Projektin täsmällinen suunnittelu, realistinen tehtäväsuunnitelma ja osaavan toteutustiimin kokoaminen luovat hyvän pohjan projektin onnistumiselle. Menestyksen takaa hyvin suunnitellut ja yhdessä sovitut käytännöt projektin toteutuksen aikana. Näillä varmistetaan tehokas ja tuottava työskentely sekä asioiden eteneminen.
Näitä käytäntöjä ovat myös tehtävien toteuttamiseen liittyvät työnkulut (Workflow).
Suoraviivainen tehtävän toteuttamisen työnkulku on: aloitus-työn alla-valmis-arvioitu-suljettu. Työnkulussa tehtävä siirtyy vaiheittain eteenpäin ja toimintamalli on hyvä esimerkki Kanban/Lean järjestelmän soveltamisesta.
Merkittävää on, että käytännön työtä lähellä olevana toimintana työnkulkuja voidaan hyödyntää riippumatta projektin toimitusmallista. Ne sopivat yhtä hyvin sekä ketteriin että perinteisiin toimitusmalleihin tai aivan yleisenä käytäntönä toistuvien töiden hallintaan. Työnkulkuihin liittyy oleellisesti myös tarkistuslistat, joilla varmistetaan koska tehtävä voi siirtyä työnkulun vaiheesta toiseen. Esimerkki työnkulusta ja tarkistuslistojen hyödyntämisestä kokonaan projektimaailman ulkopuolelta on lentokoneen lentoon lähdön valmistelu.
Työnkulun määrittämiseksi tarvitaan:
-Vaiheet, jotka tarvitaan tehtävän suorittamiseksi
-Vastuuhenkilö kullekin työnkulun vaiheelle
-Henkilöt, jotka tarvitaan työnkulun vaiheessa olevien tehtävien toteuttamiseksi
-Työnkulun vaiheiden väliset riippuvuudet ja säännöt
Työnkulkujen määrittämiseen liittyy oleellisesti myös haarautumiset. ’Jos-niin’ –päätökset ovat työnkuluille tunnusomaisia.
Työnkulku johtaa tiettyyn tavoitteeseen välivaiheiden kautta. Kussakin työnkulun vaiheen lopussa on mitattavia tuotoksia tai tapahtumia. Malli luo edellytykset tavoitteelliselle, tehokkaalle ja mitattavissa olevalle työn tekemiselle sekä laadukkaille väli- ja lopputuloksille.
Työnkulkujen hyödyntämiseen on neljä hyvää syytä:
– Töiden sujuva, tehokas ja optimoitu eteneminen kun toteutustyön eri vaihtoehtoja on mietitty jo etukäteen ja suoritukset toistuvat samanlaisina.
– Riskit pienenevät, kun työnkulut pilkkovat monimutkaiset kokonaisuudet pienempiin ja hallittavampiin tehtäviin.
– Toiminnan skaalautuvuus kasvaa kun toteutustyö on suunnitelmallista ja toteutuksen henkilöriippuvuus pienenee. Työkulut luovat edellytyksiä toiminnan automatisointiin ja alihankintaan.
– Työn toteutuksen läpinäkyvyys kasvaa ja mahdollisten ongelmien tunnistaminen nopeutuu.
Työnkulun suorittaminen on ihmiskeskeisiä toimintaa. Työnkulut synnyttävät omistajuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on tehtävä ja mille tasolle toteutukset on vietävä.
Muutama kohta on syytä pitää mielessä työnkulkuihin liittyen:
– Dokumentoi työnkulut ja varmista niiden käyttöönotto. Tehtävien, vastuiden ja sääntöjen ohella on syytä laajemmin avata tietoja tavoitteista, parhaista käytännöistä ja muista asioista, jotka auttavat työn suorittajia menestymään työssään.
-Huomioi riippuvuudet. Työnkulku sisältää poikkeuksetta sääntöjen määräämiä peräkkäisyyksiä sekä haarautumisia. Työnkulussa siirtyy tyypillisesti myös välituloksia työnkulun vaiheesta toiseen, jotka osaltaan vaikuttavat työnkulun tehtävien riippuvuuksiin toisistaan.
-Arvioi ja ennakoi mahdollisia työnkulun pullonkauloja. Hyödynnä tiimissäsi olevaa asiantuntemusta sujuvimman työnkulun toteutusvaihtoehdon löytämiseksi.
-Optimoi ja säädä työnkulkuja palautteen ja ympäristössä tapahtuvien muutosten huomioimiseksi.
-Hyödynnä tarkistuslistoja
Työnkulkujen hallinta, mittaaminen ja optimointi edellyttävät tietojärjestelmään, jonne työnkulut on mallinnettu, jossa ylläpidetään työnkulkuihin liittyvät tarkistuslistat ja joka nostaa poikkeamat ja pullonkaulat esiin automaattisesti. Pelkästään työnkulkujen hallintaan keskittyvien järjestelmien rinnalle on noussut integroituja järjestelmiä, joissa työnkulkujen hallinta on kiinteänä osana varsinaista liiketoimintasovellusta, jonka käyttöä työnkulut tukevat. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi projektien, töiden, resurssien ja kustannusten hallinnan tietojärjestelmästä, jonne työnkulut on mahdollista sovittaa omien tarpeittesi mukaisesti.