Kuukausi: helmikuu 2015

Kauneuskilpailu

On jälleen aika kilpailla valtionhallinnon IT-konsultoinnin puitesopimustoimittajan asemasta vuosille 2015 – 2019. Tuttujen kesken tarjouskilpailu tunnetaan myös ”kauneuskilpailuna”.

Haukkuma ”kauneuskilpailu” on vakavasti otettava sanapari. Mieleen nousee viimevuosina lehdissä kirkuneet otsikot julkishallinnon epäonnistuneista IT-hankkeista. Aiheesta ovat keskustelleet kaikki valtamediat ja monet bloggarit. Merkittävin asian esiin nostanut taho on Valtiontalouden tarkastusvirasto. VTV:n mukaan yhtäältä on ollut kyse siitä, osataanko IT-projekteja ostaa, ja toisaalta siitä, osataanko niitä johtaa. Ongelmat ilmenivät toteutusaikataulujen pettämisenä, ohjauksen riittämättömyytenä, kustannusarvioiden epätarkkuutena sekä riskianalyysien puutteena ja suppeutena (Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuskertomus 3/2013).

Yksi puitejärjestelyjen osa-alueista on ”Projektinhallinta- ja integraattoripalvelut”. Tämän osa-alueen sisältö on tarjouspyynnössä määritelty termein budjettivalvonta, aikatauluvalvonta, projekti-/hankejohtaminen, toimittajasuhteiden hallinta, toimittajakoordinointi, projektihallinta, portfolion hallinta jne. Yleisesti ottaen kohdealueen määrittely on tehty hyvin ja on varsin kattava. Tarvekin on mitä ilmeisin.

Tarjouskilpailusta tekee kauneuskilpailun tapa, jolla puitesopimustarjoukset pisteytetään ja toimittajat laitetaan paremmuusjärjestykseen ja valitaan. Pisteytys perustuu hintaan (40%) ja laadullisiin tekijöihin (60%). Hinnan osalta pisteitä saa eniten se, joka on halvin. Laadun osalta se, joka on laadullisesti paras.

Laatupisteitä tarjoajat saavat tarjotun henkilöstön koulutuksesta, kokemuksesta, käyttöasteesta ja kielitaidosta. Kokemuksella on suurin painoarvo (75%), koulutus tulee toisena (15%) ja seuraavina ovat samanarvoisina laskutusaste ja kielitaito (molemmat 5%). Lähes maksimipisteet, 95, voi siis saada oikean ikäinen off-shore tohtori, jolla on korkea ulkomainen käyttöaste ja joka ei osaa suomea. Tällaiset resurssit ovat tunnetusti myös hyvin edullisia.

Mikä tarjouskilpailun pisteytyksessä erityisesti kuitenkin kummastuttaa on se, että projektinhallinnan osaamisalueella ei anneta lainkaan painoarvoa sille, onko tarjotulla henkilöillä arviointiin perustuvaa näyttöä projektijohtamisen osaamisesta. Erinomaisia kansainvälisiä standardeja olisi tarjolla useampiakin. Tunnetuimpia näistä ovat IPMA ja PMI. Myös PRINCE2 on viimevuosina saanut yhä vankemman aseman sertifioinnissa.

Jyväskylän Yliopistossa tehtiin muutama vuosi sitten ansiokas pro gradu-tutkielma ”Julkishallinnon IT-kehityshankkeiden epäonnistuminen ja siihen johtavat syyt”. Vertailemalla gradun havaintoja ja puitesopimustoimittajien kauneuskilpailua voi vain hämmästellä puitejärjestelyn valintakriteeristöä. Ymmärrän toki tarjouskilpailun laatijoiden tuskan ja valintaprosessin vaikeuden. Kuitenkin odottaisin syvällisempää paneutumista projektijohtamisen osa-alueeseen. Onnistunut projektinhallinta ja johtaminen on IT-projektien keskeisin menestystekijä. Halvin projektipäällikkö on erittäin harvoin paras.

Resurssien hallinta ja onnistuminen muutoksessa

”Henkilöresurssit on projekteja toteuttavan organisaation tärkein kyvykkyys ja kriittisin menestystekijä.”

Tämä toteamus on suhteellisen kulunut ja kovin erilaisissa yhteyksissä käytetty. Se ei kuitenkaan vähennä asian merkittävyyttä ja tällä kertaa sitä on syytä avata organisaation kehittämisen kannalta.

Projektin toteuttamiseen tarvittavan osaamisen ja projektiin käytettävissä olevan kapasiteetin kohtaaminen on keskeinen osa projektin resurssien hallintaa. Resurssien hallinta ei kuitenkaan ole vain osa projektinhallintaa. Merkittävä rooli resurssien hallinnassa on resurssiomistajilla, joiden vastuulla on henkilöresurssien käyttöaste ja osaamisen kehittäminen organisaation kulloisiakin tavoitteita silmälläpitäen, sekä liiketoimintajohdolla näiden tavoitteiden asettamisessa.

Haasteellisessa toimintaympäristössä organisaation muutosvalmius ja ketteryys ovat menestyksen avaimia. Muutoksessa keskeistä on projekteja toteuttavan organisaation kyvykkyys hallita muutosta omassa toiminnassaan ja toimintaympäristössään ja saavuttaa siten kilpailuetua. Toimintaa on käytännössä jatkuvasti kehitettävä, jotta kilpailussa muiden toimijoiden kanssa pärjätään.

Toiminnan tavoitteet määrittää liiketoimintajohto, jonka on reagoitava ympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja ylläpidettävä tuottavuutta, tehokkuutta ja kannattavuutta.

Tavoitetilan ollessa selvillä kaiken muutoksen lähtökohta on ajantasainen tieto lähtötilanteesta. Portfolionhallinta antaa keinoja hankkeiden objektiiviseen arviointiin, uusien prioriteettien määrittämiseen ja seurausten analysointiin. Henkilöresursseihin liittyen tärkeää on tietää, minkälaista osaamista organisaatiossa on ja miten se on sidottu käynnissä oleviin ja suunniteltuihin hankkeisiin. Osaamisen erittely tietotaito-, kokemus- ja motivaatiotekijöihin auttaa tarvittaessa hahmottamaan organisaation todellista kyvykkyyttä muutoksen aikaansaamiseksi.

Lähtö- ja tavoitetilan pohjalta arvioidaan, mitä osaamista organisaatiosta puuttuu. Tämä on välttämätöntä muutoksen aikaansaamiseksi. Hallitussa muutoksessa suunta käännetään kustannustehokkaimmin kohti uusia tavoitetta jo olemassa olevaa osaamista hyödyntämällä ja sitä kehittämällä. Kustannuksia syntyy aiheettomasta ulkopuolisen osaamisen käytöstä tai omien voimavarojen tehottomasta käytöstä tai suuntaamisesta.

Oikea ja ajantasainen tieto lähtö- ja tavoitetiloista mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan toiminnan muutoksessa. Kaikki ei ole menetetty vaikka markkinoiden saneleman muutoksen aloittaa kilpailijoita myöhemmin. Oleellista on, että tavoite saavutetaan ennen kilpailijoita ja kipeäkin muutos viedään lävitse hallitusti ja tehokkaasti.

Oikea ja ajantasainen tieto henkilöresurssien määrästä, laadusta ja käytöstä estää myös virhearviot, jotka liittyvät muutoksen tavoitteluun. Tämä tieto luo edellytykset arvioida kriittisesti tavoitellun muutoksen edellytykset ja kustannukset suhteessa riskeihin ja saavutettaviin hyötyihin.

Onnistuminen resurssien hallinnassa edellyttää käytännössä tietojärjestelmää sekä selkeitä vastuita ja käytössä olevia toimintamalleja, joilla varmistetaan tehokas yhteistyö eri roolien välillä. Tietojärjestelmässä ylläpidettyjen yksittäisten projektien resurssisuunnitelmista ja resurssiomistajien ylläpitämistä henkilöresurssien osaamis- ja kapasiteettitiedoista muodostuu kokonaisuus, joka mahdollistaa koko projekteja toteuttavan organisaation menestyksen. Hyvin integroitu salkun-, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssien hallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen. Täten se palvelee projekteja toteuttavan organisaation toimintaa ja mahdollistaa hallitun, nopean ja kustannustehokkaan muutoksen.