Projektin kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina saattaa kuulua linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan saattaa olla esimerkiksi tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia vaikkapa arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä ja ettei henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöitä hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Yleinen sanonta on, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

  1. Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
  2. Resurssien varaaminen tehtäville: Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resursseja on saatavilla sovitusti. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu mitä ilmeisimmin suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen oman näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa. Esimerkiksi Microsoft Project ja Project Server-tuotteissa linjaesimiehelle on tarjottu lähinnä näkymiä tietoon, mutta aktiivinen osallistuminen resursseista neuvotteluun on puuttunut.

Camako EPM-järjestelmä on jo kauan tukenut sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa, ja nyt myös Microsoft on tuomassa Project Online ja Project Server-välineisiin resurssipyyntöjen ja projektitasoisen resurssivarauksen prosessia tukevat toiminnot ja näkymät. Projektipäällikkö voi MS Projectissa kuvata millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Eli ensi kertaan Project Serverin ja Project Onlinen historiassa tarjotaan myös linjaesimiehille toimintoja projektitason resurssivarausten tekemiseen. Tämä toiminnallisuus laajentaa Microsoftin projektinhallinnan tuotteet koko organisaation resurssihallinnan välineeksi.

5 globaalia trendiä projektitoiminnan kannalta

Oletko jo luopunut sähköpostin käytöstä projektissasi tarpeettomana ja avointa kommunikointia haittaavana välineenä?

Alla on viisi viimeaikojen globaalia trendiä ja esimerkkejä niiden tuomista mahdollisuuksista projektitoiminnan alueella.

  1. Sosiaalisen median tekniikat
    Sosiaalisen median tekniikoiden käyttö on laajentunut henkilöiltä yrityksiin ja sitä kautta projekteihin. Keinoja ja välineitä on lukusia, esimerkkinä yhteisöpalvelut (Facebook jne.), mikroblogit (Twitter jne.), blogit (WordPress jne.), Wiki-sivut, mediapalvelut (Youtube jne.) ja yhteistyöpalvelut (Yammer jne.). Yhteisöllisyys ja siihen liittyvät tekniikat tukevat sovittujen toimintatapojen noudattamista, varmistavat oleellisen tiedon jakamisen ja saavutettavuuden sekä käytettävissä olevan tiedon tehokkaan hyödyntämisen.
  2. Liikkuvuus
    Pois aikaan ja paikkaan sidonnaisuudesta. Skype, Lync, Whatsapp ym. pikaviestimet luovat mahdollisuuden olla yhteydessä projektitiimin jäseniin reaaliaikaisesti. Toiminnan läpinäkyvyyden ohella reaaliaikaisuus mahdollistaa nopean reagoinnin mm. ongelmatilanteissa sekä oikeiden henkilöiden tavoittamisen päätöksentekoa varten.
  3. Verkostoituminen
    Projekti on erilaisista toimijoista muodostettu kokonaisuus. Se on enemmän kuin osiensa summa, kun valinta on kohdistunut tarkoituksenmukaisesti oikeisiin toimijoihin, joilla on käytössään projektin kannalta oikeaa osaamista. Työn ei pidä odottaa tekijäänsä tai päinvastoin. Avainasia on toimivalla yhteistyöverkostolla varmistaa oikea-aikaisesti tarkoituksenmukaista osaamista projektin käyttöön. Kaikkea tätä edesauttaa toiminnan läpinäkyvyys, avoimuus ja projektia hyödyttävien toimijoiden tunnistaminen.
  4. Rajoja ylittävä yhteistyö
    Osaaminen on rajoja ylittävä voimavara. Muodollisen tilaaja-toimittajamallin tilalle on tarjolla ketteryyttä, välittömyyttä ja erilaisista henkilöistä, kulttuureista ja ympäristöistä kumpuavien näkemysten ja hiljaisen tiedon hyödyntämistä, palautteen antoa ja saamista sekä aidosti yhteiseen tavoitteeseen toimimista.
  5. Pilvipalvelut
    Erillisten teknologioiden rinnalle on nousemassa kokonaisratkaisuita, jotka mahdollistavat edellä mainittujen neljän muun päätrendin liittämisen läpinäkyvästi yhteen toimintoon. Pilvipalveluille on luonteenomaista nopea käyttöönotto, kustannustehokkuus ja tarvittaessa myös tilapäisyys. Globaalia projektia varten on mahdollista hankkia kaikki perinteisen IT-organisaation ylläpitämät järjestelmät pilvipalveluna, joka on saavutettavissa eripuolilta maailmaa ja erilaisilla päätelaitteilla, mutta hallittavissa keskitetysti. Samaiset rakenteet ovat yhtä helposti myös purettavissa joko kokonaan tai osittain hankkeen päättyessä.

”Kulttuurit ja projektien johtaminen – Arjen kokemuksia kansainvälisessä liiketoiminnassa”

Kuinka onnistua kansainvälisissä projekteissa?

Dovre Groupin konsultit kirjoittavat tuoreimmassa Projektitoiminta-lehdessä (1/2015) kulttuurien välisistä eroista kansainvälisissä projekteissa.

Lue artikkeli webbisivuillamme »