Kuukausi: maaliskuu 2020

Projektijohtaminen etänä – Millaisia hyviä käytäntöjä voimme löytää etätyön johtamiseen projekteissa?

Poikkeusolot pakottavat keksimään luovia tapoja tehdä ja johtaa työtä. Onneksi etätyö on monelle meistä jo tullut tutuksi. Etäkokoukset, jaetut tallennustilat, jaetut dokumentit ja muut etätyötä mahdollistavat välineistöt ovat arkipäivää myös toimistoympäristössä.

Projektijohtamisen ohjelmistot sisältävät paljon viestinnän tukemiseen liittyviä toimintoja, joiden avulla yhteinen tekeminen saadaan näkyväksi kaikille projektiryhmän jäsenille ja myös johdolle.

Etätyön johtaminen ei kuitenkaan välttämättä ole meille yhtä tuttua, sillä tilannetta, jossa lähes kaikki työntekijät työskentelevät etänä, ei ole aiemmin ollut. Nyt koronavirus (COVID-19) epidemian aikaansaamat suojaustoimenpiteet ovat pakottaneet hyvin monet meistä tekemään töitä kotoa tai muusta etäpisteestä.

1. Miten ohjaat ja valvot työn etenemistä?

Toimistoympäristössä, kun asiantuntijat ovat tavoitettavissa kasvokkain, voit piipahtaa kysäisemään työn tilanteesta. Voit olla läsnä ja saavutettavissa kysymyksille. Etätyötilanteessa on viestinnälle enemmän kynnyksiä. Soitanko, lähetänkö sähköpostia, otanko yhteyttä pikaviestillä? Kommunikoinko yksittäisten henkilöiden kanssa, vai kutsunko samaan kokoukseen useampia kerralla?

Varmista että saat projektissa käyttöön yhteiset työnohjauksen välineet, joiden avulla projektiryhmä voi viestiä tehtävät ja valmistumiset. Käyttöliittyminä voivat toimia Kanban taulut ja janakaaviot. Ryhmän jäsenillä pitää olla selkeä näkymä omiin töihinsä ja mahdollisuus kirjata tehtävien toteutumat ja toteutuneet työmäärät jaetun välineen kautta. Näin muodostuu yhteinen projektin tilannekuva, joka kyetään jakamaan tosiaikaisesti projektiryhmälle.

 

 

 

 

2. Miten varmistan tiimin jäsenten motivaation?

Etätyöskentelyssä asiantuntijoiden saattaa olla vaikeampi keskittyä oikeisiin asioihin. Työympäristön häiritsevät tekijät esimerkiksi kotona ovat erilaisia kuin toimistolla. Päivittäinen työrytmi saattaa muuttua, esimerkiksi jos on kiusaus käyttää valoisaa aikaa ulkoiluun ja ajoittaa työtunnit iltaan.

Toisaalta vaarana on, että työt ovat koko ajan läsnä ja töiden lopettaminen ei onnistu, vaan töiden ”syrjässä” roikutaan pitkälle iltaan. Harrastukset, ulkoilu ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen kärsii. Silloin etätyöntekijät väsyvät ja kyllästyvät.

Pitkä etätyöjakso vähentää sosiaalisia kontakteja ja kanssakäymistä, joka on olennainen osa toimivaa työyhteisöä.

“All work and no play makes Jack a dull boy”

 

Sopivien yhteisten rutiinien avulla voidaan koittaa ylläpitää hyvää työrytmiä.

Sopivien yhteisten rutiinien avulla, esimerkiksi järjestämällä yhteisiä projektikokouksia sovitun aikataulun mukaan, voidaan ylläpitää työrytmiä. Samalla varmistetaan, että myös työt etenevät.

Mikään ei estä pitämästä vaikka joka aamu nopeita stand–up kokouksia.

Kannattaa myös kokeilla virtuaalisia kahvitilaisuuksia. Kukin keittää kahvit etäpisteessään ja sitten vain videokokous päälle ja vapaamuotoisempi keskustelu saa alkaa. Tulet huomaamaan, että muukin viestintä paranee.

3. Miten varmistan, että asiantuntijat kommunikoivat keskenään?

Huolehdi että kommunikaatio toimii myös yhteisten kokousten ulkopuolella. Projektiryhmän jäsenillä pitäisi olla mahdollisimman pieni kynnys ottaa yhteyttä työtoveriin, kun tarvitsevat tietoa, apua tai tukea.

Varmista että projektiryhmällä on käytössään kaikki tarpeelliset viestintävälineet: Videokokoukset, puhelut, pikaviestit, sähköpostit, jaetut hakemistot ja dokumentit. Varmista myös, että kaikki käynnistävät aamulla viestintäohjelmistot ja osaavat niitä käyttää.

Jos huomaat vaillinaista kommunikointia, kutsu kokoukset itse kokoon. Ohjaa projektiryhmän jäseniä muodostamaan kokoustamiselle agenda ja tekemisen muoto. Ohjaa käyttämään yhteisiä, jaettuja dokumentteja silloin kun niiden avulla voidaan tehostaa yhteistä tekemistä.

Muista myös hyödyntää vinkkejä, joita esitin aiemmassa blogissani ”Läsnä etänä”.

4. Jos se ei ole rikki, korjaa se.

Mikään menetelmä ei ole niin hyvä ja hieno, etteikö sitä voisi parantaa. Kun olet sitä mieltä, että johtaminen toimii, ota hetki aikaa ja mieti miten sitä voisi parantaa. Järjestä yhteisiä kokouksia, joissa projektiryhmä pohtii yhdessä omia käytäntöjään ja miettii parannuksia.

看板 – Kanban

Otsikon kirjoitusmerkit ovat Japania ja merkitsevät suomeksi suurin piirtein samaa kuin kyltti tai taulu. Kanban on verraton apuneuvo projektien tehtävien ja tiimin työn hallinnassa ja visualisoinnissa. Hyvä esimerkki on alla oleva näkymä, jossa sopivan kokoisiin osiin pilkotut tehtävät esitetään elinkaarivaiheittain tärkeysjärjestyksessä. Tehtäviä kuvaavissa laatikoissa esitetään työhön liittyvät keskeiset tiedot ja sopivilla liikennevaloilla visualisoidaan tilannetietoa ja nostetaan poikkeamat esiin.

Työnkulun ohjaaminen ja töiden priorisointi onnistuvat samassa näkymässä siirtämällä hiirellä tehtävälaatikoita elinkaarivaiheesta toiseen ja haluttuun tärkeysjärjestykseen. Tavoitteena on ennustettava, keskeytyksetön ja imuohjauksella toimiva työnkulku, joka mahdollistaa nopean reagoinnin ja päätöksenteon.

Näkökulmaa vaihtamalla samaan tietoon saadaan kätevästi visualisoitua esim. tiimin jäsenten vastuulla olevat tehtävät tärkeysjärjestyksessä ja varmistetaan näin tasainen kuormitus ja se, että painopiste on kulloinkin merkityksellisessä tekemisessä.

Yksi Kanbanin taustalla olevista ideoista on, että kuormituksen ja kapasiteetin hallinta ja korkea tuottavuus saadaan aikaiseksi käynnissä olevien tehtävien määrää optimoimalla. Käynnissä olevien tehtävien määrällä tarkoitetaan työtä, joka on aloitettu, mutta ei vielä ole saatettu päätökseen (WIP). Käynnissä olevien tehtävien enimmäismäärä kussakin työn tekemisen elinkaarivaiheessa on mahdollista arvioida toiminto, tiimi ja henkilötasolla. Työkuormat ja tehtävien läpimenoaika eri vaiheissa saadaan optimoitua vaikuttamalla uusien työn alle otettavien tehtävien määrään.

Alla on noin 10 hyvää syytä hyödyntää Kanban näkymää organisaation töiden hallinnassa:

-Kaikki työ tulee näkyväksi. Nähdään yhdellä silmäyksellä, mitä kullakin tiimin jäsenellä on työn alla ja mitkä työt ovat valmistumassa ja mitä on mahdollista aloittaa. Ymmärrys siitä, mihin työaika kuluu kasvaa.

-Visuaalinen näkymä ohjaa priorisoimaan tekemisen ja työn alle otettavat asiat. Turha työ minimoituu.

-Työkulkuun ja tuottavuuteen liittyvät ongelmakohdat nousevat selkeästi esiin ja näihin voidaan reagoida saman tien toteuttavan tiimin toimenpitein.

-Toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin voidaan reagoida nopeasti visuaalisessa käyttöliittymässä vaikuttamalla prioriteetteihin ja työn alle otettaviin töihin.

-Työn laatu paranee, osaaminen ja kuormitukset tasoittuvat tiimissä, kun työn alle otettavien töiden määrään ja kohdistumiseen voidaan tehokkaasti vaikuttaa.

-Tavoitteena on asioiden saaminen valmiiksi ja pitää tahti tasaisena. Näin synnytetään työnkulkuun tuottavuutta ja tehokkuutta kasvattava imu. Loppupelissä vain valmiilla asioilla on arvoa.

-Toimintatapoja voidaan kehittää ja hienosäätää lähellä työn tekemistä. Toiminnan jatkuvalle kehittämiselle on vahva pohja ja luonteva ympäristö.

-Tehtävien valmistuminen näkyvään, ennustettavaan ja tiiviiseen tahtiin mahdollistaa saavutettavien hyötyjen nopean realisoitumisen. Kaikenlainen palaute voidaan käsitellä saman tien ja esiin nousevat ideat voidaan hyödyntää nopeasti.

-Näkyvyys työn tekemiseen, vaikutusmahdollisuus, näkyvät lopputulokset ja välitön palaute luovat pohjan hyvälle yhdessä tekemisen meiningille. Motivaatio, tuottavuus ja tehokkuus kasvavat ja asioita tehdään koko ajan paremmin.

-Työn tekemisen visualisointi auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia ja nosta esiin toiminnan kannalta merkitykselliset asiat: pysytäänkö toimituskokonaisuuksien sisältö- ja aikataulutavoitteissa, onko tekemisen painopiste merkityksellisissä asioissa, onko töiden hallintaprosessissa vielä kehitettävää. jne.

Kanban periaatetta voidaan laajentaa asiantuntijatyön hallinnasta salkunhallintaan. Visuaalinen, taulukkomuotoinen esitys on kätevä tapa havainnollistaa ja ylläpitää salkun sisältöä elinkaarivaiheittain.

Kanban näkymistä on tullut keskeinen väline asiantuntijatyön hallintaan ja välttämätön komponentti osana projektien, töiden, resurssien ja salkkujen hallintajärjestelmää. Ota yhteys, niin mietimme yhdessä visuaalisen ratkaisun organisaatiosi asiantuntijatyön ohjaukseen ja salkunhallintaan.