Teettekö organisaatiossanne resurssi- vai kapasiteetinhallintaa? Todennäköisesti molempia. Termejä käytetään monesti ristiin, mutta tarkkaan ottaen kyse on eri asioista ja niihin liittyy erilaiset prosessit ja tavoitteet.
Kapasiteetinhallinnassa kyse on osaamistarpeesta ja kyvykkyydestä vastata tarpeeseen. Kapasiteetinhallinta:
– ylläpitää tietoa ja auttaa selvittämään onko organisaatiossa nyt ja tulevaisuudessa riittävästi henkilöresursseja tarvittavilla osaamisilla.
– tuottaa tietoa siitä, mikä on tarvittavien osaamisten saatavuus suhteessa tarpeeseen kullakin ajanhetkellä.
– puuttuu kapasiteettivajeisiin ja antaa lähtösysäyksen tarvittavien osaamisten hankintaan rekrytoimalla, kouluttamalla tai vuokraamalla.
– tukee strategiatyötä ja tuottaa tietoa projektisalkun hallinnalle projektien priorisointiin, ajoitukseen, toteuttamiseen ja keskeyttämiseen.
Resurssihallinnassa kyse on käytössä olevien henkilöresurssien käyttöasteesta. Resurssihallinta:
– optimoi käytettävissä olevien henkilöresurssien kuormitusta suhteessa saatavuuteen ja varmistaa, että eri tasoisella osaamisella ja kokemuksella olevat henkilöresurssit ovat tasaisesti kuormitettuja.
– varmistaa, että vaadittavalla osaamisella olevat henkilöresurssit ovat oikea-aikaisesti projektien käytössä.
– tuottaa projektin suunnittelutyön lähtökohdaksi tietoa siitä, ketkä vaadittavilla osaamisilla olevista henkilöresursseista on liitettävissä projektia toteuttavaan tiimiin.
– tuottaa kapasiteetinhallinnalle tietoa siitä, millaista osaamista organisaatiosta löytyy ja kuinka helposti olemassa olevien henkilöresurssien osaamista on mahdollista kehittää organisaation nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin.
Kapasiteetti- ja resurssihallinta kulkevat tiukasti käsi kädessä ja vuorovaikuttavat keskenään.
Luontevaa on hallita molempia kokonaisuuksia yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin molemmat prosessit hyödyntävät toistensa tarjoamaa ja käyttämää tietoa. Tämän ohella näiden prosessien väli- ja lopputulokset ovat laajasti käytettävissä salkunhallinnan ja strategiatyön ohella esim. henkilöresurssien osaamispolkujen suunnitteluun ja yhteistyöverkostojen luomiseen.
Käytännön vaatimus on, että organisaation kaikki työ tulee olla mallinnettuna projekteina, ketteränä kehitystyönä sekä muuna työnä samaan tietojärjestelmään, jossa sijaitsevat myös kapasiteetin- ja resurssihallinnan edellyttämät rakenteet. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi asiantuntijatyön hallintaan.
Toinen aivan muu asia piristämään päivää: Jos aihetta on, niin yllätä esimiehesi tai projektipäällikkösi kehumalla tätä ja antamalla positiivista palautetta. Toisinaan he sen ansaitsevat. Lopputulos saattaa olla hämmentävä – varaudu siihen.