PMBOK:n standardiosan uuden version vedos on nyt katselmoitavissa ja arvioitavissa. Viimeisimmät versiouudistukset ovat sisältäneet enemmänkin pientä hienosäätöä prosesseihin ja terminologian tarkennuksia, mutta nyt on kyse isommasta muutoksesta.
1. Onko projektijohtamisen standardi paradoksi?
Määritelmänsä mukaan projektilla tarkoitetaan kertaluontoista työponnistusta ainutkertaisen lopputuloksen aikaansaamiseksi. Projektijohtamisen standardit: Project Management Institute:n (PMI) Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ja ISO 21500 standardoivat projektijohtamisen prosessit. Projekti on siis jotain ainutkertaista, joka on standardoitu? Maistellaanpa vielä toisinpäin: Standardoitu ainutkertaisuus. Kuulostaa paradoksilta!
Molemmat standardit, PMBOK ja ISO 21500 määrittelevät mitä prosesseja projektijohtamiseen kuuluu. Yksittäisiä prosesseja ovat esimerkiksi: sidosryhmien tunnistaminen, työnosituksen laatiminen ja aikataulujen hallinta. Standardit ryhmittelevät prosessit osaamisalueisiin ja prosessiryhmiin. Osaamisalueita ovat esimerkiksi: aikataulujen hallinta, laajuuden hallinta, riskien hallinta, jne. Prosessiryhmiä ovat: käynnistys, suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen.
On siis tunnistettu ja yleisesti hyväksytty, että kaikkien ainutkertaisten ja kertaluontoisten työponnistusten johtamisessa tehdään tiettyjä juttuja, kuten suunnitellaan aikatauluja, seurataan kustannuksia, hallitaan muutoksia ja arvioidaan riskejä jne. Eli vaikka teemme ainutkertaisia juttuja, silti niiden tekemisen johtamisessa on tiettyjä samankaltaisia piirteitä. Projektijohtamisen standardit toimivat hyvinä osaamisen tarkastuslistoina, kun arvioimme projektijohtamisen tasoa. Ne myös ehdottavat menetelmiä ja työkaluja projektijohtamisen eri osa-alueille. Ne eivät kuitenkaan ole valmiita ohjeita siihen, miten yksittäinen projekti pitäisi toteuttaa.
Jokaiseen projektiin valitaan juuri kyseiseen tilanteeseen sopivat johtamistavat ja toteutusmalli. Tämä vapaus valita toteutustapa on yksi projektijohtamisen tärkeimmistä vahvuuksista, joskin se asettaa tietyn luovuusvaatimuksen. Projektipäällikön ja projektiryhmän on oltava viisaita ja luovia kun projektia suunnitellaan. Aiemmin käytettyjä toteutusmalleja ei tarvitse pakottaa käsillä olevaan projektiin, vaan luovuutta käyttämällä voi löytää tehokkaampia ja viisaampia tapoja johtaa ja toteuttaa projekti.
2. Prosessimaisen standardin heikkoudet
Nykyiset standardit kuvaavat yksittäiset prosessit, niiden relaatiot muihin prosesseihin syötteinä ja tuotteina, ja näin muodostuu työvaiheiden verkko. Prosessimainen lähestymistapa pyrkii kuvaamaan projektijohtamisen vaatimia työvaiheita, mutta projektien ainutkertaisuuden vuoksi ei voi siinä kuitenkaan onnistua. Yksityiskohtainen prosessimalli ei sovi kaikkiin erityyppisiin projekteihin. Toisaalta karkeampi prosessimalli jäisi liian abstraktille tasolle, eikä toimisi kunnolla missään projektissa.
Prosessimainen lähestymistapa myös rajoittuu maailmaan ja tilanteisiin, joihin se on laadittu. Se ei varsinaisesti kannusta etsimään uusia työtapoja, joita voisi soveltaa uuden ainutkertaisen projektin johtamisessa.
Nykyaikaisessa maailmassa, projektipäälliköt hakevat helposti lähestyttäviä, käytännönläheisiä ohjeita arkipäivän johtamiseen.
3. PMBOK:n uusi rakenne – Prosesseista periaatteisiin
PMBOK:n uudessa versiossa prosessimainen rakenne muutetaan projektin toimittamisen periaatteiksi ja arvon toimittamisen järjestelmiksi.
PMBOK Guide on aiemminkin sisältänyt kaksi osaa: Projektijohtamisen standardi kuvaa projektijohtamisen prosessit ja niiden väliset kytkökset. Nykyinen A Guide to the Project Management Body of Knowledge osa ryhmittelee prosessit osaamisalueittain, selittää prosesseja ja kuvaa niissä hyödynnettäviä menetelmiä ja työkaluja.
Kuva: Muutos PMBOK:n kuudennesta versiosta seitsemänteen. PMI:n artikkelissa kuvataan seitsemännen version muutoksia.
Uusi PMBOK Guide seitsemäs painos, kuten aiempikin, sisältää kaksi osaa: Standardi ja sitä selittävä Body of Knowledge – osa. Lisäksi kokonaan uutena kokonaisuutena tuodaan verkossa tarjottava Standards Plus digitaalinen sisältö.
3.1. Standardin uusi rakenne
Varsinainen Standardi jakautuu kahteen osaan: Projektin toimittamisen periaatteet ja Arvon toimittamisen järjestelmät.
3.2. Periaatteet (Project Delivery Principles)
Projektin toimittamisen periaatteet, Project Delivery Principles vastaavat projektijohtamisen kysymyksiin mitä ja miksi. Periaatteet pyrkivät olemaan selkeitä ja helppotajuisia käyttäytymissääntöjä, ohjeita ja arvoja. Nyt katselmoitavana oleva versio ehdottaa projektin toteutuksen periaatteiksi:
•Ole ahkera, kunnioittava ja huolehtiva vastuunkantaja
•Rakenna vastuullisuuden ja kunnioituksen kulttuuri
•Sitouta osapuolet ymmärtämään tavoitteet ja tarpeet
•Keskity arvoon
•Tunnista ja huolehdi järjestelmien vuorovaikutuksista
•Motivoi, vaikuta, valmenna ja opi
•Räätälöi toimitusmalli sisällön mukaan
•Rakenna laatu prosesseihin ja lopputuloksiin
•Huolehdi mutkikkuudesta käyttämällä osaamista, kokemusta ja oppimista
•Huolehdi mahdollisuuksista ja uhkatekijöistä
•Ole mukautuva ja joustava
•Toteuta muutos saavuttaaksesi kuvatun tavoitetilan
3.3. Arvon toimittamisen järjestelmä (Value Delivery System)
Toinen standardin osa, Arvon toimittamisen järjestelmät, tarjoaa keinoja varmistaa, että organisaatio saa tuotettua hyötyjä projektin avulla. Projektit tarvitsevat keinoja tasapainottaa kustannuksia, laatua, riskejä, sidosryhmien vaatimuksia ja resursseja, ympäristössä, jossa teknologiat ja vaatimukset muuttuvat, ja työtapojen pitää olla joustavia. Arvon toimittamisen järjestelmät nivoo yhteen yrityksen strategian, projektisalkun hallinnan, ohjelmajohtamisen ja projektijohtamisen, arvoketjuksi, jonka tavoitteena on tuottaa hyötyjä ja auttaa saavuttamaan strategiset tavoitteet.
3.4. Uusi digitaalinen sisältö
Jo vuoden 2020 toisella vuosineljänneksellä, PMI avaa erillisen interaktiivisen verkkosivuston ”The standards Plus”, jossa esitellään projektijohtamisen menetelmiä, dokumentteja ja käytäntöjä. Verkkosivusto tulee olemaan PMBOK:ia täydentävä ja päivittyvä tuki, josta voi löytää tarkempia kuvauksia ja opintomateriaaleja yleisistä menetelmistä.
4. Standardia selittävä ja täydentävä A Guide to the PMBOK
Kuten aiemminkin, varsinasta standardia selitetään ja täydennetään osiolla A Guide to the PMBOK. Tämänkin rakenne tulee muuttumaan: Aiempi osaamisalue rakenne tiivistyy pienempään määrään suoritusalueita, kuten:
•Projektitiimi
•Sidosryhmät
•Elinkaari
•Suunnittelu
•Johtaminen epävarmuuden läpi
•Toimitus
•Suorituskyky
•Projektin työ
Standardia täydentävä PMBOK Guide ei ole katselmoitavissa, joten jäämme odottamaan julkistusta loppuvuodesta.
5. Uudistuksen tavoitteet
Yhtenä uudistuksen tavoitteena on, että standardi sopisi paremmin erilaisiin projekteihin: Erilaiset toimitusmallit, kuten ketterät ja hybridimallit, eri toimialat ja erikokoiset projektit. Uusi versio ei niinkään kerro, miten projekti viedään läpi, vaan miten projektipäällikkö voi löytää omaan projektiin sopivat johtamisen keinot.
Toisena tavoitteen on helpompi lähestyttävyys. PMBOK:sta koitetaan tehdä väline, jota projektipäälliköt voisivat hyödyntää päivittäisen johtamisen tukena. Siinä missä prosessimainen rakenne sirpaloitui niin, että esimerkiksi muutosten hallintaan liittyviä asioita joutui jäljittämään useista prosesseista, uusi rakenne mahdollistaa asioiden helpomman lähestymisen.
PMBOK:n seitsemännen version standardiosa on avattu kommentoitavaksi. Voit käydä katselemassa ja kommentoimassa sitä 14.2.2020 asti, osoitteessa: http://ed.pmi.org/
(Katselu ja kommentointi vaatii rekisteröitymisen.)
The PMBOK® Guide – Seventh Edition suunniteltu julkaisun ajankohta on Q4-2020.