Asiantuntijatyö tarvitsee jatkuvaa suunnittelua siinä missä mikä muu työ tahansa. Seuraavassa käsitellään asiantuntijatyötä projektijohtamisen näkökulmasta.
Osituksella tarkennetaan sisältöä
Työnsuunnittelun pohjana on projektin osittaminen hallittaviin kokonaisuuksiin. Osituksen tehtävä on antaa riittävän hyvä kuva projektin sisällöstä ja rajauksesta. Hyvin tehty ositus tukee aikataulu- ja tehtäväsuunnittelua sekä budjetointia ja pienentää myös projektiin liittyviä riskejä. Osituksen päätteeksi voidaan jokaiselle osakokonaisuudelle nimetä vastuuhenkilö.
Vastuut selviksi
Projektin osituksen ja vastuuhenkilön nimeämisen avulla toteutetaan henkilövastuumatriisi, joka toimii valvonnan apuvälineenä. Vastuumatriisissa siis jokaisella osakokonaisuudella on nimetty vastuuhenkilö ja vastuut on kuvattu matriisin muotoon. Vastuuhenkilön tehtävä on seurata työn edistymistä ja pyrkiä edistämään työn valmistumista sovitussa aikataulussa. Ei ole väliä hankitaanko työ alihankkijalta tai toteutetaanko itse, vastuuhenkilön tehtävät ja velvollisuudet ovat samanlaiset.
Tehtävät ja suoritusjärjestys
Tehtävien suunnittelu koostuu useasta erilaisesta tekijästä, joilla on lisäksi keskinäinen vaikutussuhde. Näitä ovat mm.:
– Tehtävän sisältö ja työmäärä
– Tehtävän liittyminen tai vaikutus muihin tehtäviin – työnkulku
– Tekijät: osaaminen, kokemus, motivaatio – soveltuminen
– Tehtävän kriittisyys – prioriteetti
Tehtävien työnkulun lopussa on syntynyt konkreettisia komponentteja tai mitattavia tuotoksia.
Tehtävien suunnittelua voidaan tehdä monella erilaisella tavalla ja sen tuloksia voidaan esittää erilaisilla graafisilla tavoilla. Tällä hetkellä käytössä olevia kuvaajia ovat ainakin Kanban-taulut, Gantt-kaaviot, paikka-aika-kaaviot sekä tahtiaikataulut (Lean). Jokaisen edellä mainitun suunnittelutavan tehtävä on vähentää projektin läpiviemiseen liittyvää hukka-aikaa, varmistaa, että toteutukseen tarvittavat resurssit ovat saatavilla ja jäsentää tehtävien suoritusjärjestystä lopputuloksen aikaansaamiseksi suunnitellussa aikataulussa sekä vähentää turhia työvaiheita ja odottamista.
Kanban ja Gantt
Tahtiaikataulu
Yhtäaikaiset tehtävät
Tyypillisesti asiantuntijat työskentelevät useamman projektin tiimissä yhtä aikaa. Asiantuntijalla on tarve kehittää osaamistaan ja toteuttaa uusia asioita, jolloin oman kehittymisen kannalta mielenkiintoiset tehtävät ovat tekijän prioriteettilista kärjessä. Tekijän prioriteetti voi kuitenkin olla eri, kuin mikä on projektien näkökulmasta eri tehtävien prioriteetti. Työnsuunnittelun tehtävä on kertoa missä järjestyksessä erilaiset tehtävät toteutetaan sekä pyrkiä minimoimaan yhtä aikaa kesken olevien tehtävien määrä. Tehtävästä toiseen siirtyminen kuluttaa työtunteja, mutta ei edistä lopputuloksen saavuttamista. Työn suorittamista parantaa, jos tehtävät ja tehtävien suoritusjärjestys esitetään tekijälle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tähän on olemassa erilaisissa projektijärjestelmissä näkymiä, jolla tekijä voi seurata hänelle allokoitujen tehtävien aikataulua.
Työmäärien arvioinnista
Tehtävien työmäärien arviointi on aina haastavaa. Jotta arviot osuisivat edes jotenkin kohdalleen, on tiedettävä mistä arvion antaa. Tästä syystä on järkevää, että työmäärien arviointi tapahtuu yhtä aikaa tehtävän sisällön ja työtavan suunnittelun kanssa. Työmäärien arvioinnissa voi käyttää apuna historiatietoa vastaavanlaisista tehtävistä, jos sitä on esimerkiksi projektijärjestelmän tai tuntiraportoinnin kautta saatavilla. Työmäärän arvioinnissa on otettava huomioon sen henkilön kokemus ja osaaminen, joka tehtävän suorittaa. Kokenut osaaja toteuttaa allokoidun työn alle normijoutuisuuden, kun kokemattomalla suoritukseen voi mennä moninkertainen aika ja työmäärä. Lisäksi motivaatiolla on roolinsa tehtävän joutuisuudelle.
Tehtävän parhaan työmääräarvion antaa yleensä tehtävään perehtynyt asiantuntija. Tämä edellyttää, että työn sisältö on selkeä ja rajattu kokonaisuus. On hyvä muistaa, että kokeneenkin henkilön antama arvio on vain arvio. Se ei siis ole ehdoton totuus. On hyvä kysyä mihin arvio perustuu, mitä se sisältää ja mitä se ei sisällä. Näin voidaan arvioida muut tehtävän valmiiksi saattamiseen vaikuttavat tekijät ja arvioida niiden vaikutus kokonaistyömäärään erikseen.
Esimerkkinä voisi olla jonkin uuden ominaisuuden toteuttaminen tietojärjestelmään: Työmääräarvio pyydetään ohjelmoijalta. Ohjelmoija antaa vastauksen omasta vastuualueestaan eli kehitystyöstä. Tästä arviosta puuttuvat mm. testaamiseen, dokumentointiin ja toimittamiseen tarvittava työmäärä. Projektihallintaa tukevan tuntiraportoinnin avulla voidaan selvittää mitkä ovat tyypilliset suhteet kehitystyön, testauksen ja dokumentoinnin välillä ja käyttää kokemuspohjaista tietoa, jolla arvioidaan kehitystyö lisäksi tarvittava työpanos.
Kiinnostuitko? Tule kuuntelemaan webinaaria 28.2. klo 10 aiheena projektitiimin työnsuunnittelu. Ilmoittautumaan pääset tästä linkistä: Camako projektitiimin työnsuunnittelu.