Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

Esitän tässä neljä näkökulmaa, jotka tulisi jollain tavalla huomioida projektien valinnassa. Ne voi muotoilla selkeiksi kysymyksiksi 

Halu – Haluammeko me projektia?
Hyvyys – Onko projekti hyvä investointi?
Kyky – Onko meillä kyky toteuttaa projekti?
Riski – Onko meillä riittävä tieto projektin toteutettavuuden arvioimiseksi? 

Halu 

Strategian tulee kuvata halua, mihin organisaation voimavarat kohdistetaan. Projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan valinnat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Eihän  kannata panostaa projekteihin, jotka eivät sovi “meidän organisaatiollemme” tai jotka kehittävät toimintaa väärään suuntaan. 

Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta: 

  1. Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitä ovat tärkeimmät kehittämisen alueemme?
  2. Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät?
  3. Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiinKuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
  4. Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Suhteellisen strategisen arvon mukaan projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti. 

Halu on organisaatiota eteenpäin vievä voima. Siksi joskus valitsemme toteutukseen projekteja, joita kovasti haluamme, vaikka niiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaanUsein puhutaan myös ns. pakkoprojekteista. Sellaisia ovat esimerkiksi turvallisuusvaatimusten edellytykset, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta vaativat investoinnit. Tällaiset pakolliset projektit on kyettävä sopivalla tavalla tunnistamaan strategisiksi projekteiksi. 

Hyvyys 

Ei kannata toteuttaa huonoja investointeja, jotka vain syövät resurssit, mutteivät maksa itseään takaisin hyötyinä. Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan. 

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon kustannukset, jos projektia ei toteuteta, näin huomioidaan myös tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit. 

Arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei rahalliset hyödyt. Ei rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista. Usein hyvyyttä kuvataankin sanalla vaikuttavuus. 

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi: 

  • Payback period – Takaisinmaksuaika 
  • ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty 
  • NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo 
  • IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko 
  • ROI – Return On Investment  Sijoitetun pääoman tuotto 

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomienYllä olevissa mittareissa esimerkiksi ECV, ei ota huomioon jo tehtyjä investointeja, näin se asettaa tavallaan jo aloitetut etusijalle, verrattuna aloittamattomiin.

Kyky 

Kuten tiedämme, elämä on onnellista, kun halut ja kyvyt ovat sopivalla tavalla tasapainossa. Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projektiideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen. 

Toteutuskyvyn arvioinnissa huomioitava sekä kuormitus että saatavuus 

  • Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys 
  • Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus 
  • Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet 
  • Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen 
  • Projektitoimintamallin suorituskyky 

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen suunnittelu ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti. Projektien kumulatiivinen resurssitarve arvioidaan myös aikajaksotettuna tarpeena. Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys- mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla.

Riski

Toisen projektin nettonykyarvo on 10% suurempi kuin toisen. Kelpaako tämä tieto päätöksentekoon? Kuinka oikeita tai tarkkoja arviot ovat?  

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 Eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisemmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat. Millä todennäköisyydellä projekti myöhästyy kaksi viikkoa, entä kuinka todennäköistä on, että se viivästyy vuodella? Millä todennäköisyydellä budjetti ylitetään alle 15%, kuinka todennäköistä on, että ylitys onkin 50%? 

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on aina väärää. Projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, arvioijien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit. 

Riskiä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. 

Valmisteluvaiheessa riskiä voidaan kuvata riskimittarilla, jonka arvo lasketaan kaikille projekteille samalla tavalla. Sopivia välineitä riskimittarin tekemiseksi on esimerkiksi: 

  • Riskianalyysi määrämuotoisella tavalla tehtynä 
  • Riskiluokan arviointi objektiivisen kysymyslistan avulla 
  • Herkkyysanalyysit 

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein uusien asioiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti. 

Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset Teemat

Aiemmassa kirjoituksessa syvennyttiin Kustannus-hyöty analyysiin oikeiden hankkeiden valitsemiseksi. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta.

Hankevalinnan ja priorisoinnin tavoitteena on minimoida riskit ja maksimoida toteutuksessa olevien hankkeiden arvo sovituilla kriteereillä. Lisäksi varaudutaan muutokseen, joka ympärillämme väistämättä on.

Hankkeiden arviointi sovittujen teemojen (attribuuttien) mukaan

Sopivien numeeristen tietojen ohella hankevalinnan lähtökohtana tulee olla organisaation toiminnan tavoitteet, eli Strategia. Strategiaan liittyvien teemojen rinnalla voi olla myös sisäisiä ja ulkoisia tavoitteita ja vaatimuksia kuten ympäristö, turvallisuus, osaaminen, työhyvinvointi, lainsäädäntö, viranomaismääräykset ym.

Lista valituista teemoista kootaan ja luokitellaan aina organisaation omista lähtökohdista. Organisaation tavoitteet ja prioriteetit huomioidaan siten, että kullekin teemalle arvioidaan merkittävyys sen mukaan, miten tärkeä teema on organisaation kannalta sekä miten teema on suhteessa toisiin teemoihin.

Esimerkkejä Teemoista, joilla Organisaation hankkeita voidaan arvioida (Merkittävyys asteikolla 1-5)

Kukin yksittäinen hanke arvioidaan sen mukaan, miten julistetut teemat toteutuvat hankkeessa. Hankkeen teemakohtainen pistemäärä lasketaan Merkittävyyden ja Toteutumisen perusteella.

Esimerkki yksittäisen kehityshankkeen teemakohtaisesta pisteytyksestä, eli miten kukin Teema toteutuu hankkeessa (Toteutuminen: 5 – Kriteeri täyttyy, 3 – Kriteeri täyttyy pienin varauksin, 2 – Kriteeri täyttyy osin, 1 – Kriteeri täyttyy pieneltä osin, 0 – Kriteeri ei täyty

Teemakohtaisten pisteiden summana saadaan hankkeelle yksi vertailuluku organisaation kannalta merkityksellisten attribuuttien mukaan määritettynä. Tätä vertailulukua käytetään numeerisen tiedon ohella hankevalinnan tukena.

Esimerkki salkkunäkymästä, jossa hankkeen pisteet esitetään lukuna ja liikennevalona (P-Sarake)

Kustannus-hyöty analyysin tuottama aikajaksotettu tieto ja hankkeiden priorisointi sovittujen kriteereiden mukaan ovat oivia apuneuvoja hankkeiden valintaan. Näiden ohella päätöksentekoon vaikuttavat myös:

  • Valittavien ja toteutuksessa olevien hankkeiden väliset riippuvuudet. Hanke yksinään ei ehkä ole kannattava, mutta toteutettuna yhdessä muiden siihen liittyvien hankkeiden kanssa on. Kokonaisuuden arvo muodostuu isommaksi, kuin osiensa summa.
  • Millaisessa suhteessa eri tyyppisiä hankkeita otetaan toteutukseen. Sisäiset kehityshankkeet synnyttävät etuja pitkällä tähtäyksellä, mutta rinnalle tarvitaan myös kannattavia ja välitöntä liikevaihtoa tuovia hankkeita.
  • Hyväksyttävä riskitaso. Mahdollisuuksien ohella uuteen hankkeeseen liittyy riskejä. Riskien hallinnan menetelmin on mahdollista mallintaa ja arvioida miten mahdollisuudet ja riskit ovat suhteessa tosiinsa ja tuottaa numeerista tietoa riskien toteutumisen todennäköisyydestä.

Hankesalkkujen muutoksenhallinta

Merkittävää atribuuttilähtöisessä tarkastelussa on, että sitä voidaan jatkaa koko projektin elinkaaren ajan. Kun maailma muuttuu ympärillämme, niin myös eri teemojen merkittävyydet väistämättä muuttuvat. Vastaavasti muuttuvat myös toteutuksessa olevien hankkeiden teemakohtaiset pisteet. Näin muutos ympäristössämme saadaan näkyväksi myös hankkeilla. Muuttuneeseen tilanteeseen paremmin sopivia hankkeita voidaan priorisoida verrattuna pisteytyksessä laskeneisiin hankkeisiin.

Myös kustannus-hyöty analyysi seuraa projektia koko sen elinkaaren ajan. Sen tuottama rahamääräinen budjetti toimii hankkeen toteutuksen lähtökohtana. Budjetin toteutumista seurataan ja kustannuksia hallitaan aktiivisesti koko hankkeen keston ajan.

Hankkeiden numeerisen tiedon hallinta, riskienhallinta, hankkeiden muu luokittelu- ja priorisointitieto, hankkeiden hallinta erilaisten portfolioiden kautta sekä muutoksenhallinta edellyttävät tietojärjestelmää, jossa organisaation nykyiset ja tulevat hankkeet ovat mallinnettuna. Tietojärjestelmän tulee myös tukea eri roolien työskentelyä tarkoituksenmukaisin toiminnoin ja ominaisuuksin. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.

Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?

Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.

Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.

Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:

Osa-alue Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut Toimitusprojektisalkut
Valinta Tavoitteena vahva strategiaohjaus.

Liikkeenjohdon vastuulla.

Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.

Myynnin vastuulla.

Hyötyjen arviointi Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.

Suuret virhemarginaalit.

Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.

Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.

Resurssointi Pullonkaularesurssien rytmittämä.

Aikataulut joustavat.

Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.

Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.

Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.

Avainresurssien kyvykkyys.

Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.

Resurssien riittävyys, alihankinta.

Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Projektidatan visualisointi

Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.

Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.

Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja.  Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.

Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.

1

Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit.  Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin

Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.

Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:

  1. Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
  2. Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
  3. Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
  4. Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
  5. Vähentää ad-hoc raporttitarpeita

Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:

  1. Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
  2. Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
  3. Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
  4. Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin

2

Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkusi!

Maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa pitää olla mukana. Salkunhallinta tarjoaa hyvät keinot toiminnan ohjaamiseen ja muutoksen hallintaan sekä kattavan näkyvyyden toiminnan nykytilaan. Kun toiminnan nykytila on selvä, asetettuihin strategisiin tavoitteisiin on helppo suunnata.

salkunhallinta

Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen.

Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että yrityksessä keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. Projektisalkun hallinnalla on saavutettavissa mm. seuraavat käytännön hyödyt:

  1. Tehdään oikeita asioita ja nopeammin.
  2. Projektien toimituskyky paranee.
  3. Yrityksen toimintatavat yhtenäistyvät.
  4. Yritys suunnittelee projektien työkuormat tasaisemmin.
  5. Resurssien käyttöaste paranee.
  6. Nähdään ja hallitaan kokonaisuus
  7. Projektien välisten sidosten tunnistaminen helpottuu.
  8. Riskienhallinnan laatu paranee.
  9. Reagointinopeus muutostilanteissa
  10. Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa ja helpompaa.

 Salkunhallinnan järjestelmä auttaa projektien valinnassa, priorisoinnissa ja päätöksenteossa. Kyseinen järjestelmä sisältää salkkutason suunnitelma-, ennuste- ja toteumatiedot. Lisäksi salkunhallinnan järjestelmä tarjoaa näkyvyyden toiminnan trendeihin ja ominaisuudet erilaisten ”what if” -analyysien tekemiseen. Ilman salkunhallinnan työkalua menestyksekäs projektisalkun hallinta on mahdotonta.

Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Pari blogia sitten Projektipomo kirjoitti tilannekuvan hahmottamisen tärkeydestä ja faktoihin perustuvasta päätöksenteosta. Kunnollinen projektisalkku ja siihen perustuva säännöllinen seuranta ovat ensiarvoisen tärkeää kokonaiskuvan hahmottamisessa.

Projektipomo on huomannut asiakkaissa liikkuessaan, että vaikka yksittäisen projektin saama huomio organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin kokonaisuuksien hahmottamisessa ja portfolionhallinnassa on toivomisen varaa. Onpa jossain tehty suunnilleen samaa toiminnallisuutta kahdessa eri projektissa ja jouduttu yhdistämään ne kolmannessa. Lopputuloksena liki kolminkertainen työmäärä ja tuplaantunut toimitusaika.

Nykyisessä taloustilanteessa ei varmaan ole organisaatiota, jossa projektien aloitusta ei jouduttaisi harkitsemaan todella tarkasti. Pääsevätkö toteutukseen ne hankkeet, jotka huutavat kovimmin ja osaavat lobata asiansa parhaiten? Ajaudutaanko osaoptimointiin kokonaisnäkemyksen puutteessa?

Tilannekuva esiin

Projekteilla pitää olla sopiva määrä luokittelutekijöitä, jotta toisiinsa liittyvät tai vaikuttavat projektit on helppo seuloa samaan kuvaan. Toisaalta luokittelutekijöitä ei saa olla liikaa, koska tieto alkaa helposti rapautua vaadittaessa sellaista, jota ei tarvita eikä käytetä. Hyviä luokittelutekijöitä ovat esim. asiakas/tilaaja, toimittava organisaatio, teknologia/tuotealue, projektin koko ja vaihe.

Mittarit kertovat projektin tilasta. Niiden pitää olla yhteismitallisia ja kertoa olennaista projektista. Salkunhallinnassa erilaiset liikennevalot ja muutostrendit ovat tärkeitä seurattavia: Ne auttavat kiinnittämään huomion olennaiseen ja keskittämään toimenpiteet erityistä tukea vaativiin projekteihin. Terveesti johdetuissa projekteissa ei pitäisi tapahtua äkkinäisiä eikä yllättäviä muutoksia. Eräs Projektipomon linjanvetäjäystävä tokaisikin kerran, että ”Varmin tapa lentää pihalle on, kun projektipäällikön tilanneraportissa mennään vihreältä punaiselle peräkkäisissä statusseurannoissa”. Silloin ei projektipäällikkö ole todellisuudessa ymmärtänyt tilannetta tai vielä pahempaa: pyrkinyt piilottelemaan ikäviä asioita.

Salkunhallinnan työkalut

Salkunhallintaa voi pyörittää yksinkertaisimmillaan Excelissä. Parasta olisi, jos Exceliä ylläpitää korkeintaan pari henkilöä ja projektipäälliköt säännöllisesti antavat lukunsa heille kirjattavaksi. Näin varmistetaan etteivät excelin yleensä varsin herkästi rikki menevät laskentasäännöt korruptoidu. Historiatietojen tallentaminen on tärkeää paitsi trenditietojen laskemista varten niin myös oppimisen kannalta.

Jos pelkän seurannan lisäksi haluaa samalla tehdä ohjaavia toimenpiteitä, kuten resurssihallintaa tai jos päivitettävä massa kasvaa suureksi, on aika harkita oikeaan salkunhallintatyökaluun siirtymistä. Tarpeeton kopiontityö poistuu ja data on ajantasaisempaa, edellyttäen tietysti, että tiedot päivitetään ajallaan.

Parhaimmillaan projektisalkusta näkee yhdellä vilkaisulla kokonaistilanteen ja pystyy poimimaan mahdolliset ongelmatapaukset. Päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tilannekuvaan ja faktapohjaiseen tietoon.