Poikkeusolot pakottavat keksimään luovia tapoja tehdä ja johtaa työtä. Onneksi etätyö on monelle meistä jo tullut tutuksi. Etäkokoukset, jaetut tallennustilat, jaetut dokumentit ja muut etätyötä mahdollistavat välineistöt ovat arkipäivää myös toimistoympäristössä.
Projektijohtamisen ohjelmistot sisältävät paljon viestinnän tukemiseen liittyviä toimintoja, joiden avulla yhteinen tekeminen saadaan näkyväksi kaikille projektiryhmän jäsenille ja myös johdolle.
Etätyön johtaminen ei kuitenkaan välttämättä ole meille yhtä tuttua, sillä tilannetta, jossa lähes kaikki työntekijät työskentelevät etänä, ei ole aiemmin ollut. Nyt koronavirus (COVID-19) epidemian aikaansaamat suojaustoimenpiteet ovat pakottaneet hyvin monet meistä tekemään töitä kotoa tai muusta etäpisteestä.
1. Miten ohjaat ja valvot työn etenemistä?
Toimistoympäristössä, kun asiantuntijat ovat tavoitettavissa kasvokkain, voit piipahtaa kysäisemään työn tilanteesta. Voit olla läsnä ja saavutettavissa kysymyksille. Etätyötilanteessa on viestinnälle enemmän kynnyksiä. Soitanko, lähetänkö sähköpostia, otanko yhteyttä pikaviestillä? Kommunikoinko yksittäisten henkilöiden kanssa, vai kutsunko samaan kokoukseen useampia kerralla?
Varmista että saat projektissa käyttöön yhteiset työnohjauksen välineet, joiden avulla projektiryhmä voi viestiä tehtävät ja valmistumiset. Käyttöliittyminä voivat toimia Kanban taulut ja janakaaviot. Ryhmän jäsenillä pitää olla selkeä näkymä omiin töihinsä ja mahdollisuus kirjata tehtävien toteutumat ja toteutuneet työmäärät jaetun välineen kautta. Näin muodostuu yhteinen projektin tilannekuva, joka kyetään jakamaan tosiaikaisesti projektiryhmälle.
2. Miten varmistan tiimin jäsenten motivaation?
Etätyöskentelyssä asiantuntijoiden saattaa olla vaikeampi keskittyä oikeisiin asioihin. Työympäristön häiritsevät tekijät esimerkiksi kotona ovat erilaisia kuin toimistolla. Päivittäinen työrytmi saattaa muuttua, esimerkiksi jos on kiusaus käyttää valoisaa aikaa ulkoiluun ja ajoittaa työtunnit iltaan.
Toisaalta vaarana on, että työt ovat koko ajan läsnä ja töiden lopettaminen ei onnistu, vaan töiden ”syrjässä” roikutaan pitkälle iltaan. Harrastukset, ulkoilu ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen kärsii. Silloin etätyöntekijät väsyvät ja kyllästyvät.
Pitkä etätyöjakso vähentää sosiaalisia kontakteja ja kanssakäymistä, joka on olennainen osa toimivaa työyhteisöä.
“All work and no play makes Jack a dull boy”
Sopivien yhteisten rutiinien avulla voidaan koittaa ylläpitää hyvää työrytmiä.
Sopivien yhteisten rutiinien avulla, esimerkiksi järjestämällä yhteisiä projektikokouksia sovitun aikataulun mukaan, voidaan ylläpitää työrytmiä. Samalla varmistetaan, että myös työt etenevät.
Mikään ei estä pitämästä vaikka joka aamu nopeita stand–up kokouksia.
Kannattaa myös kokeilla virtuaalisia kahvitilaisuuksia. Kukin keittää kahvit etäpisteessään ja sitten vain videokokous päälle ja vapaamuotoisempi keskustelu saa alkaa. Tulet huomaamaan, että muukin viestintä paranee.
3. Miten varmistan, että asiantuntijat kommunikoivat keskenään?
Huolehdi että kommunikaatio toimii myös yhteisten kokousten ulkopuolella. Projektiryhmän jäsenillä pitäisi olla mahdollisimman pieni kynnys ottaa yhteyttä työtoveriin, kun tarvitsevat tietoa, apua tai tukea.
Varmista että projektiryhmällä on käytössään kaikki tarpeelliset viestintävälineet: Videokokoukset, puhelut, pikaviestit, sähköpostit, jaetut hakemistot ja dokumentit. Varmista myös, että kaikki käynnistävät aamulla viestintäohjelmistot ja osaavat niitä käyttää.
Jos huomaat vaillinaista kommunikointia, kutsu kokoukset itse kokoon. Ohjaa projektiryhmän jäseniä muodostamaan kokoustamiselle agenda ja tekemisen muoto. Ohjaa käyttämään yhteisiä, jaettuja dokumentteja silloin kun niiden avulla voidaan tehostaa yhteistä tekemistä.
Muista myös hyödyntää vinkkejä, joita esitin aiemmassa blogissani ”Läsnä etänä”.
4. Jos se ei ole rikki, korjaa se.
Mikään menetelmä ei ole niin hyvä ja hieno, etteikö sitä voisi parantaa. Kun olet sitä mieltä, että johtaminen toimii, ota hetki aikaa ja mieti miten sitä voisi parantaa. Järjestä yhteisiä kokouksia, joissa projektiryhmä pohtii yhdessä omia käytäntöjään ja miettii parannuksia.