Seitsemän kätevää ohjetta projektimenestyksen varmistamiseen

Alla on kesäkevennyksenä muistilista klassikkokirjan ’The 7 Habits of Highly Effective People’ teeseistä vapaasti sovellettuna projektimaailmaan. Lista on hyvin käyttökelpoinen kenelle tahansa projektissa toimivalle. Projektipäällikön tai hankevetäjän tehtäviin liittyy paljon odotuksia ja monelle näissä rooleissa olleille alla oleviin kohtiin liittyy varmasti paljon omakohtaisia ja kasvattavia kokemuksia.

  1. Ennakoi, katso eteenpäin ja työskentele sen eteen, jotta näkisit koko ajan kauemmaksi
  2. Muodosta mielikuva lopputuloksesta ja tee suunnitelma, miten se saavutetaan. Toimi tekemäsi suunnitelman ja periaatteiden mukaan
  3. Priorisoi ja keskity oleelliseen. Laita asiat tärkeysjärjestykseen määrittämällä mikä on välttämätöntä ja tärkeää, vain jompaakumpaa tai ei kumpaakaan.
  4. Huomioi kaikki osapuolet ja sidosryhmät tavoitteita asetettaessa. Laajasti kaikkia osapuolia hyödyttävät ratkaisut syntyvät vankimmalle pohjalle.
  5. Kuuntele, ymmärrä, ole empaattinen ja tee myös itsesi ymmärretyksi. Luo ilmapiiri, jossa huolehditaan ja ongelmat ratkaistaan positiivisessa hengessä.
  6. Hyödynnä tiimisi osaaminen. Toimi esimerkkinä ja inspiroi. Hyvin toimiva työyhteisö on enemmän kuin osiensa summa.
  7. Huolehdi itsestäsi henkisesti ja fyysisesti. Projektipäällikön tai tiimin jäsenen uupuminen matkan varrelle on aina iso menetys.

Kokosin oheen yhteenvetona myös seitsemän käytännön ohjetta aiemmista kirjoituksistamme, joilla olemme kannustaneet hyvään projektityökulttuuriin.

  1. kysy apua, kun sitä tarvitset ja hyödynnä saamasi rakentava palaute
  2. toimi reilusti ja ota vastuu omista tekemisistä
  3. toimi itse aktiivisesti ongelmien ratkaisemiseksi
  4. pidä mitä lupaat
  5. pidä pelivaraa ja varaudu ongelmiin
  6. ole avoin omaksumaan uutta – et mitenkään voi tietää kaikkea
  7. ole läsnä ja tavoitettavissa, anna apua sitä tarvitseville

Toimintamallit, käytännöt, työnkulut ym. yhdessä sovittavat asiat ovat tehokkaan toiminnan perusta. Ota yhteyttä, jos tarvitset apua projektihallinnan menetelmissä, välineissä tai miten välineet sovitetaan parhaalla mahdollisella tavalla toimintaanne.

Projektin laajuus: Matka vai määränpää?

Silmiin on osunut viimepäivinä useita kirjoituksia, joissa on mietitty projektien menestystekijöitä ja vertailtu mallikkaita projektisuorituksia vähemmän onnistuneisiin. Klassinen esimerkki ongelmaprojektista löytyy täältä: http://iltasatu.org/satu/hiiri-kissalla-raatalina/

Toimeksiantaja arvioi projektia lopputuloksen kannalta ja toteuttaja vuorostaan näkee projektissa lopputuloksen saavuttamisen edellyttämät työ- ja muut panokset ja pyrkii optimoimaan ja toteuttamaan projektin omalta kannaltaan kannattavasti. Projektin laajuutta katsotaan näin kahdelta eri näkökannalta, jotka molemmat ovat tavallaan oikein.

Projektia ei varmastikaan voi tuomita kokonaan epäonnistuneeksi, jos hyötyjä saavutetaan ja lopputulos tyydyttää toimeksiantajaa, vaikka aikataulu ja kustannukset eivät tavoitteissa pysyneetkään.

Muutama projektin laajuuteen liittyvä asia on syytä pitää mielessä. Näiden eteen on työskenneltävä, jotta osapuolten onnistumisen mittarit eivät näytä aivan eri suuntiin:

  • Tyytyväinen asiakas ja valmistunut lopputulos määrittävät projektin onnistumisen
  • Toteutuslaajuuden saavuttamiseksi tarvittavien panosten arviointi on aina työlästä, mutta se on tehtävä eikä siihen liittyvää työtä pidä aliarvioida ja merkitystä vähätellä
  • Ota käyttöön tarkoituksenmukainen muutoksenhallinta ja noudata sovittua mallia koko projektin ajan
  • Kustannukset ovat tärkeitä, mutta kokonaisuutta optimoitaessa laatu on aina pidettävä mielessä. Toteutuksen hinta unohtuu nopeasti, mutta laatu on aina läsnä

Projektin laajuuskäsiteen kaksoismerkitys edellyttää työn tilaajalta tarkkuutta laajuuden ja siihen liittyvien tekijöiden määrittämiseksi oli kyse henkilötyövaltaisesta projektista tai investointiprojektista.

Ketterän ohjelmistokehityshankkeen menestyminen edellyttää tarkkaa sisältösuunnittelua ja rajauksia, jotta aikarajoitettujen kehityssyklien myötä saavutetaan lopulta toivottu lopputulos. Vastaavaa tarkkuutta edellytetään myös tilaajan kannalta vaivattomiksi mielletyissä avaimet käteen –investointihankkeissa.

Menestyminen edellyttää hyvää yhteistyötä ja toimivaa kommunikaatiota toimeksiantajan ja toteuttajien välillä. Tämän takaa yhdessä sovitut toimintamallit ja tarkoituksenmukainen tietojärjestelmä. Nykyaikaisia tietojärjestelmiä on mahdollista saada pilvipalvelu myös yksittäisiin hankkeisiin toimivan yhteistyön perustaksi, muutoksen hallitsemiseksi ja yhteisen onnistumisen sinetöimiseksi.

Käytännön kokemuksia projektin tilanneraportoinnista

Projektin tilannetietoa tarvitsevat mm. projektin ohjausryhmä, asiakas, asiakkaan johto ja oman yrityksen johto. Eri sidosryhmillä voi olla raportin sisällölle kullakin omia vaatimuksia ja tarpeita. Sisäisesti tilannetta voidaan raportoida tiukemmin ja talousluvut/KPI-luvut on tuotettava yrityksen vaatimusten mukaisesti. Asiakas taas on kiinnostunut KPI-lukujen osalta enemmän tekemänsä sopimuksen ja projektin laajuudesta, aikataulun pitävyydestä ja miten projekti on kokonaisuudessaan onnistumassa. Kun kaikkien sidosryhmien tarpeet huomioi, voi raportointi viedä projektipäälliköltä paljon aikaa.

Tilanneraportin pitää olla hyvin määritelty ja sen sisällön pitää olla kaikille projektipäälliköille selvä, jotta jokainen osaa raportoida KPI-luvut sekä mahdollisen muun sisällön oikein – miten esimerkiksi ao. kuvassakin näkyvä valmiusaste määritellään sekä kustannusten/työmäärän toteutuma ja ennuste. Työtä helpottaa kovasti yrityksen yhtenevät toimintatavat ja standardit projektin raporttipohjat, joita käytetään kaikissa projekteissa. Tällöin raportoinnista tulee rutiinia ja jokaisessa projektissa asiaa ei tarvitse opetella uudelleen.

Kuva. Esimerkki projektin tilanneraportista

Mitä projektin tilanneraportilla pitää raportoida keskeisten talous/KPI-lukujen lisäksi? Edelleen liiankin usein raportoidaan kaikkea mahdollista puuhaa ja kokouksia, mitä projektissa on aherrettu kuluneen periodin aikana (jopa projektin laajuuden ulkopuolisia asioita). Tilanneraportilla pitää selkeästi raportoida puuhien sijaan, mitä kaikkien kokousten ja aherruksen lopputuloksena on saatu aikaan eli syntyneet projektin tuotokset (mitä on saatu valmiiksi tai selkeästi, kuinka valmista on tullut esim. laitteiden asennuksista tehty 50%). Aikaansaannosten lisäksi tärkeää on, mitä poikkeamia on tullut toteutuneella periodilla eli mitä suunnitelman mukaisia tuotoksia ei ole pystytty tuottamaan. Suurimmat/uudet riskit ja mahdolliset ongelmat ratkaisuvaihtoehtoineen ovat tärkeitä. Ohjausryhmälle ja johdolle pitää myös raportoida, mitä päätöksiä heiltä vaaditaan, jotta projekti pääsee suunnitelman mukaisesti etenemään.

Tänä päivänä projektipäällikön työtä helpottaa raportoinnin osalta usein myös automatiikka eli projektipäällikkö voi saada esim. yrityksen järjestelmistä (projektinhallinta, talous, BI)) valmiin projektin tilanneraportin, jossa on valmiiksi KPI-luvut ja projektipäällikölle jää vain projektin tilanteen raportointi. Koko raportointi voi tapahtua myös täysin automaattisesti projektinhallintajärjestelmässä, mikäli proosa-muotoista raportointia ei tarvita. Työtä säästyy ja vältytään monilta inhimillisiltä virheiltä.

Palaan tähän aiheeseen seuraavissa kirjoituksissani.

Tärkeimmät asiat, joita konsulttina olen oppinut asiakasprojekteista

Lukuisten projekti- ja resurssihallinnan ohjausjärjestelmien toimitusprojektien sekä asiakkaiden toiminnan kehittämisprojektien kultaisia oppeja konsultille:

1: Jokainen asiakas ja liiketoiminta on ainutlaatuinen
Luulitko voivasi toistaa samat ratkaisut seuraavassa projektissa? Aina kannattaa tuotteistaa palveluja pidemmälle, mutta kannattaa keskittyä oman toimitusprosessin tuotteistamiseen. Liiketoiminnan kehittämiseen ei ole valmisratkaisuja. Liiketoiminnan kehittämisessä on huomioitava kehitettävän liiketoiminnan ja sen ympäristön yksilölliset vaatimukset ja mahdollisuudet. Jokaisessa projektissa on avattava silmät, nähtävä todellisuus, havainnoitava haasteet ja luovalla tavalla löydettävä ratkaisut.

2: Ei ole tyhmiä kysymyksiä
Kokemus näkyy usein siinä, että osaa kysyä oikeita asioita. Samankaltaiset asiat tuottavat vaikeuksia kaikissa organisaatioissa. Tällaisia ovat esimerkiksi: Vastuun siirrot prosessien vaiheiden välillä, epäselkeät roolit, se että tavoitteita ei kirkasteta riittävän konkreettisella tavalla, tehdyistä virheistä ei opita. Liiketoiminnan ja kannattavuuden kannalta oikeiden haasteiden löytäminen vaatii aina kuitenkin liiketoiminnan ymmärrystä. Miten haasteet ilmenevät, miten niitä voitaisiin ratkoa ja millainen vaikutus parannusten toteutuksella olisi, ovat oikean suuntaisia kysymyksiä.

3: Kuuntele ja ymmärrä
Kysymysten tarkoitus on ohjata keskustelua oikeaan suuntaan. Kun esimerkiksi työpajassa olevat henkilöt keskustelevat oikeista asioista ja tuovat esiin näkemyksiään ja ideoitaan, kuuntele ja pyri ymmärtämään heitä. Tee tarvittaessa muistiinpanoja, mutta älä turhaan keskeytä omilla näkemyksilläsi. Olet ulkopuolinen, tarkasta kohta 1.

4: Anna onnistumisen virrata
Projektin suunnittelu valmistaa seuraavien vaiheiden onnistumiseen. Selkeytä etenemissuunnitelma itsellesi ja kehitystyöhön osallistuville. Suunnitelma auttaa saamaan aikaiseksi vaadittavat työt ja helpottaa keskittymään olennaisiin kysymyksiin. Onnistumisen virta luodaan projektiarjen hallinnalla: Palaverien sopiminen etukäteen, tehokkaat palaverit, oikeat osallistuja, avoin viestintä, jatkuva dokumentointi. Kun projektin arki, onnistumisen virta, on hallinnassa, riittää sinulla paukkuja valmistautua epävarmuuksiin ja hallita muuttuvia tekijöitä.

5: Pidä katse tavoitteessa
Mikä olikaan kehittämisen tavoite? Tarkensithan sen heti projektin alussa? Arvioitko kaikkia kehittämisen tuloksia ja tekemisiä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? Pitämällä tavoitteen kirkkaana mielessä kehittämisen edetessä, on helpompi suhtautua muutostarpeisiin, ongelmiin ja asioiden priorisointiin työn aikana.

6: Unohda kehittäminen
Kannattaa muistaa vitsikäs heitto: ”Ilman asiakkaita ja tuotteita voisimme keskittyä kehittämään prosesseja.” Mikäpä olisikaan ollessa, kun ei olisi huolta asiakkaiden vaatimuksista tai tuotteiden myynnistä. Tuppaa vain olemaan niin että ne ovat syy yrityksen olemassaololle ja luovat tulovirran. Siis järki käteen. Toimivat ratkaisut sopivat todellisuuteen ja auttavat olemassa olevien tuotteiden ja todellisten asiakkaiden maailmassa. Prosessien viilaus ja toiminnan kehittäminen ei ole tärkeää itsensä vuoksi. Jos työ ei tuo helpotusta arkeen, konkreettiseen tekemiseen, se on vain organisaation voimavarojen väärinkäyttöä.

Asennetta projekteihin

Silmiin osui oiva määritelmä siitä, miten henkilön pätevyys mihin tahansa työtehtävään voidaan kuvata:

(Tietotaito + Kokemus) * (Asenne)²

Työtehtävän suorittamisen edellyttämän tietotaidon ja kokemuksen yhdistelmään voidaan lisätä vielä kyky soveltaa ja hallita kokonaisuuksia. Merkittävin tekijä yhtälössä on kuitenkin asenne.

Tähän meistä on varmasti monen helppo yhtyä. Asennetta ja motivaatiota arvioidaan koko työhistorian ajan. Vaativankin hankkeen onnistuminen varmistetaan oikealla asenteella.

Asennetta on mahdollista suunnata ja kehittää siinä missä muutakin osaamista. Oman toiminnan arvioinnissa auttaa lähiesimies. Paras lopputulos saavutetaan, kun oikea asenne tunnustetaan yhdeksi organisaation menestystekijäksi ja sen kehittäminen nostetaan näkyväksi osaksi organisaation arvoja ja toimintakulttuuria. Organisaation kannalta oikealla ja menestymistä tukevalla asenteella olevia ihmisiä tulee huomioida ja palkita.

Asenne, aivan kuin muukin osaaminen, tulee suunnata tukemaan organisaation strategisia tavoitteita. Ilman tarkoituksenmukaista suuntaa menetetään siihen tehdyt panostukset.

Toinen henkilökohtaiseen menestymiseen merkittävästi vaikuttava asia on luottamus. Luottamuksen rakentaminen edellyttää velvollisuudentuntoa, käytännön tekoja ja omistautumista. Asenne ja luottamus kulkevat vahvasti käsi kädessä.

Muutaman avainkohdan sisäistäminen edistää luottamusta, mutta miellettään myös osaksi oikeaa asennetta:

  • Kuunteleminen
  • Sanojen ja tekojen ristiriidattomuus
  • Yhteisen hyvän edistäminen
  • Roolimallina toimiminen

Yksi kätevä väline oman asenteen testaamiseen, kehittämiseen ja suuntaamiseen projektityöskentelyssä on, että erittelee eo. neljään kohtaan liittyviä odotuksia omassa toiminnassa itsensä, tiimin, kollegoiden ja koko organisaation näkövinkkelistä ja luo itselleen kuhunkin 3-4 yksilöityä tavoitetta.

Asennetta voi tuoda organisaatioon rekrytoimalla tai hankkia palveluna projekteihin kokemuksena ja osaamisena. Olemme toimittaneet asiakkaillemme sopivaa osaamista ja asennetta projekteihin jo kolmekymmentä vuotta menestyksellä – ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Projektipäällikön muistikortilla yhteiset toimintatavat käyttöön

Kuinka monta kertaa olet projektipäällikkönä manannut sitä, että projektiisi osallistuville pitää aina uudessa projektissa kerrata toimintatavat? Entä noudattavatko kaikki projektipäälliköt samoja, sovittuja toimintatapoja vai soveltaako jokainen niitä vähän omalla tyylillään?

Hyvissä dokumenttipohjissa on ideaa
Hyvien dokumenttipohjien avulla voidaan projektipäälliköitä opastaa suunnittelemaan ja seuraamaan oikeita asioita.
Valmiit dokumenttipohjat helpottavat projektipäällikön jokapäiväistä johtamista ja viestintää. Tärkeimmät dokumenttipohjat, kuten projektisuunnitelman malli, kannattaa laatia yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa. Kannattaa myös kerätä valmiit mallit lyhyemmistä dokumenteista, esimerkiksi kokousagendoista, kokouskutsuista ja kokousmuistioista talteen projektipäälliköiden saataville. Projektipäälliköt säästävät yllättävän paljon aikaa, kun dokumentteja ei tarvitse kirjoittaa tyhjästä eikä asioita unohdu.

Dokumentteja, joille kannattaa laatia mallit ovat esimerkiksi:
• Aikataulu
• Resurssisuunnitelma
• Lista lopputuloksista ja niiden valmiudesta
• Muutospyyntölomake ja muutosloki
• Yhteystietolista
• Riskiloki, päätösloki
• Agendat, kokousmuistiot, pöytäkirjat

Mahdollisimman paljon samaan välineeseen
Jos käytät ”oikeaa” projektinhallintaohjelmistoa, kuten Microsoft Projectia tai Camako EPM:ää, saat siitä parhaat tehot irti lataamalla mahdollisimman suuren osan projektijohtamisen tiedoista samaan välineeseen. Tehokkuuden parannus syntyy siitä, että ylläpidät aikataulut, resurssisuunnitelmat ja toteumaseurannan kerran ja voit tuottaa samasta tiedosta raportteja eri tarpeisiin: Linjaesimiehille resurssivaraushistogrammin, osapuolille heidän töidensä aikataulun, projektin omistajalle ylätason aikatauluyhteenvedon ja kumulatiivisen tuntitoteuman, tiimin jäsenille työlistat jne.

Lyhyt, takataskussa kulkeva kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti
Toimivat projektiohjauksen dokumenttipohjat ja välineet eivät välttämättä tarvitse raskasta projektityöohjetta tuekseen. Kokemukseni mukaan projektipäälliköitä on vaikea innostaa lukemaan pitkiä käsikirjoja. Lyhyt kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti on osoittautunut usein paremmaksi kuin pitkät manuaalit.

Muistikortti on projektin käyntikortti
Muistikortti kokoaa yhteen projektijohtamisen dokumentit, välineet ja tärkeimmät johtamisen menetelmät. Muistikortti toimii hyvin projektin sisäisenä eri projektijohtamisen asiat yhteen kokoavana dokumenttina ja tarkistuslistana. Se on myös erinomainen esite kumppaneille, asiakkaille ja alihankkijoille yhteisistä toimintatavoista.

Organisaation projektityötapojen esite
Muistikortti täytyy sovittaa organisaation liiketoimintaan. Projektijohtamisessa on samoja piirteitä yli toimialojen ja organisaatioiden, mutta tärkeimmät dokumentit, tehokkaimmat toimintatavat ja tarkastuslistat pitää sovittaa organisaation liiketoiminnan vaatimuksiin ja ympäristöön. Hyvä muistikortti toimii oivallisesti koko organisaation projektityön laadukkuuden esitteenä ja arvojen kuvauksena.

Lataa itsellesi esimerkki muistikortista
Lataa esimerkki projektin muistikortista <täältä>. Projektit ovat jokaisessa organisaatiossa erilaisia. Myös projektin muistikortti kannattaa laatia niin, että se istuu fiksusti organisaation projekteihin ja ohjaa oikeisiin toimintamalleihin.

PP_muistikortti

Projektin aloittamisen askeleet

’Pitkäkin matka täytyy aloittaa yhdellä askeleella’ sananlasku on elävää kansanperinnettä. Yhtä lailla projekti alkaa pienestä ja rakentuu vähitellen isommaksi ja monimutkaisemmaksi. Työhön on ryhdyttävä jämäkästi oli hanke sitten iso tai pieni. Projektin tapauksessa tärkeää on myös se, miten ensimmäiset askeleet otetaan.

Projektin aloitus vaiheistetaan omaksi tärkeäksi osaksi projektin elinkaarta ja aloittamiseen liittyvät yksityiskohdat ovat kaikki tärkeitä, mutta seuraavat kolmea perusasiaa on syytä nostaa esiin, jotta projekti lähtee liikkeelle oikealla jalalla.

Sitouta kaikki projektiin osallistujat projektin tavoitteisiin

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki projektiin osallistujat ovat aikaisessa vaiheessa arvioimassa lähestymistapaa, suunnitelmia, tavoitteita, laajuutta, projektikäytäntöjä, vastuita, aikataulua, suunniteltuja väli- ja lopputuotoksia ja riskejä. Projektin osallistujia ovat projektitiimin ohella eri sidosryhmät eli projektin omistajat, mahdolliset tuotosten loppukäyttäjät ja ylläpitäjät, joita projekti joissain elinkaaren vaiheissaan tai sen jälkeen koskettaa.

Osallistumistapoja voivat olla esimerkiksi ryhmätyöskentelymenetelmät, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät vaikuttamaan ja kertomaan mielipiteensä eo. asioihin. Pelkkä tiedotustilaisuus ja kahvit eivät sitouta projektitiimiä eikä muita sidosryhmiä projektiin riittävällä tasolla.

Opettele tuntemaan projektitiimisi jäsenet

Projektissa toimiminen ei ole vain suorittamista. Projekti on tiivis yhteisö, jossa toimintakulttuurin on tuettava sitoutumista, yhteenkuuluvuutta, avoimuutta ja toisten kunnioittamista. Projektipäälliköllä on projektitiimin vetäjänä keskeinen rooli projektikulttuurin muodostajana. Jotta tämä onnistuu, on hänen tunnettava projektinsa toteuttajat.

Tutustu tiimisi jäseniin yksilöinä ja varmista, että tiedät, mitä he tavoittelevat projektissa toimiessaan ja miten projekti vaikuttaa heihin henkilökohtaisesti. Motivaation rakentamisessa on keskeistä tunnistaa aikaisessa vaiheessa, miten kunkin henkilön osaamista ja vahvuuksia voidaan kehittää projektin aikana tai miten henkilön osaamista voidaan hyödyntää ehkä suunniteltua laajemmin projektin muilla osa-alueilla. Henkilökohtainen keskustelu osoittaa samalla, miten tärkeäksi koet kunkin henkilön osallistumisen projektissa ja luot edellytykset sujuvalle kommunikaatiolle.

Projektin aloituspalaveri eli ”kick-off” on selkeä lähtölaukaus projektille, ja se on syytä pitää sopivassa muodossa, jotta saadaan tekemiselle ryhdikäs ja selkeä alku. Henkilökohtaisten keskusteluiden ohella ”kick-off” ja sitä edeltävät yhteiset tapahtumat ovat hyvä tilaisuus motivoida ja luoda yhteishenkeä sekä mahdollisuus tutustuttaa projektitiimin jäsenet toisiinsa. Projektin kuluessa on hyvä juhlistaa yhdessä saavutettuja välitavoitteita, jolloin varmistetaan välitön ja avoin ilmapiiri projektissa.

Valitse tarkoituksenmukaiset työvälineet

Projektin työvälineisiin kuuluu läpinäkyvän viestinnän sekä projektitiimin tiiviin yhteistyön varmistavat ratkaisut. Ketterään työskentelytapaan kuuluu viestinnän ohella kaiken tarpeellisen tiedon saavutettavuus nopeasti. Projektin tarjoama yhteistyöportaali, dokumenttienhallinta, keskustelupalstat ja pikaviestintä mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tuovat projektissa tapahtuvan kommunikaation ja materiaalin kaikkien projektitiimin jäsenten saataville ajasta ja paikasta riippumatta. Hyvä idea olisi pitää projektissa tapahtuva sisäinen kommunikaatio kokonaan poissa sähköpostista!

Projektitiimiin tutustumisen yhteydessä selvitä, millaisilla työvälineillä projektitiimi kokee saavansa aikaan parhaat tulokset. Valitse käyttöön välineitä, joita kaikki projektitiimin jäsenet voivat käyttää. Hyvin yhteentoimiva välineistö on syytä olla kunnossa heti projektin alussa tarpeettomien viiveiden välttämiseksi.

Tärkeää on myös, että käytettävä projektihallintaohjelmisto on kaikkien saavutettavissa, palvelee projektin tarpeita kaikissa projektin vaiheissa sekä tukee yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja antaa ajantasaisen kuvan projektin tilanteesta kaikille projektissa toimiville roolinsa mukaisesti.

Projektin päättämisen riemu

Onnistunut projektin päättäminen on yksi projektin menestyksen osatekijöistä. Sillä varmistetaan projektin tuotokset organisaation käyttöön ja mahdollistetaan projektin toteuttajien siirtyminen suunnitellusti uusiin projekteihin ilman viiveitä. Tärkeää projektin päättämisessä on myös kerätä palautetta, oppia ja kokemusta tulevia projekteja varten, sillä näiden avulla voidaan ennestään kehittää organisaation kyvykkyyttä suoriutua projekteissaan.

Projektin päättäminen kuvataan monesti projektin työnkulussa omana päävaiheenaan varsinaisen toteutuksen päätteeksi. Käytännössä projektin onnistunut päättäminen edellyttää siihen tähtääviä toimia koko projektin ajan.

Muutamia käytännön neuvoja projektin lopetukseen:

  1. Suunnittele projektin päättäminen. Projektin päättäminen tulee ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa ja siihen liittyvät toimet pitää nivoa yhteen projektin muiden tehtävien kanssa.
  2. Aloita ajoissa. Projektin päättämiseen tähtäävät toimet pitää aloittaa jo hyvissä ajoin projektin toteutuksen aikana. Pysy suunnitelmassa ja harkitse tarkkaan näiden tehtävien siirtämistä, vaikka projektissa tuntuisi olevan tähdellisempääkin tekemistä.
  3. Kommunikoi uutterasti koko projektin ajan. Sitouta ja varmista tuotosten hyväksymiskriteerit, jotta vältytään loppuvaiheen yllätyksiltä. Lista avoimista tai epäselvistä asioista tulee pitää lyhyenä, jotta projektin päättäminen ei veny tarpeettomasti.
  4. Pidä kiinni sovitusta sisällöstä. Viime hetken muutokset ovat kaikin puolin tuhoisia. Siirrä sovittuun sisältöön kuulumattomat kokonaisuudet jatkoprojektiin.
  5. Lopeta projekti muodollisesti. Tee loppuraportti sovitulla sisällöllä. Kerää ja analysoi palautte siitä, mitä olisi voitu tehdä paremmin tai toisin. Pidä päätöskokous ja hyväksytä jatkosuunnitelma. Riemuitse menestyksestä ja palkitse onnistumisesta ja hyvistä suorituksista.

Hallittu lopetus varmistetaan hyvillä yhteisillä toimintatavoilla sekä määrätietoisella ja tavoitteellisella tekemisellä. Kaikkeen tähän voi myös valmentautua osaavan ja kokeneen kumppanin avustuksella. Ota yhteyttä, autamme mielellämme!

Työkuormien hallinta tiimissä

Tiimin tai osaston työkuormien hallinta on yksi lähiesimiehen perustehtävistä. Asian tekee monimutkaiseksi se, että tiimin jäsenet työskentelevät normaalisti useissa rinnakkaisissa hankkeissa ja näillä hankkeilla/tehtävillä on erilaisia prioriteetteja. Tiimin jäseniä kuormittavat lisäksi muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät.

Eteenpäin katsovan suunnittelutyön ohella lähiesimiehen tulee seurata toteutuneita työkuormia suhteessa suunnitelmiin ja varmistaa näin tiimin jäsenten optimaalinen käyttö hankkeissa. Merkittävää on, että lähiesimies ei voi ulkoistaa työkuormien hallintaa kokonaan projektipäälliköille. Sen sijaan sovitut toimintamallit, toimiva yhteistyö ja läpinäkyvä kommunikaatio varmistavat onnistumisen ja toimivan muutoshallinnan.

Alla kymmenen käytännön neuvoa lähiesimiehelle tiimin työkuormien hallintaan:

  1. Ylläpidä listaa tiimisi jäsenten tehtävistä ja suunnitelluista työkuormista eri hankkeissa.
  2. Ylläpidä tehtävälistassa myös muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät: lomat, sovitut koulutukset jne.
  3. Varmista, että listatuilla tehtävillä on realistiset tavoitealkamis- ja -päättymispäivät.
  4. Huolehdi siitä, että tehtävät on jaettu riittävän pieniin osiin. Tällöin seuranta on helpompaa ja kynnys tehtävän aloittamiseen laskee.
  5. Varmista, että tehtävien väliset riippuvuudet ovat tekijöillä tiedossa, jotta toisistaan riippuvat tehtävät saadaan suoritettua tehokkaasti.
  6. Varmista, että on olemassa yhtenäinen käytäntö, jossa tehtävistä ylläpidetään yksinkertaista tilannetietoa (aloittamatta, aloitettu, valmis, tunteja jäljellä jne.).
  7. Varmista tehtävien päättyminen suunnitelmien mukaan ja huomioi erityisesti toisistaan riippuvat tehtävät. Reagoi poikkeamiin välittömästi.
  8. Viestitä säännöllisesti valmistuvista tehtävistä ja seuraavaksi alkavista, jotta tiimin kokonaistilanne on kaikilla tiedossa ja seuraavat työt voidaan ottaa tehokkaasti työn alle.
  9. Rohkaise avoimeen keskusteluun ja muodosta käytäntö, joka tuo tiimiläisille mahdollisuuden ennakoida ja viestiä ylikuormitustilanteet.
  10. Huomioi onnistumiset, kannusta, palkitse hyvästä kehityksestä ja saavutuksista. Kokemuksen ja tietotaidon ohella motivaatio on keskeinen tekijä henkilön hyvässä suoriutumisessa!

Työkuormien hallintaan on ohjelmistoratkaisuja, joissa tiiminvetäjä näkee tiiminsä tilanteen yhdellä silmäyksellä ja joissa tiimin jäsenillä on näkyvyys heille kohdistettuihin tehtäviin ja suunniteltuihin työkuormiin. Ohjelmistoissa on tyypillisesti integroituna myös toteutuneiden työtuntien ja tilannetiedon keruu seurantaa varten, jolla varmistetaan tehokas ja tavoitteellinen toiminta projekteissa.

Projektin riskienhallinta – turhaa mörköjen maalausta?

Riskienhallintaa pidetään usein negatiivisena ja jopa mörköjen turhana maalailuna. Huomiota menee turhan paljon asioihin, jotka voivat mennä pieleen sen sijaan, että projektiryhmässä keskityttäisiin innokkaasti ja motivoituneesti projektin tuotosten toteuttamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Pitäisi kuitenkin muistaa, että riskienhallinnan avulla pidetään negatiiviset asiat poissa itse projektista ja varmistetaan projektin onnistuminen.

Omissa projekteissani toimiva ratkaisu riskienhallinnan varmistamiseksi on ollut sopivan projektiryhmän jäsenen nimeäminen vastaamaan projektin riskirekisterin ylläpidosta ja riskienhallinnan käytäntöjen toteuttamisesta. Riskirekisteri tulee näin käsitellyksi säännöllisesti ja muutamaan kertaan eri kokoonpanolla. Näin olemme saaneet riittävän laajan näkemyksen projektin riskien tilanteesta ja vaadittavista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on myös saatu toteutettua paremmin aikataulussa.

Riskienhallinnan toteuttaminen, kuten muutkin projektikäytännöt, on aloitettava heti projektin alussa ja käytännöistä on pidettävä kiinni. Riskienhallinnan suunnitelma kuvaa, kuinka projektin riskienhallinta organisoidaan ja kuinka sitä toteutetaan. Suunnitelmassa on määritelty mm. metodologia, roolit ja vastuut, riskien kategorisointi, todennäköisyyden ja vaikutuksen määritelmät, toleranssit ja seurannan käytännöt. Riskienhallinnan suunnitelma ei kuvaa tai ota kantaa yksittäisiin projektin riskeihin, vaan ne on listattu projektin riskirekisterissä. Rekisterissä on riskeistä määritelty vähintään jokaisen riskin kuvaus, todennäköisyys, vaikutus, vakavuus ja riskin arvo (€) sekä määritelty riskienhallintatoimenpiteet ja vastuut.

Ja sitten on ne positiiviset projektin riskit, joilla voi olla suuri positiivinen merkitys ja vaikutus – ei vain projektille vaan myös organisaatiolle laajemmin. Näiden riskien toteutuminen on projektissa varmistettava, koska nekin jäävät usein liian vähälle huomiolle vain sen takia, että ne ovat riskejä.

Uuden vuoden lupauksena pitää aina haastaa itseään parantamaan omia juurtuneita toimintatapoja. Voisiko riskienhallinta olla osa-alue, jolla teet parannusta? Mitkä muutokset ja toimintatavat parantaisivat riskienhallintaa omissa projekteissasi?

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.