Suuren hankkeen tilannekuvan muodostaminen Project Online ja Power BI työkaluilla

Koska projektissa saattaa toimia kymmeniä eri osapuolia projektin eri vaiheissa, on reaaliaikaisen, luotettavan ja helposti laadittavan tilannekuvan saaminen projektijohdolle ohjauksen apuvälineeksi tärkeää projektin onnistumisen kannalta. 

Projektipomo sai tilaisuuden osallistua projektin tilannekuva-analyysin toteutukseen. Tehtävänä oli rakentaa käynnistyvän suuren infrahankkeen johdolle näkymä kokonaistilanteesta. Kokonaistilannekuva muodostuu yhdistämällä tietoa hankkeen usealta eri osa-alueelta: Osaprojektien aikatauluista, työmääräarvioista, kustannusennusteista, kustannusseurannasta, työturvallisuuden mittareista sekä riskianalyyseista. Hankkeeseen osallistuu useita urakoitsijoita, suunnittelijoita, konsultteja ja muita toimittajia. Lisäksi hankkeella on useita tilaajaosapuolia. 

Tilannekuvaa rakennettaessa on pohdittu ainakin seuraavia näkökohtia: 

  • Mitkä ovat tilannekuvan näkökulmat ja mittarit, jotka auttavat hankejohtoa ajoissa saamaan tiedon tulevista haasteista ja reagoimaan ajoissa?
  • Miten useiden eri näkökulmien mittarien tarvitsemat tiedot saadaan kerättyä useilta osapuolilta ja yhdistettyä yhteen näkymään?
  • Kuinka motivoidaan ja opastetaan lukuisat hankkeeseen osallistuvat osapuolet tuottamaan tarvittavat tiedot riittävän yhteismitallista raportointia varten?
  • Kuinka voidaan mahdollisimman hyvin hyödyntää olemassa olevia tietojärjestelmiä ja osapuolten nykyisiä seurannan työtapoja?
  • Voidaanko tiedon tuottajille, kuten urakoitsijoille ja suunnittelijoille samalla tuottaa lisäarvoa? 

Alustavat vaatimukset tilannekuvan näkökulmista ja mittareista kerättiin työpajoissa, joissa myös määriteltiin tarvittavat lähtötiedot mittarien laskemiseksi. Työpajoihin osallistui riittävä edustus eri tilaajaosapuolien henkilöitä. Työpajoissa kootut alustavat määrittelyt ovat hyvä lähtökohta raportoinnin rakentamiselle, mutta on myös hyvä ymmärtää, että tilannekuvan vaatimukset tulevat varmasti elämään ja muuttumaan hankkeen elinkaaren aikana. Määrittelyissä ei vielä hienosäädetty tarvittavia näkökulmia, vaan määriteltiin ensivaiheen tarpeet, joiden avulla voitiin lähteä rakentamaan tilannekuvan ensimmäistä versiota. 

Tilannekuvaa ja hankkeen suunnittelua ja seurantaa varten pystytettiin hankkeelle oma ympäristö Microsoftin pilvipalveluun. Hankkeen omassa pilviympäristössä, voidaan antaa helposti käyttöoikeudet kaikille eri organisaatioiden osapuolille, ilman että tarvitsee miettiä eri organisaatioiden olemassa olevia toisistaan mahdollisesti poikkeavia tiedonhallinnan käytäntöjä, tai rajoituksia ulkopuolisten pääsystä organisaation sisäverkkoon. 

Tilannekuvan muodostamisen analyysi- ja raportointivälineenä päätettiin käyttää Microsoft Power BI työkalua. Power BI kykenee yhdistämään tilannekuvan tarvitsemat tiedot useista eri tietolähteistä ja taustajärjestelmistä. 

Microsoftin pilviympäristöstä otettiin käyttöön myös Project Online toiminnallisuus, jonka avulla hankkeeseen osallistuvat organisaatiot luovat itse suunnitelmat oman työnsä osalta. Project Onlinella suunnitellaan projektien tehtävät, aikataulut, resurssien työmäärät ja seurataan töiden valmistumista.  

Suunnitelmat luodaan Microsoft Project Online Desktop Client ohjelmilla ja tallennetaan Project Onlineen. Kaikki hankkeen osapuolet siis käyttävät samaa suunnittelun ja seurannan järjestelmää. Eri suunnitelmien keskinäinen koordinointi onnistuu, kun eri suunnittelijat ja urakoitsijat näkevät toistensa aikataulut yhteisessä järjestelmässä.  

MS Project on yleisesti käytetty projektinhallinnan ohjelmisto, joten useilla osapuolilla on valmiiksi osaamista sen käyttöön. Tarvittaessa projektien suunnittelijoita opastetaan välineeseen parin tunnin koulutuksissa.  

Osa tilannekuvan lähtötiedoista, kuten riskianalyysi, kustannusennuste, hankkeen kustannusseurannan tiedot sekä joitain työmaiden tilannetietoja päivitetään erillisiin Excel tiedostoihin. Päivitetyt Excel tiedostot kerätään yhteisen Online ympäristön SharePointiin, josta ne ovat Power BI raportointijärjestelmän luettavissa. Excel tiedostot olivat jo käytössä hankkeessa, eikä niiden muotoa tarvinnut erikseen suunnitella tai muuttaa. Power BI kykenee lukemaan Excel tiedostot ja tekee niille tarvittavat tiedon muunnokset raportointia varten. 

Työturvallisuuden ja työmaan ongelmatilanteiden seurannan mittareiden laskentaan haluttiin viikoittainen tai kuukausittainen lähtötietojen keräys eri sopimusosapuolilta. Valmista yhteistä järjestelmää ei tähän tarkoitukseen ollut. Näitä työmaan tilanteen raportointeja varten luotiin muutama yksinkertainen SharePoint lista, jonne urakoitsijat ja suunnittelijat kirjaavat viikoittain tiedot omalta osaltaan, esimerkiksi mobiililaitteella suoraan työmaalta. 

Varsinainen tilannekuva muodostetaan käyttäen Power BI välinettä. Väline lataa ajastetusti tietomalliinsa tiedot eri tietolähteistä: Project Onlinesta, erillisistä Excel tiedostoista ja SharePoint listoista. Power BI muuntaa eri tietolähteistä tulevat tiedot raportoitavaan muotoon. 

Microsoftin pilviympäristö on helppo ja nopea alusta projektin tai hankkeen tiedonhallinnan tarpeisiin. Tässä toteutuksessa käytettyjen Power BI, Project Online ja SharePoint välineistöjen lisäksi Microsoftin pilvestä on helppo ottaa käyttöön muitakin projektijohtamista ja viestintää tukevia palveluita. Esimerkiksi Project Online lisenssillä käytettävä mallipohjainen Project Power App mahdollistaa hankkeen tarpeisiin räätälöidyn sovelluksen luonnin helposti konfiguroimalla. 

Nyt aikaan saatu tilanneraportointi on hyvä lähtökohta käynnistetyn hankkeen tilannekuvan muodostamiseen. Tietotarpeet tulevat varmasti muuttumaan ja kasvamaan hankkeen edetessä. Rakennettu hankkeen hallinnan tietojärjestelmä laajenee helposti suuremmalle käyttäjäkunnalle, kun hankkeen osapuolia tulee lisää mukaan.

Tuntikirjaus – aika ei ole vain rahaa

Oikein ja oikea aikaisesti hyödynnetty osaaminen ja tyytyväinen työntekijä tuovat kilpailuedun. Lisäksi on muitakin hyviä syitä suunnitella ja seurata sitä, mihin tehtäviin päivän työtunnit kohdistuvat. Näin luodaan edellytykset sille, että organisaation henkilöstössä oleva pääoma saadaan hyödynnettyä kaikkien yhteiseksi eduksi ja ennen kaikkea edistetään työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä.

Tuntien kirjaus ilman niihin liittyvää suunnitelmatietoa palvelee tilanteessa, jossa tunnit laskutetaan, niihin liittyviä sisäisiä kustannuksia järjestellään organisaation sisällä ja/tai tuotekehitystyön kustannuksia aktivoidaan taseeseen.

Tuntien kirjaus yhdistettynä suunnitelmatietoon ja organisaation tiedossa oleviin kyvykkyyksiin kantaa jo huomattavasti pidemmälle. Tarkka työtehtävä- ja päiväkohtainen toteutumatieto tarjoaa luotettavan lähtökohdan organisaation suorituskyvystä kertovien mittareiden toteuttamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Alla on joukko tärkeitä asioita, joissa menestyminen edellyttää luotettavaa tietoa siitä, millaiseen tekemiseen organisaation käytettävissä olevat työtunnit ja osaaminen ovat kohdistuneet.

  1. Perinteisissä projektien toimitusmalleissa suunnitteluvaiheessa täsmennetään tavoitellut tuotokset ja näiden aikaansaamisen edellyttämät työmäärät. Tuntitoteumien seuranta varmistaa sen, että poikkeamia voidaan analysoida ja niihin voidaan reagoida välittömästi.
  2. Suunnitelmallisen toteutustyön perustana on mahdollisimman realistinen aikataulu, resurssi- ja kustannussuunnitelma. Luotettavimmin tämä toteutuu, jos suunnitelmat nojaavat kokemusperäiseen tietoon. Toteutumatiedot aiemmista hankkeista ennaltaehkäisevät virheitä myynnissä ja takaa projektipäällikölle oikean määrän ja oikea aikaisesti sopivia resursseja projektin käyttöön.
  3. Tuntitoteutumat tarjoavat yksityiskohtaista tietoa organisaation laatumittareihin. Tärkeää on se, että työ kohdentuu lopputulosten saavuttamiseen, mahdollisten virheiden ennaltaehkäisyyn tai näiden korjaamiseen varhaisessa vaiheessa ja kerralla. Reagointia tarvitaan, jos virheitä korjaavan tai muu lopputuloksen saavuttamista vähän hyödyttävän työn osuus kasvaa trendinomaisesti. Sopivilla tuntikirjauskohteiden luokittelutiedoilla saadaan arvokasta analyysitietoa Lessons Learned/Retrospective tapahtumiin toiminnan kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.
  4. Tiimin jäsenten työkuorman seuranta kokonaisuutena on yksi tiimistä vastaavan henkilön tärkeimmistä tehtävistä. Kuormituksen ja käytettävissä olevan kapasiteetin kohtaamisen jatkuva optimointi edellyttää luotettavaa tietoa siitä, mihin käytettävissä olevat tunnit ovat kohdistuneet ja millaisia poikkeamia on verrattuna suunnitelmaan. Lähiesimiehen tulee erityisesti kiinnittää huomiota avainresurssien kuormitukseen hankkeiden ylitse sekä uusien tiimin jäsenten osaamisen kasvattamiseen sopivan haasteellisissa työtehtävissä.
  5. Projektipäällikön vahva henkilökohtainen näkemys projektinsa tilasta ei aina riitä. Viestintä projektin sidosryhmille tulee olla objektiivista, uskottavaa ja läpinäkyvää. Tämä onnistuu vain, jos viestinnän lähtökohtana oleviin tietoihin voidaan luottaa ja tiedot ovat jäljitettävissä. Luotettavin tieto syntyy niistä yksityiskohtaisesta toteutumatiedosta, jota projektin jäsenet osaltaan tuntiraportoinnin kautta kerryttävät.
  6. Hyvin toteutettu kirjausjärjestelmä tuo käyttäjälleen tarjolle ne työtehtävät, joihin hänen tulee kulloinkin keskittyä. Työt tulevat näin tehtyä kerralla, nopeammin ja laadukkaammin. Tuntikirjaus vähentää samanaikaisesti tehtävien töiden määrää ja auttaa kohdistamaan huomin oleelliseen. Työnkulkuun saadaan kaivattu imu joka kasvattaa työtehoa ja tekijöiden motivaatiota.
  7. Työmäärien vaihtelu, pitkät työpäivät, ylikuormitus, kiivas työrytmi ja muut työn hallintaan liittyvät ongelmat altistavat työuupumukselle. Tuntikirjaus nostaa tuntikirjaajan tietoisuutta siitä mihin työpäivän tunnit kuluvatkaan. Tietoisuus omasta työkuormasta ja työtehtävien prioriteeteista ovat oiva selkänoja sanoa kaikelle sellaiselle ei, joka tarpeettomasti kasvattaa päivän aikana tehtäviä tunteja sekä kyllä kaikelle tavoitteelliselle, tuottavalle ja motivoivalle tekemiselle.
  8. Hälyttävää on, jos henkilön tuntikirjausnäkymässä on paljon kirjauskohteita pienillä päivittäisillä tuntimäärillä. Usean työtehtävän samanaikainen suorittaminen ja vaihtaminen näiden välillä ei edistä tavoiteltua tuottavuuden kasvua. Tuntikirjausjärjestelmään kirjatut tiedot nostavat esiin piilossa olevan työn, töiden hallinnan ja priorisoinnin ongelmat sekä auttavat puuttumaan tilanteeseen välittömästi.
  9. Henkilöiden työtuntikertymät ovat vakioaihe viranomaisen suorittamassa työsuojelutarkastuksessa. Työtuntien seurantaa tulee tehdä jo lainsäädännön vaatimuksesta. Kattavasti käyttöön otettu tuntikirjausratkaisu täyttää tämän tarpeen. Järjestelmän on mahdollista myös tukea joustavia työn tekemisen malleja saavutettavuudellaan ja saldokertymien laskennalla.

Projektien ketteriin toimitusmalleihin liittyen esitetään, että tuntikirjaus on ainakin ei –toivottua jollei kokonaan tarpeetonta. “Scrum does not consider the time spent working on Sprint Backlog Items. The work remaining and date are the only variables of interest”. Eli keskeiset seurattavat asiat ovat arvio jäljellä olevasta työmäärästä ja valmistumisajankohdasta. Merkittävää kuitenkin on, että monet edellä kuvatuista asioista ovat hyvin ajankohtaisia ja tarpeellisia myös ketterissä toimitusmalleissa.

Selvää on, että tuntien kirjauksen edut saavutetaan kattavasti vain, kun se on osa keskitettyä projektien, töiden ja kapasiteetin hallinnan tietojärjestelmää. Tarkkuutta, kattavuutta ja luotettavuutta tuntikirjaukseen on mahdollista tuoda järjestelmään toteutettavilla rajapinnoilla. Esim. henkilötietojen, lomatietojen ja käytettävissä olevien työtuntimäärien tuominen HR järjestelmästä tukee kapasiteettihallintaa. Jos organisaation kaikki työtunnit kohdistetaan ulkoisille ja/tai sisäisille asiakkaille on osoittautunut hyvin kannattavaksi tuottaa kulunvalvonnasta päiväkohtaiset läsnäolotunnit kirjaajan tiedoksi. Näin varmistetaan kaikkien asiakastuntien päätyminen kohdistettavaksi ja laskutukseen.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi käyttäjäystävälliseen, helposti lähestyttävään ja integroituvaan tuntikirjausjärjestelmään, joka toimii myös luontevana osana kattavaa projektien-, töiden- ja resurssien hallinnan tietojärjestelmää.

Kuinka kävi – tuottiko kehityshankkeesi tavoitellut hyödyt?

Projekti on väline hyötyjen tuottamiseksi projektin sidosryhmille. Tavoitteena voi olla toiminnan laadun parantaminen, kustannustehokkuuden nostaminen, asiakastyytyväisyyden nostaminen jne.

Hyötyjen tunnistaminen ja saavutettujen hyötyjen mittaaminen ovat keskeisiä asioita arvioitaessa projektiehdokkaita suhteessa toisiinsa sekä sitä, kuinka onnistunut projekti lopulta olikaan.

Projektin valinta toteutukseen on valinta suuresta ehdokasmäärästä ja kriteerinä ovat hyötyjen maksimointi organisaation ja sidosryhmien kannalta.  Tähän tarvitaan toimivaa strategiaprosessia, jossa projektiehdokkaita arvioidaan suhteessa organisaation tavoitteisiin ja valinta kohdistetaan vain niihin, jotka täyttävät kriteerit parhaiten ja joilla on paras mahdollisuus menestyä.

Projektin tavoiteltavien hyötyjen saavuttamista pitää seurata ja mitata projektin alusta asti. Mikäli tavoitteet eivät suunnitellusti täyty, niin asiaan on puututtava sovituilla projektin muutoshallinnan keinoilla. Muutoshallinnan tulee keskittyä ensi sijassa tavoiteltujen hyötyjen saavuttamiseen. Projektin jatkaminen tulee olla mahdollista kyseenalaistaa missä tahansa toteutuksen vaiheessa. Näin projektin varaamat kyvykkyydet vapautuvat hyötyjä paremmin tuottaviin kohteisiin.

Hyötyjä aletaan saavuttaa useasti vasta projektin toimitusvaiheessa tai sen jälkeen. Samoja hyötyjä tavoitellaan myös muissa projekteissa. Merkittävää siis on, että tavoiteltujen hyötyjen saavuttamisen seuranta ja hallinta ovat projektien ylitse tapahtuvaa toimintaa. Seuranta tulee jatkua myös projektin toteutuksen jälkeen toiminnan jatkuvan kehittämisen periaatteiden mukaisesti.

Kyse on suunnitelmallisesta hyötyjen hallinnasta. Tavoitteena on varmistaa, että toteutettavat projektit saavuttavat tavoitellut hyödyt ja että saavutetut hyödyt ovat pysyviä. Hyötyjen hallinta edellyttää suunnitelmallisuutta, mittareita, omistajuutta ja sovittuja toimintamalleja. Asiaa on osaltaan edistänyt osaltaan myös PMI – Project management Institute omassa julkaisussaan.

Alla muutama vinkki hankkeen hyötysuunnitelman tekemiseen:

– Tunnista ja kuvaa tavoiteltavat hyödyt. Huomaa lyhyen ja pitkän tähtäyksen tavoitteet sekä sidosryhmien tavoittelemien suorien hyötyjen ohella välilliset hyödyt koko organisaatiolle.

– Muodosta mittari ja vertailukohta kunkin tunnistetun hyödyn saavuttamisen arviointiin sekä miten saavuttamista seurataan ja viestitään.

– Selvitä mahdolliset hyötyjen väliset riippuvuussuhteet. Varmista, että kukin tavoiteltava hyöty liittyy organisaation strategisiin tavoitteisiin.

– Määrittele hyödyn saavuttamiseen liittyvät keskeiset oletukset, tehtävät ja mahdolliset riskit ja rajoitteet.

– Arvioi kunkin hyödyn saavuttamisen ajankohta. Huomaa, että kyse ei niinkään ole tietystä hetkestä, vaan ajanjaksosta, jonka kuluessa hyöty saavutetaan ja se voi ulottua myös projektin päättymisen jälkeiseen aikaan.

– Määritä kuka omistaa kunkin tunnistetun hyödyn ja vastaa siitä, että saavutettu hyöty on pysyvä.

Edellä kuvattua projektin hyötysuunnitelmaa voidaan näppärästi visualisoida jana-aikataulukuvaajalla, joka ryhmitellään tarkoituksenmukaisesti. Kumulatiiviset rahalliset hyödyt voidaan esittää tähän liittyvänä histogrammina. Koko organisaatiota palvelevat vastaavat esitykset, mutta projektien ylitse tuotettuna.

Aivan kaikkia tavoiteltuja hyötyjä voi olla voi olla vaikea mitata kuten parantunut yritysimago. Tällaiset aineettomatkin hyödyt ovat yhtä tavoiteltavia, kuin mitattavissa olevatkin. Huomioi siis myös nämä hyötysuunnitelmassasi.

Tarvitsetko välineitä organisaatiosi hankkeiden strategianmukaisuuden arviointiin, priorisointiin ja valintaan? Ota yhteys – merkittäviä hyötyjä on saavutettavissa!

 

 

Retroilua ja Lessons Learned

’Ota oppia menneestä, toimi nykyhetkessä ja valmistaudu tulevaan’ luonnehtii osuvasti yhtä lailla oppivan organisaation toimintaa kuin kaikkiaan järkevää elämänasennetta.

Perinteisessä projektimaailmassa Lessons Learned, eli saatujen kokemusten hyödyntäminen luo vahvan pohjan tulevien hankkeiden menestykselle. Tiimi, tuote ja release kohtaiset retrot (Retrospective) ovat keskeinen osa ketterän tiimin toiminnan kehittämistä sekä kehityssykleissä etenevien hankkeiden laadun parantamista.

Tiimin sisäinen tutkinta siitä mikä meni hyvin, mikä meni huonosti ja missä pitää parantaa osataan jo hyvin. Pienellä lisäpanostuksella on tuosta kuitenkin mahdollista päästä pidemmälle ja valjastaa eri lähteistä tuleva kokemustieto koko organisaation voimavaraksi. Todellisen pohjan menestykselle tuo dokumentoitu ja käytössä oleva toimintamalli, jota tukee tarkoituksenmukainen tietojärjestelmä

Toiminnan kehittämisen systematisoinnissa voi edetä askel kerrallaan tiimin sisäisestä toiminnasta koko organisaation toimintamalliksi siten, että hyötyjä realisoituu koko ajan:

  1. Vakiinnutetaan tiimin sisäiset käytännöt ja tavoitteet palautteiden kokoamiseen ja käsittelyyn. Onnistumisen varmistaa huolellinen suunnittelu ja toteutus analyyttisellä ja objektiivisella otteella. Palaute tulee eritellä tarkoituksenmukaisiin aihealueisiin (esim. toimintamallit ja päätöksenteko, tiedonkulku, resursointi ym.). Palaute kerätään säännöllisesti sopivissa tarkastelupisteissä kaikilta toimintaan suoraan osallistuneilta sekä tarvittaessa myös sidosryhmiltä.

Etukäteen kerätyt palautteet koostetaan ja käsitellään tiimissä aihealueittain. Mietitään syitä ja seurauksia, toiminnan vahvuuksia ja kehityskohteista. Muodostakaan yhdessä lista toimenpiteistä, joilla toimintaa parannetaan, jaetaan vastuut ja toteuttakaan sovitut päätökset.

  1. Tiimikohtaisesti koottu kokemustieto tuodaan laajasti muiden hyödynnettäväksi. Tämän askeleen merkitystä ja ei pidä aliarvioida. Tiimi ja projektikohtaisista suorituksista otetaan askel kohti organisaation yhteistä ratkaisua. Lähtökohdaksi riittää, että ketterien tiimien retrojen lopputulokset sekä yleensä projektidokumentaation osana olevat väli- ja loppuraportit tuodaan kaikkien saataville.
  1. Organisaatioon luodaan yhteiset toimintamallit kokemustiedon ja parhaiden käytäntöjen keräämiseen, analysointiin ja hyödyntämiseen. Nimetty vastuuhenkilö ylläpitää ja kehittää toimintaa. Yhteiset dokumenttipohjat ja tiedonkeruulomakkeet luovat edellytykset kokemustiedon yhdenmukaiseen ja järjestelmälliseen keräämiseen ja analysointiin.
  1. Tietojen keräämisessä, luokittelemisessa ja analysoinnissa aletaan hyödyntää tietojärjestelmää. Työnkulku yhdenmukaistuu koko organisaatiossa ja tiimien yhteistyölle muodostuu luonteva pohja. Tiedot löytyvät yhteismitallisesti ja keskitetysti yhdestä paikasta. Sopivilla luokittelutiedoilla on mahdollisuus koostaa tilannetietoa ja luoda seurattavia mittareita toiminto, projekti ja tuotekohtaisesti.

Integroidun tietojärjestelmän vahvuutena on kaiken organisaation toimintaan liittyvän keskeisen tiedon hallinta ja saatavilla olo yhdestä paikasta. Muiden tietojen ohella järjestelmässä ylläpidettävä kokemustieto luo vahvan pohjan organisaation toiminnan kehittämiseen. Ota yhteys, jos kiinnostuksesi heräsi tietojärjestelmätoteutukseen, jossa organisaation kaikki työ tuodaan näkyväksi ja joka lähtökohtaisesti tukee myös oppivan organisaation toimintaa.

看板 – Kanban

Otsikon kirjoitusmerkit ovat Japania ja merkitsevät suomeksi suurin piirtein samaa kuin kyltti tai taulu. Kanban on verraton apuneuvo projektien tehtävien ja tiimin työn hallinnassa ja visualisoinnissa. Hyvä esimerkki on alla oleva näkymä, jossa sopivan kokoisiin osiin pilkotut tehtävät esitetään elinkaarivaiheittain tärkeysjärjestyksessä. Tehtäviä kuvaavissa laatikoissa esitetään työhön liittyvät keskeiset tiedot ja sopivilla liikennevaloilla visualisoidaan tilannetietoa ja nostetaan poikkeamat esiin.

Työnkulun ohjaaminen ja töiden priorisointi onnistuvat samassa näkymässä siirtämällä hiirellä tehtävälaatikoita elinkaarivaiheesta toiseen ja haluttuun tärkeysjärjestykseen. Tavoitteena on ennustettava, keskeytyksetön ja imuohjauksella toimiva työnkulku, joka mahdollistaa nopean reagoinnin ja päätöksenteon.

Näkökulmaa vaihtamalla samaan tietoon saadaan kätevästi visualisoitua esim. tiimin jäsenten vastuulla olevat tehtävät tärkeysjärjestyksessä ja varmistetaan näin tasainen kuormitus ja se, että painopiste on kulloinkin merkityksellisessä tekemisessä.

Yksi Kanbanin taustalla olevista ideoista on, että kuormituksen ja kapasiteetin hallinta ja korkea tuottavuus saadaan aikaiseksi käynnissä olevien tehtävien määrää optimoimalla. Käynnissä olevien tehtävien määrällä tarkoitetaan työtä, joka on aloitettu, mutta ei vielä ole saatettu päätökseen (WIP). Käynnissä olevien tehtävien enimmäismäärä kussakin työn tekemisen elinkaarivaiheessa on mahdollista arvioida toiminto, tiimi ja henkilötasolla. Työkuormat ja tehtävien läpimenoaika eri vaiheissa saadaan optimoitua vaikuttamalla uusien työn alle otettavien tehtävien määrään.

Alla on noin 10 hyvää syytä hyödyntää Kanban näkymää organisaation töiden hallinnassa:

-Kaikki työ tulee näkyväksi. Nähdään yhdellä silmäyksellä, mitä kullakin tiimin jäsenellä on työn alla ja mitkä työt ovat valmistumassa ja mitä on mahdollista aloittaa. Ymmärrys siitä, mihin työaika kuluu kasvaa.

-Visuaalinen näkymä ohjaa priorisoimaan tekemisen ja työn alle otettavat asiat. Turha työ minimoituu.

-Työkulkuun ja tuottavuuteen liittyvät ongelmakohdat nousevat selkeästi esiin ja näihin voidaan reagoida saman tien toteuttavan tiimin toimenpitein.

-Toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin voidaan reagoida nopeasti visuaalisessa käyttöliittymässä vaikuttamalla prioriteetteihin ja työn alle otettaviin töihin.

-Työn laatu paranee, osaaminen ja kuormitukset tasoittuvat tiimissä, kun työn alle otettavien töiden määrään ja kohdistumiseen voidaan tehokkaasti vaikuttaa.

-Tavoitteena on asioiden saaminen valmiiksi ja pitää tahti tasaisena. Näin synnytetään työnkulkuun tuottavuutta ja tehokkuutta kasvattava imu. Loppupelissä vain valmiilla asioilla on arvoa.

-Toimintatapoja voidaan kehittää ja hienosäätää lähellä työn tekemistä. Toiminnan jatkuvalle kehittämiselle on vahva pohja ja luonteva ympäristö.

-Tehtävien valmistuminen näkyvään, ennustettavaan ja tiiviiseen tahtiin mahdollistaa saavutettavien hyötyjen nopean realisoitumisen. Kaikenlainen palaute voidaan käsitellä saman tien ja esiin nousevat ideat voidaan hyödyntää nopeasti.

-Näkyvyys työn tekemiseen, vaikutusmahdollisuus, näkyvät lopputulokset ja välitön palaute luovat pohjan hyvälle yhdessä tekemisen meiningille. Motivaatio, tuottavuus ja tehokkuus kasvavat ja asioita tehdään koko ajan paremmin.

-Työn tekemisen visualisointi auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia ja nosta esiin toiminnan kannalta merkitykselliset asiat: pysytäänkö toimituskokonaisuuksien sisältö- ja aikataulutavoitteissa, onko tekemisen painopiste merkityksellisissä asioissa, onko töiden hallintaprosessissa vielä kehitettävää. jne.

Kanban periaatetta voidaan laajentaa asiantuntijatyön hallinnasta salkunhallintaan. Visuaalinen, taulukkomuotoinen esitys on kätevä tapa havainnollistaa ja ylläpitää salkun sisältöä elinkaarivaiheittain.

Kanban näkymistä on tullut keskeinen väline asiantuntijatyön hallintaan ja välttämätön komponentti osana projektien, töiden, resurssien ja salkkujen hallintajärjestelmää. Ota yhteys, niin mietimme yhdessä visuaalisen ratkaisun organisaatiosi asiantuntijatyön ohjaukseen ja salkunhallintaan.

Jaksotettua kustannushallintaa

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa oivat mittarit projektien valintaan, seurantaan ja ohjaamiseen sekä ylipäätään tulevaisuuden ennustamiseen.

Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja rakenteilla on mahdollista tuoda eri tyyppiset projektit tarkasteluun yhdessä. Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista.

Projektin kustannushallinnan perustan luovat projektille tehty kustannusarvio, josta hyväksyttynä muodostuu projektin budjetti, tapa kerätä toteutumatietoa sekä sovitut seurannan ja muutoksenhallinnan käytännöt. (https://projektipomo.com/tag/projektin-kustannusseuranta/)

Alla muutama esiin nosto oleellista asioita.

Kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Osittaminen ja ryhmittely kustannuslajeittain riittää jo usein. Isommissa projekteissa on syytä hyödyntää projektin laajuuteen liittyvää rakenne- ja luokittelutietoa esim. sijainti, järjestelmä, ammattiala, määrä ym. tietoja.

Kustannukset tulee jaksottaa projektin toteutusajalle. Kuukausijaksotus on luonteva ja silloin on helppoa toimia samoissa seurantasykleissä yrityksen taloushallinnon kanssa.

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista, joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa. Toteutuneiden kustannusten seurantatarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada tapahtumat kohdistettua oikein käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen ja tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tapahtumatasolla.

Ennusteen jaksotus ja ositus tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen mahdollistaa projektien tosiaikaisen seurannan ja kuukausittaiset tilinpäätökset. Analyysissä tarkastellaan käytettyjä rakenteita vasten alkuperäistä budjettia, ennustetta, toteutumaa sekä jo saavutettuja hyötyjä. Tarkastelun pohjalta muokataan ja hyväksytetään projektille tarvittaessa uusi kustannusennuste. Kuukausittaiset tilinpäätökset ovat kätevä tapa trendien seuraamiseen ja poikkeamin havainnointiin. Näin ne luovat edellytykset ongelmien tunnistamiseen sekä reagointiin aikaisessa vaiheessa.

Kustannushallinnan tuottamia tunnuslukuja käytettyyn rakenteeseen liitettyinä ovat esim.
-Toteutuneet kustannukset jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin ja ennusteeseen
-Ennuste jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin.

Edistyneet henkilöt saattavat tukeutua tuloksen arvo menetelmään, joka tarjoaa kattavan joukon KPI tunnuslukuja projektin seurantaan (https://projektipomo.com/tag/tuloksen-arvo/).

Projektien kustannushallinnan tiedot sekä yhtenäiset toimintamallit luovat pohjan toimivalle portfoliohallinnalle ja palvelevat koko organisaation toimintaa tarjoamalla näkyvyyttä, ennustettavuutta ja mittareita.

KPI mittarit projektipäällikön apuna

Aiemmassa Projektin tilanneraporttiin liittyvässä kirjoituksessa sivuttiin jo lyhyesti projektin KPI (Key Performance Indicator) mittareita ja luvattiin palata asiaan.

Mittareita luodaan tarpeen mukaan projektin toiminnan eri tasoille ja eri rooleille. Projektipäälliköllä on niin ikään tarve mitata tiiminsä toimintaa, kyvykkyyttä ja tavoitteiden saavuttamista omilla mittareilla.

Projektin KPI’t on syytä jakaa määrällisiin ja laadullisiin mittareihin. Ero on, että toinen on selkeästi mitattavissa oleva ja toinen pohjautuu enemmän tarkasteluhetkellä luotuun näkemykseen. Molempia tarvitaan!

Projektin KPI’t päätetään projektin alussa ja niissä otetaan aina huomioon projektin erityispiirteet. Mittarit tulee valita siten, että henkilöt voivat omilla toimenpiteillään aidosti vaikuttaa mittarin toteutumiseen.

Alla on vinkit siihen, mitä projektipäällikön on syytä pitää mielessä sopiessaan tiiminsä kanssa mittareista.
-Kuvaa selkeästi mitä halutaan mitata ja miksi
-Varmista, että kuvatut mittarit ovat tiedossa, hyväksytty ja sisäistetty
-Varaudu muutoksiin sillä projektissa tapahtuvat muutokset heijastuvat myös sovittuihin mittareihin
-Seuraa tilannetta säännöllisesti projektipalavereissa ja reagoi poikkeamiin saman tien

Seuraavassa määrällisiä mittareita projektipäällikön apuvälineeksi:
-Työkuorma ja käyttöaste: toteutunut kuormitus suhteessa sovittuun ja käytettävissä olevaan kapasiteettiin
-Laatu: virhekorjauksiin käytetyn työmäärän suhde muuhun työmäärään ja/tai laadunvarmistuksen toteutunut työmäärä suhteessa suunniteltuun
-Edistyminen: valmistuneiden tehtävien määrä verrattuna suunnitelmaan

Seuraavia laadullisia mittareita voi visualisoida hymiöillä ja tiedot saadaan esim. sähköpostikyselyllä:
-Viestinnän toteutuminen projektissa
-Sidosryhmien tyytyväisyys projektin etenemiseen
-Projektiryhmän tyytyväisyys

Mittareihin käytettävä tieto on oltava ajantasaista ja laadukasta. Tämä käytännössä edellyttää tarkoituksenmukaista tietojärjestelmää projektin käyttöön. Järjestelmässä ylläpidetty ajantasainen ja luotettava tieto tulee voida visualisoida järjestelmän piirteillä eri roolien tarpeisiin analyysin ja päätöksenteon pohjaksi.

Käytännön kokemuksia projektin tilanneraportoinnista

Projektin tilannetietoa tarvitsevat mm. projektin ohjausryhmä, asiakas, asiakkaan johto ja oman yrityksen johto. Eri sidosryhmillä voi olla raportin sisällölle kullakin omia vaatimuksia ja tarpeita. Sisäisesti tilannetta voidaan raportoida tiukemmin ja talousluvut/KPI-luvut on tuotettava yrityksen vaatimusten mukaisesti. Asiakas taas on kiinnostunut KPI-lukujen osalta enemmän tekemänsä sopimuksen ja projektin laajuudesta, aikataulun pitävyydestä ja miten projekti on kokonaisuudessaan onnistumassa. Kun kaikkien sidosryhmien tarpeet huomioi, voi raportointi viedä projektipäälliköltä paljon aikaa.

Tilanneraportin pitää olla hyvin määritelty ja sen sisällön pitää olla kaikille projektipäälliköille selvä, jotta jokainen osaa raportoida KPI-luvut sekä mahdollisen muun sisällön oikein – miten esimerkiksi ao. kuvassakin näkyvä valmiusaste määritellään sekä kustannusten/työmäärän toteutuma ja ennuste. Työtä helpottaa kovasti yrityksen yhtenevät toimintatavat ja standardit projektin raporttipohjat, joita käytetään kaikissa projekteissa. Tällöin raportoinnista tulee rutiinia ja jokaisessa projektissa asiaa ei tarvitse opetella uudelleen.

Kuva. Esimerkki projektin tilanneraportista

Mitä projektin tilanneraportilla pitää raportoida keskeisten talous/KPI-lukujen lisäksi? Edelleen liiankin usein raportoidaan kaikkea mahdollista puuhaa ja kokouksia, mitä projektissa on aherrettu kuluneen periodin aikana (jopa projektin laajuuden ulkopuolisia asioita). Tilanneraportilla pitää selkeästi raportoida puuhien sijaan, mitä kaikkien kokousten ja aherruksen lopputuloksena on saatu aikaan eli syntyneet projektin tuotokset (mitä on saatu valmiiksi tai selkeästi, kuinka valmista on tullut esim. laitteiden asennuksista tehty 50%). Aikaansaannosten lisäksi tärkeää on, mitä poikkeamia on tullut toteutuneella periodilla eli mitä suunnitelman mukaisia tuotoksia ei ole pystytty tuottamaan. Suurimmat/uudet riskit ja mahdolliset ongelmat ratkaisuvaihtoehtoineen ovat tärkeitä. Ohjausryhmälle ja johdolle pitää myös raportoida, mitä päätöksiä heiltä vaaditaan, jotta projekti pääsee suunnitelman mukaisesti etenemään.

Tänä päivänä projektipäällikön työtä helpottaa raportoinnin osalta usein myös automatiikka eli projektipäällikkö voi saada esim. yrityksen järjestelmistä (projektinhallinta, talous, BI)) valmiin projektin tilanneraportin, jossa on valmiiksi KPI-luvut ja projektipäällikölle jää vain projektin tilanteen raportointi. Koko raportointi voi tapahtua myös täysin automaattisesti projektinhallintajärjestelmässä, mikäli proosa-muotoista raportointia ei tarvita. Työtä säästyy ja vältytään monilta inhimillisiltä virheiltä.

Palaan tähän aiheeseen seuraavissa kirjoituksissani.

Aikataulu luo tehokkuutta

Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on projektin aikataulu, Gantt-kaavio.

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi. Se kertoo myös, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajan suhteen. Tuotosten sisällölliset tavoitteet voidaan varmistaa aikataulussa olevien etappien avulla.

Mitä hyötyjä saavutetaan aikataulusuunnittelulla?

  1. Ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva projektin tilanteesta
  2. Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
  3. Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
  4. Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
  5. Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
  6. Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
  7. Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Tervetuloa maksuttomaan Camako EPM -webinaariimme 7.3.2017 tutustumaan uuteen, helppokäyttöiseen Camako EPM:n aikataulusuunnitteluvälineeseen. Ilmoittaudu >>

Pienet projektit – pahin päänsärky

Usein pienet asiat synnyttävät suurimmat haasteet ja näin käy usein myös pienten projektien kanssa.

Projektin suhteellinen pienuus voi helposti erehdyttää asioiden aliarviointiin ja ottamaan asioita itsestäänselvyyksinä. Usein ongelmaksi muodostuu – yllättäen – että koetetaan saada aikaan liian paljon ja liian nopeasti. Pienistä puroista syntyy suuri virta ja ongelmat kertaantuvat useiden rinnakkaisten pienten projektien yhteydessä.

Pieni projekti täyttää kaikki projektin tunnusmerkit: se on tilapäinen ja aikarajattu, sillä on määrätty lopputulos ja sen toteuttajat ovat tiedossa. Pienessä projektissa toteuttajia on vähän, budjetti on pieni, prioriteetti saattaa olla matala ja tavoitteena on ehkä nopea suoritus. Tyypillisesti pienen projektin toteuttajia kuormittavat samaan aikaan myös muut hankkeet.

Pienen projektin ongelmat liittyvät tyypillisesti toteutuksen suunnitteluun ja työmäärien arviointiin, toteutuksen seurantaan, muutoshallintaan, viestintään sekä resurssien hallintaan. Nämä ongelmat näkyvät uudelleensuunnittelun tarpeena, asetettujen aikataulu- ja kustannustavoitteiden pettämisenä sekä resurssien ylikuormittumisena.

Siispä organisaation on syytä miettiä yhtenäinen malli pienten projektien hallintaan siinä missä suurtenkin:

  • Muodosta rakenne pienten projektien hallintaan vakioimalla käytetyt dokumenttipohjat. Tällöin varmistetaan, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioitua.
  • Vakioi toimintamalli pienille projekteille. Tällä luodaan yhtenäinen tapa toimia ja edellytykset ketterälle ja nopealle toteutukselle.
  • Suunnittele tekeminen tarkoituksenmukaisella tarkkuudella. Hyvä sääntö on, että suunnittelu viedään sellaiselle tasolle, että tehtävien sisältö, työmäärät ja riippuvuudet voidaan luotettavasti määrittää ja työmäärien toteutumista voidaan seurata.
  • Luo edellytykset tekemisen priorisoinnille. Projekteja on käynnissä lukuisia samanaikaisesti. Ylikuormitus- ja muutostilanteissa tulee olla käytettävissä riittävät tiedot projektien kriittisyydestä, jotta resurssien kohdistaminen on optimaalista. Näkyvyys käynnissä olevaan ja suunniteltuun tekemiseen on tärkeää.
  • Viestitä uutterasti tapahtumista projektien ylitse. Näin varmistat, että päättyvistä projekteista ja tehtävistä vapautuvat resurssit siirtyvät alkavien tehtävien pariin sujuvasti ja resurssien käyttö on tehokasta.

Käytännön kokemus on, että kaikki organisaation toteuttamat projektit kannattaa luokitella organisaatiolle sopivilla kriteereillä pieniin (Small), tavanomaisiin (Ordinary) ja suuriin (Large) projekteihin (SOL!). Kullekin projektiluokalle on erikseen kuvatut rakenteet ja menettelytavat.

Kokonaistilanteen hallinta edellyttää tietojärjestelmää, jossa hallitaan organisaation kaikki projektit koosta riippumatta. Pienten projektien kohdalla tietojen ajantasaisuus, kustannus- ja kuormitustarkastelut projektien ylitse ja erilaiset mittarit ongelmaprojektien esiin nostamiseksi sekä tekemisen priorisointiin ovat järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia. Joustavia ja eri mittakaavan projekteihin soveltuvia järjestelmiä on useita – annamme näistä mielellämme lisätietoja!