Noin vuosi sitten keväällä 2022 kirjoitin blogikirjoituksen, jossa listasin mielenkiintoisimpia toimintoja, joita Microsoft on lupaillut Project for the Web sovellukseen. Osa toiminnoista on vuoden kuluessa ilmestynyt käyttöön, mutta muutamia tarkeitä toimintoja joudutaan vieläkin odottamaan.
Project for the Web (PftW) on Microsoftin uuden sukupolven Project ohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria.
Verrattuna Microsoft Project työpöytäohjelmistoon ja Project Online välineeseen, se ei sisällä vielä läheskään kaikkia perinteisen projektinhallintaohjelman vakiotoimintoja. Se on kuitenkin arkkitehtuuriltaan joustavampi, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla.
Erittäin helppokäyttöisenä sovelluksena se on otettavissa käyttöön nopeasti, ilman raskasta koulutusta. Muokattavuutensa ansiosta se taipuu hyvin monen kaltaisiin projektien, ohjelmien, hankkeiden ja resurssien hallinnan tarpeisiin.
1. Tiimin jäsenen omat työt näkymä – ei vielä(kään)
Tämä saattaa olla monelle organisaatiolle se tärkein vielä puuttuva ominaisuus Project for the Web sovelluksesta. Toistaiseksi kaikki PftW näkymät ovat puhtaasti projektikohtaisia. PftW ei vielä tarjoa näkymää, jossa projekteissa mukana oleva henkilö näkisi omat tehtävänsä, kaikista projekteista. Näkymä voidaan kyllä toteuttaa katselunäkymänä Power Apps sovelluksessa tai Power Bi raporttina. Kova tarve kuitenkin on saada näkymä, jossa tiimin jäsen voi katsella tehtäviä eri projekteista ja myös päivittää tehtävien tilaa.
Microsoftin kehityslistalla on jo pitkään ollut ”Assigned to me” ominaisuus, jossa eri sovelluksissa luodut tehtävät näkyvät ToDo, Tasks in Teams ja Plannerin Assigned to me näkymissä. Toistaiseksi vielä Projekteissa henkilölle luodut tehtävät eivät noissa sovelluksissa näy, mutta Microsoftin kehityslistan mukaan ominaisuus on tulossa elokuussa 2023.
Kuluneen vuoden aikana on kuitenkin käyttöliittymään lisätty kolme uutta näkymää:
Tehtävät (Assignments) Tämä aivan juuri ilmestynyt uusi näkymä esittää projektin henkilöiden kuormitusten työmäärät aikajaksotettuna taulukkona, jossa työmääriä voi jopa muokata.
Kuva 1: Tehtävät (Assignments) näkymä
Kaaviot (Charts) näkymässä esitetään tehtävien tilannetietoa ja työmäärätietoa henkilöittäin. Tässä raporttinäkymässä ei tietoja muokata, vaan ainoastaan nähdään työmäärän ja edistymän tilanne henkilöittäin.
Henkilöt (People) näkymä on kuin Taulu näkymä ryhmiteltynä henkilöittäin. Ajatuksena on, että tätä näkymää voidaan hyödyntää henkilöiden työkuorman arviointiin ja töiden tasaamiseen henkilöiden välillä.
2. Projektisuunnitelmien mallit – osittain toteutunut
Uusi projekti voidaan luoda tuomalla Microsoft Project työpöytäsovelluksella laadittu projektisuunnitelma .MPP tiedostosta Project for the Web välineeseen. PftW ohjelmasta ei projektia kuitenkaan voi avata takaisin Microsoft Project työpöytäsovelluksen.
Microsoft on myös laatinut muutamia valmiita projektisuunnitelmien malleja, joiden pohjalta uusi projekti voidaan luoda. Vielä ei kuitenkaan ole käytettävissä käyttäjän itse hallinnoimaa projektien mallikirjastoa. Lupauksissa kuitenkin on, että tulevaisuudessa mallikirjastoon voisi lisätä käyttäjien itse luomia projektisuunnitelmien pohjia.
Mallikirjaston puutetta voi kiertää luomalla uusi projekti kopioimalla olemassa oleva projekti uudeksi projektiksi.
Kuva 2: Uusi projekti voidaan luoda käyttäen Microsoftin laatimaa valmista mallia
3. Baseline aikatauluversiot – ei vielä toteutunut
Muutosten hallintaan voidaan käyttää esimerkiksi muutospyyntöjä Power Apps sovelluksessa. Muutospyyntöön voidaan kuvata muutos ja sen tilaa voidaan seurata. Project työpöytäsovelluksesta tuttu aikataulun versiointi Perusaikatauluiksi (Baseline) olisi tarpeellinen, jotta aikataulun muutoksia ja päivityksiä voitaisiin seurata ja aikataulun eri versioita vertailla. Baseline toiminnon toteutuksen aikataulusta ei kuitenkaan vielä ole tarkempaa tietoa.
4. Kalenterit
Project for the Web sovelluksessa voi määritellä viikoittaiset työpäivät. Vielä ei kuitenkaan voi määritellä päivittäistä työaikaa tai resurssikohtaisia kalentereita.
Kalenterit voidaan kuitenkin määritellä tarkemmin projektille ja resursseille Project for the Web Power apps puolella. Uusia kalentereita voidaan luoda, luoduista kalentereista valitaan PftW sovelluksessa projektin kalenteriksi haluttua työaikaa noudattava kalenteri. Jokaisen resurssin työaikamalli voidaan valita ja resursseille voidaan määritellä heidän omat työaikansa ja lomat.
Kuva 3: Työpäivien valinta
Kuva 4: Projektin työaikamallin valinta
5. Resurssoinnin parannukset
Resurssien hallintaan on juuri hiljan ilmestynyt uusi hieno näkymä. Tehtävät (Assignments) näkymä (Kuva 1) esittää resurssien tehtäväkuormitukset aikajaksotettuna taulukkona, kuten Tehtävien käyttö (Task Usage) ja Resurssien käyttö (Resource Usage) näkymät MS Project ohjelmassa. Tässä näkymässä on mahdollista jopa muokata aikajaksotettuja resurssivaraustietoja. Näkymän voi skaalata päivä- tai viikkojaksoille. Tämä on huima edistysaskel resurssisuunnitteluun Project for the Web ohjelmassa!
Toivottavasti tästä nähdään tulevaisuudessa myös versio, joka esittää henkilön kaikki omat tehtävät eri projekteista, ja jossa henkilö voisi päivittää tehtäville päivittäiset toteutuneet työtunnit, kuten normaalissa tuntikorttisovelluksessa.
6. Aikataulun skaalaus
Hiljakkoin aikataulun zoomiin on lisätty useita tarkkuustasoja lisää. Aiemmin pulaa oli varsinkin karkeista skaalaustasoista, kun tarkasteltiin useita vuosia kestäviä projekteja. Karkein zoomaus näyttää nyt aikataulun puolen vuoden jaksoissa.
7. Kaikki riippuvuustyypit
Nyt tehtäviä voi linkittää Alusta alkuun, Alusta loppuun, Lopusta loppuun, kun aiemmin oli käytettävissä ainoastaan lopusta alkuun tyylinen riippuvuus. Valitettavasti edelleenkään ei riippuvuudelle voida kuitenkaan määritellä viivettä, eli riippuvuuden kestoa.
Kuva 5: Riippuvuuden tyypin valinta
8. Ehdollinen väritys (Conditional formatting)
Ruudukko (Grid) näkymässä on mahdollista määritellä solujen taustavärit solujen arvojen mukaan.
Kuva 6: Ehdollisen värityksen määrittely
Kuva 7: Esimerkki korostetuista soluista
9. Muuta pientä
Taustalla on toteutettu useampiakin suorituskykyyn ja laajennettavuuteen liittyviä parannuksia.
Tehtävien maksimimäärää projektissa on kasvatettu 1000 tehtävään.
Resurssin roolissa PftW sovellusta käyttävät henkilöt eivät välttämättä tarvitse Project lisenssiä lainkaan, vaan voivat esimerkiksi päivittää toteutumaa omien töidensä osalta pelkällä perus M356 lisenssillä.
Henkilölle lähetetään sähköpostimuistutus, kun hänelle lisätään tehtäviä projektiin.
10. Toimintoja kehityslistalla
Jo ensikuussa on luvassa integraatio Microsoft Viva välineen OKR tavoitteisiin. Projektin tavoitteet voidaan liittää Vivan tavoitteisiin. Kun etapit ja tehtävät valmistuvat projektissa, Vivan OKR tavoitteet peilaavat projektin edistymää.
Jo mainittu, kovasti odotettu Assigned to Me näkymä, eli henkilön omien tehtävien ilmestyminen ToDo, Planner ja Tasks in Teams sovelluksiin on aikataulutettu elokuulle 2023.
Sähköpostimuistutus henkilön myöhässä olevasta tehtävästä.
11. Joko Project for the Web kannattaa ottaa käyttöön?
Jos organisaatiossasi jo käytetään Project Online tai Project Server ohjelmistoja, todennäköisesti PftW toiminnot eivät riitä täyttämään odotuksia, jota käyttäjillä on Project Onlinen käytön opittuaan. Totuus on että, PftW ei välttämättä tule koskaan sisältämään kaikkia niitä toimintoja, jotka nyt ovat Project ohjelman työpöytäversiossa ja Project Onlinessa.
Jos tarvitset nopeasti ja helposti käyttöönotettavan projektin suunnittelun ja seurannan ohjelmiston, Project for the Web voi hyvinkin olla välineesi.
PftW kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Se sisältää jo nyt perusominaisuudet, joiden avulla saat projektit, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alusta tarjoaa paljon suuremmat räätälöinti- ja laajentamismahdollisuudet kuin Project Online koskaan on kyennyt. Power Apps ja Dataverse tiedonhallinta-alusta mahdollistavat lisätoimintojen rakentamisen niin että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.
Kiinnostaako Project for the Web?
Ole meihin yhteydessä, niin kerromme lisää sales@proha.com