Kuntien tiukentuva talous on tuonut haasteita myös yhdyskuntatekniikan ja talorakentamisen hankkeiden tehokkaampaan kustannusten hallintaan. Samalla viranomaisvelvoitteet ovat lisääntyneet ja varsinainen hankehallintaan käytettävä aika on usealla hankepäälliköllä ja hankevastaavalla niin sanotusti enemmän ”kortilla”.
Useassa kaupungissa kustannushallinnan virkaa hoitanut RAKLA-järjestelmä on nyt myös tullut tiensä päähän ja korvaavia ratkaisuja on yritetty kartoittaa. Kustannushallintaa on yritetty tehdä myös käsityönä erilaisten Excel-viritysten avulla, yleensä vielä eri tiedostoista koostaen tai teettämällä taloushallintaratkaisusta erilaisia raporttikoonteja.
Taloushallintaratkaisusta pystytään seuraamaan hankkeiden toteutuneita kustannuksia melko reaaliaikaisesti taaksepäin, mutta kustannusohjauksen kannalta olisi tärkeämpää nähdä kustannusten tulevaa toteutumista. Tämä edellyttää järjestelmää, jossa hankkeelle laaditun realistisen tavoitteen ja reaaliaikaisen toteutumatiedon rinnalla nähdään myös sitoutuneet kustannukset sekä sovitut lisä- ja muutostyöt.
Kuntien rooli on muuttunut kaupunkirakentamisen osalta vuosien saatossa enemmän tilaajalähtöiseksi ja perinteisesti tarjolla olevat, urakoitsijoille suunnatut kustannushallintaratkaisut koetaan tilaajan tarpeisiin turhan raskaiksi. Myös kunnossapidon yksiköiltä on tullut viestiä, että hankkeiden kustannushallintaan riittäisi kevyempi, kuin panosrakenteinen kustannushallinta. Yleisenä toiveena on sellainen kustannushallintaratkaisu, jossa tarvittavan tiedon syöttäminen onnistuu mahdollisimman suoraviivaisesti ja siitä saa halutut tuotokset nopeasti niin hankekokonaisuuksien kuin yksittäisen hankkeen osalta.
Tarpeista toteutukseen
Edellä mainittujen tarpeiden pohjalta projektihallinnan asiantuntijayritys KuntaPlus-projektipalvelu teki yhdessä kuntien kokeneiden hankepäälliköiden, hankevastaavien ja talouslukuja seuraavien kanssa tarvemäärittelyn tarvittavasta ratkaisusta. Tämän jälkeen toiveena ja tavoitteena oli, että määrittelyn mukainen ratkaisu myös toteutetaan. Huolellisen kartoituksen pohjalta ’konsortio’ valikoi tekijäksi Proha Oy:n, jolla oli vahva kokemus vastaavanlaisten tietojärjestelmien toteuttamisesta.
Ensimmäinen versio toteutettiin edelleen aktiivisessa yhteistyössä em. osapuolten kesken ja nyt sen ensimmäisen kehitysversion ovat ottaneet käyttöön mm. Lahti, Kotka, Kouvola, Kaarina ja Rovaniemi. Myös Kuopion kaupungin kuntatekniikan yksiköt ovat ratkaisua parhaillaan käyttöönottamassa. Tällä hetkellä toteutuksessa on toinen kehitysversio, joka tuo edelleen lisää joustavuutta hanketietojen tuottamiseen ja ylläpitoon.
Ensimmäinen Intelli R -kehitysversio on jo tuonut merkittäviä parannuksia kustannushallintaan kaupungeissa, joissa ratkaisu on otettu käyttöön.
Intelli R -ratkaisu palvelee läpi hankevaiheiden
Intelli R tarjoaa kuntien tekniselle sektorille nykyaikaisen ja käyttäjäystävällisen ratkaisun, joka tehostaa hankkeiden kustannushallintaa ja tuo kaikki hanketiedot yhteen näkymään selaimen välityksellä.
Hanke voidaan perustaa Intelli R:ään, vaikka siitä olisi tehty vasta ehdotus/hanke-esitys. Riittää että hankkeesta tiedetään nimi ja sille voidaan antaa jonkinlainen hanketunnus. Muita tietoja voidaan täydentää hankkeen edetessä. Suurin osa tiedoista valitaan eri tietokenttiin järjestelmään luoduista valikoista, joista tiedon lisääminen tapahtuu nopeasti ja yhdenmukaisesti. Tietojen syöttäminen onnistuu suoraan myös hankeluettelonäkymissä ja tietojen kopiointi olemassa olevista hankkeista on tehty helpoksi. Esim. uuden hankkeen perustaminen voidaan luoda aikaisemmin perustetusta hankkeesta nopeasti lajittelutietoineen ja nimikkeineen.
Kaikki hanketiedot yhdestä tietovarastosta selaimen välityksellä
Kaikki hanketiedot sijaitsevat keskitetysti yhteisessä tietovarastossa, ja käyttäjät työstävät ja tarkastelevat hanketietoja selaimen välityksellä käyttäjäroolinsa ja oikeuksiensa mukaisesti. Tämä takaa tiedon saatavuuden ja ajantasaisuuden eri sidosryhmille, olipa kyseessä hankevastaava, hankepäällikkö tai kunnallisen yksikön johtaja.
Tietoturva
Tietoturva on ensisijainen prioriteetti. Intelli R on rakennettu korkeimpien tietoturvastandardien mukaisesti. SaaS palvelussamme tiedot suojataan sekä teknisin että organisatorisin keinoin, ja se noudattaa tietosuoja-asetuksia (GDPR). Käyttäjäoikeudet ja pääsyoikeudet ovat tarkasti määriteltävissä, mikä varmistaa, että tietoja voivat käyttää vain valtuutetut henkilöt. Lisäksi kaikki tiedonsiirrot ja integraatiot taloushallintajärjestelmiin tapahtuvat suojatusti ja tehokkaasti.
Hankkeiden kustannusten tarkastelu erilaisin kokonaisuuksin
Intelli R mahdollistaa hankkeiden kustannusten tarkastelun erilaisin hankekokonaisuuksin sekä yksittäisen hankkeen osalta nimike- ja tarvittaessa kustannuslajitasolle avattuna. Hankekokonaisuuksia on mahdollista rajata monipuolisin rajauksin mm. suodattavilla hauilla sekä lisäksi kaikilla hankkeille annetuilla lajittelutietovaihtoehdoilla. Esimerkki käyttötapauksena, yksikön päällikkö näkee nopeasti halutut yhteenvedot kustannustilanteesta.
Parempi kustannusten ennustettavuus
Hankkeen kustannusohjauksen kannalta on tärkeää, että kustannuksia on mahdollista tarkastella myös eteenpäin. Intelli R koostaa hankkeen kustannustiedot yhdelle selkeälle näkymälle, jossa nähdään samanaikaisesti hankkeen tavoite, sitoutuneet kustannukset, sovitut lisä- ja muutostyöt sekä reaaliaikainen toteutuma. Intelli R vertailee sitoutuneita kustannuksia, lisätöitä ja toteutumia loppuennusteeseen ja indikoi väreillä niiden rakennusosanimikkeiden kustannuksia, joihin hankevastaavan tulee kiinnittää huomiota. Hankevastaava pystyy myös samassa näkymässä suoraviivaisesti muuttamaan loppuennustetta.
Lisä- ja muutostöiden hallinta
Talo- ja yhdyskuntatekniikan hankkeissa voi tulla paljonkin lisä- ja muutostöitä, joilla on myös suuri kustannusvaikutus kokonaiskustannuksissa. Näitä on perinteisesti kirjattu erikseen Exceliin tai jätetty urakoitsijan tehtäväksi ja raportoitavaksi. Intelli R:ään on toteutettu hankevastaavien toiveiden ja speksien mukaan selkeä taulukkomainen osio lisä- ja muutostöiden kirjaamiseen, jolloin niiden osuutta kustannuksista voidaan tarkastella sekä nimikkeen että kokonaiskustannusten osalta.
Hyvät tiedonsiirtotoiminnallisuudet tarjoavat laajemman kokonaishyödyn
Hankkeiden toteutuneet kustannukset tuodaan automaattisesti Intelli R:ään hankkeille ja niiden nimikkeille taloushallintajärjestelmästä tehdyn liittymäintegraation avulla. Tällä hetkellä tositteet siirtyvät asiakkailla Intelli R:ään mm. SAP:sta, Intimesta ja Raindancesta.
Intelli R:stä saadaan tietoaineisto vietyä mm. Office-ohjelmiin sekä kuntien yksiköissä paljon käytössä olevaan PlanMan Project -aikatauluohjelmistoon, jossa haluttuun hankeohjelmakokonaisuuteen saadaan lisättyä myös aikataulujanat. Tämä ominaisuus on saatavissa myös uuteen Intelli R versioon.
Jatkuva kehitystyö
Intelli R:ää kehitetään jatkuvasti, mutta harkiten. Tavoitteena on, että se pysyy mahdollisimman yksinkertaisena, mutta kattaa kuitenkin kaikki asiakkaiden toivomat keskeiset toiminnot. Uusin versio julkaistaan Intelli R:stä vielä tämän vuoden aikana. Uusimpaan versioon on mm. sovellusalusta vaihdettu Prohan paljon käyttämään nykyaikaiseen Camako-alustaan, joka mahdollistaa joustavammin tulevien toimintojen toteuttamisen – mm. hanketietojen syöttö ja päivittäminen onnistuu jatkossa suoraan myös hankeluettelonäkymissä.
Camako-alustaan siirtyminen mahdollistaa entistä joustavamman kehityksen, kuten mobiiliystävällisten käyttöliittymien ja uusien integrointien toteuttamisen. Camako-alusta on suunniteltu tarjoamaan skaalautuvuutta, modernia käytettävyyttä ja tehokkuutta, jotka vastaavat nykyajan vaativan projektihallinnan tarpeisiin.
Yhteistyössä KuntaPlus-projektipalvelun kanssa
KuntaPlus-projektipalvelu on asiantuntijayritys, jolla on vahva osaaminen ja pitkäaikainen kokemus kuntien teknisen toimialan yksiköiden projektihallinnan kehittämisessä.
Asiantuntijapalvelun toteuttamisessa hyödynnetään kokemus ja tietopääoma, joka on saatu laajaksi kasvaneen asiakaskunnan; yli 100 kunnallisen yksikön, liikelaitoksen ja osakeyhtiön kanssa tehdystä projektinhallintayhteistyöstä sekä myös aktiivisesta yksityisen sektorin ja ohjelmistotalojen kanssa tehtävästä vuorovaikutuksesta. KuntaPlus-projektipalvelu on ollut aktiivisesti mukana myös Intelli R-järjestelmän määritystyössä kuvaamalla ja välittämällä käyttäjien tarpeet järjestelmäkehitykseen. Hyvä kokemus ja tietämys asiakkaan toiminta-alueesta säästää yhteistyössä paljon asiakkaan aikaa ja vaivaa sekä varmistaa yhteisymmärrystä yhteistyön tavoitteista.
KuntaPlus-projektipalvelu toimii joustavana projektihallinnan kumppanina, joka myös välittää hyväksi todettuja toimintatapoja sekä ratkaisuja yli kuntarajojen. KuntaPlus-projektipalvelu toimii Prohan yhteistyökumppanina tarjoten asiantuntijapalvelua Intelli R-ratkaisun käyttöönotossa ja koulutuksissa sekä antamalla asiantuntevaa käytönaikaista tukea.
Yhteenveto
Intelli R on suoraviivainen työväline yhdyskuntatekniikan ja talohankkeiden hankehallintaan, joka on kehitetty hankevastaavien, -päälliköiden ja talouslukuja seuraavien toiveiden mukaisesti. Lähtökohtana on ollut mahdollisimman hyvä soveltuvuus tilaajalähtöiseen hankkeidenhallintaan. Intelli R soveltuu erinomaisesti myös rakentamis- ja kunnossapitoluonteista toimintaa tekevien yksiköiden kustannushallintaan, joille riittää ’naula’-tasoa karkeampi hankkeiden kustannushallinta. Erityisen hyvin Intelli R soveltuu katu-, viher-, talo- ja vesihuoltohankkeista vastaavien yksiköiden ratkaisuksi.
Intelli R varmistaa, että hankkeiden kustannuksiin on mahdollisimman hyvä näkyvyys läpi kaikkien hankevaiheiden ja reaaliaikaisen toteutumatilanteen lisäksi saadaan kustannuksille mahdollisimman hyvä ennustettavuus.
Jos haluat kuulla lisää Intelli R -ratkaisustamme tai nähdä, miten se voi tehostaa yksikkösi hankkeiden kustannushallintaa, ole yhteydessä….
Pidämme aiheeseen liittyvän ilmaisen webinaarin tiistaina 26.11.2024 klo 10–11.
Ilmoittaudu tästä mukaan ja tule kuuntelemaan asiantuntijoitamme!