Miten parhaalla tavalla hyödynnät etäkokouksia käyttäen kokousalustoja kuten: Skype for Business, Microsoft Teams, Google Hangout, Zoom jne?
Etäkokoukset ovat arkipäivää useimmille. Etäkokousten tehokkuuden varmistamiseen toimivat normaalit hyvän kokouksen järjestämisen vinkit. Esimerkiksi blogin lopussa kuvattu PATIO ohjeistus. Toisaalta etäkokouksien järjestämiseen liittyy useita haasteita ja myös mahdollisuuksia, joita ei ole normaaleissa neuvotteluhuoneessa tapahtuvissa kasvokkain kohtaamisissa.
- Luo palaveriin hyvä tunnelma
Jos osallistujat eivät näe toistensa kasvoja ja eleitä, heidän on vaikea arvioida toistensa tunnelmaa tai sitä kuuntelevatko muut aktiivisesti tai ymmärtävätkö asiat kuten niitä esitetään.
Käynnistä video! Etäkokousvälineet mahdollistavat sen, että osallistujien kamerakuva välitetään muille. Videokuva kasvattaa merkittävästi läsnäolon tuntua ja mahdollistaa viestinnän myös ilmeiden, asentojen ja elekielen avulla kuten meille ihmisille on luonnollista.
Älä nauhoita etäpalavereita. Vai nauhoitatko normaaleja lähipalavereita? Taitaisi tuntua epämukavalta osallistua neuvotteluhuoneessa palaveriin, joka nauhoitetaan. Etäkokousvälineet mahdollistavat nauhoittamisen. Saattaa tuntua hyvältä idealta tallentaa keskustelu niin että se voidaan jakaa myös muille myöhemmin. Kannattaa kuitenkin huomioida, että nauhoitus saattaa tuntua osallistujista yksityisyyden loukkaukselta ja he eivät tunne oloaan turvalliseksi. Osallistujat saatavat rajoittaa omaa osallistumistaan, kun pelkäävät sanovansa jotain tyhmää, joka tallennetaan ja mahdollisesti jaetaan kokouksen ulkopuolisille ilman että he itse voivat kontrolloida kenelle.
- Varmista että osallistujat kuulevat toisensa
Neuvotteluhuoneessa osallistujat yleensä kuulevat toistensa puheen. Etäkokouksessa se ei ole lainkaan itsestään selvää. Kun useampi henkilö osallistuu samaan etäkokoukseen samasta neuvotteluhuoneesta, asetetaan mikrofoni keskelle pöytää usein hurisevan dataprojektorin viereen. Mikrofoni ei kykene aina nappaamaan kauempana mikrofonista olevien henkilöiden puhetta. Neuvotteluohjelmiston tekoäly siivoaa pois hälyääniä, kuten dataprojektorin hurinaa, samalla saattaa suodattua etäämpää kuluvien henkilöiden puhe.
Kokouksen yksi ehdoton edellytys on, että osallistujat saavat selvää toistensa puheesta. Vältä pöytäpuhelimia ja pyydä että osallistujat käyttävät kuulokemikrofoneja.
Osallistujien tulisi löytää itselleen hiljainen ympäristö, ei esimerkiksi auto, bussi tai kahvila.
- Miten saat asiat sovittua?
Etäkokouksessakaan puheet eivät riitä, vaan on piirrettävä yhteinen kuva, dokumentoitava keskustelu. Neuvotteluhuoneissa piirretään fläpeille ja valkotauluille. Usein olen huomannut, että etäkokouksessa osallistujat esittävät hyviä ajatuksia ja näkökulmia, mutta ne eivät jäsenny yhteiseksi tulokseksi ennen kuin siitä hahmotellaan dokumentti. Se voi olla esitysohjelman piirros, laskentataulukko, tai tekstinkäsittelydokumentti. Nykyaikaiset pilviympäristöt mahdollistavat sen, että useampi käyttäjä voi työstää samaa dokumenttia samaan aikaan. Tällainen mahdollistaa kaikkien osallistumisen samaan aikaan. Vaikka vain yksi voi puhua kerrallaan, useampi voi kirjoittaa, piirtää ja täydentää yhteistä jaettua dokumenttia.
Roolitus korostuu etäkokouksessa, jossa usein yksi henkilö kerrallaan esittää ja muut seuraavat. Missä tahansa palaverissa on puheenjohtaja ja sihteeri. Nämä roolit on usein eriytetty eri henkilöille, jotta puheenjohtaja voi keskittyä kokouksen johtamiseen, niin että osallistujat saadaan sopivasti osallistumaan ja sihteeri kerää toimenpiteet ja päätökset muistiin. Se joka jakaa ruutuaan ja esittää muille, tuskin voi samaan aikaan pitää kirjaa päätöksistä ja sovituista tehtävistä.
- Varmista tekniikka
Kannattaa varmistaa, että voit tarvittaessa ottaa vaikkapa mobiiliyhteyden, jos kiinteä linja ei toimi. Joskus yhteydet eivät toimi tai kaikilla ei ole mahdollisuutta käyttää sinun kokousalustaasi. Varmista myös, että olet tavoitettavissa sähköpostilla tai puhelimella palaverin aikana siltä varalta, että jotkut osallistujat eivät saa yhteyttä palaveriin, tai itse putoat kokouksesta kesken esityksen.
On helpompaa jakaa koko näyttö kuin yksittäinen sovellus. Jotta voit kuitenkin pitää muistiinpanoja tai tukimateriaaleja esillä, on hyvä, kun käytössä on useampia näyttöjä, joista jaat muille yhden.
- Vältä kiusalliset tilanteet
Neuvotteluhuoneessa voi syntyä kiusallinen tilanne, jos kahvia kaatuu rinnukselle tai vaikka vetskari unohtuu auki. Toisaalta etäkokouksessa voi myös sattua noloja asioita: Vilahtiko ruudulla pikaviesti rakastajalta? Näkyikö taustalla dokumentissa huomenna julkaistava yrityskauppa? Oliko langaton mikrofoni varmasti äänettömällä, kun piipahdit vessassa? Osuuko huohottava hengityksesi mikrofoniin?
Siivoa työpöytä, jonka jaat etäkokouksessa muille. Tai jaa vain sovellus, jota haluat esittää. Aseta mikrofoni äänettömälle, kun et puhu muille, ja toisaalta kytke oma-aloitteisesti mikrofoni päälle kun vastaat sinulle esitettyyn kysymykseen.
- Noudata normaaleja hyvän kokouksen periaatteita
Olipa kyseessä verkkokokous tai neuvotteluhuoneessa pidettävä kokous, samat yleiset ohjeet pätevät. Yksi hyvä muistisääntö PATIO:
PATIO
Purpose – Kokouksella tulee olla täsmällinen tarkoitus ja tavoite, joka myös on etukäteen tiedotettu osallistujille.
Agenda – Kokoukselle on laadittu asialista ja suunniteltu sopivat työtavat. Agendalla pysyminen varmistaa kokouksen tavoitteen saavuttamisen. Kokoukseen sopivat työtavat varmistavat, että osallistujat tuovat omalta osaltaan lisäarvoa käsiteltäviin asioihin.
Time – Aikataulu on sovittu ajoissa, ja sen sopivuus osallistujille on varmistettu. Kokous aloitetaan ja päätetään aikataulun mukaan. Näin kunnioitetaan kaikkien osallistujien ajankäyttöä.
Information – Lähtötiedot jaetaan etukäteen ja osallistujat valmistautuvat omalta osaltaan sopivalla tavalla.
Outcomes – Kokouksen tulokset, kuten päätökset ja sovitut tehtävät kirjataan ja viestitään osallistujille.