Jos olet suunnitellut projekteja, olet varmasti käyttänyt Gantt-kaaviota projektiaikataulun esittämiseen. Gantt-kaavion avulla voidaan esittää suunnitellut työt aikataulussa, niin että töiden aikataulu ja vastuut on helppo kommunikoida tekijöille. Kun työsuunnitelma konkretisoidaan kuvana, aikataulun mahdolliset konfliktit ja riskit tulevat paremmin esiin.
Gantt-kaavio on saanut nimen kehittäjänsä mukaan. 1900 luvun alussa Henry Gantt kehitti janakaavion tehtaiden tuotannollisten työvaiheiden kuvaamiseen ja resurssikuormien suunnitteluun. Alun perin kaaviot laadittiin käsin kynällä ja paperilla, mutta nykyisin lähes jokaisessa projektihallinnan ohjelmistossa on jonkinlaiset välineet Gantt-kaavioiden esittämiseen.
Gantt-kaaviossa tehtävät esitetään omilla riveillään janoina. Kalenteriaika esitetään kaavion ylälaidassa vasemmalta oikealle kulkevina aikajaksoina. Tehtäväjanat piirretään omille riveilleen allekkain, alkupäivästä loppupäivään, jolloin janan pituus kertoo tehtävän keston ja paikka sen ajoituksen. Kaaviosta näkee helposti, mitä tehdään milloinkin, mitkä tehtävät tehdään samanaikaisesti ja missä järjestyksessä työt etenevät. Kaaviossa voidaan esittää pystyviivalla nykyhetki. Tehtävien valmiuden tila esitetään tehtäväjanojen päälle mustattuna valmiusastejanana. Välitulokset ja päätöksentekopoisteet esitetään etappeina, eli yhdelle päivälle merkittyinä tapahtumina. Lisäksi alkuperäinen aikataulu voidaan esittää nykyisen, mahdollisesti muuttuneen, aikataulun janojen rinnalle piirrettyinä janoina.
Kuva: Microsoft Project ohjelmalla piirretty Gantt-kaavio
Kriittinen polku Gantt-kaavioon
Nykyisin kaavioihin usein lisätään tehtävien väliset suoritusjärjestystä kuvaavat riippuvuudet. Tietokoneohjelmia, kuten Microsoft Project käytettäessä voidaan helposti hyödyntää kriittisen polun menetelmää. Menetelmän avulla lasketaan projektiaikataulun kriittinen polku, jolla tarkoitetaan pisintä tehtävien ketjua projektin alusta projektin loppuun. Jos jokin kriittinen tehtävä myöhästyy tai venyy, siitä seuraa koko projektin valmistumisen viivästyminen. Tehtäville, jotka eivät ole kriittisellä polulla lasketaan niiden pelivarat. Pelivaralla tarkoitetaan kuinka paljon tehtävä voi viivästyä alkuperäisestä aikataulustaan, ilman että minkään seuraavan tehtävän aloittaminen tai koko projektin valmistuminen viivästyy.
1. Gantt-kaavion laatimisen haasteet
1.1. Työnositus
Olennaista on osata purkaa projektin tehtävät sopivan kokoisiksi ja järkevällä tavalla aikataulutettaviksi kokonaisuuksiksi. Tätä kutsutaan Työn ositukseksi (Work Breakdown Structure (WBS)). Projektin työn osittaminen oikealla tavalla hierarkkiseksi rakenteeksi sopivan yksityiskohtaiselle tarkkuudelle, ei välttämättä ole aina aivan helppoa. Tehtävät voidaan pilkkoa useilla erilaisilla tavoilla. Hyvä ositustapa mahdollistaa tehtävien aikatauluttamisen peräkkäin, eikä niin että kaikki tehtävät kulkevat rinnakkain koko projektin keston läpi. Tehtävät kuvaavat mitä oikeasti tullaan tekemään ja konkreettisesti saamaan aikaan. Ei listata tavoitteita, vaan töitä miten tavoitteet saavutetaan.
Hyvä työnositus mahdollistaa tehokkaan toteutumisen seurannan. Lyhyiden tehtävien kuittaaminen tehdyiksi on yleensä suoraviivaisempaa, kuin pitkien tehtävien valmiusasteen arviointi. Keskeneräisten tehtävien valmiuden arvioon sisältyy aina suurempi epävarmuus kuin kokonaan valmiiksi saatujen tehtävien valmistumiseen. Keskeneräinen työ saattaa vielä venyä alkuperäisestä arviosta, valmis työ harvemmin. Kun työt on pilkottu lyhyiksi tehtäviksi, yhden seurantajakson kohdalla keskeneräisen työn määrä on pienempi, kuin jos tehtävät ovat pitkiä. Valmiustilanteen arvio raportointihetkellä on sitä tarkempi, mitä pienempi on keskeneräisen työn arvo kyseisellä hetkellä.
1.2. Kestojen arviointi
Kestojen arviointi voi perustua arvioidun työmäärän toteutuksen jakamiseen kalenteriaikaan. Eli arvioidaan vaadittavien työtuntien määrän perusteella, kuinka pitkän kalenteriajan työn suorittaminen vaatii, kun huomioidaan työhön osallistuvien henkilöiden saatavuus ja muu työkuorma. Joskus voidaan hyödyntää kokemustietoa tai arvioida kesto suoritteen määrän ja tyypillisen suoritustehon perusteella. On kuitenkin hyväksyttävä, että aikataulusuunnitelmien kestoarvioihin sisältyy aina epävarmuuksia. Yksi tapa tuoda epävarmuudet aikatauluihin mukaan, on arvioida yhden kestoarvion sijasta kolme arviota: optimistinen, pessimistinen ja todennäköinen. Tehtäville tehtyjen kolmen arvion perusteella voidaan laskea koko projektin tasolle kolme keston arviota ja näin saada hahmotettua koko projektin keston arvion epävarmuutta. Tätä kolmen pisteen arviointimenetelmää kutsutaan nimellä PERT (Program Evaluation and Review Technique).
1.3. Vaihtoehtoisten toteutustapojen ja iteraatioiden esittäminen
Gantt-kaaviossa ei esitetä paluunuolia kaavion aiempiin tehtäviin. Janat etenevät aikataulussa vasemmalta oikealle, menneisyydestä tulevaisuuteen, eikä ajassa palata taaksepäin. Iteraatiot on suunniteltava aikatauluun valmiiksi. Iteratiivisessa suunnittelussa on päätettävä kuinka monta iteraatiota tullaan tekemään, tai sovittava päätöspisteet aikatauluun, joissa päätetään mahdollisista iteraatiokierrosten lisäämisistä. Toisaalta iteraatioiden aikana voidaan tehdä päätöksentekoa siitä, mitä eri iteraatioihin tullaan sisällyttämään.
1.4. Nähdä metsä puilta
Yksityiskohtainen työnositus tuottaa laajassa projektissa suuren määrän tehtäviä aikatauluun. Kokonaisuuden hahmottaminen on vaikeaa, kun tehtävärivejä on paljon. Suurta tehtävämäärää voidaan tiivistää piilottamalla työnosituksen alatasoja tai käyttämällä muita sopivia ryhmittelyrakenteita. Esimerkiksi Microsoft Project ohjelmassa voi edistynyt käyttäjä määritellä janakaaviotyylit niin että yhdellä tehtävärivillä voidaan esittää useita tehtäväjanoja. Janat voivat esimerkiksi kuvata tietyn osatuloksen tuottamisen eri työvaiheita eri värisillä janoilla.
Aikataulua ei aina tarvitse myöskään esittää kokonaisena. Jotta aikataulun katsojan silmä keskittyy olennaiseen, voidaan menneet tehtävät jättää näyttämättä, ja kaukaisemman tulevaisuuden työt voidaan esittää karkeampina kokonaisuuksina.
Pitkissä projekteissa voidaan aikataulusuunnittelua tehdä “vyöryvänä aaltona” eli aluksi suunnitella aikataulu karkeammalla tasolla ja erikseen sovittu lyhyempi ajanjakso tarkasti lähitulevaisuudesta. Sopivin välein palataan suunnittelupöydälle tuottamaan yksityiskohtainen suunnitelma seuraavalle ajanjaksolle, vaikka kuukauden välein tarkastellaan aina seuraavaa kolmea kuukautta yksityiskohtaisemmin.
Mikä on paras työväline esittää projektiaikataulut? Ota yhteyttä, esittelemme mielellämme markkinoiden suosituimmat välineet.