillisesti kokonaan pidemmäksi aikaa projektin käyttöön, kun taas tuotekehityshankkeissa voi henkilö osallistua useampaan projektiin yhtä aikaa lyhyitä ajanjaksoja. Näin ollen suunnittelutavat voivat poiketa toisistaan. Investointiprojekteissa työmääriä suunnitellaan ja jäljellä olevaa työmäärää arvioidaan tehtävien ja niiden työmäärien avulla, kun taas tuotekehityshankkeessa voi työmäärien arviointi olla hankalaa ja varaukset tehdään projektitasolla aikajaksolle.
Projektipomo on kirjoittanut muutamaan kertaan projektin resurssinhallinnasta. Resurssinhallintaa ja sen vaikutuksia sekä toimintatapaa käsitelevät mm. seuraavat projektipomon kirjoitukset:
Resurssi-vai-kapasiteetinhallintaa?
Suunnitelmallista resurssienhallintaa
Kaksitasoinen resurssisuunnittelu
Jotta organisaatio voi oppia tekemisestään, mikä tahansa suunnittelutyö tarvitsee takaisinkytkennän toteutumiin, eli mittauksen miten suunnitelma piti paikkansa toteutukseen nähden. Tuntikirjaus toimii resurssinsuunnittelun apuna hyvinkin tässä roolissa. Tuntikirjaustietojen yhdistämisellä resurssinhallinnan varauksiin tai tehtävien suunniteltuihin työmääriin saadaan aikaa riittävä kytkentä suunnitelman ja toteutuman välille.
Resurssivarausten ja tuntitoteutumien vertailua
Vaikka projektit ovat jo määrityksensä mukaisesti ainutkertaisia, voidaan niiden rakenteesta ja osituksesta löytää kuitenkin yhtäläisyyksiä. Näitä vastaavuuksia ja niiden suhteita käyttämällä voidaan arvioida uuden projektin kokonaistyömäärää, kun jokin osatekijä pystytään arvioimaan kohtuullisen luotettavasti.
Seuraavassa on selvennykseksi esimerkki it-projektista. Keräämällä toteutuneita työtunteja koko projektin ajalta ja luokitellen niitä esimerkiksi seuraavasti: toimintojen suunnittelu, toteutus, testaus sekä hallinnolliset tunnit, voidaan seuraavan vastaavan projektin kokonaistyömäärää arvioida kohtuullisen hyvin, jos esimerkiksi toteutukseen liittyvä työmäärä pystytään arvioimaan. Arvio tehdään perustuen historiantiedoilla laskettuun eri työtyyppien suhteeseen, jossa esimerkiksi toteutus edustaa tyypillisesti 40 % työmäärästä, suunnittelu 20 %, testaus 30 % ja hallinnolliset työt 10 %. Suhteet täsmentyvät, kun käytettävissä on useamman saman tyyppisen projektin tiedot.
Tuntikirjaus-aika ei ole vain rahaa
Tuntikirjaus-menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausvaline?
Toteutuneiden tuntien kirjauksen edut saavutetaan parhaiten, kun se on osa projektin- ja resurssinhallinnan tietojärjestelmää, jossa suunnitelmat yhdistetään toteutuneisiin tietoihin.
Kiinnostuitko aiheesta? Ota yhteyttä meihin tästä.