Onko kalenterisi täyteen varattu? Onko ajankäyttösi omassa hallinnassasi? Kykenetkö keskittymään tärkeisiin asioihin, vai ajaudutko hääräämään kiireisten töiden parissa? Joudutko vääntämään pakollisten töiden kanssa? Riittääkö aikaa myös opiskeluun ja kehittämiseen? Kuka priorisoi tehtäväsi?
Työn mielekkyys ja priorisointi
Työmotivaatio kasvaa pitkälti työn mielekkyydestä ja siitä, että työ koetaan hyödylliseksi. Tähän tärkeä lähtökohta on tunnistaa työn tavoitteet ja tavoiteltavat lopputulokset sekä ymmärtää niiden tärkeys. Nämä toimivat pohjana töiden priorisoinnille eli tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämiselle.
Priorisointi tapahtuu aina. Kyse on siitä, kuka sen tekee ja mistä lähtökohdista?
Priorisoinnissa tulisi näkyä eri projektien ja muiden töiden keskinäinen tärkeys organisaation tavoitteiden mukaisesti. Siksi töiden priorisointi pitäisi tapahtua projektien ja tiimien välillä. Jos työntekijälle ei ole selvää eri töiden tärkeysjärjestys, jää priorisointi henkilön harteille. Joka aamu, päivittäistä työlistaa suunnitellessaan, työntekijä asettaa työt järjestykseen. Vastaako järjestys silloin organisaation tavoitteita, vai henkilön omia mieltymyksiä?
Tulipalot
Aina emme pääse valitsemaan töitä, vaan joskus työt valitsevat paikan ja ajan. Kiireisiä töitä ilmestyy ajoittain. Tulipalon syttyessä lopetetaan muu tekeminen ja keskitytään sammuttamaan palo. Oikeat palomiehet ovat oma ammattikuntansa, joiden tehtävänä on varmistaa valmius ja saatavilla olo tulipalon hetkeä varten. Palomiehille on varattu sopiva resurssointi ja työnsuunnittelu varmistaa saatavuuden kiireellisiin toimeksiantoihin. Meidän muiden tehtäviin kuuluu muutakin kuin tulipalojen sammuttamista. Kuinka joustava aikataulumme on, jos hoidettavaksi tulee yllättäviä kiireellisiä töitä? Kykymme hoitaa satunnaiset tulipalot riippuvat asioista, kuten:
1. Kuinka joustavaksi kykenemme laatimaan ajankäyttömme?
2. Onko organisaatiossa useampia osaajia, jotka voivat tarvittaessa tukea toisiaan?
3. Saammeko apua tarvittaessa ulkopuolisilta asiantuntijoilta?
Kiireellisten töiden hoitaminen ohi työnsuunnittelun prosessin ei pitäisi olla normaali tila. Töiden ja resurssien hallinnan prosessi tulee uudelleen suunnitella, jos henkilöiden kaikki aika kuluu jatkuvasti kiireellisten asioiden hoitamiseen.
Kalenterivaraukset
Kalentereihimme on varattu yhteisiä kokouksia muiden ihmisten kanssa, koulutuksia, henkilökohtaisia tapahtumia, asioita, jotka pitää muistaa hoitaa. Kalenteri on oivallinen työkalu oman ajankäytön ohjelmointiin. Yhteisten kalenterivarausten avulla on mahdollista saada edistettyä sellaisia töitä, joihin tarvitaan useampia osallistujia.
Osa kalenterivarauksista on ns. pehmeitä, joita voi kohtuullisen helposti uudelleen organisoida ja siirrellä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset muistettavat asiat tai varaukset vain itsellemme tai pienelle joukolle oman organisaation henkilöitä.
Osaa kalenterivarauksista voisi kuvata koviksi, joita ei helposti voi siirtää tai muuttaa. Näitä ovat vaikkapa konferenssit, koulutukset, tuotejulkistukset ja vaikkapa tilikauden päättämiseen liittyvät tapahtumat, jotka on tarkasti sidottu kalenteriin ja tiedotettu laajalle joukolle.
Kalenterivarausten ajoituksessa huomioidaan niiden tärkeys ja kiireellisyys. Kun varaus on tehty, sitä ei toivota siirrettävän, koska siirtäminen sekoittaa useamman henkilön aikataulusuunnitelmat.
Kalenterin suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin nämä asiat:
1. Kokoukset ja yhteiset tekemiset pitää varata kalenteriin etukäteen, tai muuten ne eivät tapahdu.
2. Suurelle henkilömäärälle tehtävät varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Esimerkiksi olet auttamattomasti myöhässä, jos koitat varata firmalle pikkujoulut kuluvalle viikolle.
3. Huomioi kalenteritapahtumiin valmistautuminen ja siirtyminen kokouksista toisiin.
4. Jokaisella kokouksella tulee olla: Tarkoitus, Agenda, Aika ja paikka, Etukäteistiedot ja osallistujien valmistautuminen, Lopputulokset.
5. Älä anna muiden hallita liiaksi kalenteriasi. Varaa tarvittaessa kalenteriisi aikaa myös muulle tekemiselle kuin kokouksille. Pyri säästämään kalenteriin kokonaisia palaverivapaita päiviä, itsenäisesti tehtävien töiden hoitamiseen.
Tehtävälistat ja Kanban kaaviot
Usein tärkein työ tehdään kalenterivarausten ulkopuolella. Puhutaanko ns. linjatyöstä, projektityöstä tai sisältötekemisestä. Kun meille on asetettu tavoitteita tai määritelty aikaansaatavia tuloksia, niiden aikaansaaminen vaatii itsenäistä tekemistä. Tekemistä ehkä arvioidaan, katselmoidaan ja ohjataan kalenteriin merkityissä kokouksissa, mutta varsinainen tekeminen ajoittuu pidemmälle ajalle. Näitä tavoitteita ja aikaansaatavia tuloksia hallitsemme erillisillä tehtävälistoilla ja Kanban kaavioilla. Nämä saattavat olla henkilön omia tehtävälistoja tai ne voivat olla tiimin tai projektin jaettuja Kanban tai Gantt-kaavioita tai muita työsuunnitelmia.
Tehtävälistan tehtävät tulevat tehdyiksi, jos niillä on:
1. Selkeä tehtävän määrittely
2. Valmistumiskriteerit
3. Yksiselitteinen vastuu
4. Deadline tai katselmointiajankohta
Tiimin tai projektin vetäjänä, varmista lisäksi, että tehtävään vastuutetulla henkilöllä on tekemiseen riittävästi aikaa, oikea osaaminen ja työvälineet, sekä tarvittava motivaatio.
Microsoft lataa Tehtävät, Gantt-kaaviot ja Kanbanit samaan välineeseen
Marraskuussa 2023 Microsoft julkisti yhdistävänsä henkilön omien tehtävien hallinnan Tasks-sovelluksen, Tiimin töiden hallintaan suunnitellun Kanban välineen, eli Plannerin ja uuden helposti käyttöön otettavan projektinhallinnan, Project for The Web välineen. Vuoden 2024 aikana tulemme näkemään Microsoft Teams:sa ja omana selainsovelluksenaan uuden Planner -sovelluksen, jossa on yhdistettynä henkilön omat työt, tiimien työsuunnitelmat ja projektien aikataulut ja resurssisuunnitelmat.