aikataulu – Projektipomo

Gantt-kaavio rulettaa projektihallinnassa

Jos olet suunnitellut projekteja, olet varmasti käyttänyt Gantt-kaaviota projektiaikataulun esittämiseen. Gantt-kaavion avulla voidaan esittää suunnitellut työt aikataulussa, niin että töiden aikataulu ja vastuut on helppo kommunikoida tekijöille. Kun työsuunnitelma konkretisoidaan kuvana, aikataulun mahdolliset konfliktit ja riskit tulevat paremmin esiin.

Gantt-kaavio on saanut nimen kehittäjänsä mukaan. 1900 luvun alussa Henry Gantt kehitti janakaavion tehtaiden tuotannollisten työvaiheiden kuvaamiseen ja resurssikuormien suunnitteluun. Alun perin kaaviot laadittiin käsin kynällä ja paperilla, mutta nykyisin lähes jokaisessa projektihallinnan ohjelmistossa on jonkinlaiset välineet Gantt-kaavioiden esittämiseen.

Gantt-kaaviossa tehtävät esitetään omilla riveillään janoina. Kalenteriaika esitetään kaavion ylälaidassa vasemmalta oikealle kulkevina aikajaksoina. Tehtäväjanat piirretään omille riveilleen allekkain, alkupäivästä loppupäivään, jolloin janan pituus kertoo tehtävän keston ja paikka sen ajoituksen. Kaaviosta näkee helposti, mitä tehdään milloinkin, mitkä tehtävät tehdään samanaikaisesti ja missä järjestyksessä työt etenevät. Kaaviossa voidaan esittää pystyviivalla nykyhetki. Tehtävien valmiuden tila esitetään tehtäväjanojen päälle mustattuna valmiusastejanana. Välitulokset ja päätöksentekopoisteet esitetään etappeina, eli yhdelle päivälle merkittyinä tapahtumina. Lisäksi alkuperäinen aikataulu voidaan esittää nykyisen, mahdollisesti muuttuneen, aikataulun janojen rinnalle piirrettyinä janoina.

Kuva: Microsoft Project ohjelmalla piirretty Gantt-kaavio

Kriittinen polku Gantt-kaavioon

Nykyisin kaavioihin usein lisätään tehtävien väliset suoritusjärjestystä kuvaavat riippuvuudet. Tietokoneohjelmia, kuten Microsoft Project käytettäessä voidaan helposti hyödyntää kriittisen polun menetelmää. Menetelmän avulla lasketaan projektiaikataulun kriittinen polku, jolla tarkoitetaan pisintä tehtävien ketjua projektin alusta projektin loppuun. Jos jokin kriittinen tehtävä myöhästyy tai venyy, siitä seuraa koko projektin valmistumisen viivästyminen. Tehtäville, jotka eivät ole kriittisellä polulla lasketaan niiden pelivarat. Pelivaralla tarkoitetaan kuinka paljon tehtävä voi viivästyä alkuperäisestä aikataulustaan, ilman että minkään seuraavan tehtävän aloittaminen tai koko projektin valmistuminen viivästyy.

1. Gantt-kaavion laatimisen haasteet

1.1. Työnositus

Olennaista on osata purkaa projektin tehtävät sopivan kokoisiksi ja järkevällä tavalla aikataulutettaviksi kokonaisuuksiksi. Tätä kutsutaan Työn ositukseksi (Work Breakdown Structure (WBS)). Projektin työn osittaminen oikealla tavalla hierarkkiseksi rakenteeksi sopivan yksityiskohtaiselle tarkkuudelle, ei välttämättä ole aina aivan helppoa. Tehtävät voidaan pilkkoa useilla erilaisilla tavoilla. Hyvä ositustapa mahdollistaa tehtävien aikatauluttamisen peräkkäin, eikä niin että kaikki tehtävät kulkevat rinnakkain koko projektin keston läpi. Tehtävät kuvaavat mitä oikeasti tullaan tekemään ja konkreettisesti saamaan aikaan. Ei listata tavoitteita, vaan töitä miten tavoitteet saavutetaan.

Hyvä työnositus mahdollistaa tehokkaan toteutumisen seurannan. Lyhyiden tehtävien kuittaaminen tehdyiksi on yleensä suoraviivaisempaa, kuin pitkien tehtävien valmiusasteen arviointi. Keskeneräisten tehtävien valmiuden arvioon sisältyy aina suurempi epävarmuus kuin kokonaan valmiiksi saatujen tehtävien valmistumiseen. Keskeneräinen työ saattaa vielä venyä alkuperäisestä arviosta, valmis työ harvemmin. Kun työt on pilkottu lyhyiksi tehtäviksi, yhden seurantajakson kohdalla keskeneräisen työn määrä on pienempi, kuin jos tehtävät ovat pitkiä. Valmiustilanteen arvio raportointihetkellä on sitä tarkempi, mitä pienempi on keskeneräisen työn arvo kyseisellä hetkellä.

1.2. Kestojen arviointi

Kestojen arviointi voi perustua arvioidun työmäärän toteutuksen jakamiseen kalenteriaikaan. Eli arvioidaan vaadittavien työtuntien määrän perusteella, kuinka pitkän kalenteriajan työn suorittaminen vaatii, kun huomioidaan työhön osallistuvien henkilöiden saatavuus ja muu työkuorma. Joskus voidaan hyödyntää kokemustietoa tai arvioida kesto suoritteen määrän ja tyypillisen suoritustehon perusteella. On kuitenkin hyväksyttävä, että aikataulusuunnitelmien kestoarvioihin sisältyy aina epävarmuuksia. Yksi tapa tuoda epävarmuudet aikatauluihin mukaan, on arvioida yhden kestoarvion sijasta kolme arviota: optimistinen, pessimistinen ja todennäköinen. Tehtäville tehtyjen kolmen arvion perusteella voidaan laskea koko projektin tasolle kolme keston arviota ja näin saada hahmotettua koko projektin keston arvion epävarmuutta. Tätä kolmen pisteen arviointimenetelmää kutsutaan nimellä PERT (Program Evaluation and Review Technique).

1.3. Vaihtoehtoisten toteutustapojen ja iteraatioiden esittäminen

Gantt-kaaviossa ei esitetä paluunuolia kaavion aiempiin tehtäviin. Janat etenevät aikataulussa vasemmalta oikealle, menneisyydestä tulevaisuuteen, eikä ajassa palata taaksepäin. Iteraatiot on suunniteltava aikatauluun valmiiksi. Iteratiivisessa suunnittelussa on päätettävä kuinka monta iteraatiota tullaan tekemään, tai sovittava päätöspisteet aikatauluun, joissa päätetään mahdollisista iteraatiokierrosten lisäämisistä. Toisaalta iteraatioiden aikana voidaan tehdä päätöksentekoa siitä, mitä eri iteraatioihin tullaan sisällyttämään.

1.4. Nähdä metsä puilta

Yksityiskohtainen työnositus tuottaa laajassa projektissa suuren määrän tehtäviä aikatauluun. Kokonaisuuden hahmottaminen on vaikeaa, kun tehtävärivejä on paljon. Suurta tehtävämäärää voidaan tiivistää piilottamalla työnosituksen alatasoja tai käyttämällä muita sopivia ryhmittelyrakenteita. Esimerkiksi Microsoft Project ohjelmassa voi edistynyt käyttäjä määritellä janakaaviotyylit niin että yhdellä tehtävärivillä voidaan esittää useita tehtäväjanoja. Janat voivat esimerkiksi kuvata tietyn osatuloksen tuottamisen eri työvaiheita eri värisillä janoilla.

Aikataulua ei aina tarvitse myöskään esittää kokonaisena. Jotta aikataulun katsojan silmä keskittyy olennaiseen, voidaan menneet tehtävät jättää näyttämättä, ja kaukaisemman tulevaisuuden työt voidaan esittää karkeampina kokonaisuuksina.

Pitkissä projekteissa voidaan aikataulusuunnittelua tehdä “vyöryvänä aaltona” eli aluksi suunnitella aikataulu karkeammalla tasolla ja erikseen sovittu lyhyempi ajanjakso tarkasti lähitulevaisuudesta. Sopivin välein palataan suunnittelupöydälle tuottamaan yksityiskohtainen suunnitelma seuraavalle ajanjaksolle, vaikka kuukauden välein tarkastellaan aina seuraavaa kolmea kuukautta yksityiskohtaisemmin.

Mikä on paras työväline esittää projektiaikataulut? Ota yhteyttä, esittelemme mielellämme markkinoiden suosituimmat välineet.

Pari perusasiaa työmäärien arvioinnista

Työmäärän arviointi on aina haastavaa. Emme edes tykkää antaa arvioita, sillä ne harvoin osuvat aivan oikeaan. Emme halua luvata sellaista, joka tuskin toteutuu. Helpompaa olisi vain alkaa tekemään ja laskea toteutuneet työtunnit jälkikäteen. Eikö arviointiin käytettävä aika olisi parempi hyödyntää oikeaan lopputulosten tekemiseen?

Tiedä mitä arvioit

Työmäärien arviointi on osa työn sisällön ja työtavan suunnittelua. Kun täsmennetään mitä tehdään ja miten se tehdään, on helpompi antaa realistinen työmääräarvio. Jos työmääräarviota ei kyetä määrittelemään, se tarkoittaa samalla myös, ettei tiedetä työn sisältöä ja työtapaa.

Jos projektia lähdetään tekemään ilman, että on selkeää kuvaa mitä pitäisi saada aikaiseksi, miten ja paljonko se vaatii työtä, on jo vaaran merkit ilmassa.

Jos työtapoja, ratkaisutapoja tai lopputuloksen sisältöä ei vielä kyetä määrittelemään niin tarkasti että toteutuksen työmäärä voitaisiin arvioida, toteutukseen pitää soveltaa iteratiivista mallia. Pitää tehdä suunnitelma siitä miten avoimet asiat saadaan ratkaistua ja lopputuloksen sisältö täsmennettyä. Tälle täsmentämistyölle sitten määritellään tavoitteet, lopputulokset, työsuunnitelma ja työmääräarvio. Täsmentämistyön lopputuloksiin kuuluvat tarkennettu suunnitelma jatkosta ja sen työmäärän arvio.

Vältä varmuusvaroja arvioissa, älä pelkää työmääräarvion ylittymistä

Paljonko työmatkasi kestää aamuisin? Uskon että usein toistetulle työlle on olemassa hyvä statistiikka. Jos normaalina päivänä automatka toimistolle kestää tunnin, paljonko voit kiriä aikataulua normaalista suorituksesta, jos haluat kiirehtiä työn suoritusta? Kaunis hiljainen kesäaamu, alla huollettu, tankattu auto, ei ruuhkaa, kaasujalka herkässä… Toisaalta mikä on huono skenaario? Syksyn ensimmäinen räntäsade ja ruuhkat. Mitä jos reitille sattuu kolari? Entä jos auto hajoaa, rengas puhkeaa tai moottori keittää?

Työmäärien käyttäytymiselle on tyypillistä, että normaalista suorituksesta työmäärää on vaikea kiriä kovin paljon pienemmäksi, vaikka välineet ja olosuhteet luotaisiinkin otollisiksi. Sen sijaan työssä esiin tulevat ongelmat voivat helposti moninkertaistaa työmäärän. Jos haluat kasvattaa varmuutta, että työ saadaan valmiiksi annetussa työmääräarviossa, pitää arviota kasvattaa suhteellisesti paljon normaalista suorituksesta. Kun teet työmääräarvioita projektin tehtäville, arvioi siis realistisesti. Arvion ei tarvitse pitää paikkaansa 90% tapauksia, sillä silloin arvioon jouduttaisiin sisällyttämään liikaa varmuusvaraa erilaisten mahdollisten ongelmien varalle. Ole armollinen ja arvioi tehtävien työmäärä niin että tilastollisesti työ saadaan 50% todennäköisyydellä tehtyä annetun arvion sisällä eli siis 50% todennäköisyydellä työ tulee ylittämään arvion.

Ole huolellinen äläkä arvioi ali

On olemassa ihmisiin sisään rakennettuja mekanismeja, joiden vaikutuksesta henkilöt arvioivat erityisesti omien töidensä työmäärät alakanttiin. Tämä johtuu monesta asiasta, kuten:

Ihmiset yliarvioivat aiemmin aikaansaatujen tulosten uudelleenkäytettävyyttä. Tämä näkyy erityisesti dokumenttien laadinnassa ja ohjelmoinnissa. Ajatellaan että voidaan kopioida aiemmin tehtyjä tuloksia. Ei tarpeeksi huomioida käsillä olevan tehtävän ainutlaatuisuutta ja erityispiirteiden vaatimuksia.
Jos arviointi tehdään huolimattomasti, unohdetaan asioita, kuten valmistelua, dokumentointia, viestintää jne.
Omaan ajankäyttöä arvioidaan helposti optimistisesti. Työpäivällä on rajat ja jos kalenteri on jo täynnä tekemistä, on sieltä vaikea saada aikaa uusille töille.
Joskus saatetaan myös haluta antaa kuva, että työ kyetään tekemään tehokkaasti ja siksi arvioidaan työmäärät liian pieniksi.

Lisää varmuusvara työsuunnitelmaan ylemmällä tasolla

Kriittisen realistisesti tehtyyn työsuunnitelmaan kannattaa lisätä varmuusvaraa hallitusti ja tietoisesti projektisuunnitelman ylemmillä tasoilla. Tämä tarkoittaa varautumista sekä aikataulu, että työmääräylityksiin. Varautuminen vaatii toimivaa muutostenhallintaa ja riskienhallintaa projektin toteutuksen aikana. Jos työmäärät ovat vaarassa ylittyä esimerkiksi riskien toteutumisen seurauksena, on laitettava varasuunnitelmat toimeen. Samoin jos muutoksia hyväksytään, arvioidaan ja lisätään suunnitelmaan niiden vaatimat työmäärät myös.

Seuraa aikataulua ja työmääriä

Työmäärien arviointi on osa projektin suunnittelua ja töiden aikataulutusta. Hyödynnä hyvää suunnitelmaa toteutuksen ohjauksessa ja reagoi tarvittaessa. Projektin suunnittelu antaa ymmärryksen siitä, miten työt tullaan tekemään. Kyse on kuitenkin vain suunnitelmista ja arvioista, joita voidaan tarkentaa ja muuttaa kun toteutuksen aikana havaitaan poikkeamia.

Kun vertaat toteutuneita työmääriä suunniteltuihin, saat kokemusta ja ymmärrystä tulevia projekteja varten.

Aikataulu luo projektiin ryhtiä

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Aikataulusuunnittelun avulla saavutetaan seuraavia hyötyjä:

Tekeminen palastellaan hallittaviksi kokonaisuuksiksi
Kaikki tarvittavat tehtävät tunnistetaan ja kuvataan projektin lopputuloksen saavuttamiseksi
Projektin mittakaavasta syntyy realistinen kuva
Projektin tilanteesta syntyy ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva
Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Yksi käytetyimmistä aikataulun visualisointivälineistä on Gantt-kaavio, joka kehitettiin jo sata vuotta sitten. Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi (promises vs. performance). Se kertoo, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista.

Aikataulu luo tehokkuutta

Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on projektin aikataulu, Gantt-kaavio.

Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi. Se kertoo myös, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajan suhteen. Tuotosten sisällölliset tavoitteet voidaan varmistaa aikataulussa olevien etappien avulla.

Mitä hyötyjä saavutetaan aikataulusuunnittelulla?

Ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva projektin tilanteesta
Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Tervetuloa maksuttomaan Camako EPM -webinaariimme 7.3.2017 tutustumaan uuteen, helppokäyttöiseen Camako EPM:n aikataulusuunnitteluvälineeseen. Ilmoittaudu >>

Aika on uusiutumaton luonnonvara – 10 vinkkiä projektipäällikölle projektin toteutuksen ajalle

Pidä kiinni sovitusta tekemisestä ja aikataulusta.
Noudata sovittuja projektin ohjauksen ja seurannan käytäntöjä. Aloita ne heti projektin alussa ja noudata niitä ilman poikkeuksia.
Delegoi. Älä sorru mikromanageeraukseen.
Pidä kiinni projektin sovitusta laajuudesta. Toteuta muutoshallintaa projektisuunnitelmassa kuvattujen käytäntöjen mukaisesti.
Tee säännöllistä ja aktiivista riskien hallintaa.
Toteuta projektin viestintäsuunnitelmaa. Projektipäällikön työstä 85 % on viestintää ja kommunikointia.
Ota ongelmat heti puheeksi, kun näet, että projekti on vaarassa. Mitä aikaisemmin, sen parempi.
Ryhdy korjaaviin toimenpiteisiin heti, kun huomaat, että projekti alkaa mahdollisesti jäädä tavoitteistaan jälkeen. Näin ei hukata arvokasta aikaa.
Ole aina pari askelta projektiryhmää edellä. Käy läpi ja suunnittele, mitä tapahtuu ensi viikolla tai ensi kuussa sekä miten aikataulu ja tavoitteet pidetään.
Ole hyvä esimerkki projektiryhmällesi.

Mitä aiemmin projektin ongelmia ryhdytään korjaamaan, sen parempi

Projektin aikataulu – vain piirros projektikansiossa?

Projektipomo on pannut huolestuneena merkille, että suomalaisten projektihenkilöiden kyky ja halu tehdä aikatauluja on pahasti rapautumassa. Onko niin, että aikataulun merkitystä työvälineenä ei enää ymmärretä?

On hyvä muistaa, että parhaimmillaan aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu perustuu projektin ositukselle. Hyvin tehty ositus kuvaa meille, mitä loppu- ja välituloksia projektissa tuotamme ja miten. Oikein tulkittuna se kuvaa myös niitä asioita, joita emme projektissa toteuta. Toisin sanoen, se toimii rajauksena projektin sisällölle. Se voi kertoa, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on sekä myös kuka työn tekee ja mikä on siihen liittyvä työmäärä.

Aikataulu on seurantaväline. Se kertoo päivitettynä, mitkä työt on tehty ja mitkä tekemättä. Se kertoo myös, olemmeko epäonnistumassa tai myöhästymässä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajankin suhteen. Onko niin, että edellä mainittuja tietoja emme enää projektissa tarvitse?

Aikataulu toimii muutoksenhallinnan välineenä. Hallitusta muutoksesta esitetään aina kustannus-, aikataulu- ja tekninen vaikutus. Nämä siis pitäisi arvioida jokaisen muutospyynnön osalta. Viimeinen kohta eli tekninen vaikutus ottaa kantaa tai arvioi vaikutuksia jo tehtyihin ratkaisuihin. Tässäkin siis hyvin tehty aikataulu antaa tukea muutoksen vaikutusten arvioinnille ja riskienhallinnalle.

Projektipomo on pistänyt huolestuneena merkille myös piirteen, että jos aikataulu tehdään, se tehdään vain siksi, että asiakas sitä vaatii. Kun se on kerran tehty, se tulostetaan, taitetaan siististi projektimappiin eikä siihen koskaan enää palata. Näin se palvelee kyllä sopimuksen tekoa ja mahdollisesti toimituksen myöhästymisen sanktiointia, mutta se ei liene aikataulusuunnittelun päätarkoitus.

Projektipomo on nähnyt myös aikatauluja, jossa tehtävien kestot, logiikka sekä työmäärät on arvioitu, mutta aikataulun käytännön toteutuksen realistisuus on jäänyt analysoimatta. Tarkoitan tällä sitä, että tyypillisesti analysoimattoman aikataulun mukaan resurssitarve vaihtelee erittäin paljon viikosta toiseen. Käytännössä projektin henkilöstön lisääminen tai vähentäminen viikoittain ei ole mahdollista, joten lopputuloksena on ihan varmasti myöhästyvä projekti. Jos aikataulu jaksetaan analysoida kuormituksien kautta, toimii se myös apuna aikatauluriskien hallinnassa.

Suomalaisista yrityksistä puuttuvat muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta aikatauluinsinöörit. Suomessa aikatauluja ylläpitää esimerkiksi projektipäällikkö kaikkien muiden töiden ohella – jos pitää. Aikatauluinsinöörejä on ollut suomalaisissa yrityksissä töissä vielä 1980- ja 1990-luvuilla. Kun keskustelen esimerkiksi norjalaisten projektiasiantuntijoiden kanssa, he kertovat ”plannereiden” ammattikunnasta, joka on erikoistunut aikataulusuunnitteluun, niiden analysointiin, edistymän seurantaan ja raportointiin projekteissa.

Olisiko meidänkin syytä palata vanhaan hyvään aikatauluinsinöörien aikaan? Projektipomon täytyy kuitenkin ensin varmistaa joulunalusaikataulunsa…