Projektipomon bloki

Mitä kaikkea Projektipomo on kirjoittanut salkunhallinnasta?

Projektipomo on käsitellyt projektisalkun hallintaa useita kertoja vuosien saatossa. Näissä kirjoituksissa on valotettu eri näkökulmista kulloinkin siihen aikaan tärkeitä ja keskustelua herättäneitä asioita. Ensimmäinen salkkuun liittyvä kirjoitus on vuodelta 2014.  Tähän on hyvä lisätä, että Projektipomo on ollut rakentamassa ensimmäisen kerran projektisalkkujärjestelmää vuonna 1999 eli noin 23 vuotta sitten.

Ihan ensimmäisessä vuoden 2014 kirjoituksessaan ” Projektisalkunhallinta ja tilannekuva ” Projektipomo kuvaa kuinka tärkeää on saada projektisalkun kautta salkusta hyvä tilannekuva. Johtopäätös on, että tilannekuvan saaminen edellyttää kuitenkin hyviä salkunhallinnan välineitä eikä ”exceleillä” pärjää.

Seuraavissa kirjoituksissa syvennetään salkunhallinnan mahdollisuuksia mm. valinnan ja muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tämä edellyttää salkun tietojen aktiivista ylläpitoa niin suunnitelman, toteutuman kuin ennusteenkin osalta yhteisessä salkkujärjestelmässä. Päätöksentekoa helpottaa, jos salkun tiedot voidaan muuttaa visuaaliseen muotoon, jossa poikkeamien havainnointi on tehokasta ja johdon huomio voidaan kiinnittää toimenpiteitä vaativiin asioihin.

Joitain eritystapauksia Projektipomo on myös käsitellyt mm. toimitusprojektisalkun piirteitä, sillä tyypillisesti projektisalkunhallinta keskittyy pääosin organisaatioiden sisäisiin it-, tuotekehitys- ja muutoshankkeisiin. Kirjoituksessa korostetaan niiden kohtien merkitystä ja hyvää kommunikaatiota, missä vastuu vaihtuu esimerkiksi myynniltä toteutukselle.

Projektipomo on käsitellyt myös menetelmiä, jolla projektisalkkua hallintaan. Näitä olivat mm. kustannus-hyötyanalyysi, strategisten teemojen käyttö ja pisteytys sekä projektien valintakriteerien yleistys neljään sanaan.

Viime aikoina on Projektipomo palannut juurille, eli kirjoitukset ovat keskittyneet perusasioihin kuten siihen, mikä salkku on ja salkun kustannushallinnan tärkeyteen.

Projektipomon kirjoituksia projektisalkun hallinnasta uusimmasta vanhimpaan. Käykää lukemassa, olkaa hyvä!

10.3.2022     Projektisalkun kustannushallintaa

2.11.2021      Mikä salkku on ja mihin sitä käytetään?

8.10.2020     Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

3.6.2020        Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset teemat

16.4.2020     Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

4.10.2017     Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

23.3.2017     Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

25.8.2016     Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkuasi

27.11.2014   Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Lisäksi on hyvä muistaa, että hyvin toimiva salkkujärjestelmä ei synny itsestään vaan sen suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaa käyttää osaavaa kumppania.

Ota yhteyttä, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Mikä projektisalkku on ja mihin sitä käytetään?

Projektisalkku on kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. – Projektipomon käännös Projektisalkun määritelmästä PMI:n julkaisusta: ”The Standard for Portfolio Management Fourth Edition”

Projekteja on erilaisia, siksi myös projektisalkkuja on erilaisia. Esimerkiksi toiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit, tuotantolaitosten kunnossapito- tai rakentamisprojektit, asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit ovat erilaisia ja niiden salkkutason ohjauksessa painottuvat erilaiset asiat.

Aiemmin olen kuvannut projektisalkun valinnan periaatteita kirjoituksessani ”Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla”. Näkökulmasta riippuen, projektisalkku palvelee useita tavoitteita ja sitä voidaan käyttää eri tavoin. Tässä pyrin avaamaan näitä projektisalkun hallinnan erilaisia tavoitteita.

Investointisalkku

Toteutettavaksi valittuihin projekteihin panostetaan rahaa, työtä ja muita resursseja. Projekteilla on tuotto-odotukset ja hyötytavoitteet. Projektit ovat investointien toteutuksia. Siksi projektisalkku on myös investointisalkku, jonka kannattavuutta ja hyötyjä seurataan kokonaisuutena.

Investointisalkku näkökulman toteutuminen edellyttää, että projekteille laaditaan budjetit, työmääräarviot ja riskianalyysit. Näiden toteutumista pitää myös seurata projektikohtaisesti, jotta salkkutason tunnusluvut, kuten takaisinmaksu tai kateprosentti ja toteutuksen ansaitun arvon mittarit voidaan laskea. On hyvä huomata, että erityyppisten projektien mittarit poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi toiminnan kehittämisprojektin taloudellisten hyötyjen arviointi voi olla vaikeaa, kun taas vaikkapa toimitusprojektille yksi ilmiselvä mittari on kate.

Strategian toteutuksen väline

Yritystä tai mitä tahansa organisaatiota, voidaan ajatella muuttuvana, kehittyvänä ja kasvavana oliona. Organisaation muutokset toteutetaan projekteina. Strategian avulla kuvataan visio, millaiseksi organisaation halutaan muuttuvan ja polku, miten siihen tavoitellaan. Projektit ovat yksittäisiä askelia strategisten muutosten toteutuksessa.

Strategian toteutuksen edellytyksenä on, että organisaation strategiset tavoitteet on määritelty ja että projekti-ideoiden vaikutus näihin tavoitteisiin kyetään arvioimaan. Projektien valinnassa ja toteutuksen priorisoinnissa on huomioitava, kuinka hyvin toteutukseen valitut projektit tukevat strategisia tavoitteita.

Kapasiteetin tasapainotusvaaka

Organisaation kyky toteuttaa projekteja on rajallinen. Henkilöstön käytettävissä olevat työtunnit, taloudelliset resurssit sekä mahdollisuus käyttää ulkopuolisia resursseja, rajoittavat toteutuskykyä. Rajallisen toteutuskyvyn vuoksi, toteutettavat projektit valitaan huolellisesti ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan, niin ettei toteutuskapasiteetti ylity. Usein toiveita, tarpeita ja hyviäkin investointikohteita on vain liian paljon, jotta ne kaikki voitaisiin toteuttaa, tai ajoittaa niin pian kuin toive olisi.

Projektisalkku toimii tasapainotusvaakana, kun siihen kootaan eri projektien resurssitarpeet ja lisäksi saadaan laskettua organisaation käytössä oleva resurssikapasiteetti suhteessa aikaan. Näin koottu kapasiteetin käyttö verrattuna resurssitarpeisiin, antaa työvälineen toisaalta projektien valintaan ja priorisointiin, mutta myös projektien ajoituksen suunnitteluun.

Kapasiteetin tasapainotus vaatii välineen, joka on kolmen eri roolin yhteinen:

  • Projektipäälliköt suunnittelevat resurssitarpeensa projektiaikatauluihin tai kuvaavat ne karkeampina resurssipyyntöinä.  
  • Projektien kapasiteettitarve esitetään resurssiesimiehille, jotka vastaavat yksikkönsä resurssien tehokkaasta hyödyntämisestä. He neuvottelevat projektipäälliköiden kanssa ja sopivat projektien resurssikäytöstä. 
  • Näin aikaansaatu kuva esitetään johdolle, joka optimoi salkun priorisoimalla projektien resurssikäytön ja ajoituksen organisaation liiketoiminnan tavoitteiden prioriteettien mukaan. 

Tilannekuva

Projektisalkkuun ei ainoastaan kerätä ideoita toteutettavista projekteista. Salkkuun päivittyy myös tilannekuva toteutuksessa olevista projekteista. Tilannekuva kertoo eri projektien elinkaaren tilan, toteutuneet työmäärät, kustannukset, aikataulutilanteen. Tilannenäkymien kautta eskaloidaan projektitasolta johdolle mahdolliset projekteissa kohdatut ongelmat, kuten aikatauluviivästymät, laajuuden muutokset, riskien toteutumiset ym. ongelmatilanteet. Tilannekuvan avulla johto voi reagoida ongelmiin ja ryhtyä tarpeellisin toimin riittävän ajoissa.

Projektisalkun tilannekuvaa ei käytännössä voida ylläpitää erillisenä salkkunäkymänä, tämä vaatisi liikaa käsityötä. Jotta tilannekuva esittää todellisen ja ajantasaisen tilanteen eri projekteista, tulee salkkunäkymän lukea ajantasainen tieto päivitetyistä projektitiedoista. Salkkutason tilannekuvan muodostaminen vaatii käytännössä siis myös toimivat projektien suunnittelun ja seurannan välineet sekä yhteydet salkun ja projektiohjauksen välineiden välillä.

Arkisto

Projektisalkkuun koostuu tietoa suunnitelluista, toteutettavista ja valmistuneista projekteista. Salkun kautta voidaan piirtää kuvaa siitä, mihin ja miten organisaatio on investoinut ja millaisia projekteja se on aikojen saatossa toteuttanut. Miten projektien määrä on muuttunut ajan saatossa ja millaisiin asioihin on haluttu panostaa? Yksittäisen projektin tuomien hyötyjen analyysin lisäksi salkkutasoinen seuranta mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan. Sen avulla voidaan kertoa tarinaa organisaation muuttumisesta ja oppia tulevaa varten.

Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

Esitän tässä neljä näkökulmaa, jotka tulisi jollain tavalla huomioida projektien valinnassa. Ne voi muotoilla selkeiksi kysymyksiksi 

Halu – Haluammeko me projektia?
Hyvyys – Onko projekti hyvä investointi?
Kyky – Onko meillä kyky toteuttaa projekti?
Riski – Onko meillä riittävä tieto projektin toteutettavuuden arvioimiseksi? 

Halu 

Strategian tulee kuvata halua, mihin organisaation voimavarat kohdistetaan. Projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan valinnat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Eihän  kannata panostaa projekteihin, jotka eivät sovi “meidän organisaatiollemme” tai jotka kehittävät toimintaa väärään suuntaan. 

Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta: 

  1. Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitä ovat tärkeimmät kehittämisen alueemme?
  2. Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät?
  3. Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiinKuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
  4. Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Suhteellisen strategisen arvon mukaan projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti. 

Halu on organisaatiota eteenpäin vievä voima. Siksi joskus valitsemme toteutukseen projekteja, joita kovasti haluamme, vaikka niiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaanUsein puhutaan myös ns. pakkoprojekteista. Sellaisia ovat esimerkiksi turvallisuusvaatimusten edellytykset, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta vaativat investoinnit. Tällaiset pakolliset projektit on kyettävä sopivalla tavalla tunnistamaan strategisiksi projekteiksi. 

Hyvyys 

Ei kannata toteuttaa huonoja investointeja, jotka vain syövät resurssit, mutteivät maksa itseään takaisin hyötyinä. Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan. 

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon kustannukset, jos projektia ei toteuteta, näin huomioidaan myös tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit. 

Arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei rahalliset hyödyt. Ei rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista. Usein hyvyyttä kuvataankin sanalla vaikuttavuus. 

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi: 

  • Payback period – Takaisinmaksuaika 
  • ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty 
  • NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo 
  • IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko 
  • ROI – Return On Investment  Sijoitetun pääoman tuotto 

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomienYllä olevissa mittareissa esimerkiksi ECV, ei ota huomioon jo tehtyjä investointeja, näin se asettaa tavallaan jo aloitetut etusijalle, verrattuna aloittamattomiin.

Kyky 

Kuten tiedämme, elämä on onnellista, kun halut ja kyvyt ovat sopivalla tavalla tasapainossa. Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projektiideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen. 

Toteutuskyvyn arvioinnissa huomioitava sekä kuormitus että saatavuus 

  • Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys 
  • Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus 
  • Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet 
  • Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen 
  • Projektitoimintamallin suorituskyky 

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen suunnittelu ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti. Projektien kumulatiivinen resurssitarve arvioidaan myös aikajaksotettuna tarpeena. Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys- mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla.

Riski

Toisen projektin nettonykyarvo on 10% suurempi kuin toisen. Kelpaako tämä tieto päätöksentekoon? Kuinka oikeita tai tarkkoja arviot ovat?  

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 Eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisemmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat. Millä todennäköisyydellä projekti myöhästyy kaksi viikkoa, entä kuinka todennäköistä on, että se viivästyy vuodella? Millä todennäköisyydellä budjetti ylitetään alle 15%, kuinka todennäköistä on, että ylitys onkin 50%? 

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on aina väärää. Projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, arvioijien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit. 

Riskiä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. 

Valmisteluvaiheessa riskiä voidaan kuvata riskimittarilla, jonka arvo lasketaan kaikille projekteille samalla tavalla. Sopivia välineitä riskimittarin tekemiseksi on esimerkiksi: 

  • Riskianalyysi määrämuotoisella tavalla tehtynä 
  • Riskiluokan arviointi objektiivisen kysymyslistan avulla 
  • Herkkyysanalyysit 

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein uusien asioiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti. 

Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset Teemat

Aiemmassa kirjoituksessa syvennyttiin Kustannus-hyöty analyysiin oikeiden hankkeiden valitsemiseksi. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta.

Hankevalinnan ja priorisoinnin tavoitteena on minimoida riskit ja maksimoida toteutuksessa olevien hankkeiden arvo sovituilla kriteereillä. Lisäksi varaudutaan muutokseen, joka ympärillämme väistämättä on.

Hankkeiden arviointi sovittujen teemojen (attribuuttien) mukaan

Sopivien numeeristen tietojen ohella hankevalinnan lähtökohtana tulee olla organisaation toiminnan tavoitteet, eli Strategia. Strategiaan liittyvien teemojen rinnalla voi olla myös sisäisiä ja ulkoisia tavoitteita ja vaatimuksia kuten ympäristö, turvallisuus, osaaminen, työhyvinvointi, lainsäädäntö, viranomaismääräykset ym.

Lista valituista teemoista kootaan ja luokitellaan aina organisaation omista lähtökohdista. Organisaation tavoitteet ja prioriteetit huomioidaan siten, että kullekin teemalle arvioidaan merkittävyys sen mukaan, miten tärkeä teema on organisaation kannalta sekä miten teema on suhteessa toisiin teemoihin.

Esimerkkejä Teemoista, joilla Organisaation hankkeita voidaan arvioida (Merkittävyys asteikolla 1-5)

Kukin yksittäinen hanke arvioidaan sen mukaan, miten julistetut teemat toteutuvat hankkeessa. Hankkeen teemakohtainen pistemäärä lasketaan Merkittävyyden ja Toteutumisen perusteella.

Esimerkki yksittäisen kehityshankkeen teemakohtaisesta pisteytyksestä, eli miten kukin Teema toteutuu hankkeessa (Toteutuminen: 5 – Kriteeri täyttyy, 3 – Kriteeri täyttyy pienin varauksin, 2 – Kriteeri täyttyy osin, 1 – Kriteeri täyttyy pieneltä osin, 0 – Kriteeri ei täyty

Teemakohtaisten pisteiden summana saadaan hankkeelle yksi vertailuluku organisaation kannalta merkityksellisten attribuuttien mukaan määritettynä. Tätä vertailulukua käytetään numeerisen tiedon ohella hankevalinnan tukena.

Esimerkki salkkunäkymästä, jossa hankkeen pisteet esitetään lukuna ja liikennevalona (P-Sarake)

Kustannus-hyöty analyysin tuottama aikajaksotettu tieto ja hankkeiden priorisointi sovittujen kriteereiden mukaan ovat oivia apuneuvoja hankkeiden valintaan. Näiden ohella päätöksentekoon vaikuttavat myös:

  • Valittavien ja toteutuksessa olevien hankkeiden väliset riippuvuudet. Hanke yksinään ei ehkä ole kannattava, mutta toteutettuna yhdessä muiden siihen liittyvien hankkeiden kanssa on. Kokonaisuuden arvo muodostuu isommaksi, kuin osiensa summa.
  • Millaisessa suhteessa eri tyyppisiä hankkeita otetaan toteutukseen. Sisäiset kehityshankkeet synnyttävät etuja pitkällä tähtäyksellä, mutta rinnalle tarvitaan myös kannattavia ja välitöntä liikevaihtoa tuovia hankkeita.
  • Hyväksyttävä riskitaso. Mahdollisuuksien ohella uuteen hankkeeseen liittyy riskejä. Riskien hallinnan menetelmin on mahdollista mallintaa ja arvioida miten mahdollisuudet ja riskit ovat suhteessa tosiinsa ja tuottaa numeerista tietoa riskien toteutumisen todennäköisyydestä.

Hankesalkkujen muutoksenhallinta

Merkittävää atribuuttilähtöisessä tarkastelussa on, että sitä voidaan jatkaa koko projektin elinkaaren ajan. Kun maailma muuttuu ympärillämme, niin myös eri teemojen merkittävyydet väistämättä muuttuvat. Vastaavasti muuttuvat myös toteutuksessa olevien hankkeiden teemakohtaiset pisteet. Näin muutos ympäristössämme saadaan näkyväksi myös hankkeilla. Muuttuneeseen tilanteeseen paremmin sopivia hankkeita voidaan priorisoida verrattuna pisteytyksessä laskeneisiin hankkeisiin.

Myös kustannus-hyöty analyysi seuraa projektia koko sen elinkaaren ajan. Sen tuottama rahamääräinen budjetti toimii hankkeen toteutuksen lähtökohtana. Budjetin toteutumista seurataan ja kustannuksia hallitaan aktiivisesti koko hankkeen keston ajan.

Hankkeiden numeerisen tiedon hallinta, riskienhallinta, hankkeiden muu luokittelu- ja priorisointitieto, hankkeiden hallinta erilaisten portfolioiden kautta sekä muutoksenhallinta edellyttävät tietojärjestelmää, jossa organisaation nykyiset ja tulevat hankkeet ovat mallinnettuna. Tietojärjestelmän tulee myös tukea eri roolien työskentelyä tarkoituksenmukaisin toiminnoin ja ominaisuuksin. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.

Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?

Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.

Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.

Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:

Osa-alue Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut Toimitusprojektisalkut
Valinta Tavoitteena vahva strategiaohjaus.

Liikkeenjohdon vastuulla.

Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.

Myynnin vastuulla.

Hyötyjen arviointi Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.

Suuret virhemarginaalit.

Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.

Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.

Resurssointi Pullonkaularesurssien rytmittämä.

Aikataulut joustavat.

Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.

Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.

Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.

Avainresurssien kyvykkyys.

Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.

Resurssien riittävyys, alihankinta.

Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Projektidatan visualisointi

Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.

Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.

Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja.  Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.

Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.

1

Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit.  Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin

Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.

Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:

  1. Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
  2. Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
  3. Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
  4. Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
  5. Vähentää ad-hoc raporttitarpeita

Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:

  1. Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
  2. Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
  3. Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
  4. Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin

2

Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkusi!

Maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa pitää olla mukana. Salkunhallinta tarjoaa hyvät keinot toiminnan ohjaamiseen ja muutoksen hallintaan sekä kattavan näkyvyyden toiminnan nykytilaan. Kun toiminnan nykytila on selvä, asetettuihin strategisiin tavoitteisiin on helppo suunnata.

salkunhallinta

Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen.

Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että yrityksessä keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. Projektisalkun hallinnalla on saavutettavissa mm. seuraavat käytännön hyödyt:

  1. Tehdään oikeita asioita ja nopeammin.
  2. Projektien toimituskyky paranee.
  3. Yrityksen toimintatavat yhtenäistyvät.
  4. Yritys suunnittelee projektien työkuormat tasaisemmin.
  5. Resurssien käyttöaste paranee.
  6. Nähdään ja hallitaan kokonaisuus
  7. Projektien välisten sidosten tunnistaminen helpottuu.
  8. Riskienhallinnan laatu paranee.
  9. Reagointinopeus muutostilanteissa
  10. Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa ja helpompaa.

 Salkunhallinnan järjestelmä auttaa projektien valinnassa, priorisoinnissa ja päätöksenteossa. Kyseinen järjestelmä sisältää salkkutason suunnitelma-, ennuste- ja toteumatiedot. Lisäksi salkunhallinnan järjestelmä tarjoaa näkyvyyden toiminnan trendeihin ja ominaisuudet erilaisten ”what if” -analyysien tekemiseen. Ilman salkunhallinnan työkalua menestyksekäs projektisalkun hallinta on mahdotonta.

Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Pari blogia sitten Projektipomo kirjoitti tilannekuvan hahmottamisen tärkeydestä ja faktoihin perustuvasta päätöksenteosta. Kunnollinen projektisalkku ja siihen perustuva säännöllinen seuranta ovat ensiarvoisen tärkeää kokonaiskuvan hahmottamisessa.

Projektipomo on huomannut asiakkaissa liikkuessaan, että vaikka yksittäisen projektin saama huomio organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin kokonaisuuksien hahmottamisessa ja portfolionhallinnassa on toivomisen varaa. Onpa jossain tehty suunnilleen samaa toiminnallisuutta kahdessa eri projektissa ja jouduttu yhdistämään ne kolmannessa. Lopputuloksena liki kolminkertainen työmäärä ja tuplaantunut toimitusaika.

Nykyisessä taloustilanteessa ei varmaan ole organisaatiota, jossa projektien aloitusta ei jouduttaisi harkitsemaan todella tarkasti. Pääsevätkö toteutukseen ne hankkeet, jotka huutavat kovimmin ja osaavat lobata asiansa parhaiten? Ajaudutaanko osaoptimointiin kokonaisnäkemyksen puutteessa?

Tilannekuva esiin

Projekteilla pitää olla sopiva määrä luokittelutekijöitä, jotta toisiinsa liittyvät tai vaikuttavat projektit on helppo seuloa samaan kuvaan. Toisaalta luokittelutekijöitä ei saa olla liikaa, koska tieto alkaa helposti rapautua vaadittaessa sellaista, jota ei tarvita eikä käytetä. Hyviä luokittelutekijöitä ovat esim. asiakas/tilaaja, toimittava organisaatio, teknologia/tuotealue, projektin koko ja vaihe.

Mittarit kertovat projektin tilasta. Niiden pitää olla yhteismitallisia ja kertoa olennaista projektista. Salkunhallinnassa erilaiset liikennevalot ja muutostrendit ovat tärkeitä seurattavia: Ne auttavat kiinnittämään huomion olennaiseen ja keskittämään toimenpiteet erityistä tukea vaativiin projekteihin. Terveesti johdetuissa projekteissa ei pitäisi tapahtua äkkinäisiä eikä yllättäviä muutoksia. Eräs Projektipomon linjanvetäjäystävä tokaisikin kerran, että ”Varmin tapa lentää pihalle on, kun projektipäällikön tilanneraportissa mennään vihreältä punaiselle peräkkäisissä statusseurannoissa”. Silloin ei projektipäällikkö ole todellisuudessa ymmärtänyt tilannetta tai vielä pahempaa: pyrkinyt piilottelemaan ikäviä asioita.

Salkunhallinnan työkalut

Salkunhallintaa voi pyörittää yksinkertaisimmillaan Excelissä. Parasta olisi, jos Exceliä ylläpitää korkeintaan pari henkilöä ja projektipäälliköt säännöllisesti antavat lukunsa heille kirjattavaksi. Näin varmistetaan etteivät excelin yleensä varsin herkästi rikki menevät laskentasäännöt korruptoidu. Historiatietojen tallentaminen on tärkeää paitsi trenditietojen laskemista varten niin myös oppimisen kannalta.

Jos pelkän seurannan lisäksi haluaa samalla tehdä ohjaavia toimenpiteitä, kuten resurssihallintaa tai jos päivitettävä massa kasvaa suureksi, on aika harkita oikeaan salkunhallintatyökaluun siirtymistä. Tarpeeton kopiontityö poistuu ja data on ajantasaisempaa, edellyttäen tietysti, että tiedot päivitetään ajallaan.

Parhaimmillaan projektisalkusta näkee yhdellä vilkaisulla kokonaistilanteen ja pystyy poimimaan mahdolliset ongelmatapaukset. Päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tilannekuvaan ja faktapohjaiseen tietoon.