Koska projektissa saattaa toimia kymmeniä eri osapuolia projektin eri vaiheissa, on reaaliaikaisen, luotettavan ja helposti laadittavan tilannekuvan saaminen projektijohdolle ohjauksen apuvälineeksi tärkeää projektin onnistumisen kannalta.
Projektipomo sai tilaisuuden osallistua projektin tilannekuva-analyysin toteutukseen. Tehtävänä oli rakentaa käynnistyvän suuren infrahankkeen johdolle näkymä kokonaistilanteesta. Kokonaistilannekuva muodostuu yhdistämällä tietoa hankkeen usealta eri osa-alueelta: Osaprojektien aikatauluista, työmääräarvioista, kustannusennusteista, kustannusseurannasta, työturvallisuuden mittareista sekä riskianalyyseista. Hankkeeseen osallistuu useita urakoitsijoita, suunnittelijoita, konsultteja ja muita toimittajia. Lisäksi hankkeella on useita tilaajaosapuolia.
Tilannekuvaa rakennettaessa on pohdittu ainakin seuraavia näkökohtia:
- Mitkä ovat tilannekuvan näkökulmat ja mittarit, jotka auttavat hankejohtoa ajoissa saamaan tiedon tulevista haasteista ja reagoimaan ajoissa?
- Miten useiden eri näkökulmien mittarien tarvitsemat tiedot saadaan kerättyä useilta osapuolilta ja yhdistettyä yhteen näkymään?
- Kuinka motivoidaan ja opastetaan lukuisat hankkeeseen osallistuvat osapuolet tuottamaan tarvittavat tiedot riittävän yhteismitallista raportointia varten?
- Kuinka voidaan mahdollisimman hyvin hyödyntää olemassa olevia tietojärjestelmiä ja osapuolten nykyisiä seurannan työtapoja?
- Voidaanko tiedon tuottajille, kuten urakoitsijoille ja suunnittelijoille samalla tuottaa lisäarvoa?
Alustavat vaatimukset tilannekuvan näkökulmista ja mittareista kerättiin työpajoissa, joissa myös määriteltiin tarvittavat lähtötiedot mittarien laskemiseksi. Työpajoihin osallistui riittävä edustus eri tilaajaosapuolien henkilöitä. Työpajoissa kootut alustavat määrittelyt ovat hyvä lähtökohta raportoinnin rakentamiselle, mutta on myös hyvä ymmärtää, että tilannekuvan vaatimukset tulevat varmasti elämään ja muuttumaan hankkeen elinkaaren aikana. Määrittelyissä ei vielä hienosäädetty tarvittavia näkökulmia, vaan määriteltiin ensivaiheen tarpeet, joiden avulla voitiin lähteä rakentamaan tilannekuvan ensimmäistä versiota.
Tilannekuvaa ja hankkeen suunnittelua ja seurantaa varten pystytettiin hankkeelle oma ympäristö Microsoftin pilvipalveluun. Hankkeen omassa pilviympäristössä, voidaan antaa helposti käyttöoikeudet kaikille eri organisaatioiden osapuolille, ilman että tarvitsee miettiä eri organisaatioiden olemassa olevia toisistaan mahdollisesti poikkeavia tiedonhallinnan käytäntöjä, tai rajoituksia ulkopuolisten pääsystä organisaation sisäverkkoon.
Tilannekuvan muodostamisen analyysi- ja raportointivälineenä päätettiin käyttää Microsoft Power BI työkalua. Power BI kykenee yhdistämään tilannekuvan tarvitsemat tiedot useista eri tietolähteistä ja taustajärjestelmistä.
Microsoftin pilviympäristöstä otettiin käyttöön myös Project Online toiminnallisuus, jonka avulla hankkeeseen osallistuvat organisaatiot luovat itse suunnitelmat oman työnsä osalta. Project Onlinella suunnitellaan projektien tehtävät, aikataulut, resurssien työmäärät ja seurataan töiden valmistumista.
Suunnitelmat luodaan Microsoft Project Online Desktop Client ohjelmilla ja tallennetaan Project Onlineen. Kaikki hankkeen osapuolet siis käyttävät samaa suunnittelun ja seurannan järjestelmää. Eri suunnitelmien keskinäinen koordinointi onnistuu, kun eri suunnittelijat ja urakoitsijat näkevät toistensa aikataulut yhteisessä järjestelmässä.
MS Project on yleisesti käytetty projektinhallinnan ohjelmisto, joten useilla osapuolilla on valmiiksi osaamista sen käyttöön. Tarvittaessa projektien suunnittelijoita opastetaan välineeseen parin tunnin koulutuksissa.
Osa tilannekuvan lähtötiedoista, kuten riskianalyysi, kustannusennuste, hankkeen kustannusseurannan tiedot sekä joitain työmaiden tilannetietoja päivitetään erillisiin Excel tiedostoihin. Päivitetyt Excel tiedostot kerätään yhteisen Online ympäristön SharePointiin, josta ne ovat Power BI raportointijärjestelmän luettavissa. Excel tiedostot olivat jo käytössä hankkeessa, eikä niiden muotoa tarvinnut erikseen suunnitella tai muuttaa. Power BI kykenee lukemaan Excel tiedostot ja tekee niille tarvittavat tiedon muunnokset raportointia varten.
Työturvallisuuden ja työmaan ongelmatilanteiden seurannan mittareiden laskentaan haluttiin viikoittainen tai kuukausittainen lähtötietojen keräys eri sopimusosapuolilta. Valmista yhteistä järjestelmää ei tähän tarkoitukseen ollut. Näitä työmaan tilanteen raportointeja varten luotiin muutama yksinkertainen SharePoint lista, jonne urakoitsijat ja suunnittelijat kirjaavat viikoittain tiedot omalta osaltaan, esimerkiksi mobiililaitteella suoraan työmaalta.
Varsinainen tilannekuva muodostetaan käyttäen Power BI välinettä. Väline lataa ajastetusti tietomalliinsa tiedot eri tietolähteistä: Project Onlinesta, erillisistä Excel tiedostoista ja SharePoint listoista. Power BI muuntaa eri tietolähteistä tulevat tiedot raportoitavaan muotoon.
Microsoftin pilviympäristö on helppo ja nopea alusta projektin tai hankkeen tiedonhallinnan tarpeisiin. Tässä toteutuksessa käytettyjen Power BI, Project Online ja SharePoint välineistöjen lisäksi Microsoftin pilvestä on helppo ottaa käyttöön muitakin projektijohtamista ja viestintää tukevia palveluita. Esimerkiksi Project Online lisenssillä käytettävä mallipohjainen Project Power App mahdollistaa hankkeen tarpeisiin räätälöidyn sovelluksen luonnin helposti konfiguroimalla.
Nyt aikaan saatu tilanneraportointi on hyvä lähtökohta käynnistetyn hankkeen tilannekuvan muodostamiseen. Tietotarpeet tulevat varmasti muuttumaan ja kasvamaan hankkeen edetessä. Rakennettu hankkeen hallinnan tietojärjestelmä laajenee helposti suuremmalle käyttäjäkunnalle, kun hankkeen osapuolia tulee lisää mukaan.