Erilaiset sovitut työnkulut ovat organisaation täsmällisen ja määrämuotoisen toiminnan perusta.
Työnkulku kuvaa tarkasti tavoitellun liiketoimintaprosessin: vaiheet ja näissä suoritettavat toimenpiteet, vaiheiden toteutusjärjestyksen, tarvittavat ja siirtyvät tiedot sekä vastuut.
Niillä luodaan kaaoksen keskelle järjestystä ja yhteinen keskustelukieli, joka on riippumaton eri taustoista, kulttuureista ja kielialueista.
Kuvatut työnkulut ovat myös oiva muutoksenhallinnan väline. Kuvattu työnkulku hahmottaa muutoksen laajuuden ja luo mahdollisuuden testaamiseen ja viestintään ennen muutoksen jalkauttamista.
Miten menetellä, kuin eteesi tulee työnkulun kuvaaminen ja käyttöönotto? Alla muutama vinkki:
Hyödynnä organisaatiossa oleva osaaminen ja näkemys
- Työnkulkujen määrittäminen on yli organisaatiorajojen menevää ryhmätyötä, jossa tulee hyödyntää organisaation paras osaaminen ja parhaat käytännöt.
Aloita lopusta
- Tarkastele tavoiteltua lopputulosta ja pyri hahmottamaan siitä taaksepäin, mitä vaiheita, tehtäviä ja järjestelmiä tarvitset, jotta tavoite saavutetaan.
Hyödynnä olemassa olevia hyviä kuvaamiskäytäntöjä ja välineitä
- Työnkulkujen kuvaamiseen on olemassa välineitä ja yleisesti käytössä oleva kuvaamiskäytäntö: BPMN – Business Process Model Notation (http://www.bpmn.org/). Käytäntöön tukeutuvat välineet tukevat työn edetessä tarkentuvaa suunnittelutyötä, auttavat mallien testaamisessa ja tuottavat myös tarvittavan dokumentaation.
Toteuta määritys ja käyttöönotto projektina. Etene määrätietoisesti ja mallia koko ajan tarkentaen.
- Tunnista roolit ja sidosryhmät. Sitouta määritystyöhön kattavasti rooleja edustavat henkilöt.
- Kuvaa työnkulku toimintokaaviona yhteistyössä työnkulkuun liittyvien roolien kanssa
- Varmista, että vaadittavat tietojärjestelmät tukevat ajateltua työnkulkua
- Hyväksytä yhdessä kuvattu työnkulku uudeksi toimintamalliksi työnkulkuun liittyvien roolien ja sidosryhmien osalta ja suunnittele käyttöönotto
- Ota malli käyttöön tehdyn suunnitelman mukaan
Muista tiedottaa uutterasti koko hankkeen ajan ja varaudu muutoksiin sitä mukaa, kun hyviä ajatuksia nousee esiin.
Työtä ja käyttöönottoa helpottaa merkittävästi se, että liittyvät tietojärjestelmät ovat päivitettävissä tukemaan tavoiteltua optimityönkulkua eikä määritystyötä tarvitse tehdä käytössä olevien tietojärjestelmien sanelemilla rajoitteilla.