Kuukausi: kesäkuu 2020

Power PPM täydentää Microsoftin uuden Project for the Web -ohjelmiston toiminnot

Proha on solminut Projectum ApS:n kanssa jälleenmyyntisopimuksen Power PPM –välineistöstä. Sopimuksen tarkoituksena on, että voimme tarjota Microsoftin Project for the Web –tuotetta täydentävät projektien, resurssien ja salkkujen hallinnan toiminnallisuudet.  

Project for the Web on Microsoftin tuorein lisäys työn, projektien, resurssien ja projektisalkkujen hallinnan tuotteistoon. Se on lähtökohtaisesti tehty pilviympäristöön ja se hyödyntää pilvessä olevan Microsoft Power Platformin teknistä alustaa. Project for the Web –tuotetta on kuvattu tarkemmin verkkosivullamme Microsoftin tuotteiden alla.  

Jos sinulla on Project Online –tilaus, pääset sillä käyttämään uutta Project for the Web:iä sivulla: https://project.microsoft.com/ 

Tämä Microsoftin uusi tuote ei ole ollut markkinoilla vielä vuottakaan ja se on edelleen kehittyvä väline. Nuoruutensa vuoksi siitä vielä uupuu useita toimintoja, jotka ovat tuttuja Project Online –käyttäjille. Tällaisia ovat esimerkiksi resurssisuunnitteluun, salkunhallintaan, kustannusten hallintaan, riskien hallintaan ja projektien versiointiin liittyvät toiminnot. Microsoft tulee mahdollisesti toteuttamaan näitä toimintoja tulevaisuudessa, niin että ne tulevat saataville sekä Dynamics– että Project–asiakkaille.  

Joustava Power Platform –alusta on kuitenkin jo käytettävissä ja on mahdollistanut Project for the Web –välinettä täydentävien toimintojen rakentamisen. Project–kumppaniverkoston osaamisesta syntynyt Power PPM laajentaa Project for the Web –tuotteen toiminnallisuudet niin, että nyt Project Onlinea käyttävien organisaatioiden on mahdollista siirtyä käyttämään uutta Power PPM ja Project for the Web –yhdistelmää. 

1. Power PPM toiminnot 

Power PPM sisältää tietyt tietokäsitteet ja toiminnot, jotka on yleisesti koettu tarpeellisiksi projektien hallinnassa. Näiden valmiiden toimintojen lisäksi välinettä on helppo muokata Power Platformin toiminnoilla. Käyttöliittymämuutokset, tietomallin muutokset, raporttien tuottaminen ja tietojärjestelmäintegraatiot onnistuvat helposti. Pähkinänkuoressa valmiit toiminnot ovat: 

  • Projekti-ideoiden keräys, ideoiden arviointi, hyväksyntä tai hylkäys ja ideasuppilon raportointi.
  • Projektiehdotusten laadinta, liiketoimintasuunnitelman kuvaus, ehdotusten vertailu ja valinta. 
  • Projektien, ohjelmien ja salkkujen kustannusten arviointi ja ennustaminen. Kustannusarviot ja toteutuneet kustannukset, sekä näiden tilannekuvien tallentaminen myöhempää vertailua varten. Toteutuneet kustannukset voidaan myös tuoda taloushallinnon järjestelmistä. 
  • Riskien hallinta: Riskirekisteri, riskien todennäköisyys, vaikutus ja toimenpiteet. Riskien eskalointi ongelmiksi, riskitilanteen raportointi. 
  • Muutosten hallinta, muutospyyntöjen ja ongelmien keräys ja käsittely. 
  • Projektin tilanneraportit sidosryhmille. Power PPM luo tilanneraportin PowerPointiin automaattisesti tallennetusta tilanteesta. 
  • Projektien ryhmittely salkkuihin ja ohjelmiin. Kustannusten ja tilanteen raportointi ja yhteenveto salkku- ja ohjelmatasolla. 
  • Projektien resurssivarausten hallinta Team Plannerin avulla. Oikeiden resurssien löytäminen ja varaaminen projekteihin. 

 

Kuva: Power PPM etusivu

Esittelemme Power PPM –tuotetta syksyn webinaareissamme 1.9.2020 ja 24.11.2020. 

2. Microsoft Power Platform -alusta 

Power Platform sisältää työkaluja, joiden avulla voidaan rakentaa toiminnallisuuksia ja automaatiota ilman ohjelmointia: 

  • Power Apps välineistön, jolla voidaan rakentaa sovelluksien toiminnallisuudet ja käyttöliittymät ilman ohjelmointia. 
  • Power BI välineet tiedon raportointiin ja analysointiin. 
  • Power Automate välineet tiedon siirtojen ja työnkulkujen automatisointiin.  
  • Power Virtual Agents, jonka avulla voidaan luoda keskustelevia asiakaspalvelijoita eli keskustelubotteja. 
  • Common Data Service, joka toimii Power Platformin tietovarastona. Sinne voidaan määritellä halutut tietokäsitteet, näiden väliset relaatiot ja liiketoimintasäännöt. 

Enemmän tietoa Microsoftin Power Platform –alustasta löydät Microsoftin sivulta. 

 

Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset Teemat

Aiemmassa kirjoituksessa syvennyttiin Kustannus-hyöty analyysiin oikeiden hankkeiden valitsemiseksi. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta.

Hankevalinnan ja priorisoinnin tavoitteena on minimoida riskit ja maksimoida toteutuksessa olevien hankkeiden arvo sovituilla kriteereillä. Lisäksi varaudutaan muutokseen, joka ympärillämme väistämättä on.

Hankkeiden arviointi sovittujen teemojen (attribuuttien) mukaan

Sopivien numeeristen tietojen ohella hankevalinnan lähtökohtana tulee olla organisaation toiminnan tavoitteet, eli Strategia. Strategiaan liittyvien teemojen rinnalla voi olla myös sisäisiä ja ulkoisia tavoitteita ja vaatimuksia kuten ympäristö, turvallisuus, osaaminen, työhyvinvointi, lainsäädäntö, viranomaismääräykset ym.

Lista valituista teemoista kootaan ja luokitellaan aina organisaation omista lähtökohdista. Organisaation tavoitteet ja prioriteetit huomioidaan siten, että kullekin teemalle arvioidaan merkittävyys sen mukaan, miten tärkeä teema on organisaation kannalta sekä miten teema on suhteessa toisiin teemoihin.

Esimerkkejä Teemoista, joilla Organisaation hankkeita voidaan arvioida (Merkittävyys asteikolla 1-5)

Kukin yksittäinen hanke arvioidaan sen mukaan, miten julistetut teemat toteutuvat hankkeessa. Hankkeen teemakohtainen pistemäärä lasketaan Merkittävyyden ja Toteutumisen perusteella.

Esimerkki yksittäisen kehityshankkeen teemakohtaisesta pisteytyksestä, eli miten kukin Teema toteutuu hankkeessa (Toteutuminen: 5 – Kriteeri täyttyy, 3 – Kriteeri täyttyy pienin varauksin, 2 – Kriteeri täyttyy osin, 1 – Kriteeri täyttyy pieneltä osin, 0 – Kriteeri ei täyty

Teemakohtaisten pisteiden summana saadaan hankkeelle yksi vertailuluku organisaation kannalta merkityksellisten attribuuttien mukaan määritettynä. Tätä vertailulukua käytetään numeerisen tiedon ohella hankevalinnan tukena.

Esimerkki salkkunäkymästä, jossa hankkeen pisteet esitetään lukuna ja liikennevalona (P-Sarake)

Kustannus-hyöty analyysin tuottama aikajaksotettu tieto ja hankkeiden priorisointi sovittujen kriteereiden mukaan ovat oivia apuneuvoja hankkeiden valintaan. Näiden ohella päätöksentekoon vaikuttavat myös:

  • Valittavien ja toteutuksessa olevien hankkeiden väliset riippuvuudet. Hanke yksinään ei ehkä ole kannattava, mutta toteutettuna yhdessä muiden siihen liittyvien hankkeiden kanssa on. Kokonaisuuden arvo muodostuu isommaksi, kuin osiensa summa.
  • Millaisessa suhteessa eri tyyppisiä hankkeita otetaan toteutukseen. Sisäiset kehityshankkeet synnyttävät etuja pitkällä tähtäyksellä, mutta rinnalle tarvitaan myös kannattavia ja välitöntä liikevaihtoa tuovia hankkeita.
  • Hyväksyttävä riskitaso. Mahdollisuuksien ohella uuteen hankkeeseen liittyy riskejä. Riskien hallinnan menetelmin on mahdollista mallintaa ja arvioida miten mahdollisuudet ja riskit ovat suhteessa tosiinsa ja tuottaa numeerista tietoa riskien toteutumisen todennäköisyydestä.

Hankesalkkujen muutoksenhallinta

Merkittävää atribuuttilähtöisessä tarkastelussa on, että sitä voidaan jatkaa koko projektin elinkaaren ajan. Kun maailma muuttuu ympärillämme, niin myös eri teemojen merkittävyydet väistämättä muuttuvat. Vastaavasti muuttuvat myös toteutuksessa olevien hankkeiden teemakohtaiset pisteet. Näin muutos ympäristössämme saadaan näkyväksi myös hankkeilla. Muuttuneeseen tilanteeseen paremmin sopivia hankkeita voidaan priorisoida verrattuna pisteytyksessä laskeneisiin hankkeisiin.

Myös kustannus-hyöty analyysi seuraa projektia koko sen elinkaaren ajan. Sen tuottama rahamääräinen budjetti toimii hankkeen toteutuksen lähtökohtana. Budjetin toteutumista seurataan ja kustannuksia hallitaan aktiivisesti koko hankkeen keston ajan.

Hankkeiden numeerisen tiedon hallinta, riskienhallinta, hankkeiden muu luokittelu- ja priorisointitieto, hankkeiden hallinta erilaisten portfolioiden kautta sekä muutoksenhallinta edellyttävät tietojärjestelmää, jossa organisaation nykyiset ja tulevat hankkeet ovat mallinnettuna. Tietojärjestelmän tulee myös tukea eri roolien työskentelyä tarkoituksenmukaisin toiminnoin ja ominaisuuksin. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.