Miksi hallita projektin sidosryhmiä, kun työtä on paljon, ja jo projektiryhmän johtamiseen sekä projektin ohjausryhmän tiedottamiseen menee paljon aikaa? Projektipäällikön tavoite on saavuttaa sidosryhmien tuki projektin onnistumisen varmistamiseksi. Hyvällä sidosryhmien hallinnalla projektipäällikkö voi saavuttaa paljon positiivisia asioita mm.
- Sitoutunut sidosryhmä tukee todennäköisemmin projektia
- Saat helpommin resursseja käyttöösi
- Vaikuttaa positiivisesti projektin laatuun
- Tehokkaan kommunikoinnin ansiosta sidosryhmät ymmärtävät, mitä projektissa todella tehdään ja ymmärtävät tavoitellut hyödyt, jolloin aktiivinen käytännön tuen antaminen projektille on helpompaa
- Projektin mukanaan tuomat muutokset voidaan kokea helpompina ja positiivisempina
- Negatiivisia ennakkoasenteita voi muuttaa neutraaleiksi tai positiivisiksi
Hyvä työväline sidosryhmien tunnistamiseen, priorisointiin ja jäsentelyyn on sidosryhmäanalyysi.
Projektin sidosryhmiksi määritellään ”kaikki tahot, joiden toimintaan projekti vaikuttaa tai jotka itse vaikuttavat ja joilla on intressi projektiin” eli käytännössä kaikki ne tahot, joiden kanssa projektiorganisaatio on tekemisissä. Projektin sisäisiä sidosryhmiä voivat olla organisaation johtajat, työntekijät ja omistajat ja ulkoisia sidosryhmiä puolestaan asiakkaat, kumppanit sekä kilpailijat.
Sidosryhmien ymmärtäminen
Sinun on projektipäällikkönä tunnettava sidosryhmäsi, jotta onnistut sidosryhmien hallinnassa. Keskeisiä itsellesi selvitettäviä asioita ja kysymyksiä ovat:
- Mikä on sidosryhmän asenne projektiasi kohtaan ja miksi?
- Mikä on sidosryhmän intressi ja vaikuttimet projektisi tuotoksiin?
- Mikäli asenne ei ole positiivinen projektiasi kohtaan, miten voitat heidän tukensa puolellesi?
- Mitä tietoa sidosryhmäsi haluavat saada projektista, kuinka usein ja mitä kanavaa käyttäen?
- Ketkä ovat kunkin sidosryhmän mielipidevaikuttajat?
Hyvä tapa saada vastaukset näihin kysymyksiin on suora keskustelu ko. sidosryhmän henkilöiden kanssa. Samalla opit tuntemaan sidosryhmien ihmisiä paremmin ja yhteistyö on jatkossa helpompaa.
Sidosryhmäanalyysin tekeminen
Sidosryhmäanalyysistä on olemassa valmiita dokumenttipohjia, joita kannattaa hyödyntää. Toiset ovat kevyempiä ja toisissa tietoa on enemmän. Valitse sopiva dokumenttipohja projektisi lähtökohdista. Seuraavassa lyhyesti sidosryhmäanalyysin toteuttamisen vaiheet.
- Tunnista projektin sidosryhmät
- Määrittele sidosryhmien tärkeydet projektille (merkittävä, kohtalainen, ei merkittävä)
- Priorisoi sidosryhmät tarvittaessa
- Määrittele projektin aiheuttaman muutoksen vaikutus jokaiseen sidosryhmään sekä sidosryhmän vaikutusvalta muutokselle
- Määrittele myös jokaisen sidosryhmän suhtautuminen muutokseen nyt sekä tavoitetila muutokselle
Sidosryhmäanalyysin toteuttamisen jälkeen viestintäsuunnitelmassa määritellään, miten viestintä ja kommunikaatio hoidetaan kanavineen ja aikatauluineen kokonaisuudessaan kunkin sidosryhmän osalta. Sidosryhmäanalyysia on hyvä päivittää tasaisin väliajoin ja toteuttaa sen vaatimat muutokset viestintäsuunnitelmaan.