Muutososaaminen ja -viestintä

Kilpailussa pärjäävät parhaiten ne organisaatiot, joilla on kyky toteuttaa ulkoisten tai sisäisten tekijöiden määräämiä muutoksia menestyksellä. Tämän takaa muutos- ja uudistumiskykyinen organisaatio sekä oikeat välineet .

Muutos on järkevintä viedä lävitse projektina, jolla taataan läpinäkyvä ja tavoitteellinen suoritus. Samalla kerätään oppia ja hiotaan toimintamallia tuleviin muutoshankkeisiin ja organisaatio oppii siihen, että muutoksia viedään läpi tietyllä suunnitelmallisella tavalla.

Muutokselle on ominaista jostakin luopuminen. Muutos horjuttaa kokeneenkin henkilön kokemaa turvallisuutta ja luo epävarmuutta. Tunteiden hyväksyntä osana muutosta ja tämän huomiointi viestinnässä edesauttaa muutoksen aikaansaamista. Oikeanlaisen viestinnän avulla henkilöt johdatetaan myös henkisen muutosprosessin lävitse, joka lähtee epäilys- ja menetystunteista oivalluksen ja ymmärryksen kautta sitoutumiseen.

Erityistä muutososaamista edellytetään esimiesrooleilta. Alla kymmenen vinkkiä muutosviestinnän tueksi.

1. Valmistaudu huolella kuvaamaan ja perustelemaan tiedossa oleva muutos. Sisäistä tavoiteltavat edut, ketä asia koskee ja miten muutos viedään lävitse. Huomaa, että muutokseen liittyy aitoa huolta siitä, että jotain arvokasta menetetään ja uuden kehittämisessä tehdään virheitä.

2. Valitse viestinnälle oikea tapa, aika ja ympäristö. Pyri myönteiseen tunnereaktioon. Viesti suoraan ja henkilökohtaisesti niille, joita muutos koskettaa. Pane itsesi likoon.

3. Varmista kuulijoilta, että puhutte samasta asiasta ja että viestisi on ymmärretty. Väärinymmärrys ja tietämättömyys estävät tehokkaasti muutoksen aikaansaamista.

4. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen koskettavan myös heitä sekä miten se heitä koskettaa. Vedä kuulijat mukaan muutoksen pyörteisiin.

5. Samaistuminen ja asioiden oikea priorisointi ovat välttämätöntä muutoksen aikaansaamiseksi. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen tärkeyden kukin omalta kohdaltaan.

6. Varmista, että kuulijat pohtivat ja ymmärtävät mitä etua muutoksesta on heille itselleen. Motivaatio ja sitoutuminen perustuvat monesti siihen, että yksilö itse näkee muuttuvassa tilanteessa mahdollisuuksia. Mieti palkitsemistapoja hankeen välitavoitteiden ja lopullisen tavoitteen saavuttamiseen.

7. Anna riittävästi aikaa viestin perillemenoon ja toista viesti aina tarpeen mukaan. Oivallus, ymmärrys ja sitoutuminen vaativat aina aikaa.

8. Ymmärrä, että muutoksesta ei lähtökohtaisesti pidetä ja se tuodaan myös suoraan esiin. Käytä nämä tilausuudet hyväksesi muutoksen perustelemiseen ja kuulijan vakuuttamiseen. Ole herkkä havaitsemaan ja reagoi kielteiseen asenteeseen.

9. Tee selväksi, että olet valmis kulkemaan muutoksessa mukana ja johdattamaan kuulijat muutoksen lävitse. Suunta on kaikille sama ja ketään ei jätetä yksin.

10. Myönnä, että toisinaan viestin onnistunut välittäminen onnistuu paremmin joltain toiselta henkilöltä. Hanki sponsoreita viestimään ja edistämään asiaa organisaatiosi sisällä.

Muutososaamista voidaan kouluttaa ja valmentaa siinä missä muutakin osaamista. Lisäksi tarvitaan muutosta tukeva ja rohkaiseva toimintakulttuuri sekä välineet, joilla muutosprojektit luovitaan onnistuneesti maaliin kerta toisensa jälkeen.

Projektin pinnan alla kuohuu

Kun puhutaan projektijohtamisesta ja projektipäällikön taidoista, korostetaan usein teknisiä taitoja, upeita tietojärjestelmiä, sovittuja toimintatapoja ja henkilökohtaisia johtamistaitoja. Projektipäällikkö luo onnistumisen edellytyksiä ja varmistaa, että projektiryhmän jäsenet pystyvät suorittamaan tehtävänsä ja luo asennetta projektiin. Nämä ovat tärkeitä asioita, mutta lisäksi on muistettava, että todellisuudessa projektia toteuttaa joukko ihmisiä, joilla on hyvin erilaiset taustat, osaamiset ja persoonallisuudet. Tästä johtuen erityisesti projektipäällikön tunneäly ja pehmeät taidot ovat tärkeitä projektin onnistumisen kannalta. Näitä taitoja tarvitaan erityisesti projektin haastavissa tilanteissa ja niitähän on yleensä jokaisessa projektissa jossain vaiheessa.

Tiedätte ehkä tilanteen: projektissa on haastava paikka, jossa pitää saada monia vaikeita asioita ratkaistuksi ja samalla huomaat projektiryhmästäsi, että tuo jäsen ei puhu tuolle toiselle, yksi mököttää(?), yksi ei ole paikalla kun tarvitaan, yksi ei tyytyväinen esitetyistä ratkaisuvaihtoehdosta mutta ei sano mitään, jne. Lähdet hienotunteisesti ottamaan selvää, pitääkö havaintosi paikkaansa ja saat paremman ymmärryksen, mitä havaintosi tosiasiassa ovat ja lisäksi paljastuu muitakin asioita, jotka pitäisi ratkaista projektiryhmässä.

Projektipäällikön tunneäly ja pehmeät taidot, johtajuus sekä viestintä- ja vuorovaikutustaidot, ovat avainasemassa yo. tilanteiden ratkaisuissa. Monesti on hyvä, että on luotettava keskustelukumppani, jonka kanssa voi asiaa käsitellä ja saada lisätietoja tilanteesta sekä miettiä sopivia ratkaisuvaihtoehtoja. Projektipäällikön on hyvä suunnitella kaikessa rauhassa, miten hän hoitaa konfliktit kuntoon toimien hienotunteisesti henkilöitä kunnioittaen sekä kommunikoi asiat.

Esimerkin mukainen tilanne voi jäädä projektipäälliköltä täysin huomaamatta ja ongelmat voivat ratketa itsestään ajan kanssa ilman suurempia vahinkoja. Mikäli konfliktin havaitsee, projektipäällikkönä valitsisin kuitenkin tilanteessa toisen etenemistavan, jolla varmistaisin projektin paremman etenemisen ja rakentavan ilmapiirin projektiryhmässä.

“Everybody would like to be part of a high-performing team, but too few people put in the effort to create one.”

Seitsemän kätevää ohjetta projektimenestyksen varmistamiseen

Alla on kesäkevennyksenä muistilista klassikkokirjan ’The 7 Habits of Highly Effective People’ teeseistä vapaasti sovellettuna projektimaailmaan. Lista on hyvin käyttökelpoinen kenelle tahansa projektissa toimivalle. Projektipäällikön tai hankevetäjän tehtäviin liittyy paljon odotuksia ja monelle näissä rooleissa olleille alla oleviin kohtiin liittyy varmasti paljon omakohtaisia ja kasvattavia kokemuksia.

  1. Ennakoi, katso eteenpäin ja työskentele sen eteen, jotta näkisit koko ajan kauemmaksi
  2. Muodosta mielikuva lopputuloksesta ja tee suunnitelma, miten se saavutetaan. Toimi tekemäsi suunnitelman ja periaatteiden mukaan
  3. Priorisoi ja keskity oleelliseen. Laita asiat tärkeysjärjestykseen määrittämällä mikä on välttämätöntä ja tärkeää, vain jompaakumpaa tai ei kumpaakaan.
  4. Huomioi kaikki osapuolet ja sidosryhmät tavoitteita asetettaessa. Laajasti kaikkia osapuolia hyödyttävät ratkaisut syntyvät vankimmalle pohjalle.
  5. Kuuntele, ymmärrä, ole empaattinen ja tee myös itsesi ymmärretyksi. Luo ilmapiiri, jossa huolehditaan ja ongelmat ratkaistaan positiivisessa hengessä.
  6. Hyödynnä tiimisi osaaminen. Toimi esimerkkinä ja inspiroi. Hyvin toimiva työyhteisö on enemmän kuin osiensa summa.
  7. Huolehdi itsestäsi henkisesti ja fyysisesti. Projektipäällikön tai tiimin jäsenen uupuminen matkan varrelle on aina iso menetys.

Kokosin oheen yhteenvetona myös seitsemän käytännön ohjetta aiemmista kirjoituksistamme, joilla olemme kannustaneet hyvään projektityökulttuuriin.

  1. kysy apua, kun sitä tarvitset ja hyödynnä saamasi rakentava palaute
  2. toimi reilusti ja ota vastuu omista tekemisistä
  3. toimi itse aktiivisesti ongelmien ratkaisemiseksi
  4. pidä mitä lupaat
  5. pidä pelivaraa ja varaudu ongelmiin
  6. ole avoin omaksumaan uutta – et mitenkään voi tietää kaikkea
  7. ole läsnä ja tavoitettavissa, anna apua sitä tarvitseville

Toimintamallit, käytännöt, työnkulut ym. yhdessä sovittavat asiat ovat tehokkaan toiminnan perusta. Ota yhteyttä, jos tarvitset apua projektihallinnan menetelmissä, välineissä tai miten välineet sovitetaan parhaalla mahdollisella tavalla toimintaanne.

Säilytä hiljainen tieto

Aiemmissa kirjoituksissa on muutamaan kertaan sivuttu organisaation osaamista ja kyvykkyyttä. Yksi keskeinen tähän liittyvä asia on organisaatiossa oleva hiljainen tieto, siihen liittyvä jatkuvuus ja hyödyntäminen.

Työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan pitkän työkokemuksen myötä syntynyttä osaamista ja intuitiota. Hiljaista tietoa luonnehtii tunne- ja kokemusperäisyys ja sitä on vaikea eritellä ja ilmaista.

Yksilötason hiljainen tieto on mahdollista valjastaa koko organisaation voimavaraksi. Organisaation toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen on oleellinen osa myös hiljaisen tiedon hallintaa. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuuksia voidaan myös löytää uusia ajatuksia organisaation toimintaan ja parhaat lähtökohdat strategiatyölle.

Hiljaisen tiedon siirtyminen ja hyödyntäminen tulee olla yksi organisaation toiminnan tavoitteita ja kiinteä osa päivittäistä tekemistä. Asiaa eivät korvaa tarkat tehtäväkuvaukset tai uuden henkilön lyhyeksi jäävä perehdytysjakso edellisen eläköityessä tai siirtyessä uusiin haasteisiin.

Vain hyvin johdettu, sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö välittää ja omaksuu hiljaista tietoa. Oleellista on poistaa esteet ja luoda edellytykset sille, että tieto siirtyy normaalin työn ja tekemisen lomassa. Toimintaan sitoutuneessa ja motivoituneessa organisaatiossa on vuorovaikuttava, avoin ja omaksuva kulttuuri. Tällaisen tunnuspiirteitä ja arvoja ovat:

– kuunnellaan, kysytään ja keskustellaan
– huolehditaan itsestä ja myös muista tiimissä
– kannetaan vastuu omasta ja tiimin tekemisestä
– autetaan myös muita menestymään
– annetaan apua ja kysytään sitä tarvittaessa

Palkitsemisessa tulee yksilösuoritusten ohella huomioida koko organisaation menestyminen. Tiedon jakaminen on lopulta myös yksilön etu. Toiminnan jatkuvuuden takaavat kilpailukykyiset ratkaisut ja tyytyväiset asiakkaat syntyvät vain yhteistyöllä.

Työnkierto, parityöskentely ja mentorointi ovat oivia välineitä hiljaisen tiedon välittämisessä ja omaksumisessa sekä työurien pidentämisessä. Mentorointi on myös tapa tuoda hiljaista tietoa organisaation ulkopuolelta.

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.

Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?

Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.

Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.

Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:

Osa-alue Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut Toimitusprojektisalkut
Valinta Tavoitteena vahva strategiaohjaus.

Liikkeenjohdon vastuulla.

Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.

Myynnin vastuulla.

Hyötyjen arviointi Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.

Suuret virhemarginaalit.

Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.

Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.

Resurssointi Pullonkaularesurssien rytmittämä.

Aikataulut joustavat.

Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.

Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.

Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.

Avainresurssien kyvykkyys.

Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.

Resurssien riittävyys, alihankinta.

Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.

Asennetta projekteihin

Silmiin osui oiva määritelmä siitä, miten henkilön pätevyys mihin tahansa työtehtävään voidaan kuvata:

(Tietotaito + Kokemus) * (Asenne)²

Työtehtävän suorittamisen edellyttämän tietotaidon ja kokemuksen yhdistelmään voidaan lisätä vielä kyky soveltaa ja hallita kokonaisuuksia. Merkittävin tekijä yhtälössä on kuitenkin asenne.

Tähän meistä on varmasti monen helppo yhtyä. Asennetta ja motivaatiota arvioidaan koko työhistorian ajan. Vaativankin hankkeen onnistuminen varmistetaan oikealla asenteella.

Asennetta on mahdollista suunnata ja kehittää siinä missä muutakin osaamista. Oman toiminnan arvioinnissa auttaa lähiesimies. Paras lopputulos saavutetaan, kun oikea asenne tunnustetaan yhdeksi organisaation menestystekijäksi ja sen kehittäminen nostetaan näkyväksi osaksi organisaation arvoja ja toimintakulttuuria. Organisaation kannalta oikealla ja menestymistä tukevalla asenteella olevia ihmisiä tulee huomioida ja palkita.

Asenne, aivan kuin muukin osaaminen, tulee suunnata tukemaan organisaation strategisia tavoitteita. Ilman tarkoituksenmukaista suuntaa menetetään siihen tehdyt panostukset.

Toinen henkilökohtaiseen menestymiseen merkittävästi vaikuttava asia on luottamus. Luottamuksen rakentaminen edellyttää velvollisuudentuntoa, käytännön tekoja ja omistautumista. Asenne ja luottamus kulkevat vahvasti käsi kädessä.

Muutaman avainkohdan sisäistäminen edistää luottamusta, mutta miellettään myös osaksi oikeaa asennetta:

  • Kuunteleminen
  • Sanojen ja tekojen ristiriidattomuus
  • Yhteisen hyvän edistäminen
  • Roolimallina toimiminen

Yksi kätevä väline oman asenteen testaamiseen, kehittämiseen ja suuntaamiseen projektityöskentelyssä on, että erittelee eo. neljään kohtaan liittyviä odotuksia omassa toiminnassa itsensä, tiimin, kollegoiden ja koko organisaation näkövinkkelistä ja luo itselleen kuhunkin 3-4 yksilöityä tavoitetta.

Asennetta voi tuoda organisaatioon rekrytoimalla tai hankkia palveluna projekteihin kokemuksena ja osaamisena. Olemme toimittaneet asiakkaillemme sopivaa osaamista ja asennetta projekteihin jo kolmekymmentä vuotta menestyksellä – ota yhteyttä, autamme mielellämme.

IPMA uudistaa projektijohtamisen sertifiointejaan

Projektipäälliköiden sertifiointien tarkoituksena on tarjota projektihenkilöille mahdollisuus todentaa pätevyytensä riippumattoman arviointiprosessin avulla. Merkittävimmät projektipäälliköiden sertifiointiorganisaatiot maailmassa ovat: International Project Management Association (IPMA) ja Project Management Institute (PMI).

IPMA uudistaa projektijohtamisen sertifiointejaan. Suomessa uudistus otetaan C-tason sertifikaatin osalta käyttöön vuoden 2018 alussa. Sain tilaisuuden käydä kuulemassa Juhani Silvastin ansiokkaan esityksen aiheesta PRY:n tilaisuudessa. Koitan tässä tiivistää uudistuksen avainkotia, kuten ne ymmärsin.

Uudistuksen tavoitteina ovat:

  • Yhtenäistää arviointimenetelmät kansainvälisesti niin, että eri maissa arviointi suoritetaan samojen, entistä paremmin mitattavissa ja tarkastettavissa olevien periaatteiden mukaan.
  • Parantaa arvioinnin objektiivisuutta purkamalla arviointi tarkkoihin, kuvattuihin pätevyyselementteihin, joille on määritelty mittarit, minkä perusteella arviointi suoritetaan.

Rakenteellisesti uudistus tuo korkeammille A- ja B -tasoille mahdollisuuden keskittyä Projektijohtamisen lisäksi myös joko Ohjelmajohtamiseen tai Salkunjohtamiseen.

Uudistetussa projektipäälliköiden sertifioinnissa projektipäällikön pätevyyden määritelmää on täsmennetty: Projektipäällikön pätevyys on kyvykkyyttä soveltaa käytäntöön projektijohtamiseen vaadittavia tietoja ja taitoja.

Aiemmin ajatus oli, että projektipäällikön pätevyys muodostuu vain tietojen, taitojen, kokemusten ja asenteiden summana. Nyt painotetaan kykyä soveltaa tietoja ja taitoja käytännön ongelmiin.

Pätevyys puretaan 29:ään pätevyyselementtiin, joille on määritelty tarkoitus, kuvaus, tietämys ja taidot. Jokaiselle pätevyyselementille on määritelty 3-7 indikaattoria. Indikaattorit on kuvattu ja niille on määritelty mittarit. Sertifioinnin eri osissa pyritään selvittämään sertifioitavan kokemus, kyvykkyys, tiedot ja taidot näillä pätevyysalueilla.

Sertifiointiprosessin vaiheet eivät ole suuresti muuttuneet. Muutokset liittyvät enemmänkin siihen, miten arviointia tehdään. Arvioinnin tueksi on määritelty tarkemmat periaatteet perustuen pätevyyselementtien indikaattoreihin ja mittareihin. Kansainvälisesti entistä paremmin toisiaan vastaavilla arviointimatriiseilla pyritään objektiivisempaan, määrämuotoisempaan ja yhteisiin mittareihin perustuvaan arviointiin.

Hakemus

Sertifiointiprosessi aloitetaan tekemällä hakemus, CV, tiivistelmäraportti ja itsearviointi. Hakemusvaiheessa nimetään myös referenssihenkilöt, joilta sertifioijat voivat kuulla sertifioitavan projekteista.

Kelpoisuustarkistus

Sertifioinnin tarkoituksena on varmistaa, että sertifioitavalla on tietojen ja taitojen lisäksi riittävästi näyttöjä kokemuksesta ja kyvystä soveltaa tietojaan ja taitojaan projektijohtamisen eri osa-alueilla. Kokemus varmistetaan sertifioitavan kelpoisuustarkistuksella. Sertifioitavan on kyettävä osoittamaan, että on riittävällä taidolla soveltanut projektijohtamisen menetelmiä projekteissa, joita on vetänyt tai joissa on ollut johtamista tukevassa roolissa.

Koe

Kuten aiemminkin, C-tason projektipäällikkösertifioitavan tietoja mitataan kokeella. IPMA:n kokeessa ei ole PMI:n PMP-sertifioinnin tapaan monivalintakysymyksiä, vaan 10 – 20 erityyppistä essee-, lasku- tms. -tehtävää. Arvioitsijat luovat tehtäviä yhdessä kansainvälisen verkoston kanssa niin paljon, että kokeisiin saadaan riittävästi vaihtelua ja haastetta.

Raportti

Kokemusta sertifioitava voi kelpoisuustarkistuksen lisäksi osoittaa toteutetusta projektista laadittavalla raportilla. Raportissa kuvataan projektin tausta, kohdatut projektijohtamisen haasteet sekä miten eri pätevyyselementit hallittiin projektissa.

Ryhmätyö

Ryhmätyön avulla arvioidaan sertifioitavan johtamis- ja viestintätaitoja. Koko päivän kestävässä työpajassa tehdään 4-6 erilaista arvioijan antamaa tehtävää yhdessä muiden ryhmäläisten kanssa.

Haastattelu

Haastattelussa sertifioitava voi vielä täydentää mahdollisesti puuttuvia näyttöjä.

Loppuarviointi tehdään kansainvälisesti yhtenevällä arviointimatriisilla, jossa pätevyyselementit ja niihin liittyvät mittarit arvioidaan sertifioinnin vaiheiden perusteella.

Linkki PRY Projektiyhdistys ry:n IPMA-sertifiointi sivulle.

Projektin pelisäännöt

Olen käyttänyt näitä projektin pelisääntöjä jo vuosien ajan hieman mukauttaen sisältöä kunkin projektin ja organisaation tarpeisiin. Säännöt koskevat kaikkia projektissa toimivia projektiryhmän jäsenestä ohjausryhmän jäseneen.

  1. Olemme suoria, rehellisiä ja avoimia
  2. Pidämme lupauksemme ja teemme asiat valmiiksi
  3. Jos emme tiedä, kysymme
  4. Emme haudo ongelmia, tuomme ne heti esiin
  5. Kukaan ei ole täydellinen, teemme joskus virheitä, mutta korjaamme virheet ja opimme niistä
  6. Suunnittelemme ensin, teemme sitten
  7. Kehumme hyviä suorituksia
  8. Kuuntelemme projektin asiakkaita ja sidosryhmiä sekä vastaamme vaatimuksiin toimittamalla toimivia tuloksia
  9. Annamme työrauhan toisillemme
  10. Järjestämme muut työt niin, että voimme tehdä projektin tehtävät
  11. Projektin johtaminen ja seuranta luo edellytyksiä työn onnistumiselle

Muista myös, että projektipäällikkönä toimit esimerkkinä muulle projektiryhmälle. Se mitä ja miten sanot, teet ja toimit vaikuttaa projektin kulkuun. Ole siis hyvä, positiivinen ja kannustava esimerkki ryhmällesi.

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Projektin tavoitteiden saavuttamisen haasteista

Törmäsin projektissani tilanteeseen, joka on hyvinkin tuttu mutta se, miten tilanne hoidetaan, vaikuttaa suuresti projektin onnistumiseen. Mistä on kyse?

Projektin alussa määritellään toteutettavalle projektille mm. tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projektin ohjausryhmän kokoonpano on selvä rooleineen ja vastuineen. Projekti lähtee hyvin liikkeelle, se edistyy ja tuotoksia alkaa syntyä suunnitelman mukaan.

Sitten alkaa tapahtua.

Tarvitsetteko oikeasti tällaisen asian projektin tuotoksena? Eikö tämän saman asian saa tehtyä paljon halvemmalla?

Alkaa keskustelu ohjausryhmän kanssa toteutettavien tuotoksien laajuudesta.

Projektipäällikkönä tilanne ratkeaa helposti projektin laajuutta pienentämällä, mutta miten saavutetaan paras mahdollinen lopputulos projektin ja sen keskeisen omistajan kannalta. Valmistautuminen neuvottelutilanteeseen ohjausryhmän kokouksessa on onnistumisen avain.

Seuraavassa viisi vinkkiä projektipäällikkölle:

  1. Valmistaudu neuvotteluihin priorisoimalla tuotokset (must have, nice to have, etc) eli määrittele, mitkä tuotokset tarvitaan ehdottomasti ja keskity erityisesti niiden varmistamiseen. Tiedosta myös tuotosten väliset riippuvuudet.
  2. Varmista, että sinulla on ohjausryhmän tai tärkeän sponsorin tuki, joka tukee projektin näkemyksiä.
  3. Perustele huolellisesti, miksi tuotokset tarvitaan.
  4. Varmista oikea ja muodollinen päätöksenteko.
  5. Dokumentoi päätökset kunnolla, jottei asioihin tarvitse enää palata.

Jos et ole valmistautunut keskusteluun projektin laajuuden muuttamisesta tai ko. tilanne pääsee yllättämään sinut, ota itsellesi aina aikalisä.