Varaudu muutoksiin ja pidä projekti hallinnassa

Toimitusprojektissa oli ajauduttu muutosten kierteeseen. Projektin alkuperäinen sisältö ja laajuus oli karkaamassa käsistä. Projektissa kului paljon aikaa ja resursseja muutosten tekemiseen ja tämä taas myöhästytti projektin muita kriittisiä tuotoksia. Projekti oli suistumassa raiteiltaan.

Tilanteeseen kuuluu, että syyllisiä etsitään niin asiakkaan henkilöistä, suomalaisten ominaispiirteistä kuin paikallisesta kulttuurista, mutta miten tilanteen saa ratkaistua ja projektin hallintaan?

  • SOVITAAN MENETELMÄT. Muutoshallinta ja siihen liittyvät käytännöt on hyvä sopia osapuolien kesken heti projektin alussa, mutta käytännöt on sovittavissa myös projektin aikana. Projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että osapuolet ymmärtävät muutosprosessin ja ovat sitoutuneet noudattamaan sitä. Projektipäällikkö seuraa, että prosessia noudatetaan.
  • TUOTOSTEN ARVIOINTI. Asiakkaalle on (toivottavasti) määritelty sopimuksessa tai projektin aikataulussa pilotointijakso tai tietty kommentointiaika, jolloin kaikki tuotoksien muutospyynnöt tarkoitus kerätä. Tämä on hyvä olla näkyvästi esillä esimerkiksi projektin aikataulussa asiakkaan tehtävänä. Tämäkin asia on mahdollista sopia jälkikäteen, vaikka sitä ei jostain syystä olisi sopimuksessa ja/tai suunnitelmassa.
  • MUUTOSPYYNTÖJEN ARVIOINTI. Asiakkaan kanssa pitää laatia muutospyyntölista sekä määritellä jokaiselle muutokselle toteutusaikataulu. Pyynnöt on hyvä myös luokitella ja yleensä vain kriittiset kommentit ovat este tuotosten hyväksymiselle. Listan tilannetta seurataan yhdessä säännöllisesti ja projektipäällikön pitää kommunikoida aktiivisesti muutosten tilannetta asiakkaalle.
  • PÄÄTÖKSENTEKO. Muutospyynnöt arvioidaan ja niiden toteuttamisesta päätetään yhteisesti. Muutoslistaa ylläpidetään projektin aikana, mutta sovittuna ajanhetkenä muutoslista jäädytetään ja sen jälkeen lisäpyynnöt menevät myöhemmin toteutettaviksi eivätkä ole enää este tuotosten hyväksymiselle tai projektin etenemiselle.
  • ESKALOINTI. Mikäli jokin osapuoli projektissa on haluton keskustelemaan tai sopimaan yhteisestä muutoslistasta ja toimintatavoista tuotosten saattamiseksi valmiiksi, asia pitää eskaloida ko. osapuolen organisaatiossa mahdollisimman ylös, jotta asiaan löydetään ratkaisu. Jatkuville muutospyynnöille ei missään sopimuksessa ole avointa kirjaa, vaan reunaehdot on määritelty.

Tarvitsetko apua projektiesi kanssa? Autamme mielellämme.

Strategista osaamisen hallintaa

Projektipäivät 2017 ovat takana. Kahden päivän aikana kohdattiin paljon tuttuja ja verkostoiduttiin uutterasti. Tapahtuman muuta antia olivat asiantuntijaesitykset ajankohtaisista aiheista. Koostimme oman esityksemme joukosta blogikirjoituksiamme, joiden teemana olivat strategia, resurssien hallinta, salkunhallinta, muutoksenhallinta, tilannekuva ja tietojärjestelmä.

Ajatuksena on tuoda esiin, että kaiken tekemisen organisaation toiminnassa tulee tukea strategiaa. Keinoiksi tarjotaan projektin-, salkun- ja resurssien hallintaa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat meistä riippumattomia ja niihin tulee strategiassa varautua. Vaadittava ketteryys ja muutoksen hallitseminen edellyttävät tietoa nykytilasta, jotta navigointi tavoitetilaan onnistuu ilman karikoita.

Välineeksi tarvitaan tarkoituksenmukaiset mittarit ja luokittelutiedot projekteista, salkuista ja resursseista sekä tilannetietoa missä ollaan menossa. Tietoja on tarkoituksenmukaista ylläpitää yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin projekti-, salkku- ja resurssitietojen analysointi ja yhteenvedot mahdollistuvat. Visuaalinen esitystapa tuo esiin trendit ja riippuvuudet ja auttaa kohdistamaan toimet oikeisiin asioihin.

Projektipäivien esityksemme löytyy täältä.

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan.  Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

  1. Viestinnän helppous
    Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
  2. Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
    Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
  3. Oleellisen tiedon saavutettavuus
    Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
  4. Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
    Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
  5. Turvallisuus
    Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.

Projektin aloittamisen askeleet

’Pitkäkin matka täytyy aloittaa yhdellä askeleella’ sananlasku on elävää kansanperinnettä. Yhtä lailla projekti alkaa pienestä ja rakentuu vähitellen isommaksi ja monimutkaisemmaksi. Työhön on ryhdyttävä jämäkästi oli hanke sitten iso tai pieni. Projektin tapauksessa tärkeää on myös se, miten ensimmäiset askeleet otetaan.

Projektin aloitus vaiheistetaan omaksi tärkeäksi osaksi projektin elinkaarta ja aloittamiseen liittyvät yksityiskohdat ovat kaikki tärkeitä, mutta seuraavat kolmea perusasiaa on syytä nostaa esiin, jotta projekti lähtee liikkeelle oikealla jalalla.

Sitouta kaikki projektiin osallistujat projektin tavoitteisiin

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki projektiin osallistujat ovat aikaisessa vaiheessa arvioimassa lähestymistapaa, suunnitelmia, tavoitteita, laajuutta, projektikäytäntöjä, vastuita, aikataulua, suunniteltuja väli- ja lopputuotoksia ja riskejä. Projektin osallistujia ovat projektitiimin ohella eri sidosryhmät eli projektin omistajat, mahdolliset tuotosten loppukäyttäjät ja ylläpitäjät, joita projekti joissain elinkaaren vaiheissaan tai sen jälkeen koskettaa.

Osallistumistapoja voivat olla esimerkiksi ryhmätyöskentelymenetelmät, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät vaikuttamaan ja kertomaan mielipiteensä eo. asioihin. Pelkkä tiedotustilaisuus ja kahvit eivät sitouta projektitiimiä eikä muita sidosryhmiä projektiin riittävällä tasolla.

Opettele tuntemaan projektitiimisi jäsenet

Projektissa toimiminen ei ole vain suorittamista. Projekti on tiivis yhteisö, jossa toimintakulttuurin on tuettava sitoutumista, yhteenkuuluvuutta, avoimuutta ja toisten kunnioittamista. Projektipäälliköllä on projektitiimin vetäjänä keskeinen rooli projektikulttuurin muodostajana. Jotta tämä onnistuu, on hänen tunnettava projektinsa toteuttajat.

Tutustu tiimisi jäseniin yksilöinä ja varmista, että tiedät, mitä he tavoittelevat projektissa toimiessaan ja miten projekti vaikuttaa heihin henkilökohtaisesti. Motivaation rakentamisessa on keskeistä tunnistaa aikaisessa vaiheessa, miten kunkin henkilön osaamista ja vahvuuksia voidaan kehittää projektin aikana tai miten henkilön osaamista voidaan hyödyntää ehkä suunniteltua laajemmin projektin muilla osa-alueilla. Henkilökohtainen keskustelu osoittaa samalla, miten tärkeäksi koet kunkin henkilön osallistumisen projektissa ja luot edellytykset sujuvalle kommunikaatiolle.

Projektin aloituspalaveri eli ”kick-off” on selkeä lähtölaukaus projektille, ja se on syytä pitää sopivassa muodossa, jotta saadaan tekemiselle ryhdikäs ja selkeä alku. Henkilökohtaisten keskusteluiden ohella ”kick-off” ja sitä edeltävät yhteiset tapahtumat ovat hyvä tilaisuus motivoida ja luoda yhteishenkeä sekä mahdollisuus tutustuttaa projektitiimin jäsenet toisiinsa. Projektin kuluessa on hyvä juhlistaa yhdessä saavutettuja välitavoitteita, jolloin varmistetaan välitön ja avoin ilmapiiri projektissa.

Valitse tarkoituksenmukaiset työvälineet

Projektin työvälineisiin kuuluu läpinäkyvän viestinnän sekä projektitiimin tiiviin yhteistyön varmistavat ratkaisut. Ketterään työskentelytapaan kuuluu viestinnän ohella kaiken tarpeellisen tiedon saavutettavuus nopeasti. Projektin tarjoama yhteistyöportaali, dokumenttienhallinta, keskustelupalstat ja pikaviestintä mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tuovat projektissa tapahtuvan kommunikaation ja materiaalin kaikkien projektitiimin jäsenten saataville ajasta ja paikasta riippumatta. Hyvä idea olisi pitää projektissa tapahtuva sisäinen kommunikaatio kokonaan poissa sähköpostista!

Projektitiimiin tutustumisen yhteydessä selvitä, millaisilla työvälineillä projektitiimi kokee saavansa aikaan parhaat tulokset. Valitse käyttöön välineitä, joita kaikki projektitiimin jäsenet voivat käyttää. Hyvin yhteentoimiva välineistö on syytä olla kunnossa heti projektin alussa tarpeettomien viiveiden välttämiseksi.

Tärkeää on myös, että käytettävä projektihallintaohjelmisto on kaikkien saavutettavissa, palvelee projektin tarpeita kaikissa projektin vaiheissa sekä tukee yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja antaa ajantasaisen kuvan projektin tilanteesta kaikille projektissa toimiville roolinsa mukaisesti.

Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkusi!

Maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa pitää olla mukana. Salkunhallinta tarjoaa hyvät keinot toiminnan ohjaamiseen ja muutoksen hallintaan sekä kattavan näkyvyyden toiminnan nykytilaan. Kun toiminnan nykytila on selvä, asetettuihin strategisiin tavoitteisiin on helppo suunnata.

salkunhallinta

Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen.

Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että yrityksessä keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. Projektisalkun hallinnalla on saavutettavissa mm. seuraavat käytännön hyödyt:

  1. Tehdään oikeita asioita ja nopeammin.
  2. Projektien toimituskyky paranee.
  3. Yrityksen toimintatavat yhtenäistyvät.
  4. Yritys suunnittelee projektien työkuormat tasaisemmin.
  5. Resurssien käyttöaste paranee.
  6. Nähdään ja hallitaan kokonaisuus
  7. Projektien välisten sidosten tunnistaminen helpottuu.
  8. Riskienhallinnan laatu paranee.
  9. Reagointinopeus muutostilanteissa
  10. Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa ja helpompaa.

 Salkunhallinnan järjestelmä auttaa projektien valinnassa, priorisoinnissa ja päätöksenteossa. Kyseinen järjestelmä sisältää salkkutason suunnitelma-, ennuste- ja toteumatiedot. Lisäksi salkunhallinnan järjestelmä tarjoaa näkyvyyden toiminnan trendeihin ja ominaisuudet erilaisten ”what if” -analyysien tekemiseen. Ilman salkunhallinnan työkalua menestyksekäs projektisalkun hallinta on mahdotonta.

Pienet projektit – pahin päänsärky

Usein pienet asiat synnyttävät suurimmat haasteet ja näin käy usein myös pienten projektien kanssa.

Projektin suhteellinen pienuus voi helposti erehdyttää asioiden aliarviointiin ja ottamaan asioita itsestäänselvyyksinä. Usein ongelmaksi muodostuu – yllättäen – että koetetaan saada aikaan liian paljon ja liian nopeasti. Pienistä puroista syntyy suuri virta ja ongelmat kertaantuvat useiden rinnakkaisten pienten projektien yhteydessä.

Pieni projekti täyttää kaikki projektin tunnusmerkit: se on tilapäinen ja aikarajattu, sillä on määrätty lopputulos ja sen toteuttajat ovat tiedossa. Pienessä projektissa toteuttajia on vähän, budjetti on pieni, prioriteetti saattaa olla matala ja tavoitteena on ehkä nopea suoritus. Tyypillisesti pienen projektin toteuttajia kuormittavat samaan aikaan myös muut hankkeet.

Pienen projektin ongelmat liittyvät tyypillisesti toteutuksen suunnitteluun ja työmäärien arviointiin, toteutuksen seurantaan, muutoshallintaan, viestintään sekä resurssien hallintaan. Nämä ongelmat näkyvät uudelleensuunnittelun tarpeena, asetettujen aikataulu- ja kustannustavoitteiden pettämisenä sekä resurssien ylikuormittumisena.

Siispä organisaation on syytä miettiä yhtenäinen malli pienten projektien hallintaan siinä missä suurtenkin:

  • Muodosta rakenne pienten projektien hallintaan vakioimalla käytetyt dokumenttipohjat. Tällöin varmistetaan, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioitua.
  • Vakioi toimintamalli pienille projekteille. Tällä luodaan yhtenäinen tapa toimia ja edellytykset ketterälle ja nopealle toteutukselle.
  • Suunnittele tekeminen tarkoituksenmukaisella tarkkuudella. Hyvä sääntö on, että suunnittelu viedään sellaiselle tasolle, että tehtävien sisältö, työmäärät ja riippuvuudet voidaan luotettavasti määrittää ja työmäärien toteutumista voidaan seurata.
  • Luo edellytykset tekemisen priorisoinnille. Projekteja on käynnissä lukuisia samanaikaisesti. Ylikuormitus- ja muutostilanteissa tulee olla käytettävissä riittävät tiedot projektien kriittisyydestä, jotta resurssien kohdistaminen on optimaalista. Näkyvyys käynnissä olevaan ja suunniteltuun tekemiseen on tärkeää.
  • Viestitä uutterasti tapahtumista projektien ylitse. Näin varmistat, että päättyvistä projekteista ja tehtävistä vapautuvat resurssit siirtyvät alkavien tehtävien pariin sujuvasti ja resurssien käyttö on tehokasta.

Käytännön kokemus on, että kaikki organisaation toteuttamat projektit kannattaa luokitella organisaatiolle sopivilla kriteereillä pieniin (Small), tavanomaisiin (Ordinary) ja suuriin (Large) projekteihin (SOL!). Kullekin projektiluokalle on erikseen kuvatut rakenteet ja menettelytavat.

Kokonaistilanteen hallinta edellyttää tietojärjestelmää, jossa hallitaan organisaation kaikki projektit koosta riippumatta. Pienten projektien kohdalla tietojen ajantasaisuus, kustannus- ja kuormitustarkastelut projektien ylitse ja erilaiset mittarit ongelmaprojektien esiin nostamiseksi sekä tekemisen priorisointiin ovat järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia. Joustavia ja eri mittakaavan projekteihin soveltuvia järjestelmiä on useita – annamme näistä mielellämme lisätietoja!

Mallikas projektin muutoshallinta on kaikkien osapuolien etu

Muutos tarkoittaa projektissa mitä tahansa muutosta projektin suunniteltuihin tuotoksiin. Muutokset aiheuttavat toteutuessaan usein kasvavan työmäärän sekä uhkaavat projektin budjettia ja aikataulua. Projektipäällikön pitää osata tasapainoilla muutoshallinnassa projektin aikataulun, käytettävissä olevien resurssien, budjetin ja asiakastyytyväisyyden välillä.

Muutoshallinnan käytännöt

Muutoshallinnan käytännöt kuvataan projektisuunnitelmassa tai erillisessä suunnitelmassa. Muutoslokissa ylläpidetään listaa projektille esitetyistä muutoksista. Ehdotetut muutokset dokumentoidaan muutospyynnöiksi, joiden tarkoitus on kuvata ja arvioida pyydetty muutos, muutoksen vaikutukset projektiin, määritellä muutoksen toivottu toteutusaikataulu sekä tarjota vaihtoehdot muutoksen toteuttamiselle. Muutoshallintaan liittyvät käytännöt hillitsevät ylettömiä muutoshaluja, mutta näin muutokset tulevat myös analysoitua laadukkaammin ja muutoksen tarpeellisuus harkittua paremmin.

Päätöksenteko

Säntillinen toiminta projektissa edellyttää, ettei kaikkia muutostoiveita toteuteta heti, vaan noudatetaan muutoshallinnan käytäntöjä ja kerätään ehdotuksia muutoslokiin koko projektin ajan. Muutosehdotukset käsitellään ja hyväksytään tai hylätään sovittujen käytäntöjen mukaan yleensä projektin ohjausryhmän kokouksissa säännöllisesti. Projektilla on paremmat onnistumisen edellytykset, kun tehdään läpinäkyvää muutoshallintaa ja päätetään toteutettavista muutoksista yhdessä asiakkaan kanssa.

Suunnitelman päivittäminen ja versiointi

Kun muutokset hyväksytään projektin ohjausryhmässä, projektisuunnitelmaan tehdään tarvittavat muutokset (aikataulu, työmäärät, kustannukset, lopputuotokset) uudelle suunnitelmaversiolle. Näin suunnitelmaan dokumentoidaan, ettei projektia tehdä enää aikaisemman suunnitelman laajuuden mukaisesti. Versiointia käyttämällä jää suunnitelmasta talteen alkuperäinen versio sekä kaikki keskeiset hyväksytyt muutokset projektin ajalta. Versioinnin tuloksena myös projektin onnistumisen arviointi on helppoa projektin päätyttyä.

Projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää projektin muutokset ja laajuus tiukasti hallinnassa, jotta saavutetaan onnistunut lopputulos, johon asiakas on tyytyväinen.

Projektin riskienhallinta – turhaa mörköjen maalausta?

Riskienhallintaa pidetään usein negatiivisena ja jopa mörköjen turhana maalailuna. Huomiota menee turhan paljon asioihin, jotka voivat mennä pieleen sen sijaan, että projektiryhmässä keskityttäisiin innokkaasti ja motivoituneesti projektin tuotosten toteuttamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Pitäisi kuitenkin muistaa, että riskienhallinnan avulla pidetään negatiiviset asiat poissa itse projektista ja varmistetaan projektin onnistuminen.

Omissa projekteissani toimiva ratkaisu riskienhallinnan varmistamiseksi on ollut sopivan projektiryhmän jäsenen nimeäminen vastaamaan projektin riskirekisterin ylläpidosta ja riskienhallinnan käytäntöjen toteuttamisesta. Riskirekisteri tulee näin käsitellyksi säännöllisesti ja muutamaan kertaan eri kokoonpanolla. Näin olemme saaneet riittävän laajan näkemyksen projektin riskien tilanteesta ja vaadittavista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on myös saatu toteutettua paremmin aikataulussa.

Riskienhallinnan toteuttaminen, kuten muutkin projektikäytännöt, on aloitettava heti projektin alussa ja käytännöistä on pidettävä kiinni. Riskienhallinnan suunnitelma kuvaa, kuinka projektin riskienhallinta organisoidaan ja kuinka sitä toteutetaan. Suunnitelmassa on määritelty mm. metodologia, roolit ja vastuut, riskien kategorisointi, todennäköisyyden ja vaikutuksen määritelmät, toleranssit ja seurannan käytännöt. Riskienhallinnan suunnitelma ei kuvaa tai ota kantaa yksittäisiin projektin riskeihin, vaan ne on listattu projektin riskirekisterissä. Rekisterissä on riskeistä määritelty vähintään jokaisen riskin kuvaus, todennäköisyys, vaikutus, vakavuus ja riskin arvo (€) sekä määritelty riskienhallintatoimenpiteet ja vastuut.

Ja sitten on ne positiiviset projektin riskit, joilla voi olla suuri positiivinen merkitys ja vaikutus – ei vain projektille vaan myös organisaatiolle laajemmin. Näiden riskien toteutuminen on projektissa varmistettava, koska nekin jäävät usein liian vähälle huomiolle vain sen takia, että ne ovat riskejä.

Uuden vuoden lupauksena pitää aina haastaa itseään parantamaan omia juurtuneita toimintatapoja. Voisiko riskienhallinta olla osa-alue, jolla teet parannusta? Mitkä muutokset ja toimintatavat parantaisivat riskienhallintaa omissa projekteissasi?

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Apua, projektini on kriisissä!

Vähemmälle kirjoittelulle tuppaavat jäämään ne projektit ja hankkeet, joissa on koettu suurimmat vaikeudet ja haasteet, vaikka niistä olisikin opittavissa suurimmat viisaudet. Tarkoitan niitä projekteja, jotka eivät syystä tai toisesta ole menneet minkään oppikirjan tai taiteen sääntöjen mukaan.

Case-projektissa, johon hyppäsin kesken kaiken asiakkaan puolelle projektipäälliköksi tietojärjestelmän käyttöönottoprojektiin, ei ollut saatu tuotettua asiakkaan tavoittelemia väli- ja lopputuloksia. Projekti oli kriisissä. En kuitenkaan kirjoita tässä vaikeuksien syistä, vaan niistä keinoista, joilla saavutimme lopulta projektin tavoitteet.

Mitkä asiat auttoivat meitä saavuttamaan tavoitteemme?

  1. Projektiryhmän jäsenten roolit ja vastuut ovat selkeät
    • Selkiytimme roolit ja vastuut. Kaikille tehtiin selväksi, mitkä ovat niin osapuolien (asiakas ja toimittaja) kuin projektiryhmän jäsenten roolit ja vastuut projektissa.
    • Osapuolien väliset työparit määriteltiin ja parien työskentelytavat selkiytettiin. Asiantuntijat kommunikoivat suoraan keskenään määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi.
  2. Projektin tavoitteista on selkeä yhteisymmärrys
    • Projektin omistajien sekä keskeisten sidosryhmien kanssa varmistimme, että projektin tavoitteet olivat ajan tasalla.
    • Priorisoimme projektin omistajien kanssa järjestelmään toteutettavien toiminnallisuuksien tärkeysjärjestyksen, jotta saisimme nopeasti tärkeimmät ominaisuudet käyttöön.
  3. Projektissa on yhteinen realistinen aikataulu
    • Pidimme suunnittelutyöpajan, jossa laadimme projektille yhteisen, inhorealistisen toteutusaikataulun, jossa oli kaikkien osapuolien kaikki tehtävät. Projektissa ei ollut tätä ennen ollut kunnollista aikataulua eikä asiakkaalla ollut tietoa, mitä piti tehdä ja milloin.
    • Vaiheistimme käyttöönotettavan järjestelmän ominaisuudet, jotta saisimme tärkeimmät ominaisuudet käyttöön mahdollisimman pian. Näin asiakas pääsisi hyötymään projektin tuloksista mahdollisimman aikaisin.
    • Vaiheistimme ja tasasimme käyttöönotot eri aikavyöhykkeille välttyäksemme järjestelmän ylikuormittumiselta. Järjestelmällä oli kymmeniä tuhansia käyttäjiä lähes sadassa maassa.
  4. Yhteisistä toimintatavoista on sovittu ja niistä pidetään kiinni
    • Yhteiset kaikkia osapuolia koskevat toimintatavat ja -käytännöt ovat tärkeitä ensimmäisestä päivästä lähtien.
    • Asioiden kaunistelu oli yksi keskeinen haaste toimittajan puolelta. Tämän asian ilmentymät ehkäisivät yhteisen projektihengen syntymisen – olimme kahta leiriä loppuun asti. Kaikki keskustelut ja sähköpostit piti dokumentoida ja tallentaa huolellisesti.
    • Oman porukan motivointi ja tsemppaaminen oli tärkeä osa päivittäistä projektipäällikön työtä. Oli tärkeää tarjota mahdollisuus ”tuulettaa” tuntemuksia säännöllisesti mutta myös jämäkästi tuottaa vastuullamme olevat tuotokset säntillisesti.
    • Otimme vastuuta projektissa enemmän kuin mitä sopimuksessa oli sovittu.
  5. Projektin tilannekokous pidetään säännöllisesti viikoittain
    • Kun saimme yhteisen aikataulun myötä näkyvyyden, mitä tuotoksia osapuolien pitää saada milloinkin aikaan, oli tietenkin helpompi ohjata tekemistä ja tuottaa tarvittavia tuotoksia.
    • Projektissa oli pidetty aiemminkin viikoittain tilannekokouksia, mutta nyt kokouksissa voitiin keskittyä riitelyn sijaan projektin tavoitteisiin ja tuotoksiin.
    • Kriittisillä tuotoskokonaisuuksilla, joiden toteuttamisessa oli ollut vaikeuksia, pidettiin erillinen tilannekokous viikoittain. Nämä henkilöt eivät osallistuneet projektin tilannekokoukseen, koska heitä koskivat vain tiettyjen teknisten kokonaisuuksien toteuttaminen
  6. Projektilla on vahva omistaja
    • Projektilla oli asiakkaan puolella useampi omistaja ja projektin ohjausryhmällä oli kokoa ehkä enemmän kuin olisi ollut tarvetta.
    • Tiivistimme ohjausryhmän kokoonpanoa. Tiukensimme yhteistyötä keskeisen omistajan kanssa, jolle projektin tuotokset toivat suurimman hyödyn. Omistaja tuki, mahdollisti ja kannusti projektia esimerkillisesti.
    • Asiakkaan organisaatio tuki projektia myös muuten esimerkillisesti. Kaikki halusivat auttaa projektia onnistumaan. Yhteishenki ja projektikulttuuri olivat upeita.

Millä keinoin olet itse selviytynyt haastavista projekteista? Jätä kommentti tai ota yhteyttä, mikäli tarvitset apua. Ota yhteyttä »

Pienin askelin eteenpäin projektitoiminnan kehittämisessä

Olemme tyypillisesti kunnianhimoisia hankkeidemme tavoitteiden asettamisessa, mutta liian kunnianhimon takia moni sinänsä hyödyllinen hanke jää käynnistämättä. Tämä pätee myös oman toiminnan kehittämiseen. Toiminnan kehittämishankkeissa merkityksellistä on, että ongelmien tiedostaminen ja pienetkin edistysaskeleet parantavat suorituskykyä ja edistävät toiminnan laatua.

Toimivin väline pienissäkin muutoshankkeissa on toiminnan mallintaminen prosessikaaviona. Etuna on, että toteutuksessa voidaan edetä ketterästi ja iteratiivisesti, työ on läpinäkyvää ja että loppudokumentaatio syntyy tekemisen myötä. Samalla syntyy myös lähtökohta jatkokehitykselle.

Alla on esitetty viisi pääkohtaa pienen ja hyvin rajatun projektitoiminnan kehityshankkeen tueksi:

  1. Rajaa kokonaisuus ja määritä realistinen tavoite. Määritä tavoitteet ja lopputulokset. Pienikin saavutus vie asiaa eteenpäin ja kaikkea ei tarvitse saavuttaa kerralla. Selkeä ja rajattu kokonaisuus on myös helppo perustella, ottaa käyttöön ja kehittää edelleen.
  2. Tunnista roolit ja määritä vastuut. Keihin kehityshanke vaikuttaa tavalla tai toisella? Oleellista on määrittää myös toiminnalle omistaja. Huomaa, että projektitoiminnan prosessit ulottuvat organisaation eri toimintojen ylitse ja omistajuuden tulee heijastaa tätä.
  3. Erittele toiminnassa syntyvät väli- ja lopputuotokset. Tuotosten tavoitteena on vakioida toimintaa sekä luoda mitattavuutta ja edellytykset objektiiviseen päätöksentekoon toiminnan päätöksentekopisteissä.
  4. Määritä tehtävät ja tapahtumat sekä näiden riippuvuudet. Päätä kuvaustaso ja rajaa kaavioissa käytettyjen symbolien joukko mahdollisimman suppeaksi. Tarkenna mallia karkeammasta hienompaan. Testaa ja analysoi mallin toimintaa. Huomioi erityisesti päätöksentekopisteet. Priorisoi ja yksinkertaista. Tunnista ongelmapisteet: selvitä syyt ja luo ratkaisut yhdessä sidosryhmien kanssa.
  5. Ota käyttöön sovitut käytännöt ja luo edellytykset jatkokehitykselle. Selkeä ja hyvin jäsennelty toteutus tukee toimintamallin vakiinnuttamista osaksi organisaation toimintaa ja toimii perustana jatkokehitykselle. Hyvän omistajan hallinnassa prosessia kehitetään ja ylläpidetään niin, että se vastaa aina parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tarpeita.