Projektitoimisto liiketoiminnan ehdoilla

Miksi projektitoimistoja perustetaan? Kokemukseni mukaan ajatus projektitoimiston perustamisesta syntyy silloin, kun projektiliiketoiminnassa toiminta on tehotonta ja liike menee väärään suuntaan. Ongelmien taustalla voi olla esimerkiksi se, että projektisalkun hallintaa, projektien budjetointia, resurssisuunnittelua ja osaamisen kehittämistä koskevat vastuut ovat hajallaan organisaatiossa tai että vastuita ja tehtäviä ei ole selkeästi määritelty.

Projektitoimisto perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia.

Projektitoimisto siis perustetaan ratkaisemaan projektitoiminnassa havaittuja ongelmia. Tästä ymmärrettävästä ja luontevasta lähtökohdasta on syytä laventaa näkökulmaa laajemmaksi: Mikä on projektitoimiston toiminta-ajatus, ja mitä tavoitteita sillä on? Toiminta-ajatus ja tavoitteet on hyödyllistä kytkeä yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Tämä helpottaa saamaan projektitoimistolle johdolta tarvittavan mielenkiinnon ja tuen.

Kun perusteet ovat selvillä, niiden pohjalta voi ryhtyä määrittelemään tarkemmin projektitoimiston vastuita ja tehtäviä. Vastuiden ja tehtävien kirkastaminen on tärkeää, jotta sekä projektitoimiston oma organisaatio että ympärillä olevat sidosryhmät, kuten johto, linjaorganisaatio, alihankkijat ja asiakkaat ymmärtävät, mikä projektitoimiston rooli projektitoiminnassa on.

Toiminta-ajatus, tavoitteet, vastuut ja tehtävät on hyödyllistä yrittää pukea mahdollisimman selkeäksi ja tiivistetyksi kuvaukseksi projektitoimiston roolista, esimerkiksi tähän tapaan:

Meidän projektitoimistomme toiminta-ajatuksena on mahdollistaa ja maksimoida projektien tuottama hyöty. Tavoitteenamme on, että tulevaisuudessa kaikilla projekteilla on

  1. kustannus- ja hyötyanalyysi
  2. hyväksytty suunnitelma (tuotokset, aikataulu, kustannukset, resurssit, laatu)
  3. yhdenmukaiset päätöksentekopisteet
  4. vakioitu raportointi

Projektitoimiston vastuita on hyödyllistä tarkastella toiminnan tukemisen ja toiminnan ohjaamisen näkökulmasta. Onko projektitoimistolla vastuuta projektien johtamisesta ja resurssien käytöstä? Vastaako projektitoimisto projektitoiminnan kautta toteutuvasta liiketuloksesta? Vai onko projektitoimisto tukifunktio vailla operatiivista vastuuta?

Projektiliiketoiminnan tukeminen on yleinen tapa määrittää projektitoimiston pääasiallinen vastuu. Ongelmaksi voi muodostua se, miten projektitoimisto osoittaa oman toimintansa hyödyt ja mittaa onnistumista, jos vastuu projektien toteuttamisesta ja niiden tuloksista on muualla. Tukitoiminnan hyötyjä voi tarkastella tällöin suorina vaikutuksina (”Sovittuja raportointikäytäntöjä noudatetaan 93 % projekteista”) ja välillisinä hyötyinä (”Projektiliiketoiminnan kate on tarkastelujaksolla 10 %. Parannusta edelliseen tarkastelujaksoon on 2 %”).

Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

Selkeä kytkös projektimuotoisen (liike)toiminnan tavoitteisiin on joka tapauksessa projektitoimiston toiminnan perusedellytys. Mitä selkeämmin projektitoimisto osaa viestiä oman roolinsa, vastuunsa ja toiminnallisen vaikuttavuutensa ympäröivälle organisaatiolle, sitä paremmat onnistumisen mahdollisuudet sillä on.

Vastaa