Oletko tietoinen hankkeesi tilanteesta? Perustuvatko päätöksesi tietoon?
Tiedon hyödyntämisen yhteydessä puhutaan raportoinnista, tietojen analysoinnista, louhinnasta ja visualisoinnista. Nämä ovat termejä, jotka kuvaavat työtä, jolla tuotetaan päätöksentekijöille ja eri sidosryhmille ajantasainen tilannekuva eri tietolähteistä.
Terminä ”tilannekuva” on mielestäni erinomainen kuvaamaan tiedon hyödyntäjän näkökulmaa ja tarvetta. Termissä ilmenee osuvalla tavalla tavoite ymmärtää yksityiskohdista koostettu kokonaisuus, nähdä metsä puilta.
Tilannekuva ei ole yhden asian mittari, tai yhdestä tietolähteestä koostettu raportti. Kokonaiskuva muodostuu yhdistämällä useat eri näkökulmat mittareiksi ja grafiikoiksi, jotka näyttävät kunkin asian nykyhetken tilan lisäksi pidempiaikaisen muutoksen ja tilanteen suhteissa tavoitteisiin.
Suuren infra-hankkeen näkökulmasta tilannekuvaan tuotavia asioita ovat esimerkiksi:
- Hankkeen aikataulutilanne,
- kustannuskertymä suhteessa budjettiin,
- hankintojen ja sopimusten tilanne,
- hankkeen riskit ja niihin liittyvät toimenpiteet ja vaikutukset,
- turvallisuus ja hankkeen ulkopuolisille aiheutuneet turvallisuusvaikutukset,
- hankkeen viestinnän onnistuminen.
Tilannekuvan tietoja koostetaan useista eri järjestelmistä
Tilannekuvan muodostamisen kannalta on olennaista, kuinka hankeen tietohallinto hoidetaan. Normaalia on, että esimerkiksi riskien hallinta ja viestinnän seuranta on vastuutettu konsulteille, jotka käyttävät kyseiselle sovellusalueelle parhaiten soveltuvia välineitä ja menetelmiä. Aikataulujen suunnittelu, työmaan tilanteen seuranta ja kustannusten hallinta saatetaan tehdä eri tietojärjestelmissä. Tilannekuvan mittareiden laskentaan tarvitaan tietoja siis useista eri järjestelmistä, joita hallinnoivat mahdollisesti eri organisaatiot.
Useat eri järjestelmät tuovat mukanaan kaksi teknistä haastetta:
- Miten tiedot saadaan koostettua yhteiseen tilannekuvaan?
- Miten eri järjestelmistä tuodut tiedot yhdistetään niin että niiden pohjalta voidaan lasketa ajantasaisia ja luotettavia mittareita?
Haasteena tietoturva ja pääsyn hallinta, kun tiedontuottajina ja hyödyntäjinä on käyttäjiä eri organisaatioista
Hankkeisiin osallistuu useita organisaatioita urakoitsijana, toimittajina, konsultteina sekä myös tilaajina ja muina sidosryhminä. Eri hankkeen rooleilla on erilaiset tarpeet tietojen syöttämiselle ja myös tietojen hyödyntämiselle.
Useiden eri organisaatioiden käyttäjien pääsyn varmistaminen samaan tilannekuvaan vaatii hankkeen tietojärjestelmältä sujuvaa ohjelmistolisenssien ja käyttäjien käyttöoikeuksien hallintaa.
Eri organisaatioissa työskentelevien henkilöiden pääsy hankkeen järjestelmiin saattaa olla haasteellista, koska henkilöt käyttävät päivittäin oman organisaationsa laitteita, käyttäjätunnuksia ja ohjelmistolisenssejä. Oman organisaation tietohallinto hallinnoi käyttäjien laitteita.
Jos hankkeen järjestelmät sijaitsevat teknisesti eriytetyssä ympäristössä, käyttäjille saatetaan joutua maksamaan toiset lisenssit välineisiin, jotka heillä ehkä jo on käytössä omassa organisaatiossaan.
Tietoturvan määrittely ja rakentaminen on myös haaste. Esimerkiksi, kun koko hankkeen eri urakoitsijoiden hinta ja sopimustietoja yhdistetään, jotta niiden avulla saadaan laskettua hanketasoisia mittareita, vaaditaan käyttöoikeuksien hallinnalta tarkkuutta. Sopimusten salaisiksi luokitellut hintatiedot eivät saa olla väärien käyttäjien näkyvillä.
Hyviä kokemuksia hankekohtaisista pilviympäristöistä
Pilviympäristöt ovat joustavia, kun tarvitaan hankekohtainen tekninen alusta hankkeen omille järjestelmille. Pilvipohjaisen ympäristön pystytys on nopeaa, eikä aiheuta kustannuksia. Kun hankkeeseen osallistuu eri osapuolia, voidaan hankkeen henkilöt lisätä pilviympäristöön. Jokaiselle käyttäjälle voidaan antaa oikeudet ja hankkia lisenssit tarpeen mukaan. Näin hankkeen kustannuksetkin ovat helposti kohdistettavissa ja kustannukset joustavat hankkeen aikana käyttäjämäärien mukaan.
Tulevaisuudessa pilviympäristöissä yleistyy vieraskäyttö, niin että käyttäjät voivat kirjautua hankkeen pilviympäristöön oman organisaationsa käyttäjätunnuksilla ja käyttää järjestelmiä oman organisaationsa, jo maksetuilla, lisensseillä. Osittain tämä on jo nykypäivää.
Hankkeen omassa pilviympäristössä kaikki muutokset, liittyen esimerkiksi käyttäjien hallintaan, tietoturvan määrittelyyn ja lisenssien hankintaan, on nopeaa ja ketterää toteuttaa, koska ainoastaan oman hankkeen vaatimukset määrittelevät ympäristön.
Ohjelmistot tarpeen mukaan
Microsoftin pilviympäristöissä on saatavilla hyvin kattava välinevalikoima ja ohjelmistoja voidaan ottaa käyttöön hankkeen tarpeen mukaan. Aikataulujen ja kustannusten hallintaan voidaan käyttää Project Online ja Microsoft Project ohjelmistoja.
Microsoftin uusi Planner ja Power Platform tarjoavat laajan joukon työvälineitä, joilla rakennetaan helposti hankkeen hallintaan juuri tarpeen mukainen kokonaisuus toiminnallisuuksia.
Tietyt osa-alueet, kuten riskien hallinta hoituu parhaiten sovellusaluekohtaisilla välineillä, kuten Safran Risk Manager välineellä.
Tilannekuvajärjestelmä ei toimi ilman hyvää BI ja raportointivälinettä. Power BI on kattava väline tietojen kokoamiseen eri järjestelmistä ja organisaatioista, datan yhdistämiseen ja hankkeen tunnuslukujen laskemiseen. Power BI:llä voidaan tuottaa visuaaliset mittaristot eri käyttäjärooleille.
Tietotekniikka on vain väline tilannekuvan toteutukseen. Toteutukseen tarvitaan hyvä liiketoiminnan ymmärrys eri roolien tietotarpeista, jotta osataan kehittää ymmärrettävät ja informatiiviset mittarit ja grafiikat. Lopputuloksena hankkeen eri osallistujilla on yhteinen ja ajantasainen ymmärrys hankkeen tilanteesta ja suunnasta mihin ollaan menossa.
—
Webinaari tiistaina 27.8.2024 klo 10:00:
Microsoft Power Platform ja Tilannekuvaportaalit 2024: Nykytila ja tulevaisus
Tervetuloa maksuttomaan webinaariin, jossa käsittelemme laajojen investointihankkeiden työyhteenliittymien käyttöön toteutettujen tilannekuvapalveluiden nykytilaa ja tulevaisuuden suunnitelmia Microsoft Power Platform -ekosysteemissä. Webinaarissa saat konkreettisia esimerkkejä siitä, miten Microsoft Power BI ja muut Power Platform -työkalut voivat parantaa hankkeiden seurantaa ja tiedon jakamista sidosryhmille. Ilmoittaudu webinaariin tästä (aukeaa uuteen ikkunaan).