Asiantuntijatyön tuotannonohjaus

Tuotannonohjaus liittyy kiinteästi tavaroiden ja palveluiden tuotantotoimintaan. Toimintaan kuuluu tuotantoprosessien suunnittelu, ohjaus ja seuranta sekä niiden optimointi eri näkökulmilta.

Tuotannonohjauksen menetelmissä ja tavoitteissa on samoja asioita ja analogioita kuin asiantuntijaorganisaation töiden hallinnassa:

Nopeus, tehokkuus, lisäarvon tuottaminen ja asiakkaan tarpeen tunnistaminen ovat keskeisiä tekijöitä organisaation menestymisessä, oli kyse sitten aineettomien asioiden tuottamisesta kuin tavaroiden ja palveluiden tuottamisesta.

Molemmissa LEAN filosofia pyrkii parantamaan työnteon ja prosessien tehokkuutta, vähentämään turhaa työtä ja parantamaan laatua. Ketterät, itseohjautuvat ja työn lopputulosten laadusta vastaavat tiimit ovat olleet pitkään osa kaikenlaisen tuotantotoiminnan organisoimista.

Tietynlainen analogia on myös, että siinä missä asiantuntijatyön hallinta tarkastelee kustannuksia, sisältöä ja aikatauluja niin tuotannonohjauksen tavoitteet ovat vaihto-omaisuuden, kuormitusasteen ja toimituskyvyn kolmiodraamassa.

Tuotannonohjausjärjestelmiä on ollut maailman sivu, mutta selkeä tarve on asiantuntijaorganisaation töidenhallinnan kokonaisratkaisulle. Tällaisessa asiantuntijatyön tuotannonohjausjärjestelmässä hallittaan kokonaisuudessaan asiantuntijaorganisaation abstrakti ja aineeton tuotantotoiminta strategiasta aina operatiiviseen toimintaan asti.

Voitettavaa on paljon:

  • Kaikki projekteihin, töihin ja resursseihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavissa samasta paikasta kaikille avainrooleille. Kaikki työ tulee näkyväksi ja kuormitukset ja kapasiteetti saadaan hallintaan
  • Yhteiset mittarit ja yhdenmukaiset prosessit lisäävät tuottavuutta ja minimoivat turhaa työtä ja riskejä
  • Yhdestä paikasta ja helposti saavutettavat toiminnot, jotka tukevat avainroolien päivittäistä työtä, takaavat tiedon tarkkuuden, ajantasaisuuden ja luotettavuuden
  • Ajantasainen näkyvyys organisaation käynnissä oleviin ja tuleviin hankkeisiin, töihin ja resursseihin varmistavat tavoitteellisen toiminnan ja nopean reagoinnin muutokseen.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus on viimevuosiin asti kilpistynyt asiantuntijaorganisaation monimuotoiseen toimintaan ja tekemisen kirjoon, jota on ollut vaikea mallintaa tietojärjestelmään. Lopputuloksena on ollut kallis ohjelmistokehityshanke ainutkertaisen ratkaisun toteuttamiseksi.

Onneksi kehitys menee eteenpäin. Nykyaikaisilla ohjelmistoratkaisuilla on mahdollista toteuttaa avoimia ja integroitavia ratkaisuita, jossa huomioidaan asiantuntijaorganisaation monimuotoinen toiminta. Erilaiset toimintamallit on mahdollista toteuttaa konfigurointi- ja integraatiotyönä samaan perusjärjestelmään ilman ohjelmistokehitysprojektia. Tällaiset ratkaisut on mahdollista myös ottaa käyttöön kustannustehokkaasti palveluna. Ota yhteys, jos haluta kattavan järjestelmän asiantuntijaorganisaatiosi tuotantotoiminnan ohjaamiseen!

Uusi – ja samalla perinteikäs – Proha aloittaa toimintansa

Dovre Groupin projektihallinnan konsultointi- ja ohjelmistoliiketoiminta yhtiöitetään emoyhtiöstä uudeksi itsenäiseksi Proha-nimiseksi yhtiöksi. Yhtiöittäminen pakottaa meidät tarkentamaan missiomme ja visiomme sekä miettimään millaisen kuvan luomme itsestämme markkinoilla.

Meidän missiomme on auttaa asiakkaitamme onnistumaan projekteissaan. Tätä teemme kolmella tavalla:

  • Autamme projektijohtamisen käytäntöjen ja toimintatapojen kehittämisessä
  • Valmennamme ja koulutamme henkilöstölle projektijohtamisen parhaita käytäntöjä
  • Tarjoamme projektijohtamisen tueksi tietojärjestelmiä

Mistä uuden Prohan osaaminen koostuu?

Tähän voisi vastata kuin häihin valmistautuvalle morsiamelle: Tarvitaan jotain vanhaa, jotain uutta, jotain lainattua ja jotain sinistä.

Jotain vanhaa…

Kokemus ja osaaminen on työntekijöissä. Työntekijät eivät ole ”resurssipooli” tai ”henkilöstö”, vaan ammattilaiset, joilla on toisiaan täydentävät taidot, ja jotka ovat oppineet toimimaan yhdessä. Heidän osaamisensa ja kokemuksensa on perusta yrityksen erinomaisuudelle. Pitkä työura projektihallinnan alalla on opettanut meidät näkemään eri toimialojen vaatimukset ja erityispiirteet. Kokemusta ja osaamista hankitaan päivittäin ottamalla haasteita vastaan, tutkimalla ja tekemällä.

Jotain uutta…

Tuotteet ja palvelut – se kova ydin, josta niin mielellämme puhumme! Oman tuotekehitysyksikkömme voimin kehitämme uusia ohjelmistoja niihin tarpeisiin, joita tunnistamme asiakasyrityksissämme. Ohjelmistotuotteemme tunnetaan suorituskyvystään, toimintojen sopivuudesta ja modernista teknologiastaan.

Jotain lainattua…

Omaa osaamistamme laajennamme hyvillä, pitkäaikaisilla kumppanuuksilla. Aina ei kannata itse kehittää kaikkea, vaan kyky auttaa asiakkaita menestymään on myös sitä, että osaa sovittaa olemassa olevia ratkaisuja ja välineitä erilaisiin tarpeisiin. Microsoft suurena pilviteknologioiden tuottajana tarjoaa välineitä ja arkkitehtuureja erinomaisten projektihallinnan ratkaisujen toteuttamiseen. Safran Software Solutions kehittää ratkaisuja suurten investointiprojektien hallintaan.

Jotain sinistä…

Olemme suomalainen yhtiö. Geeniperimäämme on suomalainen tekemisen meininki. Uskomme että ongelmat on tehty ratkottaviksi. Nyt itsenäisenä yhtiönä meillä on mahdollisuus entistä paremmin keskittyä asiakkaidemme projektijohtamisen kehittämiseen.

Microsoftin näkemys uudesta Microsoft Projectista

MS Projectin tarina on osa Microsoftin tarinaa

Vuonna 1984 Microsoft toi markkinoille ensimmäisen version Project -ohjelmistostaan. Ensimmäiset versiot toimivat merkkipohjaisessa DOS -käyttöjärjestelmässä ja sisälsivät toiminnot projektin Gantt -kaavioiden esittämiseen ja yksinkertaiseen resurssisuunnitteluun. Versiossa 2000 julkaistiin ensimmäiset palvelintoiminnallisuudet Project Central nimellä ja sittemmin Project Server on kasvanut maailman laajimmin käytetyksi projekti- ja portfoliohallintajärjestelmäksi. Nyt eletään Project Server 2019 versiosukupolvea. 2013 versiosta lähtien Microsoft on tarjonnut O365 pilvestä Project Serverin kanssa samat toiminnot sisältävää Project Online -ohjelmistoa.

Tällä hetkellä pilvipalvelut ovat Microsoftin menestyksen avain. Jo versiosta 2013 alkaen Project Server / Project Online kehittäminen on tehty O365 -pilveen, Project Server 2016- ja 2019 -versioihin on tuotu ne toiminnot, jotka on jo aiemmin lisätty Project Online -käyttäjien saataville.

Maailma on muuttunut

Projektinhallinnan kirjo on kasvanut ja monipuolistunut. Ketterät menetelmät ovat tulleet useille toimialoille johtaviksi menetelmiksi. Toisaalta samaan aikaan useilla aloilla edelleen käytetään perinteisiä projektinjohtamisen menetelmiä, kuten vesiputousmallia, kriittisen polun menetelmää, tuloksen arvon menetelmää. Projektijohtamisesta on tullut yleisempää ja se on levinnyt uusille toimialoille. Projektipäällikkyys saattaa osua kenen tahansa työntekijän kohdalle, ei enää ainoastaan projektipäälliköiksi kouluttautuneille.

Viimeisin suuri teknologinen harppaus on ollut yritysjärjestelmien vieminen pilvialustalle.

Käytettävyyden parantamista ja uusia toimintoja toivotaan

Laajan käyttäjäkunnan ja kumppaniverkoston kokemus MS Projectista antaa Microsoftille mahdollisuuden kerätä tiedot siitä, millainen hyvän projektihallintavälineen pitäisi olla. Project User Voice palstalla Projectin käyttäjät ovat antaneet paljon palautetta ja kehitysideoita Project -tuotteen kehittämiseksi. Paljon ideoita on esitetty nykyisen tuotteen kulmien pyöristämiseksi. Esimerkiksi uusien käyttäjien on vaikea ymmärtää, miksi heidän tarvitsee tallentamisen jälkeen julkaista projekti. Mitä tehtävätyypit tarkoittavatkaan? Miksi pitää kuitata projekti ulos ja sisään? Miksi toimintoja on niin paljon? Monipuolisuus saattaa joskus olla käytettävyyden vastakohta.

Välineiden tulee olla helposti käyttöönotettavia myös satunnaiselle käyttäjälle. Niiden avulla pitää saada hyötyjä heti ja niiden pitäisi soveltua erityyppisiin projektimetodologioihin.

Uusi Project

Project Online on käytännössä ollut Project Server tarjottuna pilvestä. Se ei ole hyödyntänyt pilvipohjaisen teknologia-arkkitehtuurin hyötyjä täysimittaisesti.

Syksyllä Ignite konferenssissaan Microsoft julkaisi visionsa uudesta Project -tuotteesta. Uusi Project tulee olemaan O365 -pilviarkkitehtuuriin tehty, hyödyntämään pilviarkkitehtuuria ja integroitumaan pilven muihin palveluihin. Sen avulla voidaan koostaa ylätason kuva kaikista projekteista, tehtiinpä ne ketterin tai perinteisin menetelmin. Käyttöönottokynnys uudelle käyttäjälle tulee olemaan matala.

Uusi Project tulee saataville Project Online -tilaajille loppukeväällä, ensimmäisen vuosipuoliskon 2019 lopulla. Se tulee aluksi olemaan Project Onlinen rinnalla saatavilla. Kun uusi projekti kasvaa toiminnallisuuksiltaan riittävästi, voivat Project Online -käyttäjät ottaa sen Project Onlinen rinnalla käyttöön, aluksi vaikka vain osassa projekteja.

Uuden Projectin tulemiseen valmistavatkin jo Project Onlineen ilmestyneet Home -kotisivu ja Roadmap -toiminto.

Jos haluat kuulla lisää uudesta Projectista, ota yhteyttä.

Lisätietoja

Jos käytät MS Project-, Project Server- tai Project Online -ohjelmistoja tai olet harkitsemassa projektinhallinnan välineiden hankintaa, kannattaa tutustua tarkemmin Microsoftin uuden Project-tuotteen julkistukseen:

A new vision for modern work management with Microsoft Project

By Jared Spataro, Corporate Vice President for Office and Windows Marketing, on September 25, 2018

A letter to our Microsoft Project community

Q and A on the Future Vision of Project

Strategista osaamisen hallintaa

Projektipäivät 2017 ovat takana. Kahden päivän aikana kohdattiin paljon tuttuja ja verkostoiduttiin uutterasti. Tapahtuman muuta antia olivat asiantuntijaesitykset ajankohtaisista aiheista. Koostimme oman esityksemme joukosta blogikirjoituksiamme, joiden teemana olivat strategia, resurssien hallinta, salkunhallinta, muutoksenhallinta, tilannekuva ja tietojärjestelmä.

Ajatuksena on tuoda esiin, että kaiken tekemisen organisaation toiminnassa tulee tukea strategiaa. Keinoiksi tarjotaan projektin-, salkun- ja resurssien hallintaa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat meistä riippumattomia ja niihin tulee strategiassa varautua. Vaadittava ketteryys ja muutoksen hallitseminen edellyttävät tietoa nykytilasta, jotta navigointi tavoitetilaan onnistuu ilman karikoita.

Välineeksi tarvitaan tarkoituksenmukaiset mittarit ja luokittelutiedot projekteista, salkuista ja resursseista sekä tilannetietoa missä ollaan menossa. Tietoja on tarkoituksenmukaista ylläpitää yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin projekti-, salkku- ja resurssitietojen analysointi ja yhteenvedot mahdollistuvat. Visuaalinen esitystapa tuo esiin trendit ja riippuvuudet ja auttaa kohdistamaan toimet oikeisiin asioihin.

Projektipäivien esityksemme löytyy täältä.

Exceleitä, powerpointteja ja muita projektinhallintahäkkyröitä

Harva se viikko näkee edelleen organisaatioissa itse kyhättyjä projektinhallintavirityksiä: aikataulusuunnittelua, budjetointia ja resurssien suunnittelua/varausta Exceleissä ja erilaisia systeemejä, joiden kautta saadaan toteumatietoa tuotua näihin samoihin Exceleihin. On kauniita aikataulukuvia PowerPointissa. On projektisalkkuja, joissa valot vilkkuvat ja käppyrät kurvaavat. Sitten on organisaatioita, joilla on asialliset työkalut olemassa, mutta niitä ei käytetä, vaan kukin käyttää projektissaan, mitä käyttää. Meininki on kuin Villissä Lännessä.

Välillä ei voi kuin ihailla Excelin upeutta ja ihmisten luovuutta – ratkaisut ovat niin hienoja ja uniikkeja. Jotain on silti pielessä. Kuinka paljon aikaa ja työtä ovat viritykset vaatineet? Mikä on viritysten käytettävyys muissa projekteissa/organisaation yksiköissä? Millainen työmäärä menee tiedon ylläpitämiseen eri taulukoissa ja tiedon raportointiin eteenpäin? Mikä on tiedon luotettavuus ja kuinka hyvin oikeasti tiedetään, missä ollaan projekteissa menossa?

Jonain päivänä organisaation johto on sitä mieltä, että olisi hyvä saada selkeä kuva siitä, mitä projekteja on tulossa, mitä on käynnissä sekä missä projekteissa asiantuntijat ovat kiinni milloinkin, ja millaisella työkuormalla. Koska voidaan toteuttaa isompi asiakastoimitus? Onko projektissa tehty ne työt, jotka tähän päivään mennessä piti olla tehtynä? Paljonko käytimme rahaa ja aikaa edelliseen samankaltaiseen projektiin? Paljonko rahaa on suunniteltu käytettävän liiketoiminnan eri painopistealueiden projekteihin ja mikä on niiden tilanne tällä hetkellä?

Nyt alkaa jo hiki helmeillä otsassa – varsinkin, kun tämä tieto tarvitaan nopeasti.

Kaupallisen projektinhallintajärjestelmän etu on, että sen avulla tällaisiin kysymyksiin saadaan melko helposti melko luotettava vastaus – yleensä tuo melko hyvä onkin riittävän hyvä. Jotta kaupallisesta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, se edellyttää kaikilta käyttäjiltä, että järjestelmään päivitetään tiedot riittävän säännöllisesti ja tarkasti. Tarvitaan myös yhtenäinen toimintatapa ja organisaatio, joka on sitoutunut yhteisten toimintatapojen noudattamiseen.

Miten organisaatiolle saadaan myytyä ajatus, että yhteistä projektinhallinta-järjestelmää kannattaa käyttää? Ja miten onnistua järjestelmän käyttöönotossa?

  • Yrityksen johdossa pitää olla vahva ja näkyvä sponsori.
  • On ymmärrettävä projektiympäristö, johon järjestelmä tulee käyttöön sekä oltava selvillä käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista. Käyttäjien pitää olla mukana järjestelmän valinnassa.
  • Järjestelmän käytöllä saavutettavat hyödyt pitää kommunikoida selkeästi kaikille organisaation käyttäjäryhmille, sillä yleensä toimintatavat muuttuvat ja suoraviivaistuvat järjestelmän hankinnan myötä. Myös organisaation näkymä potentiaalisiin ongelmiin paranee ja reagointikyky nopeutuu.
  • Käyttäjien pitää ymmärtää, mihin tarkoitukseen heidän päivittämiään tietoja käytetään. On ymmärrettävä, että tietoa käytetään päätöksen teossa organisaation johdossa.
  • Järjestelmän pitää olla mahdollisimman helppokäyttöinen, käyttötavan yksinkertainen ja käyttöön selkeät ohjeet.
  • Vaiheista käyttöönotto niin, ettei käyttäjien tarvitse omaksua suurta muutosta kerralla.
  • Kouluta loppukäyttäjät kunnolla. Tarjoa koulutusta eri muodoissa.
  • Hyvä loppukäyttäjien tuki on tärkeä erityisesti käyttöönottovaiheessa.
  • Valmenna ohjausryhmissä toimivat henkilöt vaatimaan projektipäälliköiltä uusien toimintatapojen noudattamista, järjestelmän käyttöä ja sen tuottamia raportteja.
  • Seuraa säännöllisesti ja pitkäjänteisesti, että järjestelmän tietoja todella päivitetään. Toimita tarvittaessa lisätukea järjestelmän käyttöön. Jaa tunnustusta hyville käyttäjille. Tarvittaessa käytä porkkanaa ja keppiä.

Voimme auttaa organisaatiosi eroon Exceleistä ja onnistumaan projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Vielä ehdit ilmoittautua 3.9.2015 alkavaan MS Project 2013 – opintopiiriin!