Uusi – ja samalla perinteikäs – Proha aloittaa toimintansa

Dovre Groupin projektihallinnan konsultointi- ja ohjelmistoliiketoiminta yhtiöitetään emoyhtiöstä uudeksi itsenäiseksi Proha-nimiseksi yhtiöksi. Yhtiöittäminen pakottaa meidät tarkentamaan missiomme ja visiomme sekä miettimään millaisen kuvan luomme itsestämme markkinoilla.

Meidän missiomme on auttaa asiakkaitamme onnistumaan projekteissaan. Tätä teemme kolmella tavalla:

  • Autamme projektijohtamisen käytäntöjen ja toimintatapojen kehittämisessä
  • Valmennamme ja koulutamme henkilöstölle projektijohtamisen parhaita käytäntöjä
  • Tarjoamme projektijohtamisen tueksi tietojärjestelmiä

Mistä uuden Prohan osaaminen koostuu?

Tähän voisi vastata kuin häihin valmistautuvalle morsiamelle: Tarvitaan jotain vanhaa, jotain uutta, jotain lainattua ja jotain sinistä.

Jotain vanhaa…

Kokemus ja osaaminen on työntekijöissä. Työntekijät eivät ole ”resurssipooli” tai ”henkilöstö”, vaan ammattilaiset, joilla on toisiaan täydentävät taidot, ja jotka ovat oppineet toimimaan yhdessä. Heidän osaamisensa ja kokemuksensa on perusta yrityksen erinomaisuudelle. Pitkä työura projektihallinnan alalla on opettanut meidät näkemään eri toimialojen vaatimukset ja erityispiirteet. Kokemusta ja osaamista hankitaan päivittäin ottamalla haasteita vastaan, tutkimalla ja tekemällä.

Jotain uutta…

Tuotteet ja palvelut – se kova ydin, josta niin mielellämme puhumme! Oman tuotekehitysyksikkömme voimin kehitämme uusia ohjelmistoja niihin tarpeisiin, joita tunnistamme asiakasyrityksissämme. Ohjelmistotuotteemme tunnetaan suorituskyvystään, toimintojen sopivuudesta ja modernista teknologiastaan.

Jotain lainattua…

Omaa osaamistamme laajennamme hyvillä, pitkäaikaisilla kumppanuuksilla. Aina ei kannata itse kehittää kaikkea, vaan kyky auttaa asiakkaita menestymään on myös sitä, että osaa sovittaa olemassa olevia ratkaisuja ja välineitä erilaisiin tarpeisiin. Microsoft suurena pilviteknologioiden tuottajana tarjoaa välineitä ja arkkitehtuureja erinomaisten projektihallinnan ratkaisujen toteuttamiseen. Safran Software Solutions kehittää ratkaisuja suurten investointiprojektien hallintaan.

Jotain sinistä…

Olemme suomalainen yhtiö. Geeniperimäämme on suomalainen tekemisen meininki. Uskomme että ongelmat on tehty ratkottaviksi. Nyt itsenäisenä yhtiönä meillä on mahdollisuus entistä paremmin keskittyä asiakkaidemme projektijohtamisen kehittämiseen.

Pari perusasiaa työmäärien arvioinnista

Työmäärän arviointi on aina haastavaa. Emme edes tykkää antaa arvioita, sillä ne harvoin osuvat aivan oikeaan. Emme halua luvata sellaista, joka tuskin toteutuu. Helpompaa olisi vain alkaa tekemään ja laskea toteutuneet työtunnit jälkikäteen. Eikö arviointiin käytettävä aika olisi parempi hyödyntää oikeaan lopputulosten tekemiseen? 

Tiedä mitä arvioit 

Työmäärien arviointi on osa työn sisällön ja työtavan suunnittelua. Kun täsmennetään mitä tehdään ja miten se tehdään, on helpompi antaa realistinen työmääräarvio. Jos työmääräarviota ei kyetä määrittelemään, se tarkoittaa samalla myös, ettei tiedetä työn sisältöä ja työtapaa.  

Jos projektia lähdetään tekemään ilman, että on selkeää kuvaa mitä pitäisi saada aikaiseksi, miten ja paljonko se vaatii työtä, on jo vaaran merkit ilmassa.  

Jos työtapoja, ratkaisutapoja tai lopputuloksen sisältöä ei vielä kyetä määrittelemään niin tarkasti että toteutuksen työmäärä voitaisiin arvioida, toteutukseen pitää soveltaa iteratiivista mallia. Pitää tehdä suunnitelma siitä miten avoimet asiat saadaan ratkaistua ja lopputuloksen sisältö täsmennettyä. Tälle täsmentämistyölle sitten määritellään tavoitteet, lopputulokset, työsuunnitelma ja työmääräarvio. Täsmentämistyön lopputuloksiin kuuluvat tarkennettu suunnitelma jatkosta ja sen työmäärän arvio.  

Vältä varmuusvaroja arvioissa, älä pelkää työmääräarvion ylittymistä 

Paljonko työmatkasi kestää aamuisin? Uskon että usein toistetulle työlle on olemassa hyvä statistiikka. Jos normaalina päivänä automatka toimistolle kestää tunnin, paljonko voit kiriä aikataulua normaalista suorituksesta, jos haluat kiirehtiä työn suoritusta? Kaunis hiljainen kesäaamu, alla huollettu, tankattu auto, ei ruuhkaa, kaasujalka herkässä… Toisaalta mikä on huono skenaario? Syksyn ensimmäinen räntäsade ja ruuhkat. Mitä jos reitille sattuu kolari? Entä jos auto hajoaa, rengas puhkeaa tai moottori keittää? 

Työmäärien käyttäytymiselle on tyypillistä, että normaalista suorituksesta työmäärää on vaikea kiriä kovin paljon pienemmäksi, vaikka välineet ja olosuhteet luotaisiinkin otollisiksi. Sen sijaan työssä esiin tulevat ongelmat voivat helposti moninkertaistaa työmäärän. Jos haluat kasvattaa varmuutta, että työ saadaan valmiiksi annetussa työmääräarviossa, pitää arviota kasvattaa suhteellisesti paljon normaalista suorituksesta. Kun teet työmääräarvioita projektin tehtäville, arvioi siis realistisesti. Arvion ei tarvitse pitää paikkaansa 90% tapauksia, sillä silloin arvioon jouduttaisiin sisällyttämään liikaa varmuusvaraa erilaisten mahdollisten ongelmien varalle. Ole armollinen ja arvioi tehtävien työmäärä niin että tilastollisesti työ saadaan 50% todennäköisyydellä tehtyä annetun arvion sisällä eli siis 50% todennäköisyydellä työ tulee ylittämään arvion. 

Ole huolellinen äläkä arvioi ali 

On olemassa ihmisiin sisään rakennettuja mekanismeja, joiden vaikutuksesta henkilöt arvioivat erityisesti omien töidensä työmäärät alakanttiin. Tämä johtuu monesta asiasta, kuten: 

  • Ihmiset yliarvioivat aiemmin aikaansaatujen tulosten uudelleenkäytettävyyttä. Tämä näkyy erityisesti dokumenttien laadinnassa ja ohjelmoinnissa. Ajatellaan että voidaan kopioida aiemmin tehtyjä tuloksia. Ei tarpeeksi huomioida käsillä olevan tehtävän ainutlaatuisuutta ja erityispiirteiden vaatimuksia. 
  • Jos arviointi tehdään huolimattomasti, unohdetaan asioita, kuten valmistelua, dokumentointia, viestintää jne.  
  • Omaan ajankäyttöä arvioidaan helposti optimistisesti. Työpäivällä on rajat ja jos kalenteri on jo täynnä tekemistä, on sieltä vaikea saada aikaa uusille töille. 
  • Joskus saatetaan myös haluta antaa kuva, että työ kyetään tekemään tehokkaasti ja siksi arvioidaan työmäärät liian pieniksi. 

Lisää varmuusvara työsuunnitelmaan ylemmällä tasolla 

Kriittisen realistisesti tehtyyn työsuunnitelmaan kannattaa lisätä varmuusvaraa hallitusti ja tietoisesti projektisuunnitelman ylemmillä tasoilla. Tämä tarkoittaa varautumista sekä aikataulu, että työmääräylityksiin. Varautuminen vaatii toimivaa muutostenhallintaa ja riskienhallintaa projektin toteutuksen aikana. Jos työmäärät ovat vaarassa ylittyä esimerkiksi riskien toteutumisen seurauksena, on laitettava varasuunnitelmat toimeen. Samoin jos muutoksia hyväksytään, arvioidaan ja lisätään suunnitelmaan niiden vaatimat työmäärät myös. 

Seuraa aikataulua ja työmääriä 

Työmäärien arviointi on osa projektin suunnittelua ja töiden aikataulutusta. Hyödynnä hyvää suunnitelmaa toteutuksen ohjauksessa ja reagoi tarvittaessa. Projektin suunnittelu antaa ymmärryksen siitä, miten työt tullaan tekemään. Kyse on kuitenkin vain suunnitelmista ja arvioista, joita voidaan tarkentaa ja muuttaa kun toteutuksen aikana havaitaan poikkeamia. 

Kun vertaat toteutuneita työmääriä suunniteltuihin, saat kokemusta ja ymmärrystä tulevia projekteja varten. 

Rosvo-Roopen oppitunti sitouttamisesta

Monia kokenut merirosvo Rosvo-Roope vei paitansa pestäväksi neidolle, joka pesi paidan ja vielä ompeli napinkin kiinni. Tämä olikin niin vahva kokemus, että neito rakastui Rosvo-Roopeen. 

 ”Ei tiennyt impi Oolannin kuink’ oli laitansa,
kun Rosvo-Roope pestäväks vei hälle paitansa.
Yks nappi oli irti, hän ompeli sen kiin.
Ja samalla hän ompeli myös sydämensä siin.” 

Tämä on klassinen esimerkki sitouttamisesta. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että ihmiset sitoutuvat osallistumalla. Projektipäällikkö voi suunnitella projektin itse, ja esittää sitten suunnitelman muille projektiin osallistuville. Näin on kuitenkin vaikea saada muita sitoutumaan projektiin. Toisen ajatusten ymmärtäminen ei aina ole itsestään selvää, vaikka ajatukset olisi kuvattu projektisuunnitelman muotoon ja kommunikoitu selkeästi projektin käynnistystilaisuudessa. Ymmärtäminen tapahtuu paremmin itse tekemällä, osallistumalla suunnitteluun.  

Ihmisillä on tarve päästä vaikuttamaan, ”painamaan oma sormenjälkensä”, suunnitelmiin. Kun on itse ollut mukana suunnittelemassa, myös omistaa suunnitelman ja on siihen sitoutunut. Osittain itse tehtyä suunnitelmaa noudatetaan hanakammin kuin toisen laatimaa. Omaa suunnitelmaa osataan ja uskalletaan myös tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa. 

Rosvo-Roope pyysi Oolannin immeltä asiantuntija-apua asusteisiinsa liittyvässä haasteessa. Samoin projektipäälliköllä on eri alojen asiantuntijoita tukenaan ja hänen on saatava heidän asiantuntemuksensa mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen liittyvissä haasteissa.  

Projektipäällikön tehtävä on organisoida suunnittelu ja toteutus niin, että projektiin osallistuvat henkilöt asetetaan tilanteeseen, jossa heidän on osallistuttava, vaikutettava omalla asiantuntemuksellaan toteutustapoihin ja törmäytettävä ajatuksiaan muiden kanssa. Projektiin osallistuvien on itse mietittävä projektin tavoitteet ja tekemisen malli läpi. He ymmärtävät projektin paremmin itse sen mietittyään. Ja samalla ”ompelevat sydämensä” kiinni projektin tavoitteisiin. 

 ”Sai Roope viimein palkkansa, hän on nyt Suomessa.
Jossain jokivarressa lie lossivahtina
Hän lesken eessä nöyrtyi ja joutui naimisiin,
ja sillä lailla Rosvo-Roope hiljaa hirtettiin.” 

Projektipäällikön tulee kuitenkin välttää Rosvo-Roopen loppu sivuun ajautuneena lossivahtina. Kaikkea valtaa projektin johtamisessa ei saa antaa projektiryhmän jäsenille tai muille projektin osapuolille. Projektipäällikkö on projektiryhmän tuki, ohjaaja ja vastuullinen projektin lopputulosten aikaansaannista. Hänen tulee varmistaa, että projektin tavoitteet ovat realistiset käytettävissä oleviin resursseihin ja aikatauluun nähden. 

 

Rosvo-Roope: Sanat Rafael ”Rafu” Ramstedt (1888-1933) Suomalainen kansansävelmä  

Onnistuneen projektin edellytykset

Projektipäällikön ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Projektipäällikkö voi onnistua omassa tehtävässään luomalla projektiryhmän kaikille jäsenille edellytykset onnistua heidän omissa töissään.

Miten voit siis projektipäällikkönä saada jokaisen projektiryhmän jäsenen onnistumaan?

1: Varmista, että projektissa on mukana oikeat osaajat

Et tarvitse paljon tekijöitä, vaan juuri oikeat osaajat. Jos et voi valita projektin miehitystä, varmista, että projektiin osallistuvilla henkilöillä on riittävä osaaminen tehtävien hoitamiseen. Projektihenkilöstön osaamisen voi varmistaa sopivalla tehtäväjaolla niin, että kukin tekee omaan osaamiseensa sopivia töitä. Osaamista voidaan myös kasvattaa kouluttamalla sekä pari- tai ryhmätyöskentelyllä.

Oikeiden osaajien saamista auttaa, jos tunnet organisaatiosi henkilöt ja heidän osaamisensa. Verkostoidu, keskustele asiantuntijoiden ja heidän esimiestensä kanssa.

2: Varmista, että tavoitteet ja tehtävät ovat selvillä kaikille

Vähintä, mitä kuka tahansa tarvitsee selviytyäkseen tehtävistä, on, että hänelle kerrotaan, mitä hänen pitää tehdä ja saada aikaiseksi. Selvitä siis yhdessä projektiryhmän jäsenten kanssa, mitä projektissa oikeastaan tavoitellaan ja mitä töitä kunkin tulee tehdä, jotta yhteinen tavoite saavutetaan. Varmista, että jokaisella henkilöllä on oman roolin lisäksi selvillä seuraavan viikon tehtävät.

Suunnittelu ja tehtävien tarkentaminen viikoittain on jatkuvaa viestintää vaativaa työtä. Työnjohtaminen voidaan tehdä käytännössä monella vaihtoehtoisella tavalla. Pyri kuitenkin aina henkilökohtaiseen kanssakäymiseen yhdessä tekemällä, kokouksissa tai matkustamalla työmaalle. Jos kerrot sähköpostilla henkilölle tehtävän, voitko olla varma, että hän ymmärtää työn sisällön? Odotatko, että hän myös pyytää tarvittaessa tarkennuksia sähköpostilla?

3: Varmista, että projektiryhmän jäsenet ovat motivoituneita tekemään työnsä

Seuraa heikkoja signaaleja, kuten äänenpainoja kahvipöytäkeskusteluissa, keskusteluaktiivisuutta ja ratkaisuhakuisuutta kokouksissa, työhön ryhtymisen aktiivisuutta, ongelmien esiintuomista. Vahvempia signaaleja henkilöiden motivaatiosta ovat esimerkiksi: kokouksista myöhästely tai poissaolot, työtehtävien laiminlyönti, ”hälläväliä meininki” tai toisten projektiryhmäläisten syyttely. Näiden signaalien avulla on mahdollista saada tietoa projektiryhmän motivaatiosta ja innokkuudesta.

Motivaatiota voit parantaa esimerkiksi tarkentamalla töitä ja projektin tehtävänantoa tai korostamalla projektin avulla tavoiteltavien hyötyjen merkitystä. Älä myöskään väheksy yhteisten tilaisuuksien merkitystä; asiantuntijat kaipaavat palautetta paitsi esimieheltään niin myös vertaisiltaan. Kerää siis projektiryhmä yhteen tai pienryhmiin ja anna heidän arvioida tuloksia ja tehtäviä. Ulkopuolisten palaute projektiryhmälle ja projektiryhmän jäsenille on myös voimakas motivaattori. Keskustele projektin asiakkaan, omistajan ja muiden sidosryhmien kanssa ja tuo palaute projektiryhmälle.

4: Varmista, että tekijöillä on mahdollisuus työnsä tekemiseen

Projektipäällikkö on työnjohtaja, jonka vastuulla on varmistaa, että tekijöillä on työvälineet, työolosuhteet ja aikataulu niin, että heidän vastuulle annettujen töiden tekeminen on mahdollista. Usein projekteihin osallistuvat henkilöt tekevät samaan aikaan töitä myös muihin projekteihin tai heillä on vastuita linjaorganisaatiossaan. Taistele projektiryhmälle aikaa ja mahdollisuudet töiden tekemiseen. Voitko saada henkilöiden linjaesimiehet vapauttamaan tekijät linjatehtävistä projektin ajaksi? Voitko saada projektiryhmän samaan tilaan tai toimistoon, jotta viestintä paranisi ja ryhmätyö ja parityöskentely mahdollistuisivat? Ovatko työvälineet kunnossa ja osaavatko tekijät käyttää niitä?

Mallikas projektin muutoshallinta on kaikkien osapuolien etu

Muutos tarkoittaa projektissa mitä tahansa muutosta projektin suunniteltuihin tuotoksiin. Muutokset aiheuttavat toteutuessaan usein kasvavan työmäärän sekä uhkaavat projektin budjettia ja aikataulua. Projektipäällikön pitää osata tasapainoilla muutoshallinnassa projektin aikataulun, käytettävissä olevien resurssien, budjetin ja asiakastyytyväisyyden välillä.

Muutoshallinnan käytännöt

Muutoshallinnan käytännöt kuvataan projektisuunnitelmassa tai erillisessä suunnitelmassa. Muutoslokissa ylläpidetään listaa projektille esitetyistä muutoksista. Ehdotetut muutokset dokumentoidaan muutospyynnöiksi, joiden tarkoitus on kuvata ja arvioida pyydetty muutos, muutoksen vaikutukset projektiin, määritellä muutoksen toivottu toteutusaikataulu sekä tarjota vaihtoehdot muutoksen toteuttamiselle. Muutoshallintaan liittyvät käytännöt hillitsevät ylettömiä muutoshaluja, mutta näin muutokset tulevat myös analysoitua laadukkaammin ja muutoksen tarpeellisuus harkittua paremmin.

Päätöksenteko

Säntillinen toiminta projektissa edellyttää, ettei kaikkia muutostoiveita toteuteta heti, vaan noudatetaan muutoshallinnan käytäntöjä ja kerätään ehdotuksia muutoslokiin koko projektin ajan. Muutosehdotukset käsitellään ja hyväksytään tai hylätään sovittujen käytäntöjen mukaan yleensä projektin ohjausryhmän kokouksissa säännöllisesti. Projektilla on paremmat onnistumisen edellytykset, kun tehdään läpinäkyvää muutoshallintaa ja päätetään toteutettavista muutoksista yhdessä asiakkaan kanssa.

Suunnitelman päivittäminen ja versiointi

Kun muutokset hyväksytään projektin ohjausryhmässä, projektisuunnitelmaan tehdään tarvittavat muutokset (aikataulu, työmäärät, kustannukset, lopputuotokset) uudelle suunnitelmaversiolle. Näin suunnitelmaan dokumentoidaan, ettei projektia tehdä enää aikaisemman suunnitelman laajuuden mukaisesti. Versiointia käyttämällä jää suunnitelmasta talteen alkuperäinen versio sekä kaikki keskeiset hyväksytyt muutokset projektin ajalta. Versioinnin tuloksena myös projektin onnistumisen arviointi on helppoa projektin päätyttyä.

Projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää projektin muutokset ja laajuus tiukasti hallinnassa, jotta saavutetaan onnistunut lopputulos, johon asiakas on tyytyväinen.

Onnistunut projekti – hyvä fiilis!

Sain eilen päätökseen yhden pidemmän asiakasprojektin. Tavoitteet saavutettiin ja asiakas oli tyytyväinen tehtyyn työhön ja tuloksiin. Valmistunut projekti oli aikakriittinen eli tuotoksien valmistuminen suunnitellusti oli erityisen tärkeää.

Keskeiset tekijät projektin onnistumisessa olivat:

1. Riittävällä tasolla oleva, selkeä projektisuunnitelma ja realistinen aikataulu

Projektin osapuolilla oli yhteinen suunnitelma ja tiedettiin, mitkä tuotokset olivat välttämättömiä projektin onnistumisen kannalta ja mistä tuotoksista voidaan joustaa, mikäli aika ei riitä niiden toteutukseen. Vastuut olivat yksiselitteiset, ymmärrettiin mitä piti saada aikaiseksi ja tuotosten toteutukseen oli varattu riittävästi aikaa.

2. Kokeneet projekti-ihmiset ja hyvä yhteistyö projektin osapuolien välillä

Projekti oli miehitetty hyvällä kokemuksella. Osapuolet oppivat tuntemaan toisensa hyvin projektin aikana ja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi tehtiin töitä rakentavassa hengessä. Sovituista aikatauluista pidettiin kiinni kriittisten tehtävien osalta ja osapuolet pyysivät tarvittaessa apua ja tukea oikeilta tahoilta tavoitteiden saavuttamiseksi.

3. Sitoutuneet ihmiset

Projekti asetti tekijöilleen houkuttelevan haasteen, johon tartuttiin. Tekijät olivat sitoutuneita yhteiseen tavoitteeseen ja tuottivat vastuullaan olevat tuotokset aikataulussa. Ongelmatilanteissa pyydettiin apua ja sitä myös tarjottiin etupainotteisesti.

4. Johdon vahva sitoutuminen projektiin ja tehokas päätöksenteko

Johdon sitoutumista projektiin ei tarvinnut kyseenalaistaa projektissa, vaan kaikki tarvittava tuki ja apu olivat saatavilla. Ohjausryhmätyöskentely oli tehokasta ja toimi projektin tarpeen ehdoilla.

5. Riskienhallinta

Projektin esteet pyrittiin eliminoimaan välittömästi, kun ne oli tunnistettu. Tehtiin myös tehokasta riskien vaikutusten minimointia.

6. Rakentava ja avoin kommunikaatio osapuolien kesken

Projektin käytöskoodi oli herrasmiesmäinen ja kommunikaatio osapuolien välillä oli rakentavaa, joka edesauttoi hyvien tulosten syntymistä. Tehtiin yhtä projektia ja tavoiteltiin yhteistä tavoitetta.

Millä eväillä olet onnistunut omissa projekteissasi viime aikoina?