Projekti on väliaikainen työponnistus määritellyn lopputuloksen aikaansaamiseksi. Kun lopputulos on saatu aikaiseksi, projekti päätetään ja projektia ei enää ole. Väliaikaisuus on niin tärkeä projektia määrittävä piirre, että projektin päättäminen pitäisi olla projektijohtamisen tavoitteena aivan projektin alusta lähtien.
Mahdollisia syitä projektin päättämisen epäonnistumiselle
Projektin päättäminen voi epäonnistua tai venyä tarpeettoman pitkälle erilaisista syistä johtuen:
- Projektille kaadetaan lisää vaatimuksia toteutettavaksi, laajuus paisuu organisaation investointiprosessin ohi.
- Projektin päätöspisteitä ei ole sidottu kalenteriin, aikataulu pääsee valumaan eteenpäin, kun päätöksentekijöiltä ei saada hyväksyntää lopputuloksille, muutoksille ja työn jatkamiselle.
- Projektin lopputuloksia ”kiillotetaan”, vaikka ne ovat jo riittävän valmiita käyttöönotettaviksi.
- Projektiin osallistuvien henkilöiden ja organisaatioiden kiinnostus laimenee ja sitoutuminen heikkenee. Sitoutumisen laimeneminen näkyy resurssien saatavuudessa, kun projektin tarvitsemat resurssit priorisoidaan muualle.
- Jos lopputuotteen hyväksyntä jää kokonaisuudessaan projektin loppuun, saattaa hyväksynnästä muodostua suuri kertapäätös, johon ei uskalleta sitoutua. Projektilta saatetaan vaatia lisää varmistuksia ja tarkastuksia lopputuotteiden kelpoisuudesta.
- Projektin lopputulosten siirto ylläpitoon ja käyttävän organisaation vastuulle laiminlyödään tai aloitetaan liian myöhään. Pahimmassa tapauksessa lopputulosten hyödyntäminen epäonnistuu, jos tulosten käyttöönotto jää vaillinaiseksi.
Kaikki yllä esitetyt syyt voivat viivästyttää projektin päättämistä, jolloin projektin työmäärä, aikataulu ja kustannukset kasvavat. Aikataulun viivästymisen vuoksi projektilta odotettujen hyötyjen saaminen viivästyy. Resurssit eivät vapaudu uusiin alkaviin projekteihin, jolloin myös seuraavat projektit viivästyvät.
Päättämisen lähtökohtana selkeät tavoitteet
Projektin päätökseen saamisen lähtökohtana ovat tarkat ja selkeät projektin tavoitteiden ja lopputulosten määrittelyt. Projektin päättämisen kriteeristö on helppo määritellä, kun ymmärretään, mitä pitää saada aikaiseksi. Työvälineitä tavoitteiden ja lopputulosten kirkastamiseen ovat esimerkiksi: Sidosryhmäanalyysi ja vaatimusmäärittely sekä lopputuotteen ositus.
Projektin päättäminen aloitetaan ajoissa. Lopputuloksia hyväksytetään käyttäjillä ja vastaanottavalla organisaatiolla projektin elinkaaren aikana heti kun niitä syntyy. Osatulosten hyväksyntään liittyvät katselmoinnit ja päätöspisteet, varataan kalenteriin ajoissa, jotteivat ne lähde siirtymään eteenpäin vastuullisten päätöstentekijöiden kalenterien täyttymisen mukana.
Iteratiivinen työsuunnitelma auttaa siinä, ettei projektin lopputuloksia jäädä hieromaan liikaa vaan välituloksia arvioidaan, testataan ja katselmoidaan usein. Kun laatutaso on riittävä, tulos hyväksytään. Muistetaan, että paras on hyvän vihollinen.
Projektin johtaminen tuottaa useita hyödyllisiä tietoja ja oppeja tulevia projekteja varten. Opitut asiat, riskit, toteutuksen aikana hyväksytyt muutokset ja muut projektin johtamiseen liittyvät kokemukset kerätään projektin toteutuksen aikana projektin johtamisen lokeihin. Jos kokemusten kerääminen jää projektin loppuun, ovat ne ehkä jo unohtuneet tai niitä ei jakseta dokumentoida.
Projektin lopputulosten siirto käyttävälle ja ylläpitävälle organisaatiolle aloitetaan aikaisin. Jo projektin alussa viestitään ylläpito-organisaatiolle tulevista vastuista. Tarvittavat ylläpidon ohjeistot, koulutukset ja osaamisen siirto valmistellaan aikaisin.
Projektin päätösvaihe
Hyvin valmisteltu, toteutuksen aikainen päättäminen jättää projektin päätösvaiheeseen projektin virallisen päättämisen tehtävät:
- Varmistetaan että projektin tuottama dokumentaatio on päivitetty, jaeltu ja arkistoitu.
- Projektin lopputulokset ovat virallisesti siirretty käyttävälle organisaatiolle ja ylläpitovastuut on sovittu.
- Tarkastetaan, mitkä tehtävät vielä tehdään projektissa ja mitkä työt jäävät ylläpidon vastuulle.
- Muistetaan sulkea projekti tietojärjestelmissä ja päätetään hankintasopimukset, jotta projektiin ei vahingossakaan voida enää tuoda kustannuksia.
- Päivitetään opitut asiat, riskiloki, muutosloki ja muut projektijohtamisen dokumentit ajan tasalle
- Koostetaan projektin loppuraportti suunnitelmista ja projektijohtamisen dokumentaatiosta
Päätöskokous
Projektin päätöskokous muodostaa jämäkän päätöspisteen projektille. Päätöskokouksessa katselmoidaan vielä projektin lopputulokset ja arvioidaan projektissa yhdessä kuljettu matka: Eteneminen, kohokohdat, onnistumiset, oivallukset ja haasteet.
Vähänkin isommissa projekteissa voidaan vielä organisoida päätöspeijaiset, jossa on tilaisuus juhlistaa yhdessä saavutettuja tuloksia ja henkisesti irrottautua projektista. Kannattaa kuitenkin miettiä, onko yhteiselle juhlimiselle enemmän tarvetta projektin alkuvaiheessa kuin projektin lopussa. Yhteishengen luonti ja henkilöiden verkostoituminen alkuvaiheessa on arvokkaampaa, kuin lopussa, jolloin projektiin osallistuneilla pitäisi jo olla katse seuraavissa projekteissa.