Tekoälypohjaisten välineiden kyvykkyys on kasvanut niin paljon, että on aika pohtia, miten voisimme hyödyntää näitä uusia mahdollisuuksia tehokkaasti. Tekoäly tulee tuskin poistamaan projektijohtamisen tarvetta, mutta se antaa käyttöön aivan uusia välineitä. Hyödyntämällä näitä uusia välineitä, projektipäällikkö pääsee eroon suuresta määrästä rutiinityötä ja voi keskittyä todella tärkeisiin asioihin, kuten henkilöjohtamiseen, liiketoimintahyötyjen saavuttamiseen ja sidosryhmäjohtamiseen.
1. Miten tekoälyä voidaan hyödyntää projektien hallinnan apuna?
Jos olet projektipäällikkö, miten voisit hyödyntää tekoälyä työssäsi? Millaista tukea PMO voisi saada projektisalkkujen hallintaan tekoälyn avulla? Miten resurssiesimiehet voisivat tekoälyn avulla optimoida resurssien käyttöä?
Voisiko tekoälyltä saada apua esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- Millaisia riskejä liittyy kuvaamaani projektiin?
- Kuinka paljon voisin nopeuttaa projektin valmistumista hankkimalla kolme uutta ohjelmistokehittäjää?
- Voin palkata kaksi uutta henkilöä. Minkä alan osaajia palkkaisin, jotta saamme parhaan hyödyn koko projektisalkun kannalta?
- Mihin näistä kolmesta tuotekehitysideasta kannattaa investoida tässä markkinatilanteessa?
- Millaisen viestin lähettäisin projektiryhmälle ja ohjausryhmälle projektisuunnitelman muutoksista?
1.1 Tekoäly auttaa ideoinnissa, projektien määrittelyssä ja suunnittelussa
Tekoäly voi tarjota ideoita ja ajatuksia, kun ollaan määrittelemässä projektin laajuutta ja sisältöä. Projektien tehtävien listaamisessa, työmäärien ja kestojen arvioinnissa sekä projektin aikatauluttamisessa tekoäly voi hyödyntää organisaation omaa kokemusdataa ja internetissä saatavilla olevaa tietoa.
Riskien aivoriihessä, tekoäly voi auttaa hakemaan listan tyypillisistä riskeistä, kun sille annetaan kuvaus käsillä olevasta projektista. Riskien haku voidaan tehdä vapaasti internetissä olevasta tiedosta, mutta lisää tarkkuutta saadaan, kun oman organisaation projektiriskien tietopankki syötetään tekoälyn käyttöön.
1.2 Tekoäly ennustaa projektien onnistumista historiatiedon perusteella
Kerättyä historiatietoa voidaan hyödyntää projektien onnistumisen ja lopputulosten ennustamisessa. Organisaation omien projektiohjausjärjestelmien tiedot voidaan antaa lähdetiedoksi tekoälypohjaiselle järjestelmälle, joka tietojen avulla oppii, millaiset projektit onnistuvat ja millaiset projektit epäonnistuvat. Esimerkiksi projektin alkuvaiheen myöhästymiset ehkä enteilevät projektin valmistumisen viivästymistä tai riskianalyysin suppeus saattaa ennakoida merkittäviä kustannusylityksiä. Tekoälyn yksi vahvuus on siinä, että se kykenee hakemaan suuresta tietomäärästä sääntöjä tai syy-seuraussuhteita, joita muuten on vaikea nähdä käytettävissä olevan työajan puitteissa.
1.3 Tekoäly hälyttää tulevista ongelmista
Tekoäly voi tarkkailla projektin seurantatietoja ja tilannedataa. Huomatessaan poikkeamia tai vaaran merkkejä, se voi automaattisesti antaa hälytyksen projektipäällikölle tai strategiselle projektitoimistolle, PMO:lle, joka ohjaa projektisalkun tavoitetasapainon määrittelyssä ja seuraa projektien etenemistä.
1.4 Tiedon analysoinnin ja raportoinnin automatisointi hyödyntää tekoälyä
Microsoft Power BI ja jopa Excel osaa muodostaa tietomalliin ladatusta datasta graafeja ja analyyseja vastauksena käyttäjän luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin. Käyttäjä voi esimerkiksi pyytää Power BI:tä muodostamaan graafin, jossa esitetään suurimpien projektien kustannukset ryhmiteltynä paikkakunnittain ja aikajaksoittain. Kun käyttäjä tuntee tietomallin käsitteet, datan analysointi normaalin kielen kysymyksin onnistuu varsin hyvin.
Tekoälypohjaiset järjestelmät voivat itsenäisesti käydä projektin tilannedatan läpi ja nostaa esiin haluttuja hälytyksiä tilanneraportille. Projektiraportoinnissa usein toivotaan poikkeamien nostamista esiin. Perinteisten aikataulujen ja budjettivertailujen avulla voi ihmissilmä löytää viivästymät ja budjettiylitykset, mutta poikkeamien etsintä vaatii tiedon ja raporttien läpikäynnin ja analysoinnin. Tekoäly voi väsymättä ja jatkuvasti seurata seurantatietoa ja nostaa hälytykset automaattisesti.
Projektin tilanneraportin laatiminen onnistuu hyödyntämällä laajoja kielimalleja yhdistettynä organisaation projektiohjausjärjestelmän tietoon. Kielimallien avulla tekoäly voi muuntaa projektin numeraalisista tiedoista sanallisen analyysin projektin tilanteesta. Toisin sanoen, kun tekoälyllä on pääsy projektin aikataulutietoon, työmääriin, toteutuneisiin ja budjetoituihin kustannuksiin, se voi koostaa tilanteen analyysin kuten ihminen selittäisi tilannetta ohjausryhmälle.
2. Mitä koneoppimiseen perustuvien välineiden käyttöönotto vaatii organisaatiolta
Microsoft tuo Copilot ja Azure AI välineistöt saataville marraskuun 2023 alusta. Tekoäly ei enää ole tieteisfiktiota tai tulevaisuuden visioita. Se mahdollistaa uusia tapoja työskennellä tietokoneiden kanssa. Erilaiset tekoälyn sovellukset arkipäiväistyvät, kun ne tulevat tarjolle tietojärjestelmien käyttäjille helposti omaksuttavalla tavalla.
Kaikkia tehtäviä ja töitä kannattaa arvioida ja pohtia, miten tekoäly voisi auttaa meitä näissä tehtävissä. Kokemuksen kautta opimme, millaisissa asioissa tekoäly kykenee auttamaan ja tehostamaan työtämme projekteissa.
Suurimpia tekoälyn hyödyntäjiä tulevat olemaan suurten tietomassojen haltijat. Jos on olemassa paljon dataa, voi tekoäly auttaa sen hyödyntämisessä entistä monipuolisemmin ja tehokkaammin. Organisaatioissa saattaa olla paljon kerättyä dataa ja erilaista dokumentaatiota, jota tekoälypohjaiset järjestelmät voisivat hyödyntää. Sopivan tiedon löytäminen, jalostaminen ja siistiminen sekä vieminen tekoälyn saataville mahdollistaa tekoälysovellusten hyödyntämisen organisaation oman tiedon pohjalta.
3. Haluatko oppia lisää tekoälystä?
Jos haluat tarkemmin selvittää itsellesi mitä tekoäly on ja miten se toimii, suosittelen suorittamaan, vaikka kurssin aiheesta. Erinomaisia maksuttomia peruskursseja kenelle tahansa ovat esimerkiksi:
Practical AI: https://cs.edukamu.fi/practical-ai-fi
Elements of AI: https://www.elementsofai.com/fi/.
Matka on vasta alussa
Vaikka olemme tekoälyn hyödyntämisessä vasta alkutaipaleella, ei ole enää syytä viivyttää sen hyödyntämisen aloittamista. Millaisia ajatuksia sinulla on tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksista? Laita ajatuksia ja kommentteja Prohan LinkedIn sivun keskusteluun.