Kuukausi: marraskuu 2021

Työnkuluista

Projektin täsmällinen suunnittelu, realistinen tehtäväsuunnitelma ja osaavan toteutustiimin kokoaminen luovat hyvän pohjan projektin onnistumiselle. Menestyksen takaa hyvin suunnitellut ja yhdessä sovitut käytännöt projektin toteutuksen aikana. Näillä varmistetaan tehokas ja tuottava työskentely sekä asioiden eteneminen.

Näitä käytäntöjä ovat myös tehtävien toteuttamiseen liittyvät työnkulut (Workflow).

Suoraviivainen tehtävän toteuttamisen työnkulku on: aloitus-työn alla-valmis-arvioitu-suljettu. Työnkulussa tehtävä siirtyy vaiheittain eteenpäin ja toimintamalli on hyvä esimerkki Kanban/Lean järjestelmän soveltamisesta.

Merkittävää on, että käytännön työtä lähellä olevana toimintana työnkulkuja voidaan hyödyntää riippumatta projektin toimitusmallista. Ne sopivat yhtä hyvin sekä ketteriin että perinteisiin toimitusmalleihin tai aivan yleisenä käytäntönä toistuvien töiden hallintaan. Työnkulkuihin liittyy oleellisesti myös tarkistuslistat, joilla varmistetaan koska tehtävä voi siirtyä työnkulun vaiheesta toiseen. Esimerkki työnkulusta ja tarkistuslistojen hyödyntämisestä kokonaan projektimaailman ulkopuolelta on lentokoneen lentoon lähdön valmistelu.

Työnkulun määrittämiseksi tarvitaan:
-Vaiheet, jotka tarvitaan tehtävän suorittamiseksi
-Vastuuhenkilö kullekin työnkulun vaiheelle
-Henkilöt, jotka tarvitaan työnkulun vaiheessa olevien tehtävien toteuttamiseksi
-Työnkulun vaiheiden väliset riippuvuudet ja säännöt

Työnkulkujen määrittämiseen liittyy oleellisesti myös haarautumiset. ’Jos-niin’ –päätökset ovat työnkuluille tunnusomaisia.

Työnkulku johtaa tiettyyn tavoitteeseen välivaiheiden kautta. Kussakin työnkulun vaiheen lopussa on mitattavia tuotoksia tai tapahtumia. Malli luo edellytykset tavoitteelliselle, tehokkaalle ja mitattavissa olevalle työn tekemiselle sekä laadukkaille väli- ja lopputuloksille.

Työnkulkujen hyödyntämiseen on neljä hyvää syytä:
– Töiden sujuva, tehokas ja optimoitu eteneminen kun toteutustyön eri vaihtoehtoja on mietitty jo etukäteen ja suoritukset toistuvat samanlaisina.
– Riskit pienenevät, kun työnkulut pilkkovat monimutkaiset kokonaisuudet pienempiin ja hallittavampiin tehtäviin.
– Toiminnan skaalautuvuus kasvaa kun toteutustyö on suunnitelmallista ja toteutuksen henkilöriippuvuus pienenee. Työkulut luovat edellytyksiä toiminnan automatisointiin ja alihankintaan.
– Työn toteutuksen läpinäkyvyys kasvaa ja mahdollisten ongelmien tunnistaminen nopeutuu.

Työnkulun suorittaminen on ihmiskeskeisiä toimintaa. Työnkulut synnyttävät omistajuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on tehtävä ja mille tasolle toteutukset on vietävä.

Muutama kohta on syytä pitää mielessä työnkulkuihin liittyen:
– Dokumentoi työnkulut ja varmista niiden käyttöönotto. Tehtävien, vastuiden ja sääntöjen ohella on syytä laajemmin avata tietoja tavoitteista, parhaista käytännöistä ja muista asioista, jotka auttavat työn suorittajia menestymään työssään.
-Huomioi riippuvuudet. Työnkulku sisältää poikkeuksetta sääntöjen määräämiä peräkkäisyyksiä sekä haarautumisia. Työnkulussa siirtyy tyypillisesti myös välituloksia työnkulun vaiheesta toiseen, jotka osaltaan vaikuttavat työnkulun tehtävien riippuvuuksiin toisistaan.
-Arvioi ja ennakoi mahdollisia työnkulun pullonkauloja. Hyödynnä tiimissäsi olevaa asiantuntemusta sujuvimman työnkulun toteutusvaihtoehdon löytämiseksi.
-Optimoi ja säädä työnkulkuja palautteen ja ympäristössä tapahtuvien muutosten huomioimiseksi.
-Hyödynnä tarkistuslistoja

Työnkulkujen hallinta, mittaaminen ja optimointi edellyttävät tietojärjestelmään, jonne työnkulut on mallinnettu, jossa ylläpidetään työnkulkuihin liittyvät tarkistuslistat ja joka nostaa poikkeamat ja pullonkaulat esiin automaattisesti. Pelkästään työnkulkujen hallintaan keskittyvien järjestelmien rinnalle on noussut integroituja järjestelmiä, joissa työnkulkujen hallinta on kiinteänä osana varsinaista liiketoimintasovellusta, jonka käyttöä työnkulut tukevat. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi projektien, töiden, resurssien ja kustannusten hallinnan tietojärjestelmästä, jonne työnkulut on mahdollista sovittaa omien tarpeittesi mukaisesti.

Mikä projektisalkku on ja mihin sitä käytetään?

Projektisalkku on kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. – Projektipomon käännös Projektisalkun määritelmästä PMI:n julkaisusta: ”The Standard for Portfolio Management Fourth Edition”

Projekteja on erilaisia, siksi myös projektisalkkuja on erilaisia. Esimerkiksi toiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit, tuotantolaitosten kunnossapito- tai rakentamisprojektit, asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit ovat erilaisia ja niiden salkkutason ohjauksessa painottuvat erilaiset asiat.

Aiemmin olen kuvannut projektisalkun valinnan periaatteita kirjoituksessani ”Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla”. Näkökulmasta riippuen, projektisalkku palvelee useita tavoitteita ja sitä voidaan käyttää eri tavoin. Tässä pyrin avaamaan näitä projektisalkun hallinnan erilaisia tavoitteita.

Investointisalkku

Toteutettavaksi valittuihin projekteihin panostetaan rahaa, työtä ja muita resursseja. Projekteilla on tuotto-odotukset ja hyötytavoitteet. Projektit ovat investointien toteutuksia. Siksi projektisalkku on myös investointisalkku, jonka kannattavuutta ja hyötyjä seurataan kokonaisuutena.

Investointisalkku näkökulman toteutuminen edellyttää, että projekteille laaditaan budjetit, työmääräarviot ja riskianalyysit. Näiden toteutumista pitää myös seurata projektikohtaisesti, jotta salkkutason tunnusluvut, kuten takaisinmaksu tai kateprosentti ja toteutuksen ansaitun arvon mittarit voidaan laskea. On hyvä huomata, että erityyppisten projektien mittarit poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi toiminnan kehittämisprojektin taloudellisten hyötyjen arviointi voi olla vaikeaa, kun taas vaikkapa toimitusprojektille yksi ilmiselvä mittari on kate.

Strategian toteutuksen väline

Yritystä tai mitä tahansa organisaatiota, voidaan ajatella muuttuvana, kehittyvänä ja kasvavana oliona. Organisaation muutokset toteutetaan projekteina. Strategian avulla kuvataan visio, millaiseksi organisaation halutaan muuttuvan ja polku, miten siihen tavoitellaan. Projektit ovat yksittäisiä askelia strategisten muutosten toteutuksessa.

Strategian toteutuksen edellytyksenä on, että organisaation strategiset tavoitteet on määritelty ja että projekti-ideoiden vaikutus näihin tavoitteisiin kyetään arvioimaan. Projektien valinnassa ja toteutuksen priorisoinnissa on huomioitava, kuinka hyvin toteutukseen valitut projektit tukevat strategisia tavoitteita.

Kapasiteetin tasapainotusvaaka

Organisaation kyky toteuttaa projekteja on rajallinen. Henkilöstön käytettävissä olevat työtunnit, taloudelliset resurssit sekä mahdollisuus käyttää ulkopuolisia resursseja, rajoittavat toteutuskykyä. Rajallisen toteutuskyvyn vuoksi, toteutettavat projektit valitaan huolellisesti ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan, niin ettei toteutuskapasiteetti ylity. Usein toiveita, tarpeita ja hyviäkin investointikohteita on vain liian paljon, jotta ne kaikki voitaisiin toteuttaa, tai ajoittaa niin pian kuin toive olisi.

Projektisalkku toimii tasapainotusvaakana, kun siihen kootaan eri projektien resurssitarpeet ja lisäksi saadaan laskettua organisaation käytössä oleva resurssikapasiteetti suhteessa aikaan. Näin koottu kapasiteetin käyttö verrattuna resurssitarpeisiin, antaa työvälineen toisaalta projektien valintaan ja priorisointiin, mutta myös projektien ajoituksen suunnitteluun.

Kapasiteetin tasapainotus vaatii välineen, joka on kolmen eri roolin yhteinen:

  • Projektipäälliköt suunnittelevat resurssitarpeensa projektiaikatauluihin tai kuvaavat ne karkeampina resurssipyyntöinä.  
  • Projektien kapasiteettitarve esitetään resurssiesimiehille, jotka vastaavat yksikkönsä resurssien tehokkaasta hyödyntämisestä. He neuvottelevat projektipäälliköiden kanssa ja sopivat projektien resurssikäytöstä. 
  • Näin aikaansaatu kuva esitetään johdolle, joka optimoi salkun priorisoimalla projektien resurssikäytön ja ajoituksen organisaation liiketoiminnan tavoitteiden prioriteettien mukaan. 

Tilannekuva

Projektisalkkuun ei ainoastaan kerätä ideoita toteutettavista projekteista. Salkkuun päivittyy myös tilannekuva toteutuksessa olevista projekteista. Tilannekuva kertoo eri projektien elinkaaren tilan, toteutuneet työmäärät, kustannukset, aikataulutilanteen. Tilannenäkymien kautta eskaloidaan projektitasolta johdolle mahdolliset projekteissa kohdatut ongelmat, kuten aikatauluviivästymät, laajuuden muutokset, riskien toteutumiset ym. ongelmatilanteet. Tilannekuvan avulla johto voi reagoida ongelmiin ja ryhtyä tarpeellisin toimin riittävän ajoissa.

Projektisalkun tilannekuvaa ei käytännössä voida ylläpitää erillisenä salkkunäkymänä, tämä vaatisi liikaa käsityötä. Jotta tilannekuva esittää todellisen ja ajantasaisen tilanteen eri projekteista, tulee salkkunäkymän lukea ajantasainen tieto päivitetyistä projektitiedoista. Salkkutason tilannekuvan muodostaminen vaatii käytännössä siis myös toimivat projektien suunnittelun ja seurannan välineet sekä yhteydet salkun ja projektiohjauksen välineiden välillä.

Arkisto

Projektisalkkuun koostuu tietoa suunnitelluista, toteutettavista ja valmistuneista projekteista. Salkun kautta voidaan piirtää kuvaa siitä, mihin ja miten organisaatio on investoinut ja millaisia projekteja se on aikojen saatossa toteuttanut. Miten projektien määrä on muuttunut ajan saatossa ja millaisiin asioihin on haluttu panostaa? Yksittäisen projektin tuomien hyötyjen analyysin lisäksi salkkutasoinen seuranta mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan. Sen avulla voidaan kertoa tarinaa organisaation muuttumisesta ja oppia tulevaa varten.