Havaintoja etäkokouksesta

Ulkona vihmoo marraskuun harmaus. Kodeissa, mökeissä ja muissa etätyöpisteissä näytöt valaisevat ja läppärit puhkuvat lämpöä. Suuri joukko työntekijöitä on jo pitkään työskennellyt kokonaan tai pääosin etätyöpisteissä. Koteihin on hankittu uusia työpöytiä, työtuoleja, näyttöjä, kuulokkeitaOn ehkä jopa remontoitu, jotta on saatu aikaiseksi itselle sopivat, viihtyisät ja tuottavat työskentelynurkkaukset. 

Keväällä aloitimme vaimon kanssa etätyöt toiveikkaasti yhteisessä työhuoneessa. Jo pian havaitsimme, ettei kumpikaan kykene keskittymään työntekoon, jos toisella on käynnissä etäkokous. Siirtyminen toiseen huoneeseen kokouksen ajaksi ei myöskään ollut hyvä ratkaisu. Työkalujen siirtely, toisesta näytöstä luopuminen juuri kokouksen ajaksi ei toiminut. Oma työhuone on meillä ollut yksi keskittymisen edellytys. 

Mahtavatkohan ihmiset enää suostua palaamaan avokonttorien hälyyn, kun ovat saaneet kokea rauhallisen, häiriöistä vapaan työympäristön? 

Vielä vartti työpajan alkuun. Availen esitykset, dokumentit ja sovellukset valmiiksi kahdelle näytölle. Toisen näytön tulen jakamaan muille, toisella pidän muistiinpanot ja muut ohjelmat. Viimeistelen agendan ja varmistan että dokumentit on jaettu osallistujille OneDriveltä. Napsautan kahvinkeittimen porisemaan, niin että saan tuoreen kahvin kokoukseen.  

Valmistautuminen on onnistuneen etäkokouksen edellytys. Kun ohjelmat ja dokumentit on valmiiksi avattu ja käynnistetty, jo ennen kokouksen alkua, jää pois paljon turhaa odottelua ja sähläystä. 

Verkkokytkimen vihreät valot vilkkuvat, kun käynnistän Teams kokouksenEhdin vielä valita videoon taustakuvan edelliseltä loma- ja etätyöreissulta. 

Olen mukana kokouksessa jo ennen säädettyä aikaa, silloin on hyvä hetki keskustella yksitellen mukaan ilmestyvien osallistujien kanssa niitä näitä ja orientoitua rauhassa. 

Etätyön mahdollistama infrastruktuuri on olemassa. Tietoliikennekaapelit yhdistävät kokouksen osallistujat. Kuin tilauksesta, hyvissä ajoin ennen pandemiaa, opittiin hyödyntämään etäkokousohjelmistoja, tiedostojen jakoja ja muita viestintäohjelmistoja. Asiantuntijoiden työn tulokset liikkuvat nopeissa tietoverkoissa vaivatta. 

Samaan aikaan kun eri osallistujat jakavat näyttöään, teemme päivityksiä jaettuun dokumenttiin, jonka kaikki osallistujat pääsevät näkemään, ja jota he voivat muokata samaan aikaan. Näin kokousmuistion päivitys ja ehdotukset tulevat kirjattua ja jaettua jo kokouksen aikana. 

Ideointiin pitäisi keksiä sopivia vapaamuotoista keskustelua tukevia keinoja. Etäpalaverit toimivat hyvin tilanteissa, joissa kokoontumiselle on mahdollista muodostaa selkeä tavoite ja agenda. Ideoiminen vaatii aikaa, hassuttelua ja vitsailua sekä kokemusten vaihtoa. Ideat eivät välttämättä nouse pakotettuna organisoidussa kokouksessa. Joskus jakautuminen pienempiin ryhmiin voi auttaa. 

Palaverissa nousi esiin ongelma, jonka avaaminen vaati parimukana olevan henkilön lisäksi ulkopuolista henkilöä. Jakauduimme kahteen ryhmään, joista toiseen kutsuttiin yksi asiantuntija lisää. Toinen ryhmä jatkoi muiden asioiden käsittelyä, samalla kun toinen ryhmä tutki ja testasi esiin noussutta ongelmaa. 

Joskus kokouksen vetäjän pitää vain osata olla hiljaa ja antaa muille mahdollisuus sanoa asiansa. 

Reilun tunnin kuluttua kelloni piippaa ehdottaen taukoa. Sovitaan, että pidetään 15 minuutin tauko. Muutamat osallistujat jäävät tauolla jutustelemaan Teams kokoukseen.  

Kokouksen päätyttyä osalla ei ole erityinen hoppu seuraavaan palaveriin, he jatkavat erään tuotteeseen liittyvän puutteen tarkastelua ja pohdiskelua vielä tovin. Keskustelussa syntyi idea tuotemuutokseen. Sovittiin että sitä tarkennetaan uudessa kokoontumisessa. 

Jämäkästi viedyssä kokouksessa saattaa jäädä pimentoon ongelmia, jotka tulisivat esiin rennossa, vapaamuotoisessa keskustelussa. Heikkojen signaalien huomaaminen ja rohkeus poiketa agendalta ottamalla ongelma keskusteluun, vaatii etäkokouksessa enemmän tarkkaavaisuutta, kuin perinteisessä kasvokkain käydyssä keskustelussa. 

Läsnä etänä

Miten parhaalla tavalla hyödynnät etäkokouksia käyttäen kokousalustoja kuten: Skype for Business, Microsoft Teams, Google Hangout, Zoom jne?

Etäkokoukset ovat arkipäivää useimmille. Etäkokousten tehokkuuden varmistamiseen toimivat normaalit hyvän kokouksen järjestämisen vinkit. Esimerkiksi blogin lopussa kuvattu PATIO ohjeistus. Toisaalta etäkokouksien järjestämiseen liittyy useita haasteita ja myös mahdollisuuksia, joita ei ole normaaleissa neuvotteluhuoneessa tapahtuvissa kasvokkain kohtaamisissa.

  1. Luo palaveriin hyvä tunnelma

Jos osallistujat eivät näe toistensa kasvoja ja eleitä, heidän on vaikea arvioida toistensa tunnelmaa tai sitä kuuntelevatko muut aktiivisesti tai ymmärtävätkö asiat kuten niitä esitetään.

Käynnistä video! Etäkokousvälineet mahdollistavat sen, että osallistujien kamerakuva välitetään muille. Videokuva kasvattaa merkittävästi läsnäolon tuntua ja mahdollistaa viestinnän myös ilmeiden, asentojen ja elekielen avulla kuten meille ihmisille on luonnollista.

Älä nauhoita etäpalavereita. Vai nauhoitatko normaaleja lähipalavereita? Taitaisi tuntua epämukavalta osallistua neuvotteluhuoneessa palaveriin, joka nauhoitetaan. Etäkokousvälineet mahdollistavat nauhoittamisen. Saattaa tuntua hyvältä idealta tallentaa keskustelu niin että se voidaan jakaa myös muille myöhemmin. Kannattaa kuitenkin huomioida, että nauhoitus saattaa tuntua osallistujista yksityisyyden loukkaukselta ja he eivät tunne oloaan turvalliseksi. Osallistujat saatavat rajoittaa omaa osallistumistaan, kun pelkäävät sanovansa jotain tyhmää, joka tallennetaan ja mahdollisesti jaetaan kokouksen ulkopuolisille ilman että he itse voivat kontrolloida kenelle.

  1. Varmista että osallistujat kuulevat toisensa

Neuvotteluhuoneessa osallistujat yleensä kuulevat toistensa puheen. Etäkokouksessa se ei ole lainkaan itsestään selvää. Kun useampi henkilö osallistuu samaan etäkokoukseen samasta neuvotteluhuoneesta, asetetaan mikrofoni keskelle pöytää usein hurisevan dataprojektorin viereen. Mikrofoni ei kykene aina nappaamaan kauempana mikrofonista olevien henkilöiden puhetta. Neuvotteluohjelmiston tekoäly siivoaa pois hälyääniä, kuten dataprojektorin hurinaa, samalla saattaa suodattua etäämpää kuluvien henkilöiden puhe.

Kokouksen yksi ehdoton edellytys on, että osallistujat saavat selvää toistensa puheesta. Vältä pöytäpuhelimia ja pyydä että osallistujat käyttävät kuulokemikrofoneja.

Osallistujien tulisi löytää itselleen hiljainen ympäristö, ei esimerkiksi auto, bussi tai kahvila.

  1. Miten saat asiat sovittua?

Etäkokouksessakaan puheet eivät riitä, vaan on piirrettävä yhteinen kuva, dokumentoitava keskustelu. Neuvotteluhuoneissa piirretään fläpeille ja valkotauluille. Usein olen huomannut, että etäkokouksessa osallistujat esittävät hyviä ajatuksia ja näkökulmia, mutta ne eivät jäsenny yhteiseksi tulokseksi ennen kuin siitä hahmotellaan dokumentti. Se voi olla esitysohjelman piirros, laskentataulukko, tai tekstinkäsittelydokumentti. Nykyaikaiset pilviympäristöt mahdollistavat sen, että useampi käyttäjä voi työstää samaa dokumenttia samaan aikaan. Tällainen mahdollistaa kaikkien osallistumisen samaan aikaan. Vaikka vain yksi voi puhua kerrallaan, useampi voi kirjoittaa, piirtää ja täydentää yhteistä jaettua dokumenttia.

Roolitus korostuu etäkokouksessa, jossa usein yksi henkilö kerrallaan esittää ja muut seuraavat. Missä tahansa palaverissa on puheenjohtaja ja sihteeri. Nämä roolit on usein eriytetty eri henkilöille, jotta puheenjohtaja voi keskittyä kokouksen johtamiseen, niin että osallistujat saadaan sopivasti osallistumaan ja sihteeri kerää toimenpiteet ja päätökset muistiin. Se joka jakaa ruutuaan ja esittää muille, tuskin voi samaan aikaan pitää kirjaa päätöksistä ja sovituista tehtävistä.

  1. Varmista tekniikka

Kannattaa varmistaa, että voit tarvittaessa ottaa vaikkapa mobiiliyhteyden, jos kiinteä linja ei toimi. Joskus yhteydet eivät toimi tai kaikilla ei ole mahdollisuutta käyttää sinun kokousalustaasi. Varmista myös, että olet tavoitettavissa sähköpostilla tai puhelimella palaverin aikana siltä varalta, että jotkut osallistujat eivät saa yhteyttä palaveriin, tai itse putoat kokouksesta kesken esityksen.

On helpompaa jakaa koko näyttö kuin yksittäinen sovellus. Jotta voit kuitenkin pitää muistiinpanoja tai tukimateriaaleja esillä, on hyvä, kun käytössä on useampia näyttöjä, joista jaat muille yhden.

  1. Vältä kiusalliset tilanteet

Neuvotteluhuoneessa voi syntyä kiusallinen tilanne, jos kahvia kaatuu rinnukselle tai vaikka vetskari unohtuu auki. Toisaalta etäkokouksessa voi myös sattua noloja asioita: Vilahtiko ruudulla pikaviesti rakastajalta? Näkyikö taustalla dokumentissa huomenna julkaistava yrityskauppa? Oliko langaton mikrofoni varmasti äänettömällä, kun piipahdit vessassa? Osuuko huohottava hengityksesi mikrofoniin?

Siivoa työpöytä, jonka jaat etäkokouksessa muille. Tai jaa vain sovellus, jota haluat esittää. Aseta mikrofoni äänettömälle, kun et puhu muille, ja toisaalta kytke oma-aloitteisesti mikrofoni päälle kun vastaat sinulle esitettyyn kysymykseen.

  1. Noudata normaaleja hyvän kokouksen periaatteita

Olipa kyseessä verkkokokous tai neuvotteluhuoneessa pidettävä kokous, samat yleiset ohjeet pätevät. Yksi hyvä muistisääntö PATIO:

PATIO

Purpose – Kokouksella tulee olla täsmällinen tarkoitus ja tavoite, joka myös on etukäteen tiedotettu osallistujille.

Agenda – Kokoukselle on laadittu asialista ja suunniteltu sopivat työtavat. Agendalla pysyminen varmistaa kokouksen tavoitteen saavuttamisen. Kokoukseen sopivat työtavat varmistavat, että osallistujat tuovat omalta osaltaan lisäarvoa käsiteltäviin asioihin.

Time – Aikataulu on sovittu ajoissa, ja sen sopivuus osallistujille on varmistettu. Kokous aloitetaan ja päätetään aikataulun mukaan. Näin kunnioitetaan kaikkien osallistujien ajankäyttöä.

Information – Lähtötiedot jaetaan etukäteen ja osallistujat valmistautuvat omalta osaltaan sopivalla tavalla.

Outcomes – Kokouksen tulokset, kuten päätökset ja sovitut tehtävät kirjataan ja viestitään osallistujille.

Projektin riskien hallintaa

Aiemmissa blogi -kirjoituksissa on sivuttu riskienhallintaa jo muutamaan kertaan. Alla tiivistelmä sekä vinkit riskien vaikuttavuuden arviointiin.

Riskien hallinnan lähtökohta on riskien tunnistaminen, vaikutuksen arviointi sekä päätöksenteko siitä, miten kukin riski käsitellään. Käsittelytapoina ovat riskin välttäminen tai riskin todennäköisyyden ja/tai vaikuttavuuteen pienentäminen. Riski voidaan myös hyväksyä. Tällöin riskin toteutuessa edetään etukäteen suunnitellun vaihtoehdon mukaisesti tai sitten vain kestetään mahdolliset seuraukset.

Riskin peilikuva on mahdollisuus. Nämä saattavat vaikuttaa toteutuessaan merkittävästi hankkeen toteutukseen, joten myös mahdollisuudet on syytä pyrkiä tunnistamaan ja niiden vaikutukset arvioimaan.

Oleellista on, että riskien hallintaan on luotu toimintamalli koko hankkeen elinkaarelle. Tunnistetut riskit kootaan hankeen riskirekisteriin. Kullekin riskille tulee kuvata sovittu käsittelytapa, vastuuhenkilö, tilatieto sekä muut hankkeen kannalta sopivat luokittelutiedot.

Analyysin tueksi on syytä olla esim. luokittelu, jossa tunnistetut riskit eritellään tarkoituksenmukaisiin ryhmiin. Näin esimerkiksi ulkoiset riskit, joihin ei voida vaikuttaa (markkinat, viranomaiset, kumppanit ym.) ja sisäiset riskit, joihin voidaan vaikuttaa (resurssit, organisaatio, saavutettavat kokonaishyödyt ym. ) erotellaan toisistaan.

Vakiintunut käytäntö on pisteyttää riskirekisterin kukin tapahtuma todennäköisyyden ja vaikuttavuuden mukaan ja laskea näiden pohjalta kullekin riskille indeksiluku.

Kuva 1

Huomaa: Vaikuttavuuden arviointia auttaa, jos kunkin riskitapahtuman erittelee sen mukaan, miten se vaikuttaa hankkeen sisältöön, aikatauluun ja/tai kustannuksiin. Näistä kolmesta tekijästä muodostuu myös ns. laatukolmio (Triple Constraint), joka havainnollistaa ko. tekijöiden riippuvuutta toisistaan. Esim. aikatauluriskin toteutuminen voi vaikuttaa kustannuksiin, mutta toisaalta ratkaisu saattaa löytyä niin, että vaikutetaan sisältöön.kuva 3

Riskirekisterin yksittäisistä tapahtumista ja näiden merkittävyydestä saadaan tällä tavalla käsitys hankkeen kokonaisriskistä aikataulun, kustannusten ja sisällön suhteen. Tätä kokonaisriskiä eri osa-alueilta tulee peilata organisaation kykyyn kestää ja hyväksyä riskejä kussakin hankkeessa.

Riskien hallintaan liittyy oleellisena osana myös toimivat muutoksenhallinnan käytännöt. Riskirekisterin jatkuva ylläpitäminen ja siinä tapahtuviin muutoksiin reagointi edellyttää hyvin kuvattua ja toimivaa hankkeen muutoksenhallintaa.

Riskirekisterin ylläpitäminen tietojärjestelmässä, joka integroi riskienhallinnan osaksi muuta hankkeen toteutusta takaa pitkäjänteisen toiminnan, tiedon ajantasaisuuden, näkyvyyden ja saavutettavuuden kaikille osapuolille. Ota yhteys, jos haluat tietää enemmän integroidun tietojärjestelmän tuomista eduista ja mahdollisuuksista projektiesi riskien hallintaan.

Hyvän tiimipelaajan tunnusmerkit

Tiimissä toimiminen ei ole aina helppoa. Tiimi muodostetaan monesti haastavan tai vaikean ongelman ratkaisuun tai haasteellisen kokonaisuuden toteutukseen tiukalla aikataululla ja budjetilla.

Olemme blogissamme muutamaan kertaan vinkanneet miten projektipäällikkö takaa projektinsa onnistumisen ja organisaationsa menestyksen valitsemalla tiiminsä oikein. Vähemmällä huomiolla on tiimin jäsenen näkökulma omaan työhönsä ja siinä menestymiseen.

Haasteellinen tiimityö on tapa kehittyä osaajana ja joukkuepelaajana. Vaativat hankkeet ovat parhaimmillaan ainutlaatuisia näköalapaikkoja organisaation toimintaan ja jotka luovat tilaisuuden kasvattaa verkostoa ja tuoda esiin omia vahvuuksia.

Ihmiset kaipaavat väkeä ympärilleen, haluat olla osa joukkoa – nimenomaan voittajien joukkoa. Tämä saattaa herättää piinallisia muistoja kouluaikojen liikuntatuntien joukkuevalinnoista. Tämä sisään rakennettu piirre on kuitenkin hyvä pitää mielessä, kun itse pyrit toimimaan menestyksellä tiimissäsi.

Ohessa muutamana vinkki tiimidynamiikan edistämiseen ja tiimin vetäjän taakan keventämiseen:

  • Ole positiivinen ja helposti lähestyttävä. Näin pidät tiimisi jäsenet lähelläsi ja pysyt tekemisen keskiössä. Osoita arvostusta ja lojaalisuutta tiimisi jäsenille, tiimipäällikölle sekä eri sidosryhmille. Aina tämä ei ole helppoa erilaisten intressien takia, mutta luo hengen voittamattomalle tiimille.
  • Kanna vastuuta, ole reilu ja empaattinen. Pidä mielessä, että tiimisi jäsenet ovat yksilöitä. Muista antaa tukea sitä tarvitseville ja viljele positiivista palautetta aina kun aihetta on. Muista erityisesti tukea ja kannustaa tiimiin tulleita uusia jäseniä. Tiimityö itsessään on viimekädessä se tapa, jolla kasvatetaan tiimipelaajia voittajajoukkueisiin.
  • Haasta välillä itsesi, pane itsesi peliin ja näytä se. Älä ylenkatso pienen mittakaavan puurtamista. Pidä kuitenkin mielessä, että haastavan tai vaikean ongelman kanssa painiminen tuo pitkälle kantavaa kokemusta ja näkemystä. Pidemmän päälle ei varmasti ole haittaa, jos niität mainetta osaavana ja haasteisiin valmiina voittajana.
  • Ole aktiivinen, viesti ja jaa tietoa. Tiimisi on olemassa vain yhtä tarkoitusta varten, joten kaikilla tulee olla käytössään oleellinen tieto ja mahdollisuus näin myös reagoida. Yllätykset, myös positiiviset, ovat tiimityössä merkki puutteellisesta viestinnästä.
  • Projektin suoritukseen liittyvän tiedon ohella tuo esiin ja välitä myös hallussasi olevaa hiljaista tietoa erityisesti tiimisi nuoremmille jäsenille.
  • Muista huumori. Tätä tarvitaan, kun tiimisi kohtaa vaikeita hetkiä

Tiimityö on myös välineurheilua. Jos tarvitse välineitä omasi tai tiimisi työn hallintaan, niin ole yhteydessä: https://www.proha.com

Ei – avain hyvinvointiin ja tuottavaan työskentelyyn

Ei -sanan käyttöön liittyy pelkoa toisen henkilön tunteiden loukkaamisesta sekä leimautumisesta muuksi, kuin sitoutuneeksi työntekijäksi ja hyväksi tyypiksi. Mietimme kovasti sitä, mitä muut meistä ajattelevat.

Unohdetaan, että vaikka henkilö kykenee tekemään jonkin asian, niin se ei tarkoita, että täytyy. Kyse on tasapainon löytämisestä, omien rajojen asettamisesta ja niistä kiinni pitämisestä. Viimekädessä jokainen ihminen on itse vastuussa tarpeidensa täyttymisestä ja hyvinvoinnistaan. Ei -sanan käyttö korreloi suoraan henkilön omaan hyvinvointiin. Siksi kannattaa opetella sanomaan Ei -sana sekä oman itsensä, että työyhteisön vuoksi.

Muutama vinkki alkuun pääsemiseksi:

  • Anna itsellesi lupa sanoa Ei. Erilaisia asioita pyydetään pohtimatta sen enempää pyynnön seurauksia ja kohdistuuko pyyntö edes oikeaan henkilöön. Siksi onkin aivan reilua sanoa Ei.
  • Erittele henkilökohtaiset syysi Ei –sanan käytön vaikeuteen. Juurisyiden löytyminen helpottaa huomattavasti sanan käyttöä. Ensimmäiset kerrat ovat aina vaikeimpia.
  • Luo rajat omalle toiminnallisesi. Ei -sana on helppo sanoa, kun on hyvät perustelut. Rajat muodostuvat jo siten, että mietit mitä koet mielekkääksi tekemiseksi ja mitä et. Hyvä raja muodostuu jo siitä, että pitää kiinni omasta päivittäisestä- ja viikkotyöajasta.
  • Varaudu suostuttelijoihin. Ei -sana herättää tunteita ja pyytäjässä halun vaikuttaa päätökseesi tavalla tai toisella.

Kieltäytymisen taito ei tarkoita, että muiden tunteita ei pitäisi ottaa huomioon. Ei -sana kannattaa sanoa aivan erityisellä tavalla. Kaikilta se ei suoraan luonnistu, mutta kyky sanoa Ei –sana on taito, jota voi opetella siinä missä muitakin taitoja.

  • Voit toki sanoa suoraan reilusti Ei, ja perustella vastauksesi. ’Nyt ei vaan aika riitä…’
  • Mieti vastaustasi hetki. Oli lopullinen vastaus kyllä tai ei, niin sinulla on aina lupa harkita ja kysyä lisää. Pohdi asiaa subjektiivisesti omista ja työyhteisösi lähtökohdista. Kaikessa ei tarvitse olla mukana ja anna muillekin mahdollisuus loistaa! ’Mietin tässä olenko oikea henkilö…’
  • Osoita empatiaasi, mikäli et voi pyyntöä täyttää. Kieltäytymisessä ei suinkaan ole kyse vain omien rajojen tunteettomasta vaalimisesta. ’Voi, kiitoksia kysymästä, mutta valitettavasti…’
  • Kannusta ja esitä realistisia vaihtoehtoja. Rakentavalla ja ratkaisuhakuisella keskustelulla saatetaan löytää aivan uusia vaihtoehtoja. ’Todella hieno juttu! Oletko muuten miettinyt…’

Kieltäytymisen taito tuo merkittäviä etuja henkilöille ja koko työyhteisölle:

  • Turhan työn määrä vähenee, kun asioita kyseenalaistetaan ja priorisoidaan.
  • Kiire ja stressitaso laskevat jokaisen kantaessa vastuunsa ajankäytöstään ja sen kohdistamisesta mielekkääseen tekemiseen.
  • Tuotavuus nousee, kun rinnakkaisen tekemisen määrä pienenee ja tehtäviä suorittavat motivoituneet ja tavoitteisiin sitoutuneet henkilöt
  • Yhteisöllisyys kasvaa. Kun omat asiat ovat kunnossa, niin aikaa ja tahtoa on muidenkin auttamiseen.
  • Henkilöille muodostuu selkeä näkemys omista haluista ja tavoitteista ja kyky näiden saavuttamiseen. Yksilöllisyys ja aitous lisääntyvät organisaatiossa.
  • Itseluottamus ja usko omiin kykyihin kasvaa.
  • Voit hyvillä mielin heittäytyä Kyllä -asioille ja löytää uusia mahdollisuuksia, jotka ovat luomiesi rajojen sisällä ja panostaa näihin kykyjesi mukaisesti.

Mukavaa keväänjatkoa Projektipomon lukijoille näissä merkeissä!

Muutososaaminen ja -viestintä

Kilpailussa pärjäävät parhaiten ne organisaatiot, joilla on kyky toteuttaa ulkoisten tai sisäisten tekijöiden määräämiä muutoksia menestyksellä. Tämän takaa muutos- ja uudistumiskykyinen organisaatio sekä oikeat välineet .

Muutos on järkevintä viedä lävitse projektina, jolla taataan läpinäkyvä ja tavoitteellinen suoritus. Samalla kerätään oppia ja hiotaan toimintamallia tuleviin muutoshankkeisiin ja organisaatio oppii siihen, että muutoksia viedään läpi tietyllä suunnitelmallisella tavalla.

Muutokselle on ominaista jostakin luopuminen. Muutos horjuttaa kokeneenkin henkilön kokemaa turvallisuutta ja luo epävarmuutta. Tunteiden hyväksyntä osana muutosta ja tämän huomiointi viestinnässä edesauttaa muutoksen aikaansaamista. Oikeanlaisen viestinnän avulla henkilöt johdatetaan myös henkisen muutosprosessin lävitse, joka lähtee epäilys- ja menetystunteista oivalluksen ja ymmärryksen kautta sitoutumiseen.

Erityistä muutososaamista edellytetään esimiesrooleilta. Alla kymmenen vinkkiä muutosviestinnän tueksi.

1. Valmistaudu huolella kuvaamaan ja perustelemaan tiedossa oleva muutos. Sisäistä tavoiteltavat edut, ketä asia koskee ja miten muutos viedään lävitse. Huomaa, että muutokseen liittyy aitoa huolta siitä, että jotain arvokasta menetetään ja uuden kehittämisessä tehdään virheitä.

2. Valitse viestinnälle oikea tapa, aika ja ympäristö. Pyri myönteiseen tunnereaktioon. Viesti suoraan ja henkilökohtaisesti niille, joita muutos koskettaa. Pane itsesi likoon.

3. Varmista kuulijoilta, että puhutte samasta asiasta ja että viestisi on ymmärretty. Väärinymmärrys ja tietämättömyys estävät tehokkaasti muutoksen aikaansaamista.

4. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen koskettavan myös heitä sekä miten se heitä koskettaa. Vedä kuulijat mukaan muutoksen pyörteisiin.

5. Samaistuminen ja asioiden oikea priorisointi ovat välttämätöntä muutoksen aikaansaamiseksi. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen tärkeyden kukin omalta kohdaltaan.

6. Varmista, että kuulijat pohtivat ja ymmärtävät mitä etua muutoksesta on heille itselleen. Motivaatio ja sitoutuminen perustuvat monesti siihen, että yksilö itse näkee muuttuvassa tilanteessa mahdollisuuksia. Mieti palkitsemistapoja hankeen välitavoitteiden ja lopullisen tavoitteen saavuttamiseen.

7. Anna riittävästi aikaa viestin perillemenoon ja toista viesti aina tarpeen mukaan. Oivallus, ymmärrys ja sitoutuminen vaativat aina aikaa.

8. Ymmärrä, että muutoksesta ei lähtökohtaisesti pidetä ja se tuodaan myös suoraan esiin. Käytä nämä tilausuudet hyväksesi muutoksen perustelemiseen ja kuulijan vakuuttamiseen. Ole herkkä havaitsemaan ja reagoi kielteiseen asenteeseen.

9. Tee selväksi, että olet valmis kulkemaan muutoksessa mukana ja johdattamaan kuulijat muutoksen lävitse. Suunta on kaikille sama ja ketään ei jätetä yksin.

10. Myönnä, että toisinaan viestin onnistunut välittäminen onnistuu paremmin joltain toiselta henkilöltä. Hanki sponsoreita viestimään ja edistämään asiaa organisaatiosi sisällä.

Muutososaamista voidaan kouluttaa ja valmentaa siinä missä muutakin osaamista. Lisäksi tarvitaan muutosta tukeva ja rohkaiseva toimintakulttuuri sekä välineet, joilla muutosprojektit luovitaan onnistuneesti maaliin kerta toisensa jälkeen.

Rosvo-Roopen oppitunti sitouttamisesta

Monia kokenut merirosvo Rosvo-Roope vei paitansa pestäväksi neidolle, joka pesi paidan ja vielä ompeli napinkin kiinni. Tämä olikin niin vahva kokemus, että neito rakastui Rosvo-Roopeen. 

 ”Ei tiennyt impi Oolannin kuink’ oli laitansa,
kun Rosvo-Roope pestäväks vei hälle paitansa.
Yks nappi oli irti, hän ompeli sen kiin.
Ja samalla hän ompeli myös sydämensä siin.” 

Tämä on klassinen esimerkki sitouttamisesta. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että ihmiset sitoutuvat osallistumalla. Projektipäällikkö voi suunnitella projektin itse, ja esittää sitten suunnitelman muille projektiin osallistuville. Näin on kuitenkin vaikea saada muita sitoutumaan projektiin. Toisen ajatusten ymmärtäminen ei aina ole itsestään selvää, vaikka ajatukset olisi kuvattu projektisuunnitelman muotoon ja kommunikoitu selkeästi projektin käynnistystilaisuudessa. Ymmärtäminen tapahtuu paremmin itse tekemällä, osallistumalla suunnitteluun.  

Ihmisillä on tarve päästä vaikuttamaan, ”painamaan oma sormenjälkensä”, suunnitelmiin. Kun on itse ollut mukana suunnittelemassa, myös omistaa suunnitelman ja on siihen sitoutunut. Osittain itse tehtyä suunnitelmaa noudatetaan hanakammin kuin toisen laatimaa. Omaa suunnitelmaa osataan ja uskalletaan myös tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa. 

Rosvo-Roope pyysi Oolannin immeltä asiantuntija-apua asusteisiinsa liittyvässä haasteessa. Samoin projektipäälliköllä on eri alojen asiantuntijoita tukenaan ja hänen on saatava heidän asiantuntemuksensa mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen liittyvissä haasteissa.  

Projektipäällikön tehtävä on organisoida suunnittelu ja toteutus niin, että projektiin osallistuvat henkilöt asetetaan tilanteeseen, jossa heidän on osallistuttava, vaikutettava omalla asiantuntemuksellaan toteutustapoihin ja törmäytettävä ajatuksiaan muiden kanssa. Projektiin osallistuvien on itse mietittävä projektin tavoitteet ja tekemisen malli läpi. He ymmärtävät projektin paremmin itse sen mietittyään. Ja samalla ”ompelevat sydämensä” kiinni projektin tavoitteisiin. 

 ”Sai Roope viimein palkkansa, hän on nyt Suomessa.
Jossain jokivarressa lie lossivahtina
Hän lesken eessä nöyrtyi ja joutui naimisiin,
ja sillä lailla Rosvo-Roope hiljaa hirtettiin.” 

Projektipäällikön tulee kuitenkin välttää Rosvo-Roopen loppu sivuun ajautuneena lossivahtina. Kaikkea valtaa projektin johtamisessa ei saa antaa projektiryhmän jäsenille tai muille projektin osapuolille. Projektipäällikkö on projektiryhmän tuki, ohjaaja ja vastuullinen projektin lopputulosten aikaansaannista. Hänen tulee varmistaa, että projektin tavoitteet ovat realistiset käytettävissä oleviin resursseihin ja aikatauluun nähden. 

 

Rosvo-Roope: Sanat Rafael ”Rafu” Ramstedt (1888-1933) Suomalainen kansansävelmä  

Seitsemän kätevää ohjetta projektimenestyksen varmistamiseen

Alla on kesäkevennyksenä muistilista klassikkokirjan ’The 7 Habits of Highly Effective People’ teeseistä vapaasti sovellettuna projektimaailmaan. Lista on hyvin käyttökelpoinen kenelle tahansa projektissa toimivalle. Projektipäällikön tai hankevetäjän tehtäviin liittyy paljon odotuksia ja monelle näissä rooleissa olleille alla oleviin kohtiin liittyy varmasti paljon omakohtaisia ja kasvattavia kokemuksia.

  1. Ennakoi, katso eteenpäin ja työskentele sen eteen, jotta näkisit koko ajan kauemmaksi
  2. Muodosta mielikuva lopputuloksesta ja tee suunnitelma, miten se saavutetaan. Toimi tekemäsi suunnitelman ja periaatteiden mukaan
  3. Priorisoi ja keskity oleelliseen. Laita asiat tärkeysjärjestykseen määrittämällä mikä on välttämätöntä ja tärkeää, vain jompaakumpaa tai ei kumpaakaan.
  4. Huomioi kaikki osapuolet ja sidosryhmät tavoitteita asetettaessa. Laajasti kaikkia osapuolia hyödyttävät ratkaisut syntyvät vankimmalle pohjalle.
  5. Kuuntele, ymmärrä, ole empaattinen ja tee myös itsesi ymmärretyksi. Luo ilmapiiri, jossa huolehditaan ja ongelmat ratkaistaan positiivisessa hengessä.
  6. Hyödynnä tiimisi osaaminen. Toimi esimerkkinä ja inspiroi. Hyvin toimiva työyhteisö on enemmän kuin osiensa summa.
  7. Huolehdi itsestäsi henkisesti ja fyysisesti. Projektipäällikön tai tiimin jäsenen uupuminen matkan varrelle on aina iso menetys.

Kokosin oheen yhteenvetona myös seitsemän käytännön ohjetta aiemmista kirjoituksistamme, joilla olemme kannustaneet hyvään projektityökulttuuriin.

  1. kysy apua, kun sitä tarvitset ja hyödynnä saamasi rakentava palaute
  2. toimi reilusti ja ota vastuu omista tekemisistä
  3. toimi itse aktiivisesti ongelmien ratkaisemiseksi
  4. pidä mitä lupaat
  5. pidä pelivaraa ja varaudu ongelmiin
  6. ole avoin omaksumaan uutta – et mitenkään voi tietää kaikkea
  7. ole läsnä ja tavoitettavissa, anna apua sitä tarvitseville

Toimintamallit, käytännöt, työnkulut ym. yhdessä sovittavat asiat ovat tehokkaan toiminnan perusta. Ota yhteyttä, jos tarvitset apua projektihallinnan menetelmissä, välineissä tai miten välineet sovitetaan parhaalla mahdollisella tavalla toimintaanne.

Asennetta projekteihin

Silmiin osui oiva määritelmä siitä, miten henkilön pätevyys mihin tahansa työtehtävään voidaan kuvata:

(Tietotaito + Kokemus) * (Asenne)²

Työtehtävän suorittamisen edellyttämän tietotaidon ja kokemuksen yhdistelmään voidaan lisätä vielä kyky soveltaa ja hallita kokonaisuuksia. Merkittävin tekijä yhtälössä on kuitenkin asenne.

Tähän meistä on varmasti monen helppo yhtyä. Asennetta ja motivaatiota arvioidaan koko työhistorian ajan. Vaativankin hankkeen onnistuminen varmistetaan oikealla asenteella.

Asennetta on mahdollista suunnata ja kehittää siinä missä muutakin osaamista. Oman toiminnan arvioinnissa auttaa lähiesimies. Paras lopputulos saavutetaan, kun oikea asenne tunnustetaan yhdeksi organisaation menestystekijäksi ja sen kehittäminen nostetaan näkyväksi osaksi organisaation arvoja ja toimintakulttuuria. Organisaation kannalta oikealla ja menestymistä tukevalla asenteella olevia ihmisiä tulee huomioida ja palkita.

Asenne, aivan kuin muukin osaaminen, tulee suunnata tukemaan organisaation strategisia tavoitteita. Ilman tarkoituksenmukaista suuntaa menetetään siihen tehdyt panostukset.

Toinen henkilökohtaiseen menestymiseen merkittävästi vaikuttava asia on luottamus. Luottamuksen rakentaminen edellyttää velvollisuudentuntoa, käytännön tekoja ja omistautumista. Asenne ja luottamus kulkevat vahvasti käsi kädessä.

Muutaman avainkohdan sisäistäminen edistää luottamusta, mutta miellettään myös osaksi oikeaa asennetta:

  • Kuunteleminen
  • Sanojen ja tekojen ristiriidattomuus
  • Yhteisen hyvän edistäminen
  • Roolimallina toimiminen

Yksi kätevä väline oman asenteen testaamiseen, kehittämiseen ja suuntaamiseen projektityöskentelyssä on, että erittelee eo. neljään kohtaan liittyviä odotuksia omassa toiminnassa itsensä, tiimin, kollegoiden ja koko organisaation näkövinkkelistä ja luo itselleen kuhunkin 3-4 yksilöityä tavoitetta.

Asennetta voi tuoda organisaatioon rekrytoimalla tai hankkia palveluna projekteihin kokemuksena ja osaamisena. Olemme toimittaneet asiakkaillemme sopivaa osaamista ja asennetta projekteihin jo kolmekymmentä vuotta menestyksellä – ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Projektipäällikön muistikortilla yhteiset toimintatavat käyttöön

Kuinka monta kertaa olet projektipäällikkönä manannut sitä, että projektiisi osallistuville pitää aina uudessa projektissa kerrata toimintatavat? Entä noudattavatko kaikki projektipäälliköt samoja, sovittuja toimintatapoja vai soveltaako jokainen niitä vähän omalla tyylillään?

Hyvissä dokumenttipohjissa on ideaa
Hyvien dokumenttipohjien avulla voidaan projektipäälliköitä opastaa suunnittelemaan ja seuraamaan oikeita asioita.
Valmiit dokumenttipohjat helpottavat projektipäällikön jokapäiväistä johtamista ja viestintää. Tärkeimmät dokumenttipohjat, kuten projektisuunnitelman malli, kannattaa laatia yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa. Kannattaa myös kerätä valmiit mallit lyhyemmistä dokumenteista, esimerkiksi kokousagendoista, kokouskutsuista ja kokousmuistioista talteen projektipäälliköiden saataville. Projektipäälliköt säästävät yllättävän paljon aikaa, kun dokumentteja ei tarvitse kirjoittaa tyhjästä eikä asioita unohdu.

Dokumentteja, joille kannattaa laatia mallit ovat esimerkiksi:
• Aikataulu
• Resurssisuunnitelma
• Lista lopputuloksista ja niiden valmiudesta
• Muutospyyntölomake ja muutosloki
• Yhteystietolista
• Riskiloki, päätösloki
• Agendat, kokousmuistiot, pöytäkirjat

Mahdollisimman paljon samaan välineeseen
Jos käytät ”oikeaa” projektinhallintaohjelmistoa, kuten Microsoft Projectia tai Camako EPM:ää, saat siitä parhaat tehot irti lataamalla mahdollisimman suuren osan projektijohtamisen tiedoista samaan välineeseen. Tehokkuuden parannus syntyy siitä, että ylläpidät aikataulut, resurssisuunnitelmat ja toteumaseurannan kerran ja voit tuottaa samasta tiedosta raportteja eri tarpeisiin: Linjaesimiehille resurssivaraushistogrammin, osapuolille heidän töidensä aikataulun, projektin omistajalle ylätason aikatauluyhteenvedon ja kumulatiivisen tuntitoteuman, tiimin jäsenille työlistat jne.

Lyhyt, takataskussa kulkeva kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti
Toimivat projektiohjauksen dokumenttipohjat ja välineet eivät välttämättä tarvitse raskasta projektityöohjetta tuekseen. Kokemukseni mukaan projektipäälliköitä on vaikea innostaa lukemaan pitkiä käsikirjoja. Lyhyt kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti on osoittautunut usein paremmaksi kuin pitkät manuaalit.

Muistikortti on projektin käyntikortti
Muistikortti kokoaa yhteen projektijohtamisen dokumentit, välineet ja tärkeimmät johtamisen menetelmät. Muistikortti toimii hyvin projektin sisäisenä eri projektijohtamisen asiat yhteen kokoavana dokumenttina ja tarkistuslistana. Se on myös erinomainen esite kumppaneille, asiakkaille ja alihankkijoille yhteisistä toimintatavoista.

Organisaation projektityötapojen esite
Muistikortti täytyy sovittaa organisaation liiketoimintaan. Projektijohtamisessa on samoja piirteitä yli toimialojen ja organisaatioiden, mutta tärkeimmät dokumentit, tehokkaimmat toimintatavat ja tarkastuslistat pitää sovittaa organisaation liiketoiminnan vaatimuksiin ja ympäristöön. Hyvä muistikortti toimii oivallisesti koko organisaation projektityön laadukkuuden esitteenä ja arvojen kuvauksena.

Lataa itsellesi esimerkki muistikortista
Lataa esimerkki projektin muistikortista <täältä>. Projektit ovat jokaisessa organisaatiossa erilaisia. Myös projektin muistikortti kannattaa laatia niin, että se istuu fiksusti organisaation projekteihin ja ohjaa oikeisiin toimintamalleihin.

PP_muistikortti