Avainsana: Kanban

Työnkuluista

Projektin täsmällinen suunnittelu, realistinen tehtäväsuunnitelma ja osaavan toteutustiimin kokoaminen luovat hyvän pohjan projektin onnistumiselle. Menestyksen takaa hyvin suunnitellut ja yhdessä sovitut käytännöt projektin toteutuksen aikana. Näillä varmistetaan tehokas ja tuottava työskentely sekä asioiden eteneminen.

Näitä käytäntöjä ovat myös tehtävien toteuttamiseen liittyvät työnkulut (Workflow).

Suoraviivainen tehtävän toteuttamisen työnkulku on: aloitus-työn alla-valmis-arvioitu-suljettu. Työnkulussa tehtävä siirtyy vaiheittain eteenpäin ja toimintamalli on hyvä esimerkki Kanban/Lean järjestelmän soveltamisesta.

Merkittävää on, että käytännön työtä lähellä olevana toimintana työnkulkuja voidaan hyödyntää riippumatta projektin toimitusmallista. Ne sopivat yhtä hyvin sekä ketteriin että perinteisiin toimitusmalleihin tai aivan yleisenä käytäntönä toistuvien töiden hallintaan. Työnkulkuihin liittyy oleellisesti myös tarkistuslistat, joilla varmistetaan koska tehtävä voi siirtyä työnkulun vaiheesta toiseen. Esimerkki työnkulusta ja tarkistuslistojen hyödyntämisestä kokonaan projektimaailman ulkopuolelta on lentokoneen lentoon lähdön valmistelu.

Työnkulun määrittämiseksi tarvitaan:
-Vaiheet, jotka tarvitaan tehtävän suorittamiseksi
-Vastuuhenkilö kullekin työnkulun vaiheelle
-Henkilöt, jotka tarvitaan työnkulun vaiheessa olevien tehtävien toteuttamiseksi
-Työnkulun vaiheiden väliset riippuvuudet ja säännöt

Työnkulkujen määrittämiseen liittyy oleellisesti myös haarautumiset. ’Jos-niin’ –päätökset ovat työnkuluille tunnusomaisia.

Työnkulku johtaa tiettyyn tavoitteeseen välivaiheiden kautta. Kussakin työnkulun vaiheen lopussa on mitattavia tuotoksia tai tapahtumia. Malli luo edellytykset tavoitteelliselle, tehokkaalle ja mitattavissa olevalle työn tekemiselle sekä laadukkaille väli- ja lopputuloksille.

Työnkulkujen hyödyntämiseen on neljä hyvää syytä:
– Töiden sujuva, tehokas ja optimoitu eteneminen kun toteutustyön eri vaihtoehtoja on mietitty jo etukäteen ja suoritukset toistuvat samanlaisina.
– Riskit pienenevät, kun työnkulut pilkkovat monimutkaiset kokonaisuudet pienempiin ja hallittavampiin tehtäviin.
– Toiminnan skaalautuvuus kasvaa kun toteutustyö on suunnitelmallista ja toteutuksen henkilöriippuvuus pienenee. Työkulut luovat edellytyksiä toiminnan automatisointiin ja alihankintaan.
– Työn toteutuksen läpinäkyvyys kasvaa ja mahdollisten ongelmien tunnistaminen nopeutuu.

Työnkulun suorittaminen on ihmiskeskeisiä toimintaa. Työnkulut synnyttävät omistajuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on tehtävä ja mille tasolle toteutukset on vietävä.

Muutama kohta on syytä pitää mielessä työnkulkuihin liittyen:
– Dokumentoi työnkulut ja varmista niiden käyttöönotto. Tehtävien, vastuiden ja sääntöjen ohella on syytä laajemmin avata tietoja tavoitteista, parhaista käytännöistä ja muista asioista, jotka auttavat työn suorittajia menestymään työssään.
-Huomioi riippuvuudet. Työnkulku sisältää poikkeuksetta sääntöjen määräämiä peräkkäisyyksiä sekä haarautumisia. Työnkulussa siirtyy tyypillisesti myös välituloksia työnkulun vaiheesta toiseen, jotka osaltaan vaikuttavat työnkulun tehtävien riippuvuuksiin toisistaan.
-Arvioi ja ennakoi mahdollisia työnkulun pullonkauloja. Hyödynnä tiimissäsi olevaa asiantuntemusta sujuvimman työnkulun toteutusvaihtoehdon löytämiseksi.
-Optimoi ja säädä työnkulkuja palautteen ja ympäristössä tapahtuvien muutosten huomioimiseksi.
-Hyödynnä tarkistuslistoja

Työnkulkujen hallinta, mittaaminen ja optimointi edellyttävät tietojärjestelmään, jonne työnkulut on mallinnettu, jossa ylläpidetään työnkulkuihin liittyvät tarkistuslistat ja joka nostaa poikkeamat ja pullonkaulat esiin automaattisesti. Pelkästään työnkulkujen hallintaan keskittyvien järjestelmien rinnalle on noussut integroituja järjestelmiä, joissa työnkulkujen hallinta on kiinteänä osana varsinaista liiketoimintasovellusta, jonka käyttöä työnkulut tukevat. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi projektien, töiden, resurssien ja kustannusten hallinnan tietojärjestelmästä, jonne työnkulut on mahdollista sovittaa omien tarpeittesi mukaisesti.

Portfolio Kanban

Kanban taulu -näkymät ovat korvaamaton apu tuote- ja palvelukehitystiimien tuotannonohjaukselle​. Toimintamallin etuja on jo ehditty käsittelemään aiemmassa blokikirjoituksessa.

Ketterissä toimitusmalleissa toteutustyön väli- ja lopputulokset siirtyvät työnkulussa vauhdikkaasti ja tapahtumia on sellaisia määriä, että kokonaistilanteen hahmottaminen ja tietoisuus siitä, missä mennään vaikeutuvat.

Tarvitaan siis uusia välineitä hankkeiden tilan seurantaan ja kokonaisuuksien hallintaan. Tähän tarpeeseen vastaa Portfolio Kanban.

Porfolio Kanban nojaa samoihin periaatteisiin, kuin kehitystiimien töiden hallintaa ohjaavat taulunäkymät. Erona on tarkastelutarkkuus, joka Portfolio Kanbanissa on tyypillisesti projekti/hanketasolla. Mikä tahansa muukin töitä kokoava yhteinen luokittelu tai rakennetieto voi toimia tarkastelun lähtökohtana.

Alla on esimerkki perusmuotoisesta näkymästä, jossa esitetään organisaation hankkeet elinkaarivaiheittain. ​Elinkaarivaiheet ovat sarakkeina ja hankkeet kortteina kussakin sarakkeessa.

Toimintamalliin kuuluu, että hanke siirtyy sovituilla periaatteilla vaiheesta toiseen ja kussakin vaiheessa on kulloinkin vain halittavissa oleva määrä työtä (Work In Progress rajat).

Toimintamallin soveltamiseen kuuluu oleellisesti myös jatkuvan kehittämisen periaate, eli toimintaa hienosäädetään ja kehitetään jatkuvasti käytössä olevien tietojen perusteella.

Hankkeiden KPI tietoa visualisoidaan erilaisilla liikennevaloilla. Mittarit mietitään organisaation omista lähtökohdista. Nämä voivat pohjautua hankkeiden suoritetietoihin tai hankkeen luokittelutietoihin esim. strategianmukaisuudesta, riskeistä ym. Hankkeiden priorisointi tapahtuu luontevasti suoraan näkymässä vaikuttamalla hankkeiden järjestykseen kunkin vaiheen sisällä.

Huolella mietityssä Portfolio Kanban näkymässä on mahdollista visualisoida koko organisaation toimintaa hankkeiden toimitusmalleista riippumatta. Sekä perinteisen että ketterän toimitusmallin hankkeet esitetään samassa näkymässä huolehtimalla näille vertailukelpoiset mittarit sekä keskeisiltä osin sama elinkaarimalli. Näin erilaiset hankkeet kohtaavat yhdessä näkymässä ja näitä arvioidaan samoista lähtökohdista organisaation toiminnan kannalta merkittävissä päätöksentekopisteissä.

Portfolion hallinta Kanban näkymän kautta tehostaa toimintaa, nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa laatua:

-Turha työ vähenee ja toiminta on ennustettavampaa,​ kun kaikki tekeminen tuodaan näkyväksi.
-Tarkkaan mietityllä vaihemallilla ja sen aktiivisella hallinnalla nopeutetaan läpimenoaikoja.
-Laatu ja tehokkuus paranevat, kun huomio on työn alle otettujen hankkeiden valmiiksi saamisessa.
-Tekemisen esteet ja pullonkaulat tulevat näkyviksi ja ongelmat saadaan ratkaistua nopeammin.
-Toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin on mahdollista reagoida nopeasti, kun oman toiminnan tilanne on selkeä ja hallinnassa.

Portfolio Kanban mallin toteuttaminen edellyttää käytännössä tietojärjestelmää, jossa koko organisaation toiminta on mallinnettuna perinteisinä projekteina ja/tai ketteränä kehittämisenä. Ota yhteys jos mielenkiintosi heräsi Portfoliohallinnan ratkaisuun, joka tarjoaa visuaalisen ja informatiivisen näkymän organisaatiosi toimintaan hankkeiden toimitusmalleista riippumatta.

看板 – Kanban

Otsikon kirjoitusmerkit ovat Japania ja merkitsevät suomeksi suurin piirtein samaa kuin kyltti tai taulu. Kanban on verraton apuneuvo projektien tehtävien ja tiimin työn hallinnassa ja visualisoinnissa. Hyvä esimerkki on alla oleva näkymä, jossa sopivan kokoisiin osiin pilkotut tehtävät esitetään elinkaarivaiheittain tärkeysjärjestyksessä. Tehtäviä kuvaavissa laatikoissa esitetään työhön liittyvät keskeiset tiedot ja sopivilla liikennevaloilla visualisoidaan tilannetietoa ja nostetaan poikkeamat esiin.

Työnkulun ohjaaminen ja töiden priorisointi onnistuvat samassa näkymässä siirtämällä hiirellä tehtävälaatikoita elinkaarivaiheesta toiseen ja haluttuun tärkeysjärjestykseen. Tavoitteena on ennustettava, keskeytyksetön ja imuohjauksella toimiva työnkulku, joka mahdollistaa nopean reagoinnin ja päätöksenteon.

Näkökulmaa vaihtamalla samaan tietoon saadaan kätevästi visualisoitua esim. tiimin jäsenten vastuulla olevat tehtävät tärkeysjärjestyksessä ja varmistetaan näin tasainen kuormitus ja se, että painopiste on kulloinkin merkityksellisessä tekemisessä.

Yksi Kanbanin taustalla olevista ideoista on, että kuormituksen ja kapasiteetin hallinta ja korkea tuottavuus saadaan aikaiseksi käynnissä olevien tehtävien määrää optimoimalla. Käynnissä olevien tehtävien määrällä tarkoitetaan työtä, joka on aloitettu, mutta ei vielä ole saatettu päätökseen (WIP). Käynnissä olevien tehtävien enimmäismäärä kussakin työn tekemisen elinkaarivaiheessa on mahdollista arvioida toiminto, tiimi ja henkilötasolla. Työkuormat ja tehtävien läpimenoaika eri vaiheissa saadaan optimoitua vaikuttamalla uusien työn alle otettavien tehtävien määrään.

Alla on noin 10 hyvää syytä hyödyntää Kanban näkymää organisaation töiden hallinnassa:

-Kaikki työ tulee näkyväksi. Nähdään yhdellä silmäyksellä, mitä kullakin tiimin jäsenellä on työn alla ja mitkä työt ovat valmistumassa ja mitä on mahdollista aloittaa. Ymmärrys siitä, mihin työaika kuluu kasvaa.

-Visuaalinen näkymä ohjaa priorisoimaan tekemisen ja työn alle otettavat asiat. Turha työ minimoituu.

-Työkulkuun ja tuottavuuteen liittyvät ongelmakohdat nousevat selkeästi esiin ja näihin voidaan reagoida saman tien toteuttavan tiimin toimenpitein.

-Toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin voidaan reagoida nopeasti visuaalisessa käyttöliittymässä vaikuttamalla prioriteetteihin ja työn alle otettaviin töihin.

-Työn laatu paranee, osaaminen ja kuormitukset tasoittuvat tiimissä, kun työn alle otettavien töiden määrään ja kohdistumiseen voidaan tehokkaasti vaikuttaa.

-Tavoitteena on asioiden saaminen valmiiksi ja pitää tahti tasaisena. Näin synnytetään työnkulkuun tuottavuutta ja tehokkuutta kasvattava imu. Loppupelissä vain valmiilla asioilla on arvoa.

-Toimintatapoja voidaan kehittää ja hienosäätää lähellä työn tekemistä. Toiminnan jatkuvalle kehittämiselle on vahva pohja ja luonteva ympäristö.

-Tehtävien valmistuminen näkyvään, ennustettavaan ja tiiviiseen tahtiin mahdollistaa saavutettavien hyötyjen nopean realisoitumisen. Kaikenlainen palaute voidaan käsitellä saman tien ja esiin nousevat ideat voidaan hyödyntää nopeasti.

-Näkyvyys työn tekemiseen, vaikutusmahdollisuus, näkyvät lopputulokset ja välitön palaute luovat pohjan hyvälle yhdessä tekemisen meiningille. Motivaatio, tuottavuus ja tehokkuus kasvavat ja asioita tehdään koko ajan paremmin.

-Työn tekemisen visualisointi auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia ja nosta esiin toiminnan kannalta merkitykselliset asiat: pysytäänkö toimituskokonaisuuksien sisältö- ja aikataulutavoitteissa, onko tekemisen painopiste merkityksellisissä asioissa, onko töiden hallintaprosessissa vielä kehitettävää. jne.

Kanban periaatetta voidaan laajentaa asiantuntijatyön hallinnasta salkunhallintaan. Visuaalinen, taulukkomuotoinen esitys on kätevä tapa havainnollistaa ja ylläpitää salkun sisältöä elinkaarivaiheittain.

Kanban näkymistä on tullut keskeinen väline asiantuntijatyön hallintaan ja välttämätön komponentti osana projektien, töiden, resurssien ja salkkujen hallintajärjestelmää. Ota yhteys, niin mietimme yhdessä visuaalisen ratkaisun organisaatiosi asiantuntijatyön ohjaukseen ja salkunhallintaan.