Vähemmälle kirjoittelulle tuppaavat jäämään ne projektit ja hankkeet, joissa on koettu suurimmat vaikeudet ja haasteet, vaikka niistä olisikin opittavissa suurimmat viisaudet. Tarkoitan niitä projekteja, jotka eivät syystä tai toisesta ole menneet minkään oppikirjan tai taiteen sääntöjen mukaan.
Case-projektissa, johon hyppäsin kesken kaiken asiakkaan puolelle projektipäälliköksi tietojärjestelmän käyttöönottoprojektiin, ei ollut saatu tuotettua asiakkaan tavoittelemia väli- ja lopputuloksia. Projekti oli kriisissä. En kuitenkaan kirjoita tässä vaikeuksien syistä, vaan niistä keinoista, joilla saavutimme lopulta projektin tavoitteet.
Mitkä asiat auttoivat meitä saavuttamaan tavoitteemme?
- Projektiryhmän jäsenten roolit ja vastuut ovat selkeät
- Selkiytimme roolit ja vastuut. Kaikille tehtiin selväksi, mitkä ovat niin osapuolien (asiakas ja toimittaja) kuin projektiryhmän jäsenten roolit ja vastuut projektissa.
- Osapuolien väliset työparit määriteltiin ja parien työskentelytavat selkiytettiin. Asiantuntijat kommunikoivat suoraan keskenään määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi.
- Projektin tavoitteista on selkeä yhteisymmärrys
- Projektin omistajien sekä keskeisten sidosryhmien kanssa varmistimme, että projektin tavoitteet olivat ajan tasalla.
- Priorisoimme projektin omistajien kanssa järjestelmään toteutettavien toiminnallisuuksien tärkeysjärjestyksen, jotta saisimme nopeasti tärkeimmät ominaisuudet käyttöön.
- Projektissa on yhteinen realistinen aikataulu
- Pidimme suunnittelutyöpajan, jossa laadimme projektille yhteisen, inhorealistisen toteutusaikataulun, jossa oli kaikkien osapuolien kaikki tehtävät. Projektissa ei ollut tätä ennen ollut kunnollista aikataulua eikä asiakkaalla ollut tietoa, mitä piti tehdä ja milloin.
- Vaiheistimme käyttöönotettavan järjestelmän ominaisuudet, jotta saisimme tärkeimmät ominaisuudet käyttöön mahdollisimman pian. Näin asiakas pääsisi hyötymään projektin tuloksista mahdollisimman aikaisin.
- Vaiheistimme ja tasasimme käyttöönotot eri aikavyöhykkeille välttyäksemme järjestelmän ylikuormittumiselta. Järjestelmällä oli kymmeniä tuhansia käyttäjiä lähes sadassa maassa.
- Yhteisistä toimintatavoista on sovittu ja niistä pidetään kiinni
- Yhteiset kaikkia osapuolia koskevat toimintatavat ja -käytännöt ovat tärkeitä ensimmäisestä päivästä lähtien.
- Asioiden kaunistelu oli yksi keskeinen haaste toimittajan puolelta. Tämän asian ilmentymät ehkäisivät yhteisen projektihengen syntymisen – olimme kahta leiriä loppuun asti. Kaikki keskustelut ja sähköpostit piti dokumentoida ja tallentaa huolellisesti.
- Oman porukan motivointi ja tsemppaaminen oli tärkeä osa päivittäistä projektipäällikön työtä. Oli tärkeää tarjota mahdollisuus ”tuulettaa” tuntemuksia säännöllisesti mutta myös jämäkästi tuottaa vastuullamme olevat tuotokset säntillisesti.
- Otimme vastuuta projektissa enemmän kuin mitä sopimuksessa oli sovittu.
- Projektin tilannekokous pidetään säännöllisesti viikoittain
- Kun saimme yhteisen aikataulun myötä näkyvyyden, mitä tuotoksia osapuolien pitää saada milloinkin aikaan, oli tietenkin helpompi ohjata tekemistä ja tuottaa tarvittavia tuotoksia.
- Projektissa oli pidetty aiemminkin viikoittain tilannekokouksia, mutta nyt kokouksissa voitiin keskittyä riitelyn sijaan projektin tavoitteisiin ja tuotoksiin.
- Kriittisillä tuotoskokonaisuuksilla, joiden toteuttamisessa oli ollut vaikeuksia, pidettiin erillinen tilannekokous viikoittain. Nämä henkilöt eivät osallistuneet projektin tilannekokoukseen, koska heitä koskivat vain tiettyjen teknisten kokonaisuuksien toteuttaminen
- Projektilla on vahva omistaja
- Projektilla oli asiakkaan puolella useampi omistaja ja projektin ohjausryhmällä oli kokoa ehkä enemmän kuin olisi ollut tarvetta.
- Tiivistimme ohjausryhmän kokoonpanoa. Tiukensimme yhteistyötä keskeisen omistajan kanssa, jolle projektin tuotokset toivat suurimman hyödyn. Omistaja tuki, mahdollisti ja kannusti projektia esimerkillisesti.
- Asiakkaan organisaatio tuki projektia myös muuten esimerkillisesti. Kaikki halusivat auttaa projektia onnistumaan. Yhteishenki ja projektikulttuuri olivat upeita.
Millä keinoin olet itse selviytynyt haastavista projekteista? Jätä kommentti tai ota yhteyttä, mikäli tarvitset apua. Ota yhteyttä »