Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.
Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.
Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.
Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja. Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.
Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.
Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit. Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>
Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin
Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.
Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:
- Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
- Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
- Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
- Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
- Vähentää ad-hoc raporttitarpeita
Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:
- Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
- Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
- Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
- Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin
Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>