projektinhallinta – Projektipomo

Power PPM täydentää Microsoftin uuden Project for the Web -ohjelmiston toiminnot

Proha on solminut Projectum ApS:n kanssa jälleenmyyntisopimuksen Power PPM –välineistöstä. Sopimuksen tarkoituksena on, että voimme tarjota Microsoftin Project for the Web –tuotetta täydentävät projektien, resurssien ja salkkujen hallinnan toiminnallisuudet.

Project for the Web on Microsoftin tuorein lisäys työn, projektien, resurssien ja projektisalkkujen hallinnan tuotteistoon. Se on lähtökohtaisesti tehty pilviympäristöön ja se hyödyntää pilvessä olevan Microsoft Power Platformin teknistä alustaa. Project for the Web –tuotetta on kuvattu tarkemmin verkkosivullamme Microsoftin tuotteiden alla.

Jos sinulla on Project Online –tilaus, pääset sillä käyttämään uutta Project for the Web:iä sivulla: https://project.microsoft.com/

Tämä Microsoftin uusi tuote ei ole ollut markkinoilla vielä vuottakaan ja se on edelleen kehittyvä väline. Nuoruutensa vuoksi siitä vielä uupuu useita toimintoja, jotka ovat tuttuja Project Online –käyttäjille. Tällaisia ovat esimerkiksi resurssisuunnitteluun, salkunhallintaan, kustannusten hallintaan, riskien hallintaan ja projektien versiointiin liittyvät toiminnot. Microsoft tulee mahdollisesti toteuttamaan näitä toimintoja tulevaisuudessa, niin että ne tulevat saataville sekä Dynamics– että Project–asiakkaille.

Joustava Power Platform –alusta on kuitenkin jo käytettävissä ja on mahdollistanut Project for the Web –välinettä täydentävien toimintojen rakentamisen. Project–kumppaniverkoston osaamisesta syntynyt Power PPM laajentaa Project for the Web –tuotteen toiminnallisuudet niin, että nyt Project Onlinea käyttävien organisaatioiden on mahdollista siirtyä käyttämään uutta Power PPM ja Project for the Web –yhdistelmää.

1. Power PPM toiminnot

Power PPM sisältää tietyt tietokäsitteet ja toiminnot, jotka on yleisesti koettu tarpeellisiksi projektien hallinnassa. Näiden valmiiden toimintojen lisäksi välinettä on helppo muokata Power Platformin toiminnoilla. Käyttöliittymämuutokset, tietomallin muutokset, raporttien tuottaminen ja tietojärjestelmäintegraatiot onnistuvat helposti. Pähkinänkuoressa valmiit toiminnot ovat:

Projekti-ideoiden keräys, ideoiden arviointi, hyväksyntä tai hylkäys ja ideasuppilon raportointi.
Projektiehdotusten laadinta, liiketoimintasuunnitelman kuvaus, ehdotusten vertailu ja valinta.
Projektien, ohjelmien ja salkkujen kustannusten arviointi ja ennustaminen. Kustannusarviot ja toteutuneet kustannukset, sekä näiden tilannekuvien tallentaminen myöhempää vertailua varten. Toteutuneet kustannukset voidaan myös tuoda taloushallinnon järjestelmistä.
Riskien hallinta: Riskirekisteri, riskien todennäköisyys, vaikutus ja toimenpiteet. Riskien eskalointi ongelmiksi, riskitilanteen raportointi.
Muutosten hallinta, muutospyyntöjen ja ongelmien keräys ja käsittely.
Projektin tilanneraportit sidosryhmille. Power PPM luo tilanneraportin PowerPointiin automaattisesti tallennetusta tilanteesta.
Projektien ryhmittely salkkuihin ja ohjelmiin. Kustannusten ja tilanteen raportointi ja yhteenveto salkku- ja ohjelmatasolla.
Projektien resurssivarausten hallinta Team Plannerin avulla. Oikeiden resurssien löytäminen ja varaaminen projekteihin.

Kuva: Power PPM etusivu

Esittelemme Power PPM –tuotetta syksyn webinaareissamme 1.9.2020 ja 24.11.2020.

2. Microsoft Power Platform -alusta

Power Platform sisältää työkaluja, joiden avulla voidaan rakentaa toiminnallisuuksia ja automaatiota ilman ohjelmointia:

Power Apps välineistön, jolla voidaan rakentaa sovelluksien toiminnallisuudet ja käyttöliittymät ilman ohjelmointia.
Power BI välineet tiedon raportointiin ja analysointiin.
Power Automate välineet tiedon siirtojen ja työnkulkujen automatisointiin.
Power Virtual Agents, jonka avulla voidaan luoda keskustelevia asiakaspalvelijoita eli keskustelubotteja.
Common Data Service, joka toimii Power Platformin tietovarastona. Sinne voidaan määritellä halutut tietokäsitteet, näiden väliset relaatiot ja liiketoimintasäännöt.

Enemmän tietoa Microsoftin Power Platform –alustasta löydät Microsoftin sivulta.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus

Tuotannonohjaus liittyy kiinteästi tavaroiden ja palveluiden tuotantotoimintaan. Toimintaan kuuluu tuotantoprosessien suunnittelu, ohjaus ja seuranta sekä niiden optimointi eri näkökulmilta.

Tuotannonohjauksen menetelmissä ja tavoitteissa on samoja asioita ja analogioita kuin asiantuntijaorganisaation töiden hallinnassa:

Nopeus, tehokkuus, lisäarvon tuottaminen ja asiakkaan tarpeen tunnistaminen ovat keskeisiä tekijöitä organisaation menestymisessä, oli kyse sitten aineettomien asioiden tuottamisesta kuin tavaroiden ja palveluiden tuottamisesta.

Molemmissa LEAN filosofia pyrkii parantamaan työnteon ja prosessien tehokkuutta, vähentämään turhaa työtä ja parantamaan laatua. Ketterät, itseohjautuvat ja työn lopputulosten laadusta vastaavat tiimit ovat olleet pitkään osa kaikenlaisen tuotantotoiminnan organisoimista.

Tietynlainen analogia on myös, että siinä missä asiantuntijatyön hallinta tarkastelee kustannuksia, sisältöä ja aikatauluja niin tuotannonohjauksen tavoitteet ovat vaihto-omaisuuden, kuormitusasteen ja toimituskyvyn kolmiodraamassa.

Tuotannonohjausjärjestelmiä on ollut maailman sivu, mutta selkeä tarve on asiantuntijaorganisaation töidenhallinnan kokonaisratkaisulle. Tällaisessa asiantuntijatyön tuotannonohjausjärjestelmässä hallittaan kokonaisuudessaan asiantuntijaorganisaation abstrakti ja aineeton tuotantotoiminta strategiasta aina operatiiviseen toimintaan asti.

Voitettavaa on paljon:

Kaikki projekteihin, töihin ja resursseihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavissa samasta paikasta kaikille avainrooleille. Kaikki työ tulee näkyväksi ja kuormitukset ja kapasiteetti saadaan hallintaan
Yhteiset mittarit ja yhdenmukaiset prosessit lisäävät tuottavuutta ja minimoivat turhaa työtä ja riskejä
Yhdestä paikasta ja helposti saavutettavat toiminnot, jotka tukevat avainroolien päivittäistä työtä, takaavat tiedon tarkkuuden, ajantasaisuuden ja luotettavuuden
Ajantasainen näkyvyys organisaation käynnissä oleviin ja tuleviin hankkeisiin, töihin ja resursseihin varmistavat tavoitteellisen toiminnan ja nopean reagoinnin muutokseen.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus on viimevuosiin asti kilpistynyt asiantuntijaorganisaation monimuotoiseen toimintaan ja tekemisen kirjoon, jota on ollut vaikea mallintaa tietojärjestelmään. Lopputuloksena on ollut kallis ohjelmistokehityshanke ainutkertaisen ratkaisun toteuttamiseksi.

Onneksi kehitys menee eteenpäin. Nykyaikaisilla ohjelmistoratkaisuilla on mahdollista toteuttaa avoimia ja integroitavia ratkaisuita, jossa huomioidaan asiantuntijaorganisaation monimuotoinen toiminta. Erilaiset toimintamallit on mahdollista toteuttaa konfigurointi- ja integraatiotyönä samaan perusjärjestelmään ilman ohjelmistokehitysprojektia. Tällaiset ratkaisut on mahdollista myös ottaa käyttöön kustannustehokkaasti palveluna. Ota yhteys, jos haluta kattavan järjestelmän asiantuntijaorganisaatiosi tuotantotoiminnan ohjaamiseen!

Rosvo-Roopen oppitunti sitouttamisesta

Monia kokenut merirosvo Rosvo-Roope vei paitansa pestäväksi neidolle, joka pesi paidan ja vielä ompeli napinkin kiinni. Tämä olikin niin vahva kokemus, että neito rakastui Rosvo-Roopeen.

”Ei tiennyt impi Oolannin kuink’ oli laitansa,
kun Rosvo-Roope pestäväks vei hälle paitansa.
Yks nappi oli irti, hän ompeli sen kiin.
Ja samalla hän ompeli myös sydämensä siin.”

Tämä on klassinen esimerkki sitouttamisesta. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että ihmiset sitoutuvat osallistumalla. Projektipäällikkö voi suunnitella projektin itse, ja esittää sitten suunnitelman muille projektiin osallistuville. Näin on kuitenkin vaikea saada muita sitoutumaan projektiin. Toisen ajatusten ymmärtäminen ei aina ole itsestään selvää, vaikka ajatukset olisi kuvattu projektisuunnitelman muotoon ja kommunikoitu selkeästi projektin käynnistystilaisuudessa. Ymmärtäminen tapahtuu paremmin itse tekemällä, osallistumalla suunnitteluun.

Ihmisillä on tarve päästä vaikuttamaan, ”painamaan oma sormenjälkensä”, suunnitelmiin. Kun on itse ollut mukana suunnittelemassa, myös omistaa suunnitelman ja on siihen sitoutunut. Osittain itse tehtyä suunnitelmaa noudatetaan hanakammin kuin toisen laatimaa. Omaa suunnitelmaa osataan ja uskalletaan myös tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa.

Rosvo-Roope pyysi Oolannin immeltä asiantuntija-apua asusteisiinsa liittyvässä haasteessa. Samoin projektipäälliköllä on eri alojen asiantuntijoita tukenaan ja hänen on saatava heidän asiantuntemuksensa mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen liittyvissä haasteissa.

Projektipäällikön tehtävä on organisoida suunnittelu ja toteutus niin, että projektiin osallistuvat henkilöt asetetaan tilanteeseen, jossa heidän on osallistuttava, vaikutettava omalla asiantuntemuksellaan toteutustapoihin ja törmäytettävä ajatuksiaan muiden kanssa. Projektiin osallistuvien on itse mietittävä projektin tavoitteet ja tekemisen malli läpi. He ymmärtävät projektin paremmin itse sen mietittyään. Ja samalla ”ompelevat sydämensä” kiinni projektin tavoitteisiin.

”Sai Roope viimein palkkansa, hän on nyt Suomessa.
Jossain jokivarressa lie lossivahtina
Hän lesken eessä nöyrtyi ja joutui naimisiin,
ja sillä lailla Rosvo-Roope hiljaa hirtettiin.”

Projektipäällikön tulee kuitenkin välttää Rosvo-Roopen loppu sivuun ajautuneena lossivahtina. Kaikkea valtaa projektin johtamisessa ei saa antaa projektiryhmän jäsenille tai muille projektin osapuolille. Projektipäällikkö on projektiryhmän tuki, ohjaaja ja vastuullinen projektin lopputulosten aikaansaannista. Hänen tulee varmistaa, että projektin tavoitteet ovat realistiset käytettävissä oleviin resursseihin ja aikatauluun nähden.

Rosvo-Roope: Sanat Rafael ”Rafu” Ramstedt (1888-1933) Suomalainen kansansävelmä

Määrämuotoisuutta ja tehokkuutta sovituilla toimintamalleilla

Erilaiset sovitut työnkulut ovat organisaation täsmällisen ja määrämuotoisen toiminnan perusta.

Työnkulku kuvaa tarkasti tavoitellun liiketoimintaprosessin: vaiheet ja näissä suoritettavat toimenpiteet, vaiheiden toteutusjärjestyksen, tarvittavat ja siirtyvät tiedot sekä vastuut.

Niillä luodaan kaaoksen keskelle järjestystä ja yhteinen keskustelukieli, joka on riippumaton eri taustoista, kulttuureista ja kielialueista.

Kuvatut työnkulut ovat myös oiva muutoksenhallinnan väline. Kuvattu työnkulku hahmottaa muutoksen laajuuden ja luo mahdollisuuden testaamiseen ja viestintään ennen muutoksen jalkauttamista.

Miten menetellä, kuin eteesi tulee työnkulun kuvaaminen ja käyttöönotto? Alla muutama vinkki:

Hyödynnä organisaatiossa oleva osaaminen ja näkemys

Työnkulkujen määrittäminen on yli organisaatiorajojen menevää ryhmätyötä, jossa tulee hyödyntää organisaation paras osaaminen ja parhaat käytännöt.

Aloita lopusta

Tarkastele tavoiteltua lopputulosta ja pyri hahmottamaan siitä taaksepäin, mitä vaiheita, tehtäviä ja järjestelmiä tarvitset, jotta tavoite saavutetaan.

Hyödynnä olemassa olevia hyviä kuvaamiskäytäntöjä ja välineitä

Työnkulkujen kuvaamiseen on olemassa välineitä ja yleisesti käytössä oleva kuvaamiskäytäntö: BPMN – Business Process Model Notation (http://www.bpmn.org/). Käytäntöön tukeutuvat välineet tukevat työn edetessä tarkentuvaa suunnittelutyötä, auttavat mallien testaamisessa ja tuottavat myös tarvittavan dokumentaation.

Toteuta määritys ja käyttöönotto projektina. Etene määrätietoisesti ja mallia koko ajan tarkentaen.

Tunnista roolit ja sidosryhmät. Sitouta määritystyöhön kattavasti rooleja edustavat henkilöt.
Kuvaa työnkulku toimintokaaviona yhteistyössä työnkulkuun liittyvien roolien kanssa
Varmista, että vaadittavat tietojärjestelmät tukevat ajateltua työnkulkua
Hyväksytä yhdessä kuvattu työnkulku uudeksi toimintamalliksi työnkulkuun liittyvien roolien ja sidosryhmien osalta ja suunnittele käyttöönotto
Ota malli käyttöön tehdyn suunnitelman mukaan

Muista tiedottaa uutterasti koko hankkeen ajan ja varaudu muutoksiin sitä mukaa, kun hyviä ajatuksia nousee esiin.

Työtä ja käyttöönottoa helpottaa merkittävästi se, että liittyvät tietojärjestelmät ovat päivitettävissä tukemaan tavoiteltua optimityönkulkua eikä määritystyötä tarvitse tehdä käytössä olevien tietojärjestelmien sanelemilla rajoitteilla.

Projektimaailman trendejä

Vuoden vaihde on hyvä hetki arvioida tulevan vuoden tavoitteita. Päätöksenteon pohjaksi kokosin maailmalta eri projektihallinnan blogeista viisi suosituinta asiaa, jotka on esitetty projektihallinnan trendeiksi nyt jo hyvää vauhtia kuluvalle vuodelle. Tyytyväisenä voin todeta, että montaa asiaa olemme jo käsitelleet myös omassa blogissamme. Jokaisen on silti syytä pohtia, miten aikoo pysyä kehityksessä mukana.

Projektihallinnan palvelukonseptit
Pilvipalvelut ja Saas; kokonaisratkaisut projektien hallintaan ja projektien toteutuksen eri osa-alueille. Tarjolla on yhteistyöpiirteet, hyvä tiedon saavutettavuus, ajantasainen tilannekuva ja turvallisuus. Myös pienet toimijat pääsevät hyödyntämään keskitettyjen ratkaisuiden edut kustannustehokkaasti ja trendi osaltaan tukee esimerkiksi nuorten ja kasvuhakuisten yritysten onnistumisia.
Ketteryys ja asiakaslähtöisyys
Asiakas ja tarve ensin, lisäarvon tuottaminen. Projektitiimin jäsenten erilaiset vahvuudet huomioidaan ja nämä korostuvat toteutustyössä. Matala ja päätöksentekokykyinen organisaatio, jossa monipuolista osaamista, innovaatiokykyä sekä kykyä omaksua uusia asioita.
Liiketoimintalähtöisyys
Projektin hyötyjen realisointi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kerralla valmiin sijaan saavutettuja hyötyjä realisoidaan jo toteutuksen aikana. Ketteryys ja asiakaslähtöisyys tulevat mukaan kaikenlaisiin projekteihin organisaation eri toiminnoissa. Portfoliohallinnan merkitys nousee, kun asioita toteutetaan yhä enemmän projekteina.
Yhteistyöverkostot ja kumppanit
Projektien toteutuksessa vaatimuksena on teknisen kyvykkyyden ohella yhteistyökyky yritys-, kulttuuri- ja kielirajojen ylitse. Panosten ja tuotosten osaoptimoinnin sijaan tähdätään projektin kokonaismenestykseen ja ollaan valmiimpia jakamaan näin saavutettu etu kaikille osapuolille.
Esineiden internet, koneoppiminen ja tekoäly
Oikean tilannekuvan muodostamiseen, riskien hallintaan ja tulevaisuuden ennustamiseen on syntymässä välineitä ja ratkaisuja. Tässä on eturintamassa tarkoituksenmukaisten BI ratkaisuiden kehittyminen eri roolien käyttöön liiketoimintajohdosta projektien toteuttajiin.

Erityisesti viimeinen kohta tuli esiin useissa blogeissa ja on varmasti asia, jonka ympärillä tulee tapahtumaan paljon tulevan vuoden aikana.

Kaikkiin edellä mainittuihin kohtiin liittyvä asia on kyvykkään projektipäällikön korostunut merkitys, jotta edut saavutetaan ja ne hyödynnetään täysimääräisesti. Projektipäällikkyys ammattimaistuu edelleen. Kokeneiden projektipäälliköiden joukkoon on tulossa väkeä, joille internet, yhteistyö, myötäeläminen ja sosiaalinen media ovat aina olleet läsnä ja käytettävissä. Tälle joukolle on entistä luontevampaa toimia yhdessä ja yhteistyössä perinteisten kulttuuri-, rooli- ja organisaatiorajojen ylitse, jotta projektin tavoitteet saavutetaan tuottavasti ja riskittömästi.

Varaudu muutoksiin ja pidä projekti hallinnassa

Toimitusprojektissa oli ajauduttu muutosten kierteeseen. Projektin alkuperäinen sisältö ja laajuus oli karkaamassa käsistä. Projektissa kului paljon aikaa ja resursseja muutosten tekemiseen ja tämä taas myöhästytti projektin muita kriittisiä tuotoksia. Projekti oli suistumassa raiteiltaan.

Tilanteeseen kuuluu, että syyllisiä etsitään niin asiakkaan henkilöistä, suomalaisten ominaispiirteistä kuin paikallisesta kulttuurista, mutta miten tilanteen saa ratkaistua ja projektin hallintaan?

SOVITAAN MENETELMÄT. Muutoshallinta ja siihen liittyvät käytännöt on hyvä sopia osapuolien kesken heti projektin alussa, mutta käytännöt on sovittavissa myös projektin aikana. Projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että osapuolet ymmärtävät muutosprosessin ja ovat sitoutuneet noudattamaan sitä. Projektipäällikkö seuraa, että prosessia noudatetaan.

TUOTOSTEN ARVIOINTI. Asiakkaalle on (toivottavasti) määritelty sopimuksessa tai projektin aikataulussa pilotointijakso tai tietty kommentointiaika, jolloin kaikki tuotoksien muutospyynnöt tarkoitus kerätä. Tämä on hyvä olla näkyvästi esillä esimerkiksi projektin aikataulussa asiakkaan tehtävänä. Tämäkin asia on mahdollista sopia jälkikäteen, vaikka sitä ei jostain syystä olisi sopimuksessa ja/tai suunnitelmassa.

MUUTOSPYYNTÖJEN ARVIOINTI. Asiakkaan kanssa pitää laatia muutospyyntölista sekä määritellä jokaiselle muutokselle toteutusaikataulu. Pyynnöt on hyvä myös luokitella ja yleensä vain kriittiset kommentit ovat este tuotosten hyväksymiselle. Listan tilannetta seurataan yhdessä säännöllisesti ja projektipäällikön pitää kommunikoida aktiivisesti muutosten tilannetta asiakkaalle.

PÄÄTÖKSENTEKO. Muutospyynnöt arvioidaan ja niiden toteuttamisesta päätetään yhteisesti. Muutoslistaa ylläpidetään projektin aikana, mutta sovittuna ajanhetkenä muutoslista jäädytetään ja sen jälkeen lisäpyynnöt menevät myöhemmin toteutettaviksi eivätkä ole enää este tuotosten hyväksymiselle tai projektin etenemiselle.

ESKALOINTI. Mikäli jokin osapuoli projektissa on haluton keskustelemaan tai sopimaan yhteisestä muutoslistasta ja toimintatavoista tuotosten saattamiseksi valmiiksi, asia pitää eskaloida ko. osapuolen organisaatiossa mahdollisimman ylös, jotta asiaan löydetään ratkaisu. Jatkuville muutospyynnöille ei missään sopimuksessa ole avointa kirjaa, vaan reunaehdot on määritelty.

Tarvitsetko apua projektiesi kanssa? Autamme mielellämme.

Strategista osaamisen hallintaa

Projektipäivät 2017 ovat takana. Kahden päivän aikana kohdattiin paljon tuttuja ja verkostoiduttiin uutterasti. Tapahtuman muuta antia olivat asiantuntijaesitykset ajankohtaisista aiheista. Koostimme oman esityksemme joukosta blogikirjoituksiamme, joiden teemana olivat strategia, resurssien hallinta, salkunhallinta, muutoksenhallinta, tilannekuva ja tietojärjestelmä.

Ajatuksena on tuoda esiin, että kaiken tekemisen organisaation toiminnassa tulee tukea strategiaa. Keinoiksi tarjotaan projektin-, salkun- ja resurssien hallintaa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat meistä riippumattomia ja niihin tulee strategiassa varautua. Vaadittava ketteryys ja muutoksen hallitseminen edellyttävät tietoa nykytilasta, jotta navigointi tavoitetilaan onnistuu ilman karikoita.

Välineeksi tarvitaan tarkoituksenmukaiset mittarit ja luokittelutiedot projekteista, salkuista ja resursseista sekä tilannetietoa missä ollaan menossa. Tietoja on tarkoituksenmukaista ylläpitää yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin projekti-, salkku- ja resurssitietojen analysointi ja yhteenvedot mahdollistuvat. Visuaalinen esitystapa tuo esiin trendit ja riippuvuudet ja auttaa kohdistamaan toimet oikeisiin asioihin.

Projektipäivien esityksemme löytyy täältä.

Projektin pelisäännöt

Olen käyttänyt näitä projektin pelisääntöjä jo vuosien ajan hieman mukauttaen sisältöä kunkin projektin ja organisaation tarpeisiin. Säännöt koskevat kaikkia projektissa toimivia projektiryhmän jäsenestä ohjausryhmän jäseneen.

Olemme suoria, rehellisiä ja avoimia
Pidämme lupauksemme ja teemme asiat valmiiksi
Jos emme tiedä, kysymme
Emme haudo ongelmia, tuomme ne heti esiin
Kukaan ei ole täydellinen, teemme joskus virheitä, mutta korjaamme virheet ja opimme niistä
Suunnittelemme ensin, teemme sitten
Kehumme hyviä suorituksia
Kuuntelemme projektin asiakkaita ja sidosryhmiä sekä vastaamme vaatimuksiin toimittamalla toimivia tuloksia
Annamme työrauhan toisillemme
Järjestämme muut työt niin, että voimme tehdä projektin tehtävät
Projektin johtaminen ja seuranta luo edellytyksiä työn onnistumiselle

Muista myös, että projektipäällikkönä toimit esimerkkinä muulle projektiryhmälle. Se mitä ja miten sanot, teet ja toimit vaikuttaa projektin kulkuun. Ole siis hyvä, positiivinen ja kannustava esimerkki ryhmällesi.

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan. Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

Viestinnän helppous
Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
Oleellisen tiedon saavutettavuus
Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
Turvallisuus
Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.

Projektin aloittamisen askeleet

’Pitkäkin matka täytyy aloittaa yhdellä askeleella’ sananlasku on elävää kansanperinnettä. Yhtä lailla projekti alkaa pienestä ja rakentuu vähitellen isommaksi ja monimutkaisemmaksi. Työhön on ryhdyttävä jämäkästi oli hanke sitten iso tai pieni. Projektin tapauksessa tärkeää on myös se, miten ensimmäiset askeleet otetaan.

Projektin aloitus vaiheistetaan omaksi tärkeäksi osaksi projektin elinkaarta ja aloittamiseen liittyvät yksityiskohdat ovat kaikki tärkeitä, mutta seuraavat kolmea perusasiaa on syytä nostaa esiin, jotta projekti lähtee liikkeelle oikealla jalalla.

Sitouta kaikki projektiin osallistujat projektin tavoitteisiin

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki projektiin osallistujat ovat aikaisessa vaiheessa arvioimassa lähestymistapaa, suunnitelmia, tavoitteita, laajuutta, projektikäytäntöjä, vastuita, aikataulua, suunniteltuja väli- ja lopputuotoksia ja riskejä. Projektin osallistujia ovat projektitiimin ohella eri sidosryhmät eli projektin omistajat, mahdolliset tuotosten loppukäyttäjät ja ylläpitäjät, joita projekti joissain elinkaaren vaiheissaan tai sen jälkeen koskettaa.

Osallistumistapoja voivat olla esimerkiksi ryhmätyöskentelymenetelmät, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät vaikuttamaan ja kertomaan mielipiteensä eo. asioihin. Pelkkä tiedotustilaisuus ja kahvit eivät sitouta projektitiimiä eikä muita sidosryhmiä projektiin riittävällä tasolla.

Opettele tuntemaan projektitiimisi jäsenet

Projektissa toimiminen ei ole vain suorittamista. Projekti on tiivis yhteisö, jossa toimintakulttuurin on tuettava sitoutumista, yhteenkuuluvuutta, avoimuutta ja toisten kunnioittamista. Projektipäälliköllä on projektitiimin vetäjänä keskeinen rooli projektikulttuurin muodostajana. Jotta tämä onnistuu, on hänen tunnettava projektinsa toteuttajat.

Tutustu tiimisi jäseniin yksilöinä ja varmista, että tiedät, mitä he tavoittelevat projektissa toimiessaan ja miten projekti vaikuttaa heihin henkilökohtaisesti. Motivaation rakentamisessa on keskeistä tunnistaa aikaisessa vaiheessa, miten kunkin henkilön osaamista ja vahvuuksia voidaan kehittää projektin aikana tai miten henkilön osaamista voidaan hyödyntää ehkä suunniteltua laajemmin projektin muilla osa-alueilla. Henkilökohtainen keskustelu osoittaa samalla, miten tärkeäksi koet kunkin henkilön osallistumisen projektissa ja luot edellytykset sujuvalle kommunikaatiolle.

Projektin aloituspalaveri eli ”kick-off” on selkeä lähtölaukaus projektille, ja se on syytä pitää sopivassa muodossa, jotta saadaan tekemiselle ryhdikäs ja selkeä alku. Henkilökohtaisten keskusteluiden ohella ”kick-off” ja sitä edeltävät yhteiset tapahtumat ovat hyvä tilaisuus motivoida ja luoda yhteishenkeä sekä mahdollisuus tutustuttaa projektitiimin jäsenet toisiinsa. Projektin kuluessa on hyvä juhlistaa yhdessä saavutettuja välitavoitteita, jolloin varmistetaan välitön ja avoin ilmapiiri projektissa.

Valitse tarkoituksenmukaiset työvälineet

Projektin työvälineisiin kuuluu läpinäkyvän viestinnän sekä projektitiimin tiiviin yhteistyön varmistavat ratkaisut. Ketterään työskentelytapaan kuuluu viestinnän ohella kaiken tarpeellisen tiedon saavutettavuus nopeasti. Projektin tarjoama yhteistyöportaali, dokumenttienhallinta, keskustelupalstat ja pikaviestintä mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tuovat projektissa tapahtuvan kommunikaation ja materiaalin kaikkien projektitiimin jäsenten saataville ajasta ja paikasta riippumatta. Hyvä idea olisi pitää projektissa tapahtuva sisäinen kommunikaatio kokonaan poissa sähköpostista!

Projektitiimiin tutustumisen yhteydessä selvitä, millaisilla työvälineillä projektitiimi kokee saavansa aikaan parhaat tulokset. Valitse käyttöön välineitä, joita kaikki projektitiimin jäsenet voivat käyttää. Hyvin yhteentoimiva välineistö on syytä olla kunnossa heti projektin alussa tarpeettomien viiveiden välttämiseksi.

Tärkeää on myös, että käytettävä projektihallintaohjelmisto on kaikkien saavutettavissa, palvelee projektin tarpeita kaikissa projektin vaiheissa sekä tukee yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja antaa ajantasaisen kuvan projektin tilanteesta kaikille projektissa toimiville roolinsa mukaisesti.