Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

Maailma muuttuu ympärillämme. Mahdollisten hankkeiden arviointiin ja päätöksentekoon liittyy erilaisia intressejä ja subjektiivisia näkemyksiä. Päälle tulee vielä epävarmuutta syistä ja seurauksista ja jopa tavoitteista. Onneksi työkaluja on tarjolla tuomaan varmuutta päätöksentekoon.

Prosessit kuntoon

Hankkeiden arviointiin ja valintaan tulee olla sovittuna roolit, toimintamallit ja päätöksentekokriteerit. Numeerinen tieto on välttämätöntä, mutta lisäksi päätöksenteon tueksi pitää olla myös muuta arviotietoa ja vahvaa näkemystä.

Hankkeiden arviointi ja valinta kannattaa jakaa toisiaan seuraaviin tarkentuviin vaiheisiin siten, että arviointi ja päätöksenteko hankkeiden välillä tehdään kussakin vaiheessa sovituin kriteerein ja vertailukelpoisin tiedoin. Ensivaiheessa esim. arvioitujen panostusten tarkkuus voi hyvin olla +/- 20%.

Arvioinnin ja päätöksenteon pohjana olevia tietoja täsmennetään ja tarkennetaan vaihe vaiheelta ja viimeisessä vaiheessa päätetään käynnistettävät hankkeet.

Hankeisiin tulee liittää luokittelutietoja niin, että näiden pohjalta osataan päätöksenteossa arvioida toisilleen vaihtoehtoisia hankkeita. Hankkeen kiinnittäminen tiettyyn portfolioteemaan (esim. ympäristöinvestoinnit, turvallisuus jne.) ja jako suuruuden, merkittävyyden, riskitason ym. mukaan on syytä tehdä jo varhaisessa vaiheessa.

Kustannus-hyötyanalyysi

Kustannus-hyötyanalyysi on systemaattinen tapa vertailla erilaisia toimintavaihtoehtoja ja nostaa esiin vaihtoehdoista ne, jotka tuottavat parhaimman hyödyn suhteessa kustannuksiin. Kustannus-hyötyanalyysille on kaksi päätavoitetta:

-Varmistaa, että hankkeen käynnistäminen on perusteltu siten, että siitä saatavat hyödyt ovat kustannuksia suuremmat.

-Antaa lähtökohdan hankkeiden väliseen vertailuun tarjoamalla tietoa mitkä hankkeista ovat kannattavampia kuin toiset.

Seuraavassa askeleet suoraviivaiseen kustannus-hyötyanalyysiin:

  1. Määrittele ja rajaa hanke
  2. Arvioi ja luokittele hankkeen toteutuksen edellyttämät panostukset ja saavutettavat hyödyt. Huomioi suorat ja välilliset sekä aineelliset ja aineettomat panostukset ja hyödyt.
  3. Määritä aikataulu arvioiduille panostuksille ja hyödyille
  4. Arvioi panostusten ja hyötyjen rahallinen arvo
  5. Laske hankkeelle tarkoituksenmukaiset taloudelliset KPI luvut ajoitettujen tuotto- ja kustannustapahtumien pohjalta. Hankkeen kannattavuus on suoraviivaisesti Σtuotot-Σkustannukset. Huomaa, että kannattavuus voidaan esittää myös suhdelukuna Σtuotot/Σkustannukset, jolloin eri kokoisia hankkeita voidaan vertailla tasapuolisemmin.

Pientä haastetta tuo, jos hanke on pitkä tai tuotot realisoituvat kauempaa tulevaisuudessa. Tuotto- ja kustannustapahtumille on silloin laskettavissa nykyarvo sopivalla korkokannalla. Hankkeen kannattavuuden nykyarvo (NPV) on Σtuotot(nykyarvo) – Σkustannukset(nykyarvo).

Kustannus-hyötyanalyysiin liittyy aina epävarmuutta. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta. Rinnalla voidaan käyttää esim. attribuuttipohjaista arviointia, jossa hankkeita pisteytetään sen pohjalta, miten hanke pyrkii toteuttamaan organisaation kannalta merkittäviä tavoitteita.

Kustannus-hyöty analyysin edellyttämän jaksotetun numeeristen tiedon hallinta, nykyarvojen ja KPI lukujen laskenta sekä hankkeisiin liittyvän rakennetiedon hallinta edellyttävät hankevalinnan päätöksenteon tueksi tietojärjestelmää. Tietojärjestelmässä hanketiedot ylläpidetään ja hankkeita seurataan koko näiden elinkaaren ajan ideasta hankkeiden päättämiseen ja hyötyjen realisoitumiseen asti.

Ota yhteyttä jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.

Projektin tavoitteiden saavuttamisen haasteista

Törmäsin projektissani tilanteeseen, joka on hyvinkin tuttu mutta se, miten tilanne hoidetaan, vaikuttaa suuresti projektin onnistumiseen. Mistä on kyse?

Projektin alussa määritellään toteutettavalle projektille mm. tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projektin ohjausryhmän kokoonpano on selvä rooleineen ja vastuineen. Projekti lähtee hyvin liikkeelle, se edistyy ja tuotoksia alkaa syntyä suunnitelman mukaan.

Sitten alkaa tapahtua.

Tarvitsetteko oikeasti tällaisen asian projektin tuotoksena? Eikö tämän saman asian saa tehtyä paljon halvemmalla?

Alkaa keskustelu ohjausryhmän kanssa toteutettavien tuotoksien laajuudesta.

Projektipäällikkönä tilanne ratkeaa helposti projektin laajuutta pienentämällä, mutta miten saavutetaan paras mahdollinen lopputulos projektin ja sen keskeisen omistajan kannalta. Valmistautuminen neuvottelutilanteeseen ohjausryhmän kokouksessa on onnistumisen avain.

Seuraavassa viisi vinkkiä projektipäällikkölle:

  1. Valmistaudu neuvotteluihin priorisoimalla tuotokset (must have, nice to have, etc) eli määrittele, mitkä tuotokset tarvitaan ehdottomasti ja keskity erityisesti niiden varmistamiseen. Tiedosta myös tuotosten väliset riippuvuudet.
  2. Varmista, että sinulla on ohjausryhmän tai tärkeän sponsorin tuki, joka tukee projektin näkemyksiä.
  3. Perustele huolellisesti, miksi tuotokset tarvitaan.
  4. Varmista oikea ja muodollinen päätöksenteko.
  5. Dokumentoi päätökset kunnolla, jottei asioihin tarvitse enää palata.

Jos et ole valmistautunut keskusteluun projektin laajuuden muuttamisesta tai ko. tilanne pääsee yllättämään sinut, ota itsellesi aina aikalisä.

Projektidatan visualisointi

Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.

Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.

Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja.  Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.

Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.

1

Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit.  Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin

Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.

Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:

  1. Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
  2. Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
  3. Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
  4. Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
  5. Vähentää ad-hoc raporttitarpeita

Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:

  1. Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
  2. Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
  3. Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
  4. Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin

2

Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Tilannekuva ja päätöksenteko

Projektipomon käsiin ajautui Jalkaväen Taisteluohjesäännön JVO:n toinen painos vuodelta 1996. Kirjan valmistumisen aikaan puolustusvoimien komentajana toimi kenraali Gustav Hägglund, joka oli vahvistanut sen allekirjoituksellaan käyttöönotettavaksi 13.4.1995.

JVO:n luvussa 3, ”Vihollistiedustelu”, ja sen jakeessa 140 silmiini osui sana ”tilannekuva”. Jakeessa on kirjoitettu viisaasti: ”Henkilökohtaisten havaintojensa ja eri tahoilta saamiensa tiedustelutietojen perusteella pataljoonan komentaja muodostaa itselleen oikean ja ajan tasalla olevan tilannekuvan, joka on välttämätön taistelujen oikea-aikaisessa johtamisessa.”

Jakeen viesti on tarkka ja osuu suoraan myös projektin johtamisen arjen ytimeen. Jakeen voikin lausua pienin muutoksin seuraavasti:

Henkilökohtaisten havaintojensa ja eri tietolähteistä saamiensa tietojen perusteella projektipäällikkö muodostaa itselleen oikean ja ajan tasalla olevan tilannekuvan, joka on jatkuvasti välttämätön projektin johtamisessa.” 

Edellä oleva voi tuntua itsestään selvältä. Totta kai! Nehän ovat Dashboard, Projektin raportti, Projektin tilannekatsaus, Portfolion liikennevalot tai muu vastaava projektin tilannekatsaus. Tarkka lukija huomaa kuitenkin nyanssit ja sen merkittävän eron, johon usein sorrumme projektien johtamisessa. Se ero on ”muodostaa itselleen oikean ja ajan tasalla olevan tilannekuvan”.

Tämän vastine projektimaailmassa on tilannetietoisuus. Tilannetietoinen projektipäällikkö tietää, mitä ympärillä tapahtuu ja osaa toimia tietojensa perusteella. Tähän sisältyy tietojen havaitseminen, niiden ymmärtäminen ja niiden tulevaisuuden tilan ennakointi. Tilannetietoisuuden ylläpitäminen on jatkuvaa toimintaa ja projektipäällikön elinehto pystyäkseen johtamaan projektiaan onnistuneesti tavoitteet saavuttaen, kustannuksia halliten ja aikataulun mukaan.

Projektipäällikön ympäristö on täynnä välineitä ja ohjeita projektin johtamiseen ja tilannekuvan ylläpitoon. Saatavilla on lukuisia käsikirjoja ja ohjelmistoja dashboardeineen. Näissä piilee kuitenkin se vaara, että käytännöt ja välineet jäävät metodologioiksi ja projektiprosesseiksi, eli pakkopullaksi, jossa irtaudumme helposti tilannetietoisuuden perusajatuksesta – vaatimuksesta ”muodostaa itselleen oikean ja ajan tasalla olevan tilannekuvan”.

Projektin johtamisessa ja ohjaamisessa tilannetietoisuus on onnistuttava luomaan projektipäällikön/-johtajan, projektin ohjausryhmän ja liikkeenjohdon tasolla. Tämä on vaativa tehtävä ja edellyttää projektipäälliköltä erityistä paneutumista oman tilannekuvan ja tilannetietoisuuden ylläpitoon. Muutoin sitä ei voi välittää projektille eikä projektin sidosryhmille.

Tilannekuva ja tilannetietoisuus eivät ole itseisarvoja vaan on hyvä pitää mielessä, että ne liittyvät saumattomasti päätöksentekoprosessiin: ”Havaitseminen – Ymmärtäminen – Ennakointi – Päätöksenteko – Toiminta” ja paluu takaisin alkuun ”Havaitseminen – Ymmärtäminen – Ennakointi …”

Lopuksi vielä yksi siteeraus JVO:sta. ”Pataljoonan komentaja johtaa pataljoonaa saamansa tehtävän ja tilanteen mukaisesti ottaen huomioon ylemmän johtoportaan taisteluajatuksen.” Mikä onkaan tätä parempi ohje myös meille siviileille!